ระบบอัตโนมัติสำนักงานที่ดี ผู้ใหญ่ชาวอเมริกันหลายแสนคนทำงานจากสำนักงานในบางตำแหน่ง และในขณะที่เทคโนโลยีก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง มีหลายวิธีที่จะทำให้งานการจัดการสำนักงานที่น่าเบื่อหน่ายเป็นไปโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การควบคุมการเข้าถึงอาคารไปจนถึงการประมวลผลข้อมูล ในทางกลับกัน ระบบสำนักงานอัตโนมัติเหล่านี้จะปรับแต่งอาคารโดยตอบสนองความต้องการของผู้เช่าของคุณ
ดังนั้น โปรดอ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบสำนักงานอัตโนมัติ ประโยชน์ของมัน และวิธีเปิดใช้งานในทรัพย์สินเชิงพาณิชย์ของคุณ นอกจากนี้ เราขอแนะนำห้าผลิตภัณฑ์และโซลูชันซอฟต์แวร์ที่สำนักงานทุกแห่งควรมีในปี 2565
ในโพสต์นี้ เราจะหารือเกี่ยวกับ:
สำนักงานอัตโนมัติคืออะไร?
สำนักงานอัตโนมัติหมายถึงเทคโนโลยีหรือซอฟต์แวร์ประเภทใดก็ตามที่ทำให้กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานหรือที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและใช้เวลาน้อยลง ครอบคลุมผลิตภัณฑ์และบริการที่หลากหลาย ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลและการควบคุมการเข้าถึงไปจนถึงการประมวลผลเงินเดือน การบำรุงรักษาอาคารสำนักงาน และอื่นๆ อีกมากมาย
กล่าวโดยย่อ ระบบสำนักงานอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาและพลังงานของบริษัทในการดำเนินงานธุรการ ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญกว่าได้ นอกจากนี้ยังสามารถย้อนไปถึงการปฏิวัติอุตสาหกรรมในศตวรรษที่ 19 ในช่วงเวลานั้น การประดิษฐ์เครื่องจักรในการผลิตได้เร่งการผลิตสิ่งของจำเป็นและลดความต้องการแรงงานมนุษย์
กรอไปข้างหน้าสู่ศตวรรษที่ 21 ด้วยการแนะนำ Internet of Things และคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่มีอยู่มากมาย ระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงมีความหมายอื่น และความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับ สำนักงาน ที่ยืดหยุ่นและการทำงานจากระยะไกลได้เพิ่มมูลค่าและความต้องการเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติ
ทุกวันนี้ ผลิตภัณฑ์และซอฟต์แวร์ที่ทำให้สำนักงานเป็นอัตโนมัติช่วยให้พนักงานได้รับทั้งความยืดหยุ่นและความน่าเชื่อถือในการทำงานประจำวันให้เสร็จสิ้น โดยไม่คำนึงว่าพวกเขาจะทำงานจากที่บ้านหรือที่ทำงาน
ประเภทของระบบสำนักงานอัตโนมัติที่พบมากที่สุด
ในโลกดิจิทัลปัจจุบัน การทำงานด้านใดเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างไร้ขีดจำกัด และเมื่อพิจารณาถึงความเร็วที่เทคโนโลยีพัฒนาขึ้นอนาคตของการทำงานอัตโนมัติจะไร้ขีดจำกัดอย่างแท้จริง
ระบบสำนักงานอัตโนมัติบางระบบที่คุณอาจคุ้นเคยได้แก่:
- ระบบจัดการเนื้อหา (CMS) เช่น WordPress หากธุรกิจของคุณมีเว็บไซต์หรือบล็อก คุณอาจใช้ CMS เพื่อเขียน กำหนดเวลา หรือแก้ไขเนื้อหาดิจิทัล โซลูชัน CMS ใช้ระบบคลาวด์ ซึ่งหมายความว่าสมาชิกในทีมที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่
- ระบบควบคุมการเข้าออกเชิงพาณิชย์จะจัดการว่าใครมีสิทธิ์เข้าใช้อาคารสำนักงานและกำหนดเวลาที่เจาะจงให้พวกเขาสามารถเข้าไปได้ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ระบบการเข้าถึงเชิงพาณิชย์สามารถจำกัดการเข้าถึงบางส่วนของอาคาร เพื่อให้ไม่มีใครสามารถเข้าสู่พื้นที่หวงห้ามได้
- เครื่องมือสื่อสารและการทำงานร่วมกันทางอิเล็กทรอนิกส์อำนวยความสะดวกในการสื่อสารอย่างต่อเนื่องทั่วทั้งบริษัท และทำให้การทำงานเป็นทีมง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มแชทอย่าง Slack และ Microsoft Teams ให้เวลาตอบกลับเร็วกว่าอีเมลหรือโทรศัพท์ นอกจากนี้ โปรแกรมประมวลผลคำ เช่น Google Docs และ Office 365 ช่วยให้ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
- เครื่องมือ การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ( BPM ) ค้นพบ จัดการ เพิ่มประสิทธิภาพ และปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ โซลูชัน BPM ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับระบบอัตโนมัติใน back-office เช่น การป้อนข้อมูลและขั้นตอนการขึ้นและลงของพนักงาน แบ็คออฟฟิศหมายถึงลักษณะของงานที่ไม่ได้ติดต่อกับลูกค้า แต่ยังคงมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ
ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
โดยรวมแล้ว การนำกระบวนการสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในที่ทำงานนั้นมีประโยชน์มากมายนับไม่ถ้วน นอกจากประโยชน์ที่ชัดเจนในการประหยัดเวลาและเงินแล้ว ยังปรับปรุงขั้นตอนการทำงานและประสิทธิภาพอีกด้วย
ประโยชน์ 4 ประการของสำนักงานอัตโนมัติมีดังนี้
1. ปรับปรุงการจัดเก็บข้อมูล
ยุคสมัยที่เอกสารสำคัญถูกเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารหายไปนาน การยื่นเอกสารด้วยตนเองไม่เพียงแต่ใช้แรงงานและเวลามากเท่านั้น แต่ยังเสี่ยงต่อความผิดพลาดของมนุษย์และการโจรกรรมอีกด้วย เช่นเดียวกับการป้อนข้อมูล
แต่การจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลทั้งหมดบนอุปกรณ์บนคลาวด์ที่เข้ารหัสจะทำให้ ขั้นตอนการป้อน ข้อมูล เป็นไปโดยอัตโนมัติ และปกป้องข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อนทั้งหมด นอกจากนี้ พนักงานที่ได้รับอนุญาตยังสามารถเข้าถึงข้อมูลเพื่อทำงานของตนได้ทุกที่ด้วยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ปลอดภัย
2. ลดต้นทุนการดำเนินงาน
โดยปกติแล้ว การติดตั้งระบบสำนักงานอัตโนมัติจะต้องชำระเงินเพียงครั้งเดียว และบางครั้งต้องสมัครสมาชิกรายเดือนหรือรายปี ซึ่งถือว่าถูกกว่าการจ่ายเงินให้พนักงานเพื่อจัดการกับงานที่น่าเบื่อซึ่งไม่มีใครอยากจัดการ ดังนั้น พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์และงานระดับสูงแทน ซึ่งเป็นการเพิ่ม ROI ของบริษัท ระบบอัตโนมัติสำนักงานที่ดี
3. เพิ่มการรักษาพนักงาน
พนักงานยุคใหม่ต้องการทำงานให้ฉลาดขึ้นไม่ใช่ยากขึ้น
เมื่อพิจารณาถึงจำนวนงานปกขาวในปัจจุบันที่ต้องใช้วุฒิการศึกษาสูง พนักงานมักมองหาความรู้และความคิดสร้างสรรค์มากกว่าการใช้แรงงานคน และถ้านายจ้างลงทุนในเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติเพื่อจัดการกับงานที่ซ้ำซากจำเจ พนักงานจะรู้สึกว่าเวลาและทักษะของพวกเขามีค่า ในทางกลับกัน พวกเขาจะเลือกที่จะทำงานที่บริษัทต่อไปเป็นเวลานานและให้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม
4. เพิ่มความปลอดภัยของพนักงานและอาคาร
เมื่อพูดถึงเรื่องความปลอดภัย ระบบรักษาความปลอดภัยแบบอิเล็กทรอนิกส์จะให้การป้องกันและการตรวจจับที่มีประสิทธิภาพมากกว่ามนุษย์ อุปกรณ์ต่างๆ เช่น ระบบควบคุมการเข้าออกด้วยวิดีโอและกล้องรักษาความปลอดภัยทำงานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันเพื่อให้พนักงานและทรัพย์สินปลอดภัยอย่างต่อเนื่อง
