ระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร?

เอกสารทางธุรกิจคือไฟล์ที่บริษัทเก็บไว้สำหรับการทำธุรกรรมทั้งภายในและภายนอก และสามารถเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือทางกายภาพได้ เอกสารทางธุรกิจสามารถใช้ด้วยเหตุผลหลายประการ เช่น ปฏิบัติตามข้อกำหนด ให้การกำกับดูแล ปกป้องความสมบูรณ์ขององค์กรของคุณ และอื่นๆ อีกมากมาย เอกสารทางธุรกิจทั่วไป ได้แก่ ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบแจ้งหนี้ ข้อตกลงการรักษาความลับ ข้อตกลงและบันทึกการจ้างงาน ข้อตกลงของผู้ขาย นโยบายทางธุรกิจ บันทึกทางการเงิน ใบสั่งซื้อ และอื่นๆ

เอกสารที่เหมาะสมทำให้ง่ายต่อการแนะนำและจัดการบุคคลที่คุณทำงานด้วยเป็นประจำ การตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบจัดการไฟล์ที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้มั่นใจว่าคุณมีเอกสารพร้อมใช้เมื่อคุณต้องการ

การจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ (EFS) เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ช่วยให้คุณสามารถจับภาพ จัดเก็บ และจัดการไฟล์ทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์ได้ EFS ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อแทนที่ตู้เก็บเอกสารจริง นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติต่างๆ เช่น การค้นหา การเข้าถึงเอกสารบนมือถือ การกระจายเอกสาร และการแก้ไขเอกสาร

ต่อไปนี้คือเครื่องมือบางอย่างที่มีอยู่ในระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์:

• การสแกนและแปลงไฟล์กระดาษเป็นดิจิทัล
• การจัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์
• การแก้ไขเอกสารและการควบคุมเวอร์ชัน
• ความปลอดภัยของเอกสารและเส้นทางการตรวจสอบ
• การค้นหาข้อความแบบเต็มและการจัดการข้อมูลเมตา
• การติดตามวงจรชีวิตของเอกสารและบันทึก
• การแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยทั้งในและนอกบริษัท
• งานเอกสารการทำงานร่วมกันและเวิร์กโฟลว์

การลงทุนในระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และการแปลงไฟล์กระดาษของคุณเป็นดิจิทัล ไม่เพียงแต่ให้ผลตอบแทนจากการลงทุนที่ดีเท่านั้น แต่ยังจะวางรากฐานสำหรับองค์กรของคุณให้เจริญรุ่งเรืองด้วยกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติและปรับปรุงประสิทธิภาพ ด้านล่างนี้คือประโยชน์หลักบางประการของการย้ายไปยังการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

การจัดเก็บเอกสารที่รวดเร็วและง่ายดาย

ระบบที่ใช้กระดาษต้องใช้พื้นที่จัดเก็บจำนวนมากซึ่งมีราคาแพงมากในระยะยาว ค่าใช้จ่ายดังกล่าวสามารถลดลงได้อย่างมากด้วยการใช้ระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ระบบการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้พนักงานบันทึกข้อมูลได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วในที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง การ ทำงานแบบไร้กระดาษโดยใช้การสแกนเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัลไม่เพียงช่วยประหยัดพื้นที่ แต่ยังช่วยประหยัดเวลาในการส่งแฟกซ์ คัดลอก และค้นหาไฟล์

การกำหนดเวอร์ชันเอกสารที่ดีขึ้น

องค์กรใด ๆ จะมีคนจำนวนมากแบ่งปันและทำงานเอกสารทุกวัน ในธุรกิจ การกำหนดเวอร์ชันเฉพาะกิจทำให้เกิดความไม่แน่นอนและความวุ่นวาย ระบบการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) มีการควบคุมเวอร์ชันเอกสาร ในตัว ที่ทำให้การกำหนดเวอร์ชันเอกสารง่ายขึ้นและเป็นระบบ คุณสามารถเรียกค้นและแก้ไขข้อมูลในเอกสารเวอร์ชันล่าสุดหรือเก่าเพื่อการวิจัย การตัดสินใจ และการตรวจสอบที่ดียิ่งขึ้นได้อย่างง่ายดาย การควบคุมเวอร์ชันจะแทนที่การพึ่งพาแต่ละรายการสำหรับการรักษาเวอร์ชันเก่าและการบันทึกเวอร์ชันใหม่ด้วยวิธีอัตโนมัติในการจัดเก็บเวอร์ชันเอกสาร

ปรับปรุงการทำงานร่วมกันของเอกสาร

คุณไม่สามารถติดตามการสื่อสารและการโต้ตอบได้อย่างถูกต้องเมื่อทำงานร่วมกันผ่านอีเมลและบันทึกที่เขียนด้วยลายมือ นอกจากนี้ยังเป็นการยากที่จะติดตามการพัฒนาโครงการหรือแผนในระหว่างกระบวนการทบทวน วิธีนี้ทำให้เสียเวลาและความพยายามไปเปล่าๆ เนื่องจากเป็นการยากที่จะติดตามความก้าวหน้าล่าสุด และนำการปรับเปลี่ยนและแนวคิดไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์มี เครื่องมือในการ ทำงานร่วมกันของเอกสาร อัจฉริยะ มากมายให้คุณตรวจสอบ เช่น บันทึกเวอร์ชัน บันทึกย่อของเอกสาร บันทึกงาน การรวมอีเมล เวิร์กโฟลว์เอกสาร เส้นทางการตรวจสอบแบบเต็ม และอื่นๆ อีกมากมาย ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสาร บันทึกย่อ และเวอร์ชันใหม่ล่าสุดทั้งหมดพร้อมใช้งานสำหรับทุกคนในสำนักงานของคุณพร้อมๆ กัน และทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน บันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือ อีเมล และไวท์บอร์ดจะถูกแทนที่ด้วยบันทึกย่อของเอกสารและงาน เนื่องจากเป็นวิธีที่ชาญฉลาดกว่าในการร่วมมือและสื่อสาร ทำให้การตัดสินใจนำไปปฏิบัติและติดตามผลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การรักษาการปