เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ด้วยการจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพใช่หรือไม่ เวิร์กโฟลว์ การจัดการเอกสารช่วยในการเคลื่อนย้ายข้อมูลผ่านเอกสารได้อย่างไม่ยุ่งยาก
เอกสารเป็นส่วนสำคัญของชีวิตประจำวันของเรา ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด – การดูแลสุขภาพ เทคโนโลยี รถยนต์ การเงินหรืออื่นใด พวกเขาทั้งหมดสร้างและใช้งานเอกสารเป็นประจำทุกวัน
ที่จริงแล้ว แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่มืออาชีพจะใช้เวลาทั้งวันโดยไม่ต้องโต้ตอบกับเอกสาร (ทั้งทางตรงและทางอ้อม)
ซึ่งรวมถึงข้อเสนอโครงการ รายงานทางการเงิน เอกสารซอฟต์แวร์ แนวทางทรัพยากรบุคคล สื่อการตลาด คู่มือการฝึกอบรม เป็นต้น
เอกสารมีบทบาทสำคัญในการช่วยเหลือขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสมของธุรกิจใดๆ
อย่างไรก็ตาม ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อเราต้องจัดการเอกสารเหล่านี้และทำงานให้เสร็จอย่างมีประสิทธิภาพ ยิ่งเราสร้างและพึ่งพาเอกสารเหล่านี้สำหรับงานประจำวันของเรามากเท่าไหร่ การมีระบบที่เชื่อถือได้ในการจัดการเอกสารเหล่านั้นก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น
นี่คือสิ่งที่เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารเป็นเรื่องเกี่ยวกับ เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารในที่ทำงานทั้งหมดมีความคล่องตัว เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็วและทำงานให้เสร็จสิ้นโดยไม่ยุ่งยาก
หากไม่มีการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร งานจะไม่มีประสิทธิภาพและเกิดซ้ำซาก ยังไง? ลองหา…
ทำไมคุณถึงต้องการเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร
แม้ว่าเอกสารจะเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการทำงานของเรา แต่ก็มีส่วนรับผิดชอบต่อความไร้ประสิทธิภาพมากมายในเวิร์กโฟลว์ของเรา
เราได้ทำสิ่งนี้ทั้งหมดแล้ว โดยใช้เวลาอันมีค่าของเราเป็นชั่วโมงๆ ในการค้นหาเอกสารบนคอมพิวเตอร์ของเรา ในฮาร์ดไดรฟ์ของเรา ในโฟลเดอร์ระบบคลาวด์ ในข้อความแชท ในกล่องจดหมายของเรา ฯลฯ
การสำรวจคนงานและผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีทั่วโลกในปี 2555 โดย IDC เปิดเผยว่าความท้าทายด้านเอกสารคิดเป็น21.3 เปอร์เซ็นต์ของการสูญเสียผลิตภาพ เรามักไม่พบเอกสารหรือไฟล์ที่ถูกต้องเมื่อเราต้องการอย่างยิ่งหรือไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้เนื่องจากอุปสรรคด้านเวลาหรือสถานที่
อีกวิธีหนึ่งที่ความท้าทายของเอกสารขัดขวางขั้นตอนการทำงานของเราคือเมื่อคุณต้องการบางสิ่งที่ได้รับการอนุมัติจากเพื่อนร่วมทีมและผู้จัดการคนอื่นๆ กระบวนการส่งเอกสาร ตรวจทาน และอนุมัติใช้เวลานานกว่าที่ควรจะเป็น เอกสารที่เป็นกระดาษมักจะเดินทางจากโต๊ะหนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง และอาจถูกมองข้ามหรือวางผิดที่ จึงไม่แปลกใจเลยว่าทำไมเอกสารของเราถึงสูญหายในการสับเปลี่ยนนี้และทำให้งานของเราช้าลง
นี่คือเหตุผลที่บริษัทจำนวนมากทั่วโลกใช้แนวคิดของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารซึ่งมักจะทำได้โดยใช้ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร (DMS) คืออะไร และช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารได้อย่างไร
ตามความหมายของชื่อ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถสร้าง จัดเก็บ จัดการ ปกป้อง และเรียกเอกสารดิจิทัลได้
ระบบการจัดการเอกสารเป็นมากกว่าเครื่องมือจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เพื่อจัดเก็บเอกสารดิจิทัลของคุณ โดยพื้นฐานแล้วมันเป็นกรอบการทำงานที่ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และกระตุ้นการทำงานร่วมกันโดยอำนวยความสะดวกในการไหลเวียนของข้อมูลที่สำคัญอย่างอิสระทั่วทั้งองค์กร
ด้วยการจัดการเวิร์กโฟลว์เอกสารของคุณ คุณจะปรับปรุงประสิทธิภาพสำนักงานโดยรวม ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะส่งผลดีต่อผลกำไรของบริษัท
มีประโยชน์มากมายเหลือเฟือของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารและการเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารดิจิทัล บางส่วนมีดังต่อไปนี้:
ประโยชน์สูงสุดของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร
1. กำจัดความไร้ประสิทธิภาพของเอกสารกระดาษ
การเปลี่ยนจากกระดาษเป็นเอกสารดิจิทัล ไม่เพียงแต่กำจัดความไร้ประสิทธิภาพที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่เป็นกระดาษเท่านั้น แต่ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเพิ่มเติม เช่น การบำรุงรักษา การพิมพ์ การยื่น และการจัดเก็บกระดาษ เมื่อเห็นว่าสำนักงานโดยเฉลี่ยใช้เงินประมาณ 25,000 เหรียญสหรัฐในการเติมตู้เก็บเอกสารสี่ลิ้นชักและ 2,000 เหรียญต่อปีเพื่อดูแลรักษา เอกสารดิจิทัลจึงดูเหมือนเป็นการต่อรองราคา
จากรายงานของRegisteredrep.comบริษัทที่มีรายได้ต่อปีระหว่าง$500k ถึง $1 ล้านสามารถประหยัดเงินได้ประมาณ $40,000 ต่อปีโดยเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารดิจิทัล ในขณะที่บริการจัดการเนื้อหาLaserficheประมาณการว่าประหยัดเวลาได้ 20% โดยพิจารณาจากประสิทธิภาพในการยื่นและการดึงข้อมูล ซึ่งจะช่วยขจัดข้อผิดพลาดในการเก็บไฟล์และประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์
การเข้าสู่ยุคดิจิทัลยังหมายความว่าคุณกำลังช่วยสิ่งแวดล้อมด้วยการลดปริมาณขยะกระดาษที่เกิดจากสำนักงานของคุณ!
