วิธีเลือกเครื่องสแกนเอกสาร ไม่ว่าคุณจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่หรือสตาร์ทอัพรุ่นใหม่ มีเครื่องมือหนึ่งที่ธุรกิจของคุณต้องการเพื่อปรับขนาด นั่นคือเครื่องสแกนเอกสาร ตู้เก็บเอกสารมีประโยชน์ตราบเท่าที่ธุรกิจของคุณมีการขยายปริมาณเอกสารที่คุณต้องการจัดเก็บ เวลาที่ใช้ในการจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษเหล่านี้อาจมีความยุ่งยากและลดประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน เครื่องสแกนเอกสารไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าเท่านั้น แต่ยังช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารของคุณปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่ายกว่าเมื่อจัดเก็บไว้ในองค์กร
เครื่องสแกนเอกสารเป็นอุปกรณ์ดิจิทัลที่แปลงเอกสารที่เป็นกระดาษให้เป็นรูปแบบภาพดิจิทัลสำหรับการแก้ไขเพิ่มเติม การจดจำรูปภาพหรือข้อความ และที่เก็บข้อมูลดิจิทัล และอื่นๆ เครื่องสแกนเอกสารคุณภาพช่วยลดขยะกระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในธุรกิจของคุณ
เมื่อคุณเริ่มคิดที่จะซื้อเครื่องสแกนเอกสารสำหรับธุรกิจของคุณ คุณจะต้องถามคำถามกับตัวเองก่อนตัดสินใจ บล็อกนี้จะให้คำแนะนำเพื่อให้คุณรู้สึกมั่นใจในการเลือกเครื่องสแกนเอกสารที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ
ประเภทของสแกนเนอร์
เมื่อคุณเริ่มค้นคว้า ขั้นแรกคุณจะต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับเครื่องสแกนเอกสารประเภทต่างๆ ที่มีให้สำหรับธุรกิจ สแกนเนอร์ที่มีจำหน่ายทั่วไปในท้องตลาดส่วนใหญ่ที่ผลิตในปัจจุบันนี้มีคุณสมบัติพื้นฐานที่คล้ายกัน เช่น อินเทอร์เฟซ USB 2 หรือ USB 3 สแกน 8.5 x 11 หรือขนาดตามกฎหมายขาวดำ ระดับสีเทา หรือสี รองรับความละเอียดการสแกนตั้งแต่ 72 จุดต่อนิ้ว (DPI) ถึง 600+ dpi และรองรับการตั้งค่าความสว่างและความคมชัดที่ผู้ใช้เลือกได้ คุณสามารถโต้แย้งได้ว่าเครื่องสแกนส่วนใหญ่ใช้กระบวนการเดียวกัน โดยแต่ละเครื่องจะใช้เอกสารที่เป็นกระดาษและแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล อย่างไรก็ตาม เนื่องจากราคาของสแกนเนอร์เพิ่มคุณสมบัติต่างๆ ให้ใช้งานได้
พิจารณาความถี่ที่คุณจะสแกน สำหรับสแกนเนอร์แบบแท่นแบน แบบป้อนกระดาษ และแบบพกพาที่มีปริมาณน้อยเป็นตัวเลือกที่ดี เครื่องสแกนเหล่านี้มีตั้งแต่ 100 ถึง 500 เหรียญและกำหนดให้คุณต้องแทรกแต่ละหน้าทีละหน้า ด้วยปริมาณงานปกติที่ 1-10 หน้าต่อนาที คุณจะต้องการใช้เครื่องสแกนประเภทนี้ หากคุณต้องการสแกนเอกสารในปริมาณน้อย เครื่องสแกนประเภทนี้ต้องการการสแกนทั้งหมดภายในบริษัท ซึ่งอาจใช้เวลานานสำหรับผู้รับผิดชอบงาน ขึ้นอยู่กับปริมาณเอกสาร ที่กล่าวว่า หากคุณกำลังมองหาวิธีง่ายๆ ในการสแกนรูปภาพหรือเอกสารที่มีต้นทุนต่ำกว่าและง่ายดาย วิธีเหล่านี้เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม
เครื่องสแกนระดับกลางมักจะเป็นที่นิยมมากที่สุดและมีราคาประมาณ $500-$2000 เครื่องสแกนเหล่านี้มีคุณสมบัติพื้นฐานของเครื่องสแกนเอกสารเช่นเดียวกับตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติ (ADF) ซึ่งช่วยลดภาระงานในการสแกนเอกสารครั้งละหนึ่งฉบับ อาจมีการประมวลผลในเครื่องสแกนเนอร์ เช่น การหมุนภาพ การลดความเอียง และการครอบตัดอัตโนมัติด้วย ด้วยปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นถึง 70 หน้าต่อนาที เครื่องสแกนเหล่านี้จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสแกนปริมาณปานกลาง และเหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการไร้กระดาษ
หากคุณกำลังมองหาเครื่องสแกนเอกสารที่สามารถรองรับเอกสารและรูปภาพได้หลายทศวรรษ ให้พิจารณาเครื่องสแกนเอกสารจำนวนมากคุณภาพสูงกว่า สแกนเนอร์เหล่านี้มีราคาสูงกว่า 5,000 ดอลลาร์ โดยรุ่นทั่วไปจะอยู่ในช่วง 15,000 ดอลลาร์ หากเปรียบเทียบราคาเพียงอย่างเดียว คุณอาจรู้สึกตกใจเล็กน้อย แต่อย่าเพิ่งยกเลิก สแกนเนอร์ความจุสูงเหล่านี้เป็นการลงทุนอย่างแน่นอน เป็นเครื่องที่ให้ผลตอบแทนจากการผลิตสูงในกรณีการใช้งานที่เหมาะสม คุณจะพบเครื่องสแกนเหล่านี้ในการดำเนินการสแกนที่มีปริมาณมากเป็นหลัก เช่น สำนักงานรวบรวมเอกสารระดับองค์กรแบบรวมศูนย์ เครื่องสแกนเหล่านี้มีโครงสร้างที่ทนทานกว่าเครื่องสแกนระดับล่าง และต้องการการเปลี่ยนวัสดุสิ้นเปลืองน้อยลง ความแม่นยำสูง ความน่าเชื่อถือ
เมื่อเราพูดถึงประเภทของสแกนเนอร์ที่มีในระดับสูงแล้ว มาดูคำถามที่คุณควรถามตัวเองก่อนตัดสินใจซื้อกัน
คุณจะสแกนเอกสารประเภทใด
ขั้นแรก ทำความเข้าใจประเภทเอกสารที่คุณต้องสแกน ข้อมูลในเอกสารของคุณอาจแตกต่างกันไป แต่สิ่งที่คุณต้องการประเมินคือประเภทของเอกสารที่คุณจะแปลงเป็นดิจิทัลและสิ่งที่คุณต้องทำกับเนื้อหาบนหน้า
ต้องการสแกนบันทึกเก่าในตู้เก็บเอกสารของคุณเพื่อเคลียร์พื้นที่หรือไม่? พิจารณาเครื่องสแกนเอกสารที่สามารถรองรับงานปริมาณมากได้ เอกสารบางรายการอาจต้องหมุน หมุนโต๊ะ หรือครอบตัด หรือบางทีคุณกำลังสแกนเอกสารที่มีหน้าขาวดำและหน้าสีผสมกัน การทำความเข้าใจรายละเอียดความต้องการเอกสารของคุณจะช่วยกำหนดคุณสมบัติอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการในเครื่องสแกนเอกสารของคุณ
มันจะรวมเข้ากับระบบปัจจุบันของคุณหรือไม่?
เว้นแต่ว่าคุณกำลังวางแผนที่จะสแกนเอกสารของคุณลงในฮาร์ดไดรฟ์ คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสแกนเนอร์ของคุณสามารถทำงานร่วมกับระบบปัจจุบันของคุณได้ ไม่ว่าจะเป็นระบบ CRM หรือระบบจัดเก็บไฟล์ของคุณ ให้ค้นคว้าว่าสแกนเนอร์ที่คุณเลือกใช้เทคโนโลยีประเภทใดได้บ้าง คุณต้องการให้เอกสารดิจิทัลเหล่านี้เข้าถึงได้ง่ายสำหรับคุณและทีมของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในธุรกิจของคุณ
เมื่อรวมเครื่องสแกนเข้ากับระบบที่มีอยู่ของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าจะค้นหาและเรียกเอกสารที่สแกนได้อย่างไร รูปแบบการทำดัชนีของคุณควรรวมคำศัพท์ทั่วไปที่พนักงานของคุณใช้เมื่อค้นหาเอกสาร เช่น SSN, ชื่อ, ประเภทเอกสาร, หมายเลขใบแจ้งหนี้ – เงื่อนไขการจัดทำดัชนีอาจแตกต่างกันไปในแต่ละแผนก และระบบการจัดการเอกสารของคุณควรสนับสนุนการสร้างดัชนีใหม่อย่างง่าย และหน้าจอสอบถามตามความจำเป็น
เอกสารใดบ้างที่อัพเดทบ่อย?
