วิธีใช้ CMS เพื่อสร้างแบรนด์ แบรนด์ของบริษัทของคุณแข็งแกร่งขึ้นหรืออ่อนแอลง ด้วยคู่มือผู้ใช้ วิดีโอฝึกอบรม กราฟิกคำแนะนำ และบรรจุภัณฑ์ที่คุณเผยแพร่ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงจำเป็นต้องพยายามผลิตวัสดุคุณภาพสูงตลอดเวลา วัสดุที่คุณผลิตจะต้องให้ข้อความที่สอดคล้องกันเพื่อยกระดับแบรนด์ของคุณ
เหตุใดการผลิตวัสดุที่สม่ำเสมอจึงมีความจำเป็น หากเอกสารภายในบริษัทของคุณมีข้อผิดพลาดร้ายแรงหรือรูปแบบการเขียนและข้อความแตกต่างกัน จะทำให้เกิดความสับสนสำหรับลูกค้า
ในบางกรณี ข้อผิดพลาดอาจเป็นอันตรายต่อลูกค้า ตัวอย่างเช่น พิจารณาบริษัทด้านการดูแลสุขภาพซึ่งจำเป็นต้องเผยแพร่ข้อมูลทางการแพทย์ที่มีรายละเอียดการใช้งานที่เหมาะสมสำหรับผลิตภัณฑ์เฉพาะ หากมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในวิธีการจัดการหรือใช้ผลิตภัณฑ์ การเปลี่ยนแปลงนั้นจำเป็นต้องเข้าถึงผู้บริโภค ไม่มีคำแนะนำที่ล้าสมัยในเรื่องนี้
สิ่งนี้เป็นสิ่งที่ท้าทายอย่างยิ่งสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ซึ่งมักได้รับมอบหมายให้สร้างทรัพยากรจำนวนมหาศาล และมักใช้เวลาอันสั้น การผลิตเนื้อหาจำนวนมากในระดับองค์กรจึงจำเป็นต้องมีการจัดการที่ดีอย่างยิ่ง
แล้วคุณจะทำอย่างไรกับการสร้างเนื้อหาจำนวนมากที่สามารถรับประกันภาพลักษณ์ของแบรนด์ที่แข็งแกร่งและไร้ที่ติ คุณจะพูดโดยตรงกับกลุ่มเป้าหมายของคุณผ่านสื่อต่างๆ ได้อย่างไร? คำตอบสำหรับปัญหานี้คือการปรับเนื้อหาของคุณใหม่
ด้วยการเปลี่ยนเนื้อหาของคุณ คุณสามารถใช้แนวคิดเดียวและปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับช่องต่างๆ มากมาย เป็นวิธีการใช้ประโยชน์จากทรัพยากรของคุณให้มากขึ้น แทนที่จะต้องเสียเงินมากขึ้นด้วยการจ้างพนักงานเพิ่มหรือว่าจ้างการผลิตภายในบริษัทจากภายนอก
ลองคิดแบบนี้: การปรับเนื้อหาของคุณใหม่ก็เหมือนกับการสร้างไก่งวงยักษ์ในวันอาทิตย์ แล้วใช้ซ้ำตลอดทั้งสัปดาห์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจทำซุปไก่งวงในวันจันทร์ สลัดไก่งวงเป็นมื้อกลางวันในวันอังคาร แซนด์วิชไก่งวงเป็นมื้อกลางวันในวันพุธ และถ้าคุณยังไม่ชินกับมัน จะทำไก่งวงกับข้าวในวันพฤหัสบดี
การนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ก็ทำงานในลักษณะเดียวกัน สิ่งที่ครั้งหนึ่งเคยเป็นชุดคำสั่งในคู่มือผู้ใช้สามารถนำมาใช้อีกครั้งในภายหลังในรูปแบบไฟล์ PDF จากนั้นจึงสามารถสร้างวิดีโอการสอนที่ยอดเยี่ยมได้ คุณยังสามารถขยายแนวคิดไปสู่สื่อการฝึกอบรมได้อีกด้วย ด้วยการเปลี่ยนรูปแบบและกระจายไปในหลายๆ แพลตฟอร์ม คุณจะได้รับประโยชน์เพิ่มขึ้นอย่างมากจากเนื้อหาต้นฉบับของคุณ
เหตุใดการนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่จึงมีความสำคัญต่อการสร้างแบรนด์ที่แข็งแกร่ง
คุณอาจสงสัยว่า: ทำไมคุณไม่เพียงแค่สร้างเนื้อหาที่เป็นต้นฉบับมากขึ้นแทนที่จะใช้แนวคิดที่คุณสร้างไว้แล้วซ้ำ
หากทำอย่างถูกต้อง การนำเนื้อหาของคุณกลับมาใช้ใหม่อาจช่วยให้บริษัทของคุณ:
- ประหยัดเวลา:ทำไมต้องร่างแนวคิดเดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก การทำเช่นนั้นจะเพิ่มโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดและความคลาดเคลื่อนระหว่างผู้เขียนที่แตกต่างกัน การนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ยังสามารถช่วยเพิ่มผลผลิตให้กับพนักงานของคุณได้อีกด้วย
- ประหยัดเงิน:เนื้อหาอาจมีราคาแพงในการผลิต การเขียนเนื้อหาที่คล้ายกันใหม่เพื่อวัตถุประสงค์หลายอย่างอาจใช้เวลานาน และเราทุกคนรู้ว่าเวลาเป็นเงินเป็นทอง การสร้างวิดีโอระดับมืออาชีพอาจใช้งบประมาณในการฝึกอบรมมากพอสมควร การนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ คุณจะสามารถนำแนวคิดดั้งเดิมไปต่อยอดได้ ช่วยประหยัดเงินในกระบวนการ
- ส่งข้อความที่สอดคล้องกัน:คุณไม่ต้องการสร้างความสับสนให้กับลูกค้าโดยการเผยแพร่คำแนะนำที่แตกต่างและขัดแย้งกันในเอกสารของคุณ คุณจะรับประกันได้ว่าข้อความของคุณจะเหมือนกันในเอกสาร เว็บไซต์ และสิ่งส่งอื่นๆ ทั้งหมดของคุณ
- เข้าถึงลูกค้าได้มากขึ้น:คุณอาจมีลูกค้ารายหนึ่งที่ชอบดูวิดีโอการฝึกอบรมบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ แต่เขาไม่ชอบอ่านคู่มือผู้ใช้ ลูกค้ารายอื่นอาจไม่ชอบดูวิดีโอ แต่เลือกที่จะอ่านเฉพาะคำแนะนำที่ต้องการแทน หากคุณผลิตเนื้อหาเพียงจำนวนจำกัด คุณจะเสี่ยงต่อการสูญเสียโอกาสในการถ่ายทอดข้อมูลสำคัญของคุณไปยังกลุ่มประชากรบางกลุ่ม กลุ่มประชากรนี้อาจไม่เชื่อมโยงกับสื่อที่คุณกำลังผลิต สิ่งนี้อาจส่งผลกระทบโดยตรงต่อผลกำไรของคุณ
สิ่งนี้นำเราไปสู่ประเด็นต่อไป: คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเนื้อหาส่วนหนึ่งจะเหมาะสมในรูปแบบที่นำกลับมาใช้ใหม่หรือไม่ การเรียนรู้ที่จะระบุสื่อที่เหมาะสมสำหรับไฟล์บางประเภทก่อนที่คุณจะใส่ลงในบริบทอื่นเป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการเปลี่ยนตำแหน่ง
ลองนึกภาพดู: ทีมของคุณเพิ่งใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการสร้างกระดานข่าวบริการด้านเทคนิคขั้นสูงที่จะเผยแพร่บนเว็บไซต์ของคุณ ตอนนี้คุณต้องการเชื่อมต่อกับผู้ชมของคุณ มันสมเหตุสมผลที่จะเปลี่ยนเอกสารนี้ให้เป็น e-book ใช่ไหม?
