ระบบ การจัดการเอกสาร แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด สำหรับการจัดการเอกสารไม่เพียงมีการพัฒนาเท่านั้น แต่ยังมีความสำคัญมากขึ้นอีกด้วย เนื่องจากองค์กรต่างๆ ค้นหาวิธีการใหม่ในการจัดเก็บและเรียกข้อมูลอย่างต่อเนื่อง การค้นพบโซลูชันที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการข้อมูล ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจนั้นถือเป็นหนึ่งในอุปสรรคที่สำคัญที่สุด ที่บริษัทต้องเผชิญ สิ่งนี้เป็นจริงเมื่อพยายามลดต้นทุน ปรับปรุงบริการ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และ ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ องค์กรจากทั่วโลกเริ่มตระหนัก ว่ากระบวนการที่ใช้กระดาษด้วยตนเองสำหรับการจัดการไฟล์และเอกสารที่สำคัญนั้นทั้งแพง และ ไม่เกิดผลอย่างเหลือเชื่อ
ข้อมูลต่อไปนี้จะครอบคลุมประเด็นสำคัญ บางประการที่ทุกองค์กรมีในการจัดการเอกสารและแนวทางปฏิบัติ ที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ประการแรกและสำคัญที่สุด หลายบริษัทมีปัญหาเมื่อต้องรักษาความสอดคล้อง กับวิธีการตั้งชื่อและจัดโครงสร้างโฟลเดอร์ โดยพื้นฐานแล้ว โฟลเดอร์มักถูกติดฉลากผิดและถูกลืมเมื่อผู้ใช้สร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ใหม่ ในสถานการณ์ที่เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารควรให้ความสามารถในการสร้างเทมเพลตที่ช่วยให้สามารถสร้างโฟลเดอร์ไฟล์ได้อย่างสม่ำเสมอ
นอกจากนี้ โครงสร้างโฟลเดอร์ไฟล์ควรสามารถนำมาใช้และแก้ไขได้ เพื่อให้คุณสามารถสร้างเทมเพลตโครงสร้างไฟล์ในลักษณะที่คุณเลือกได้ โดยพื้นฐานแล้ว เทมเพลตโครงสร้างไฟล์ควรถูกสร้างขึ้นสำหรับตู้เก็บไฟล์ของคุณแต่ละตู้ โครงสร้างควรมีความสามารถในการนำไปใช้กับทั้งระบบและสามารถเข้าถึงได้โดยทุกฝ่ายที่ต้องการ สิ่งสำคัญที่สุดคือเทมเพลตที่เข้าถึงได้ง่ายและใช้งานง่ายเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการเอกสาร ความสอดคล้องในการตั้งชื่อเอกสารมีความจำเป็นต่อความสำเร็จของการจัดการ
เกือบจะเป็นไปโดยไม่ได้บอกว่าบางบริษัทประสบปัญหาเกี่ยวกับการตั้งชื่อโฟลเดอร์ของตนอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากผู้ใช้มักจะตั้งชื่อไฟล์ในแบบที่พวกเขาต้องการ ซึ่งสามารถสร้าง logjam ได้เมื่อมีหลายคนกำลังค้นหาไฟล์ วิธีแก้ไขคือทำให้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณมีเทมเพลตสำหรับการตั้งชื่อไฟล์และเอกสาร
นี้เรียกว่าชื่อเอกสารที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เมื่อระบบการจัดการเอกสารของคุณทำงานร่วมกับตัวเอง โฟลเดอร์นั้นจะมีชื่อเอกสารที่กำหนดไว้ล่วงหน้าด้วย โดยพื้นฐานแล้ว ซอฟต์แวร์ควรให้ความสามารถในการรวมเทมเพลตสำหรับชื่อเอกสารที่คุณคาดว่าจะพบในแต่ละโฟลเดอร์
โปรดติดต่อเราวันนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการเอกสาร และวิธีที่โซลูชันดิจิทัลของเราสามารถช่วยองค์กรของคุณ NeoLedge เป็น บริษัท จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดตั้งขึ้นอย่างดี แต่เติบโตอย่างรวดเร็วซึ่งมีการเข้าถึงทั่วโลก ธุรกิจนี้ก่อตั้งขึ้นในฝรั่งเศสเมื่อ 25 ปีที่แล้วโดยทีมผู้ประกอบการที่เชื่ออย่างแท้จริงว่านวัตกรรมคือกระบวนการที่มีชีวิตและการหายใจ ซึ่งผลักดันให้เราค้นหาวิธีที่ดีกว่าในการช่วยให้องค์กรดำเนินการ
อาจารย์ใหญ่นั้นให้บริการเราเป็นอย่างดีตลอดหลายปีที่ผ่านมา เนื่องจากขณะนี้เราได้รับการยอมรับจากทั่วโลกว่าเป็นผู้นำที่ก้าวล้ำในอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์บนคลาวด์ เราภาคภูมิใจอย่างยิ่งที่เราได้แนะนำและคอยชี้แนะองค์กรหลายร้อยแห่งอย่างต่อเนื่องผ่านการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล บริษัทของเรายังสนับสนุนผู้ใช้หลายพันรายต่อวัน และเอกสารที่มีการจัดการหลายล้านรายการทั้งในภาครัฐและเอกชน
คุณรู้หรือไม่ว่ากระบวนการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เป็นสิ่งสำคัญที่จะเป็นประโยชน์ ต่อองค์กรของคุณอย่างมาก คำกล่าวนี้ถือเป็นความจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทั้งรัฐบาลท้องถิ่นและภาคการศึกษาระดับอุดมศึกษา ดังนั้น เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไรกันแน่? หมายถึงการออกแบบ การดำเนินการ และ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการที่ยึดตามกฎเวิร์กโฟลว์ที่งานของมนุษย์ ข้อมูล หรือไฟล์ถูกกำหนดเส้นทาง ระหว่างบุคคลหรือระบบตามกฎทางธุรกิจที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