มีเอกสารต่างๆ เช่น บันทึก ที่ต้องเก็บรักษาไว้เพื่อการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือการอ้างอิงเป็นครั้งคราว เอกสารประเภทนี้มักจะต้องสแกนและจัดเก็บเท่านั้น ในทางกลับกัน มีเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้ ที่ต้องใช้งานในธุรกิจของคุณ เอกสารที่จำเป็นต้องอัปเดตหรือเปลี่ยนแปลงตลอดกระบวนการทางธุรกิจของคุณไม่ควรถูกสแกนเท่านั้น แต่ยังต้องแน่ใจว่าสามารถแก้ไขหรือเซ็นชื่อแบบดิจิทัลได้
ด้วยการทำความเข้าใจว่าเอกสารใดที่คุณใช้บ่อย คุณจึงมั่นใจได้ว่าเอกสารที่สแกนและข้อมูลในเอกสารนั้นจะไหลลื่นภายในกระบวนการของคุณอย่างราบรื่น เมื่อคิดให้ถี่ถ้วนแล้ว คุณสามารถหลีกเลี่ยงการแนะนำเครื่องสแกนที่ทำให้ไม่สามารถแก้ไขหรือแก้ไขเอกสารได้เมื่อสแกนแล้ว
ความเร็วสำคัญแค่ไหน?
เมื่อพูดถึงความเร็ว คุณอาจคิดว่าเครื่องสแกนที่มีปริมาณงานเร็วที่สุดคือตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม ความเร็วไม่สำคัญอย่างที่คุณคิด สมมติว่าฉันมีงานในมือจำนวนมากของเอกสารบริษัทที่ต้องจับ เมื่อตัดสินใจเลือกรุ่นของสแกนเนอร์ที่จำเป็นเพื่อทำงานนี้ให้สำเร็จ คุณอาจคิดว่าการจับภาพที่เร็วกว่านั้นดีกว่า – กล่าวอีกนัยหนึ่งคือใช้เครื่องสแกนปริมาณงานที่เร็วที่สุดที่คุณสามารถจ่ายได้
นี่ไม่ใช่การตัดสินใจโดยสัญชาตญาณ หากตัวดำเนินการจัดทำดัชนีของคุณใช้เวลา 30 วินาทีในการป้อนข้อมูลดัชนีฐานข้อมูลสำหรับเอกสาร 5 หน้าทั่วไป ไม่สำคัญว่าผู้ควบคุมเครื่องสแกนของคุณจะใช้เวลา 3 วินาทีหรือ 2 วินาทีในการจับภาพนั้นหรือไม่ ตราบใดที่สแกนเนอร์ของคุณสามารถเก็บตัวสร้างดัชนีของคุณให้มาพร้อมกับเอกสารได้ คุณก็จะได้ปริมาณงานสูงสุด
ในทางกลับกัน ยิ่งเอกสารเฉลี่ยของคุณอยู่ในหน้านานเท่าไร เครื่องสแกนที่รวดเร็วก็จะยิ่งมีผลกระทบมากขึ้นเท่านั้น หากคุณกำลังสแกนเอกสาร 5 หน้า แต่การจัดทำดัชนีใช้เวลา 30 วินาที คุณสามารถใช้เครื่องสแกนเอกสารที่เชื่อถือได้ หากคุณกำลังสแกนเอกสาร 300 หน้าและการจัดทำดัชนีใช้เวลา 30 วินาที ความเร็วในการสแกนถือเป็นการพิจารณาอย่างแท้จริง ความเร็วมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากเวลาในการจัดทำดัชนีลดลงเมื่อเทียบกับเวลาในการสแกน
เริ่มต้น
เมื่อคุณมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับเครื่องสแกนเอกสารแล้ว คุณสามารถเริ่มคิดถึงกระบวนการซื้อจริงได้ อย่าลืมมองย้อนกลับไปที่คำถามเหล่านี้เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าต้องการเอาอะไรออกจากเครื่องสแกนเอกสาร วิธีเลือกเครื่องสแกนเอกสาร
หากคุณต้องการที่จะไม่ใช้กระดาษ คุณจะต้องพิจารณาระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ด้วย เมื่อเอกสารของคุณถูกสแกนแล้ว หากคุณไม่มีซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติใดๆ ที่สามารถอนุญาตให้เอกสารเหล่านี้รวมเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้ ประเด็นคืออะไร ด้วย DMS คุณจะสามารถใช้คุณลักษณะต่างๆ เช่น เวิร์กโฟลว์และการผสานรวม ที่จะช่วยให้เอกสารที่สแกนของคุณไหลผ่านกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างราบรื่น ทีมผู้เชี่ยวชาญของเราที่ Mindwrap พร้อมที่จะช่วยคุณค้นหาเครื่องสแกนเอกสารที่ถูกต้องและขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปข้างหน้าผ่านระบบการจัดการเอกสารของเรา
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