ความจริงก็คือ ไม่ใช่ทุกความคิดที่แปลได้ดีในสื่ออื่นๆ เนื้อหาทางเทคนิคสูง เช่น เอกสารข้อมูลจำเพาะ สื่อการฝึกอบรม และคู่มือการใช้งาน มักจะดีกว่าที่จะไม่เปลี่ยนแปลง มิฉะนั้น คุณอาจเสี่ยงต่อการละเว้นข้อมูลสำคัญในภารกิจของคุณเพื่อแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ย่อยง่ายสำหรับผู้อ่าน
อย่างไรก็ตาม สิ่งที่คุณสามารถทำได้คือนำองค์ประกอบที่สำคัญของเอกสารทางเทคนิคมาใช้ โดยเน้นไปที่องค์ประกอบเหล่านี้ และขยายเป็นรูปแบบอื่น จากนั้น คุณสามารถลิงก์กลับไปยังเอกสารต้นฉบับได้
ต่อไปนี้เป็นคำถามสองสามข้อที่ควรถามตัวเองก่อนที่จะปรับเปลี่ยนแนวคิดใหม่:
- กลุ่มเป้าหมายของฉันจะเปิดกว้างหรือไม่? พนักงานขายจะดูเนื้อหาแตกต่างจากหัวหน้าวิศวกร นักออกแบบ หรือสถาปนิกผลิตภัณฑ์ คิดเสมอว่าคุณกำลังส่งเนื้อหาให้กับใคร จากนั้นกำหนดเนื้อหาว่าเข้าถึงบุคคลนั้นได้ดีที่สุดอย่างไร
- เป้าหมายของคุณกับเนื้อหาใหม่คืออะไร คุณอาจสร้างมัลติมีเดียเพียงประเภทเดียวเพื่อทราบภายหลังว่าสามารถให้บริการได้ดีขึ้นโดยเป็นทรัพยากรที่ยาวขึ้น มีความยืดหยุ่น — เนื้อหาควรมีการเปลี่ยนแปลงตามเป้าหมายของคุณ
ณ จุดนี้ เรามาหยุดและถามคำถามต่อไปนี้: เหตุใดจึงสำคัญที่จะต้องใส่ใจอย่างมากกับการนำเนื้อหาของคุณกลับมาใช้ใหม่
หลุมพรางของการนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่โดยปราศจากโซลูชัน CMS ที่เชื่อถือได้
CMS เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถใช้จัดการเนื้อหาขององค์กรได้ มันจะรวมทรัพยากรทั้งหมดของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ให้คุณมองเห็นและควบคุมสื่อทั้งหมดที่แบรนด์ของคุณผลิตได้อย่างสมบูรณ์
ต่อไปนี้คือวิธีที่ซอฟต์แวร์ CMS สามารถช่วยทีมของคุณปรับเปลี่ยนเนื้อหาได้ ขั้นแรก สามารถสอบถามคำหลักที่จะดึงทรัพยากรทั้งหมดที่มีเนื้อหาที่คล้ายคลึงกัน ผู้ผลิตเนื้อหาจะสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่าสิ่งใดเผยแพร่ในหัวข้อที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนที่ที่เผยแพร่ทางออนไลน์และใครเป็นผู้สร้างเนื้อหานั้น
ชีวิตจะเป็นอย่างไรหากไม่มีเครื่องมือ CMS คุณจะพบปัญหาต่อไปนี้:
ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง:ลองนึกภาพนี้: ลูกค้าโทรติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคเพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เฉพาะ อย่างไรก็ตาม ฝ่ายสนับสนุนทางเทคนิคเพียงแค่อ่านคำแนะนำจากเอกสารเฉพาะที่ไม่เพียงแต่ล้าสมัยเท่านั้น แต่ยังเต็มไปด้วยข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอีกด้วย ลูกค้าจึงได้รับคำแนะนำที่ผิดๆ จากคนในองค์กรโดยตรง ซึ่งดูแย่มากและทำให้หงุดหงิดมากขึ้นไปอีก
เครื่องมือ CMSสามารถอนุญาตให้แก้ไขเอกสารฉบับเดียวได้ในที่เดียว ซึ่งหมายความว่าเมื่อแก้ไขเอกสารแล้ว แผนกอื่นๆ ทุกแผนกจะสามารถเข้าถึงการเปลี่ยนแปลงได้เช่นกัน