อุปกรณ์สมัยใหม่เหล่านี้ทำงานที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ระบบกล้องสามารถแจ้งเตือนผู้ดูแลอาคารโดยอัตโนมัติเกี่ยวกับกิจกรรมที่ผิดปกติหรือแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่เมื่อมีผู้บุกรุก และระบบควบคุมการเข้าออกด้วยวิดีโอช่วยให้ผู้เช่านำทางในอาคารได้อย่างราบรื่นและมอบข้อมูลรับรองการเข้าถึงดิจิทัลแก่ผู้เข้าชมที่ได้รับอนุญาตเพื่อให้เข้าได้ง่าย นอกจากนี้ พวกเขายังสามารถถ่ายภาพกิจกรรมการเข้าชมทุกรายการเพื่อให้เจ้าหน้าที่ของที่พักตรวจสอบได้
ดูวิธีการทำงานของ ButterflyMX:https://player.vimeo.com/video/530904816?h=4ad22fff78&dnt=1&app_id=122963
5 ผลิตภัณฑ์และซอฟต์แวร์สำนักงานอัตโนมัติที่ดีที่สุด
การติดตั้งอุปกรณ์เพื่อทำให้อาคารสำนักงานของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติอาจรู้สึกลำบากในตอนแรก อย่างไรก็ตาม กุญแจสำคัญคือการเริ่มต้นด้วยสิ่งที่จำเป็น แล้วค่อยหาทางลง
ต่อไปนี้คือผลิตภัณฑ์และซอฟต์แวร์สำนักงานอัตโนมัติที่ดีที่สุด 5 รายการที่ควรลงทุนสำหรับอาคารของคุณ:
1. IP วิดีโออินเตอร์คอมที่ทางเข้า
ผู้เช่าและพนักงานของพวกเขาจะได้รับประโยชน์จากการเข้าถึงอาคารผ่านอินเตอร์คอม IP สำหรับธุรกิจ ด้วยระบบรายการ IP ผู้เช่าสามารถใช้สมาร์ทโฟนเพื่อเปิดประตูให้ตนเองและแขกโดยไม่ต้องใช้พนักงานรักษาความปลอดภัยหรือพนักงานต้อนรับ คอมโพเนนต์วิดีโอช่วยให้ผู้เช่าสามารถยืนยันตัวตนของผู้เยี่ยมชมด้วยภาพก่อนที่จะให้สิทธิ์ในการเข้าถึง
ในฐานะผู้จัดการทรัพย์สิน คุณสามารถจัดการสิทธิ์การเข้าถึงและกิจกรรมบนคอมพิวเตอร์ได้จากระยะไกล นอกจากนี้ IP อินเตอร์คอมยังผสานรวมกับซอฟต์แวร์การจัดการทรัพย์สิน คุณจึงสามารถตรวจสอบและควบคุมทุกด้านของอาคารได้จากที่เดียว ซึ่งหมายความว่าคุณจะสามารถเข้าถึงบันทึกการเข้าออกประตู รายการเช่า คำขอบำรุงรักษา และข้อมูลการดำเนินงานอาคารอื่นๆ บนแดชบอร์ดเดียว
เคล็ดลับจากมือโปร:เลือกระบบควบคุมการเข้าออกแบบไร้สัมผัสเพื่อความสะดวกสูงสุด แนวทางปฏิบัติที่ใส่ใจสุขภาพ และการเข้าประตูที่รวดเร็วขึ้น
2. ตัวติดตามซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
เครื่องมือการจัดการโครงการบนคลาวด์ช่วยให้พนักงานสามารถจัดระเบียบและติดตามความคืบหน้าในการมอบหมายงานและโครงการ สิ่งนี้ช่วยให้สมาชิกในทีมมีความรับผิดชอบต่องาน กำหนดเส้นตาย และทำงานร่วมกันในการทำงานกลุ่ม
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้สามารถโฟกัสและผลิตภาพได้มากขึ้นในแผนกต่างๆ ภายในบริษัท โปรแกรมดังกล่าวสามารถใช้ในระดับการจัดการทรัพย์สินเพื่อติดตามการซ่อมแซมบำรุงรักษาอาคาร กะการทำความสะอาดและการกำจัดขยะ และกระบวนการเตรียมความพร้อมของผู้เช่า
3. แผงปุ่มกดสำหรับเข้าห้องหวงห้าม
อาจมีพื้นที่หรือห้องเฉพาะในอาคารสำนักงานของคุณที่ไม่ได้มีไว้สำหรับการใช้งานทั่วไป เช่น ตู้เก็บของ ที่เก็บไฟล์ลับ และชุดสำนักงานที่มีความปลอดภัยสูง ตามเนื้อผ้า คีย์ทางกายภาพเป็นวิธีเดียวที่คุณสามารถเข้าถึงช่องว่างเหล่านี้ได้ แต่กุญแจอาจสูญหายได้ง่ายหรือตกอยู่ในมือคนผิด และต้องมีพ่อค้าคนกลางคอยปกป้องกุญแจเหล่านั้น
อย่างไรก็ตาม ด้วยการติดตั้งอุปกรณ์ปุ่มกดที่ทางเข้าของห้องที่จำกัดการเข้าถึง คุณจะเพิ่มความปลอดภัยในขณะที่ควบคุมและตรวจสอบว่าใครสามารถเข้ามาในพื้นที่เหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
