ทำไมต้อง สแกนเอกสารทางบัญชี ได้ประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

สแกนเอกสารทางบัญชี การไม่ใช้กระดาษในการลงบัญชีนั้นสร้างความแตกต่างอย่างมากในองค์กรประสิทธิภาพและการลดของเสีย กระบวนการอาจเป็นอันตราย แต่ก็คุ้มค่าในระยะยาว

ในวิดีโอและการถอดความต่อไปนี้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการดำเนินการไร้กระดาษในการบัญชี มันอธิบายถึงประโยชน์ของการไม่ใช้กระดาษและสรุปขั้นตอนในการเปลี่ยนจากการจัดการกระดาษมาเป็นดิจิตอล

 

ทำไมไม่ใช้กระดาษในการบัญชี
การอยู่ด้านบนของการจัดการเอกสารเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการบัญชีโดยพิจารณาจากจำนวนแผนกบัญชีเอกสารและ บริษัท ที่ผลิต ด้วยการปรับระบบไร้กระดาษสำหรับจัดการระเบียนมันจะช่วยลดเวลาและลดปัญหาคอขวดที่มาพร้อมกับการจัดการเอกสารที่คัดลอกมา สแกนเอกสารทางบัญชี

ไฟล์ทั่วไปที่จะสแกน ได้แก่ :

ใบแจ้งหนี้
รายรับ
งบ
คำสั่งซื้อ
เอกสารทางบัญชี
เอกสารสินเชื่อ
ไฟล์บุคลากร
ตั๋วส่งของ
6 เหตุผลแรกที่ทำให้ไร้กระดาษในการบัญชี
แนวคิดแนวคิดของสีขาวไร้กระดาษสีเขียวบินลงในแท็บเล็ตใหม่

ด้วยเหตุผลหลายประการที่ทำให้ไร้กระดาษบางสิ่งที่น่าสนใจที่สุด ได้แก่ :

ประหยัดพื้นที่จัดเก็บ
เมื่อพิจารณาถึงจำนวนของ บริษัท บัญชีที่สามารถผลิตเอกสารได้การปรับการจัดการบันทึกไร้กระดาษจะช่วยในการล้างตู้เก็บเอกสารที่ใช้พื้นที่มากในสำนักงาน สิ่งนี้ทำให้พื้นที่พิเศษเพิ่มขึ้น เพื่อจุดประสงค์ในการผลิตที่เพิ่มขึ้น เช่นพนักงานที่สร้างรายได้มากขึ้น

เพิ่มผลผลิต
แม้ว่าการค้นหาและการจัดเรียงเอกสารจะไม่ดูเหมือนว่าจะใช้เวลานานมากเมื่อคุณคูณด้วยจำนวนพนักงานและจำนวนครั้งที่พวกเขาต้องการค้นหาไฟล์ต่อวัน แต่เวลาที่เสียไปนั้นเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ด้วยการจัดการระเบียน แบบไร้กระดาษ ความสามารถในการค้นหาไฟล์ ด้วยคีย์เวิร์ดจะช่วยลดเวลาลงอย่างมากในการติดตามเอกสาร และ ทำการรีฟิลไฟล์เหล่านั้น (นอกเหนือจากการกำจัดโอกาส ในการจัดเก็บเอกสารผิด)

ปรับปรุงองค์กร
หนึ่งในแหล่งที่มาของความยุ่งเหยิงในสำนักงานที่ใหญ่ที่สุดคือกระดาษอย่างไรก็ตามบันทึกการสแกนเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ง่าย คุณสามารถลดจำนวนเอกสารบนโต๊ะและลิ้นชักได้โดยการสแกนแทน นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นและจัดระเบียบตลอดจนสร้างความประทับใจที่ดีขึ้นให้กับลูกค้า

ลดต้นทุนการจัดหาแนวคิดแนวคิดของสีขาวไร้กระดาษสีเขียวจับมือแท็บเล็ตมืออาชีพใหม่ช่วยโลก
การจัดการระเบียนที่ใช้กระดาษนั้นเห็นได้ชัดรวมถึงต้นทุนการทำซ้ำกระดาษ แต่ก็มีค่าใช้จ่ายทางอ้อมที่สำนักงานไร้กระดาษสามารถกำจัด:

ตู้เก็บเอกสาร
เครื่องพิมพ์และหมึก
การผูก (เย็บเล่มคลิปหนีบกระดาษ ฯลฯ )
เทป, กรรไกร, ที่เย็บกระดาษและกาว
ปากกาดินสอและเครื่องมือในการเขียน
ประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อม
นอกจากนี้คุณสามารถคัดลอกแก้ไขและแจกจ่ายบันทึกดิจิทัล โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์สำเนาหลายชุด และ ใช้กระดาษเพิ่มเติม ด้วยการขจัดความจำเป็นในการสร้างสำเนาที่ซ้ำกันคุณสามารถ ช่วยให้เกิดประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อมโดยลดการใช้กระดาษ