3. ปรับปรุงประสิทธิภาพของสำนักงานอย่างมาก
ในโลกที่ก้าวไปอย่างรวดเร็วซึ่งมีคู่แข่งรายใหม่เกิดขึ้นทุกวัน คุณไม่สามารถเสียเวลาที่สำคัญของคุณในการค้นหาสิ่งต่างๆ บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
เนื่องจากเวลาส่วนใหญ่ของเราถูกใช้ไปกับการรวบรวมข้อมูล จึงไม่น่าแปลกใจเลยที่พนักงาน 68% รู้สึกว่าพวกเขาไม่มีเวลาพอที่จะทำงานให้เสร็จในแต่ละวัน
วิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มชั่วโมงทำงานคือการใช้ระบบจัดการเอกสารเพื่อให้สร้าง แชร์ แก้ไข และอนุมัติเอกสารได้ง่าย ด้วยวิธีนี้ กระบวนการทางธุรกิจจึงเร็วขึ้นอย่างมาก และพนักงานสามารถใช้เวลาทำงานที่พวกเขาได้รับการว่าจ้างให้ทำจริงได้!
4. เชื่อถือได้และแม่นยำ
เอกสารดิจิทัลมีความน่าเชื่อถือและแม่นยำมากขึ้นสำหรับเอกสารคู่ฉบับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการแก้ไขเอกสารดิจิทัลทำได้ง่ายกว่ามาก ระบบการจัดการเอกสารที่ยอดเยี่ยมมาพร้อมกับเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้าง แก้ไข และทำงานร่วมกันบนเอกสารเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์
ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การควบคุมเวอร์ชันช่วยให้คุณเห็นไทม์ไลน์ทั้งหมดของเอกสารและลักษณะที่ปรากฏ ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนกลับเป็นเวอร์ชันเก่าได้หากจำเป็น ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่สามารถทำได้โดยใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ
5. ค้นหาออกไป!
เราทุกคนต่างเห็นพ้องกันว่าการค้นหาเอกสารในตู้เก็บเอกสารไม่ใช่การใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุดใช่ไหม แม้ว่าคุณจะกำลังมองหาเอกสารดิจิทัลการค้นหาแอประบบคลาวด์ที่เหมาะสม กล่องจดหมายที่ถูกต้อง หรือโฟลเดอร์ที่ถูกต้องอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงและหลายชั่วโมง
เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารและไฟล์ทั้งหมดของคุณจะถูกค้นหาอย่างรวดเร็ว เพื่อให้คุณใช้เวลาทำงานมากกว่าการค้นหา ไม่ว่าไดเร็กทอรีเอกสาร ของคุณจะใหญ่แค่ไหน เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารสามารถช่วยคุณค้นหาไฟล์ในไม่กี่วินาที
6. คุ้มค่า
Gartner ประมาณการว่าบริษัทสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเอกสารได้มากถึง 40% หากพวกเขาปรับใช้ระบบการจัดการเอกสาร
ยังไง? ต้นทุนในการสร้าง จัดเก็บ และจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษนั้นค่อนข้างสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้น สิ่งอำนวยความสะดวกในการจัดเก็บ, ตู้, ค่ากระดาษ, การพิมพ์, พื้นที่สำนักงาน, การจัดเก็บและการว่าจ้างพนักงานที่จัดการทั้งหมดนี้สามารถรวมกันเป็นราคาที่ค่อนข้างแพง
เมื่อเปลี่ยนไปใช้ระบบการจัดการเอกสาร คุณสามารถกำจัดไฟล์กระดาษทั้งหมด ลดพื้นที่จัดเก็บ ประหยัดเงินในการพิมพ์ หมึก และเครื่องเขียนอื่นๆ รวมถึงการจ้างพนักงานใหม่เพื่อจัดการเอกสารเหล่านั้น
7. ปลอดภัยกว่ามาก
เราทุกคนทราบดีว่าการ รักษาความปลอดภัย เอกสารที่เป็นกระดาษอย่างปลอดภัย นั้นยากเพียงใด และจำไว้เสมอว่าเอกสารแต่ละฉบับอยู่ที่ไหน ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้ไฟล์ทั้งหมดของคุณปลอดภัย ด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น การติดตามเอกสาร การควบคุมเวอร์ชันของรหัสผ่าน การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ การป้องกันด้วยรหัสผ่าน ฯลฯ คุณจะรับรู้ถึงวงจรชีวิตของเอกสารอยู่เสมอ ใครบ้างที่ดูเอกสาร เมื่อใด จากตำแหน่งใด และเปลี่ยนแปลงอะไรกับเอกสารนั้น
