ประโยชน์ของการเลือกบริการสแกนเอกสารนอกสถานที่
ด้วยบริการสแกนนอกสถานที่ ผู้ให้บริการจะนำอุปกรณ์และบุคลากรที่เหมาะสมไปยังที่ทำงานของคุณ ดังนั้นพวกเขาจะดำเนินการแปลงเป็นดิจิทัลภายในสถานที่ของคุณเอง ต่อไปนี้คือประโยชน์ของบริการสแกนเอกสารนอกสถานที่
ขจัดความยุ่งยากและค่าใช้จ่ายในการขนส่ง
เนื่องจากคุณไม่ต้องขนส่งเอกสารไปยังสถานที่สแกน คุณจึงไม่ต้องยุ่งยากในการเตรียมการขนส่งที่เหมาะสม หากคุณมีเอกสารจำนวนมาก คุณอาจต้องจ้างยานพาหนะขนส่งขนาดใหญ่และผู้เชี่ยวชาญพิเศษเพื่อจัดการการขนถ่าย ดังนั้นคุณยังช่วยตัวเองจากค่าขนส่ง
นอกจากนี้ยังควรกล่าวถึงด้วยว่าเอกสาร (โดยเฉพาะเอกสารที่ละเอียดอ่อน) อาจถูกขโมยหรือเสียหายระหว่างการขนส่ง ดังนั้น คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับบริการนอกสถานที่
เอกสารของคุณอยู่ภายใต้การดูแลของคุณ สแกนเอกสารในหรือนอกสถานที่
เมื่อคุณขนส่งเอกสารของคุณไปยังสถานที่สแกน เอกสารเหล่านั้นจะไม่อยู่ในการดูแลและการควบคุมของคุณเป็นการชั่วคราว ซึ่งอาจเป็นเรื่องที่น่ากังวลหากไฟล์มีความละเอียดอ่อนต่อบริษัทและพนักงานของคุณ การแปลงเอกสารของคุณให้เป็นดิจิทัลในสถานที่ทำให้แน่ใจว่าไม่มีเอกสารใดหลุดออกจากการครอบครองของคุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถควบคุมความปลอดภัยได้
ขจัดความจำเป็นในการบรรจุเอกสารเพื่อการขนส่ง
โซลูชันการสแกนเอกสารนอกสถานที่ช่วยป้องกันไม่ให้คุณสละเวลา ความพยายาม และเงินไปกับการบรรจุเอกสารเพื่อขนส่งไปยังสถานที่สแกน นอกจากนี้ คุณยังมีแนวโน้มที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ให้เป็นระเบียบเมื่อบรรจุหีบห่อ เพื่อให้ผู้ให้บริการสแกนสามารถเก็บเอกสารบางฉบับไว้ด้วยกัน หากคุณมีไฟล์จำนวนมาก คุณอาจต้องลงทุนในวัสดุบรรจุภัณฑ์ ซึ่งอาจทำให้ต้นทุนของกระบวนการสแกนทั้งหมดสูงขึ้น
คุณสามารถตรวจสอบกระบวนการสแกนได้ สแกนเอกสารในหรือนอกสถานที่
นอกเหนือจากการรักษาความปลอดภัยของเอกสารของคุณแล้ว บริการสแกนเอกสารนอกสถานที่ยังช่วยให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถตรวจสอบกระบวนการสแกนที่ดำเนินการโดยผู้ให้บริการมืออาชีพ ข้อดีของสิ่งนี้คือสมาชิกในทีมของคุณสามารถตอบคำถามใด ๆ ที่เจ้าหน้าที่สแกนอาจมีเกี่ยวกับเอกสารบางฉบับ ทีมงานภายในองค์กรยังสามารถแนะนำพนักงานสแกนในการจัดระเบียบเอกสาร เพื่อให้ทุกอย่างถูกแปลงเป็นดิจิทัลตามข้อกำหนดที่แน่นอนของบริษัท
ข้อดีอีกประการของตัวเลือกนี้คือการสื่อสารระหว่างบริษัทของคุณกับผู้ให้บริการสแกนทำได้ง่ายและรวดเร็ว ดังนั้น คุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาอีเมลหรือโทรศัพท์หากต้องการให้คำแนะนำที่เฉพาะเจาะจงใดๆ ดังนั้น คุณอาจเร่งกระบวนการสแกนทั้งหมดให้เร็วขึ้นได้ มันอาจจะช่วยได้ถ้าคุณมีสมาชิกในทีมโดยเฉพาะเพื่อช่วยผู้เชี่ยวชาญในบางส่วนของกระบวนการเพื่อให้กระบวนการสแกนเสร็จสิ้นอย่างรวดเร็ว
ประโยชน์ของการเลือกใช้บริการสแกนนอกสถานที่
ต่อไปนี้คือประโยชน์ที่สำคัญบางประการของการเลือกใช้บริการสแกนนอกสถานที่
อาจถูกกว่าบริการนอกสถานที่
เมื่อพิจารณาว่าผู้ให้บริการสแกนไม่จำเป็นต้องขนส่งอุปกรณ์และบุคลากรให้กับคุณ พวกเขาอาจเสนอบริการแปลงเอกสารในระดับเดียวกับตัวเลือกนอกสถานที่ในอัตราส่วนลดสำหรับบริการนอกสถานที่ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะติดต่อกับผู้ให้บริการเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับตัวเลือกราคาก่อนตัดสินใจ สแกนเอกสารในหรือนอกสถานที่
สามารถทำได้เร็วกว่าบริการนอกสถานที่
สถานที่สแกนมีแนวโน้มที่จะมีอุปกรณ์และบุคลากรในการกำจัดที่สถานที่ของตนมากเกินกว่าที่จะส่งไปยังสำนักงานของคุณได้ ส่งผลให้บริการสแกนเอกสารจำนวนมากอาจทำงานนอกสถานที่ได้เร็วกว่าในสถานที่
อาจก่อกวนน้อยกว่าบริการนอกสถานที่