กำจัดไฟล์ที่ซ้ำกัน
เนื่องจากคุณสามารถแก้ไขไฟล์ดิจิตอลได้ จึงไม่จำเป็นต้องคัดลอกซ้ำหลังจากอัพเดต ด้วยการ จำกัด จำนวนการทำซ้ำคุณจะสามารถมั่นใจได้ว่าการแก้ไขที่แตกต่างกันจะนำไปใช้กับไฟล์ต้นฉบับแทน

วิธีไร้กระดาษในการบัญชี
รวบรวมและกำหนดเวลา
กระบวนการไร้กระดาษแปลงเริ่มต้นด้วยการเริ่มต้น การเตรียมความพร้อมสำหรับการสแกน ในขณะที่จัดระเบียบระเบียนก่อนสแกนขอแนะนำให้คุณติดป้ายกำกับและแยกกล่องไฟล์ตามเวลาการเก็บรักษา นอกจากนี้คุณควรลบลวดเย็บกระดาษหรือคลิปหนีบกระดาษเพื่อลดเวลาที่ใช้ในการสแกน ในทางกลับกันสิ่งนี้จะลดค่าใช้จ่ายในการสแกนเอกสาร

ใช้ OCR และ Redaction
เมื่อใช้ OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง)และการทำเอกสารซ้ำระหว่างการสแกน จะทำให้ไฟล์ดิจิทัลใหม่สามารถค้นหา  แก้ไขและรักษาความปลอดภัยได้ ด้วย OCR ข้อความที่พิมพ์ด้วยลายมือและพิมพ์จะถูกแปลงเป็นเอกสารข้อความที่เข้ารหัสด้วยเครื่องซึ่งสามารถใช้งานได้เช่นเดียวกับเอกสารประมวลผลคำอื่น ๆ หลังจากใช้ OCR แล้วเครื่องมือการทำปฏิกิริยาสามารถปกปิดข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนแบบดิจิทัลได้

ใช้การจัดเก็บที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และบริการคลาวด์
ในการแบ่งปันและจัดเก็บไฟล์ดิจิทัลทั้งระบบการจัดการเอกสาร ส่วนกลาง(DMS)หรือระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ จะต้องดำเนินการ ความสามารถในการตรวจสอบให้แน่ใจว่า ระบบจัดเก็บข้อมูลของคุณสามารถรองรับ :

การกำหนดเส้นทางเอกสารอัตโนมัติ หลังจากสแกนเพื่อจัดระเบียบไฟล์
การจัดการการเรียกเก็บเงิน ค่าใช้จ่าย รายงานและรายงานที่ไร้กระดาษ
เครื่องมือสำหรับการฝากเช็ค เข้าธนาคาร ระยะไกลหรือสหภาพเครดิต
eSignatures สำหรับการเซ็นเอกสารแบบดิจิทัล
ฉีกกระดาษสำเนาเก่า
หลังจากกระบวนการแปลงเสร็จสมบูรณ์ สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการตามขั้นตอน เพื่อกำจัดเอกสารกระดาษอย่างถูกต้อง ผู้ให้บริการสแกนหลายรายอาจมีเครื่องทำลายเอกสารอุตสาหกรรมที่โรงงานของตน หรือเป็นพันธมิตรกับผู้ให้บริการ เครื่องทำลายเอกสารซึ่งสามารถฉีกเอกสาร ได้ทั้งในสถานที่ด้วยรถบรรทุกทำลายเคลื่อนที่ หรือนอกสถานที่ที่โรงงานแยกย่อย

เมื่อไฟล์ถูกทำลายคุณจะได้รับใบรับรอง การทำลายอย่างเป็นทางการ ซึ่งสามารถใช้เป็นหลักฐานการปฏิบัติตาม ในกรณีที่มีข้อพิพาททางกฎหมาย และ รวมถึงรายละเอียดเช่นที่ไหน และ เมื่อใดที่การทำลายเกิดขึ้น

วางแผนที่จะไปไร้กระดาษในการบัญชี?
เข้าร่วม บริษัท บัญชีและแผนกอื่น ๆ นับไม่ถ้วนจาก บริษัท รวมถึง Amazon และ Google ที่เราได้ช่วยหาทางเลือกในการสแกนและจัดเก็บเอกสารดิจิทัลเมื่อคุณเยี่ยมชมเราที่ Record Nations วันนี้

สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

 

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา

Related Articles