การ แก้ไขแบบเร่งรีบ:เป็นเรื่องง่ายที่เอกสารจะเล็ดลอดผ่านช่องโหว่ในบางครั้งและพลาดการควบคุมดูแลของบรรณาธิการ สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เนื่องจากเส้นตายที่เร่งรีบหรือจากความมั่นใจในเนื้อหาบางอย่างมากเกินไป ตัวอย่างเช่น พนักงานมีแนวโน้มที่จะคิดว่าเขาหรือเธอไม่จำเป็นต้องส่งเอกสารผ่านกระบวนการแก้ไขและพร้อมที่จะแจกจ่าย เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น อาจนำไปสู่ความสอดคล้องหรือข้อผิดพลาดจำนวนเท่าใดก็ได้
ระบบที่ให้คุณใช้เนื้อหาซ้ำใน CMSจะทำให้คุณใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและการแจ้งเตือนทางอีเมลได้ ดังนั้นเนื้อหาจะต้องผ่านจุดตรวจสอบก่อนที่จะเผยแพร่ สิ่งนี้ทำให้กระบวนการแก้ไขคล่องตัวขึ้นและทำให้แน่ใจว่าสายตาหลายคู่จะเห็นเนื้อหาก่อนที่จะเผยแพร่ออกไป
ถึงตอนนี้คุณอาจกำลังพิจารณาที่จะลงทุนในระบบ CMS สำหรับองค์กรของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าแพลตฟอร์ม CMS จะแตกต่างกันอย่างมากในแง่ของสิ่งที่พวกเขานำเสนอ การลงทุนใน CMS ที่ออกแบบมาไม่ดี — หรือที่มาพร้อมกับตัวเลือกที่จำกัด — อาจทำให้ชีวิตขององค์กรของคุณลำบากมากเมื่อเผยแพร่และแก้ไขเนื้อหา คุณต้องการชุดเครื่องมือที่ครอบคลุมซึ่งทำให้กระบวนการแก้ไขเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โซลูชันบางอย่างได้รับการออกแบบในลักษณะที่จะทำให้ผลผลิตช้าลง
แนวทางของ Vasont Systems ในการนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่
Vasont Systems — ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์และโซลูชันการจัดการเนื้อหาชั้นนำ — ช่วยให้การจัดการ แก้ไข และปรับเปลี่ยนเนื้อหาทั้งหมดของบริษัทของคุณเป็นเรื่องง่าย ทำได้โดยใช้ส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายซึ่งทำให้ง่ายต่อการค้นหาและแก้ไขแหล่งข้อมูลทั้งหมดจากที่เดียว Vasont Systems สร้างระบบซอฟต์แวร์ที่ปรับแต่งได้สูงซึ่งอนุญาตให้มีการประมวลผลพิเศษ การประมวลผลอัตโนมัติ และการอัปเดตอัตโนมัติสำหรับเนื้อหาของคุณ
ต่อไปนี้คือคุณสมบัติระบบจัดการเนื้อหาหลักของ Vasont® CMS:
- การค้นหาขั้นสูง:ไม่มีอะไรน่าผิดหวังไปกว่าการรู้หัวข้อที่คุณต้องการอ้างอิงหรือใช้ซ้ำ แต่ไม่รู้ว่าจะหาได้จากที่ใดในระบบของคุณ หากคุณมีเอกสารเป็นพันๆ หมื่นๆ ฉบับ คุณอาจใช้เวลาทั้งบ่ายค้นหาโดยหวังว่าจะพบเอกสารนั้น คุณไม่ต้องการให้พนักงานของคุณเสียเวลาอันมีค่าในการค้นหาบทความที่ควรจะได้มาโดยง่าย
Vasont CMS แก้ปัญหานี้ด้วยการให้ความสามารถในการค้นหาขั้นสูงที่ช่วยให้สามารถค้นหากราฟิก เอกสาร และข้อมูลที่ซับซ้อนและรวดเร็วได้ ด้วยคุณสมบัตินี้ ผู้ผลิตเนื้อหาสามารถใช้เวลามากขึ้นในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ แทนที่จะจมอยู่กับการค้นหาเอกสารไม่รู้จบ
- คำศัพท์ที่มีการควบคุม:คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าคำสะกดและวลีที่ต้องการหรือจำกัดในเอกสารหลายฉบับมีความสอดคล้องกัน อาจเป็นเรื่องยากที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณเข้าใจตรงกันเมื่อโพสต์เนื้อหาไปยังช่องดิจิทัลของคุณ แต่การตรวจสอบความสอดคล้องเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อภาพลักษณ์ของแบรนด์ของคุณ