เป็นไปได้ว่าโซลูชันการสแกนเอกสารนอกสถานที่อาจรบกวนที่ทำงานของคุณน้อยกว่าบริการนอกสถานที่ ตัวอย่างเช่น สำนักงานขนาดเล็กอาจต้องเคลียร์พื้นที่เพื่อรองรับอุปกรณ์การสแกนและมืออาชีพ ดังนั้นอาจทำให้ขั้นตอนการทำงานของพนักงานบางคนหยุดชะงักหากต้องย้ายโต๊ะทำงาน นอกจากนี้ เสียงและความวุ่นวายอาจทำให้เสียสมาธิสำหรับบางคน
คำสุดท้าย สแกนเอกสารในหรือนอกสถานที่
ไม่ว่าคุณจะเลือกบริการแปลงเอกสารในสถานที่หรือนอกสถานที่ คุณก็มั่นใจได้ว่าพนักงานของบริษัทของคุณจะสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้อย่างรวดเร็วและจากระยะไกล เมื่อพิจารณาว่าข้อมูลทั้งหมดจะถูกสำรองไว้บนคลาวด์ คุณยังสามารถรับประกันความปลอดภัยสูงสุดสำหรับเอกสารสำคัญของคุณ หากอุปกรณ์สำนักงานของคุณเสียหายเนื่องจากไฟไหม้หรือภัยธรรมชาติ พิจารณา Smooth Solutions หากองค์กรของคุณต้องการบริการสแกนหรือระบบจัดการเอกสาร
ประโยชน์ของการสแกนเอกสารสำหรับคุณและธุรกิจของคุณคืออะไร?
มีปัญหาอย่างต่อเนื่องในธุรกิจต่างๆ มากมาย ซึ่งการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษกลายเป็นเรื่องน่ารำคาญ เพราะต้องสูญเสียเวลา เงิน และพื้นที่ไปกับการทำเช่นนั้น
ที่ Totalpost Mailing Ltd เราให้บริการแก่ลูกค้าของเราที่รับประกันการสแกนเอกสารของบริษัทที่รวดเร็ว ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพ
แต่เหตุใดบริษัทจึงควรลงทุนในบริการดังกล่าว
ด้านล่างนี้คุณจะพบเหตุผลและประโยชน์ที่สำคัญ 5 ประการที่เลือกใช้ Totalpost และโซลูชันการสแกนเอกสารของเรา:
1. ลดต้นทุนของบริษัท – ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดที่การสแกนเอกสารของ Totalpost มอบให้คือข้อเท็จจริงที่ว่ามันจะช่วยลดต้นทุน เมื่อเอกสารถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว จึงไม่มีค่าใช้จ่ายในการส่งไปรษณีย์ การคัดลอก และการจัดเก็บ ดังนั้นจึงช่วยประหยัดเงินของคุณและธุรกิจของคุณ
2. ให้พื้นที่สำนักงานมากขึ้น – ด้วยการสแกนเอกสารของ Totalpost ความต้องการเฟอร์นิเจอร์ เช่น ตู้เก็บเอกสารหรือหน่วยจัดเก็บเอกสารจึงล้าสมัย เราจะลดจำนวนพื้นที่ว่างของเอกสารที่เป็นกระดาษเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างและลดความยุ่งเหยิงในสำนักงานของคุณ เพื่อให้คุณสามารถใช้มันในรูปแบบใหม่และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
3. ความปลอดภัย – ด้วยการสแกนเอกสาร Totalpost ให้การรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมสำหรับเอกสารของคุณ เพื่อป้องกันพวกเขาจากการโจรกรรมและความเสียหาย การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลช่วยป้องกันผ่านไฟร์วอลล์และรหัสผ่าน นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์สำหรับกระบวนการกู้คืน ซึ่งรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่าเอกสารที่จับต้องได้ เนื่องจากสำรองข้อมูลได้ง่ายกว่า
4. เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม – การสแกนเอกสารยังพิสูจน์ได้ว่าเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม เนื่องจากมีความต้องการใช้กระดาษน้อยลงและผลิตได้น้อยลง
5. ประหยัดเวลาและปรับปรุงการบริการลูกค้า – ปัจจัยทั้งสองนี้ทำงานควบคู่กัน การใช้บริการสแกนเอกสารของเราช่วยให้เข้าถึงเอกสารที่สามารถค้นหา เก็บถาวร และเรียกคืนได้ง่ายและรวดเร็ว ซึ่งจะทำให้การบริการลูกค้ามีความคล่องตัวและความสามารถในการจัดการกับข้อสงสัยของลูกค้า .
เราจะทำเช่นนี้ได้อย่างไร?
เราทำสิ่งนี้ผ่านศูนย์จัดขบวนโดยเฉพาะและปลอดภัยซึ่งตั้งอยู่ในวอร์ริงตัน สหราชอาณาจักร กระบวนการเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบเอกสารในระบบของเรา จากนั้นจึงจัดเตรียม สแกน และจัดทำดัชนีตามความต้องการและข้อกำหนดของลูกค้าของเรา รูปภาพที่สแกนจะถูกส่งคืนในรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น CD, Pen drive เป็นต้น
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