นอกจากนี้ การทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกระบวนการและขั้นตอนที่พนักงานจัดการด้วยตนเองเป็นหลัก การปรับปรุงจำนวนมากสามารถทำได้ในด้านความสามารถในการตรวจสอบความถูกต้อง และ การได้ยิน นอกจากนี้ยังสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพ ความพึงพอใจในงาน และผลิตภาพโดยรวมได้อีกด้วย มาดูกันว่าระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ของคุณมีประโยชน์ต่อองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นอย่างไร ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ในรัฐบาลท้องถิ่นเริ่มต้นด้วยกระบวนการที่ชาญฉลาดซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างมาก ลดต้นทุน และให้บริการโดยรวมที่ดีขึ้นแก่ประชาชน ระบบ การจัดการเอกสาร
ตัวอย่างเช่น หน่วยงานราชการในท้องถิ่นสามารถลดปริมาณการโทรและหรือการเข้าชมแบบวอล์กอินได้อย่างมากด้วยการสร้างเวิร์กโฟลว์ทางดิจิทัลที่ช่วยให้ผู้มีสิทธิเลือกตั้งสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการทางออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย เช่น สูติบัตรหรือโฉนดที่ดินของตน นอกจากนี้ ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติยังช่วยให้ประชาชนส่งข้อมูล ร้องขอ หรือรายงานสิ่งต่างๆ เช่น สัญญาณไฟจราจรที่ทำงานไม่ถูกต้องได้ง่ายขึ้น การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ประเภทนี้มักจะกำจัดหรืออย่างน้อยก็ลดความยากที่มักจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการแบบแมนนวลเป็นอย่างน้อย
สิ่งสำคัญที่สุดคือการทำให้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติในรัฐบาลท้องถิ่นมีส่วนช่วยในการส่งมอบบริการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เนื่องจากประชาชนสามารถร่วมมือกับหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่นจากอุปกรณ์ใดก็ได้ ทุกที่ และทุกเวลา การทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติยังเป็นประโยชน์ต่อภาคการศึกษาระดับอุดมศึกษาอีกด้วย โดยพื้นฐานแล้ว วิทยาลัยและมหาวิทยาลัยควรใช้ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เพื่อลดต้นทุนโดยรวม เพื่อดำเนินการวิทยาลัยหรือมหาวิทยาลัยที่ประสบความสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล คุณต้องพึ่งพาระบบที่มีความสามารถทำงานบางอย่างได้เร็วและแม่นยำกว่าที่มนุษย์จะทำได้
วิทยาลัยและมหาวิทยาลัยในปัจจุบันอยู่ภายใต้ความเครียดอย่างมากมายมหาศาลในการเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และจัดหาการศึกษาที่มีคุณภาพให้กับนักศึกษา นี่คือจุดที่การทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติเป็นตัวเปลี่ยนเกม อันที่จริง 63% ของวิทยาลัยและมหาวิทยาลัยชั้นนำกำลังใช้ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อขับเคลื่อนกระบวนการ วิเคราะห์ข้อมูล และช่วยชี้นำกระบวนการตัดสินใจในท้ายที่สุด
โปรดติดต่อเราวันนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประโยชน์มากมายของการทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ และเพื่อดูว่าโซลูชันดิจิทัลของเราสามารถช่วยเหลือองค์กรของคุณได้อย่างไร NeoLedge เป็น บริษัท จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดตั้งขึ้นอย่างดี แต่เติบโตอย่างรวดเร็วซึ่งมีการเข้าถึงทั่วโลก ธุรกิจนี้ก่อตั้งขึ้นในฝรั่งเศสเมื่อ 25 ปีที่แล้วโดยทีมผู้ประกอบการที่เชื่ออย่างแท้จริงว่านวัตกรรมคือกระบวนการที่มีชีวิตและการหายใจ ซึ่งผลักดันให้เราค้นหาวิธีที่ดีกว่าในการช่วยให้องค์กรดำเนินการ
อาจารย์ใหญ่นั้นให้บริการเราเป็นอย่างดีตลอดหลายปีที่ผ่านมา เนื่องจากตอนนี้เราได้รับการยอมรับจากทั่วโลกว่าเป็นผู้นำที่ก้าวล้ำในอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ เราภาคภูมิใจอย่างยิ่งที่เราได้แนะนำและคอยชี้แนะองค์กรหลายร้อยแห่งอย่างต่อเนื่องผ่านการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล บริษัทของเรายังสนับสนุนผู้ใช้หลายพันรายต่อวัน และเอกสารที่มีการจัดการหลายล้านรายการทั้งในภาครัฐและเอกชน
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