8. ชั่งน้ำหนักกับบริษัทของคุณ
จำนวนเอกสารที่คุณผลิตนั้นเกี่ยวข้องโดยตรงกับจำนวนพนักงานที่คุณมีหรือขนาดการดำเนินงานของคุณ เมื่อบริษัทของคุณเติบโตและประสบความสำเร็จ จำนวนเอกสารที่คุณผลิตก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย เอกสารจำนวนมากขึ้นจะทำให้เกิดความยุ่งเหยิงมากขึ้น ซึ่งในที่สุดจะนำไปสู่การสูญเสียผลิตภาพ
ระบบการจัดการเอกสารไม่ได้ลงโทษคุณสำหรับการเติบโตของบริษัทที่ประสบความสำเร็จ เนื่องจากสามารถปรับขนาดได้ง่าย เพียงเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และดำเนินการต่อไปโดยไม่สะดุด
อ่านเพิ่มเติม: ระบบจัดการเอกสาร: ความหมาย & ความสำคัญ!
พร้อมที่จะเริ่มต้นหรือยัง
ตื่นเต้นกับการติดตั้ง ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจของคุณใช่หรือไม่ เราช่วยคุณได้!
ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้งานง่ายมีเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นในการจัดเก็บ จัดการ และดึงข้อมูล ณ จุดใด ๆ มีความสามารถในการค้นหาที่ยอดเยี่ยม และสามารถปรับขนาดได้ซึ่งหาได้ยาก
นี่คือเหตุผลที่เราสร้างBitซึ่งเป็นเครื่องมือจัดการเอกสารและการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดในโลก
Bitคือยุคใหม่ ซึ่งเป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันบนคลาวด์ที่ช่วยให้ทีมสร้าง จัดการ และติดตามเอกสาร
Bitช่วยให้ทีมสามารถสร้างเอกสารในที่ทำงาน เช่น ข้อเสนอโครงการเด็คการขาย คู่มือวิธีใช้ นโยบายบริษัท เอกสารการฝึกอบรม เอกสารประกอบกระบวนการ ชุดสื่อ กรณีศึกษา ฯลฯ และเป็นที่เก็บเอกสารเหล่านี้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ หากคุณต้องการส่งเอกสารเหล่านี้ไปยังพันธมิตรภายนอก ลูกค้า ลูกค้า หรือผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า คุณสามารถติดตามพวกเขาเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมที่ชาญฉลาด
นอกเหนือจากเอกสารแล้ว ยังมีความสามารถในการจัดการเนื้อหาที่ น่าทึ่ง อีกด้วย Bit มีไลบรารีเนื้อหาที่คุณสามารถบันทึกทรัพย์สินตราสินค้าของบริษัท รูปภาพ วิดีโอ ไฟล์ และสื่อสมบูรณ์อื่นๆ ทั้งหมดเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย
ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ของ ทำให้ทีมของคุณอยู่ภายใต้หลังคาเสมือนจริง ให้ข้อเสนอแนะและคำแนะนำ เพิ่มความคิดเห็น และหารือเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย คุณสมบัติเพิ่มเติม ได้แก่ การแชร์เอกสารแบบสด การติดตามเอกสาร การหมดอายุของเอกสาร และการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ การสร้างแบรนด์เอกสารที่กำหนดเอง และอีกมากมาย!
เอกสารวันนี้ต้องมีหลายมิติ และในขณะที่ข้อมูลรอบตัวเราพัฒนาขึ้นเรื่อยๆ เราต้องการเครื่องมือที่ทรงพลัง เช่น ที่สามารถปรับให้เข้ากับความต้องการของเราได้! เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร
คำพูดสุดท้าย
ความสามารถในการปรับปรุงเอกสารงานทั้งหมดของคุณและมีขั้นตอนการจัดการเอกสารที่ราบรื่นสามารถสร้างสิ่งมหัศจรรย์ให้กับธุรกิจของคุณได้ การมีข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมจะช่วยให้พนักงานของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะทำให้คุณได้เปรียบในการแข่งขันเหนือคู่แข่งที่ยังคงติดอยู่กับระบบการจัดเก็บเอกสารแบบเก่า
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