เมื่อใช้คุณลักษณะคำศัพท์ที่มีการควบคุมของ Vasont CMS คุณสามารถระบุและแทนที่คำและวลีที่ไม่ถูกต้องหรือถูกจำกัดได้โดยอัตโนมัติ ป้องกันไม่ให้เผยแพร่ ด้วยวิธีนี้ คำศัพท์ขององค์กรของคุณจะยังคงอยู่ในแนวทางของนโยบายที่คุณตั้งไว้ตลอดเวลา
- การควบคุมเนื้อหา: การแก้ไขบางอย่างอาจไม่ได้รับอนุญาต ในโลกดิจิทัลที่ไม่เสถียรในปัจจุบัน คุณจะป้องกันแฮ็กเกอร์หรือพนักงานอันธพาลจากการเปลี่ยนแปลงที่ไม่พึงประสงค์กับเอกสารขององค์กรได้อย่างไร หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม แบรนด์ของคุณอาจตกอยู่ในอันตรายจากเนื้อหาที่ไม่เหมาะสม
Vasont CMS สามารถให้การป้องกันการควบคุมเนื้อหาโดยจำกัดการเข้าถึงเนื้อหาเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ขณะนี้ เนื้อหาสามารถแก้ไขได้โดยนักเขียนและบรรณาธิการที่เชื่อถือได้และมีคุณสมบัติเท่านั้น
- การจัดการโครงการ: การติดตามโครงการจำนวนมากพร้อมกันอาจเป็นเรื่องยากสำหรับหัวหน้าแผนก แต่การปฏิบัติตามกำหนดเวลาและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานแต่ละชิ้นได้รับการเผยแพร่หรือนำไปใช้ใหม่ตามกำหนดเวลาที่ตั้งใจไว้เป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความสอดคล้องและรักษาฐานผู้อ่านหลัก วิธีใช้ CMS เพื่อสร้างแบรนด์
การใช้ Vasont CMS แต่ละโครงการสามารถติดตาม ตรวจสอบ และวิเคราะห์เพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมคุณภาพ คุณสามารถดูงานที่มอบหมายและติดตามได้ทุกขั้นตอนของการผลิตจนกว่าจะปรากฏในสื่อที่ต้องการ จากนั้น คุณสามารถดูได้ว่าผู้ใช้ปลายทางมีส่วนร่วมกับมันอย่างไร
อย่างไรก็ตาม บางทีส่วนที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับระบบ Vasont CMS คือช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถอัปเดตเนื้อหาของคุณได้อย่างง่ายดายและราคาไม่แพงเมื่อธุรกิจของคุณเปลี่ยนแปลง คุณจะไม่ต้องการให้เนื้อหาเก่าหรือล้าสมัยมาทำลายแบรนด์ของคุณ แต่สิ่งนี้มักเกิดขึ้นกับบริษัทที่สูญเสียการควบคุมเนื้อหาของตน ไม่ใช่เรื่องแปลกที่แม้แต่แบรนด์ใหญ่ ๆ จะค้นพบไฟล์ที่เก่ากว่าและล้าสมัยซึ่งซ่อนอยู่ในหน้าหลังของเว็บไซต์หรือถูกแจกจ่ายในเอกสารการฝึกอบรมใหม่ ๆ
การใช้ Vasont CMS เพื่อจุดประสงค์ในการสร้างแบรนด์หมายความว่าบริษัทของคุณจะไม่ต้องกังวลกับปัญหานี้ คุณสามารถใช้ Vasont CMS เพื่อดูว่าข้อมูลทั้งหมดที่บริษัทของคุณเผยแพร่นั้นเป็นข้อมูลล่าสุดและสะท้อนถึงการตัดสินใจขององค์กรล่าสุดเกี่ยวกับโทนเสียงและรูปแบบบรรณาธิการ ตลอดจนข้อมูลของบริษัท ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ว่าเมื่อคุณทำการอัปเดตขององค์กร เอกสารอ้างอิงใหม่ของคุณจะเปลี่ยนไปด้วย ในอดีต ขั้นตอนนี้อาจใช้เวลาเป็นสัปดาห์ เป็นเดือน หรือแม้แต่เป็นปี
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
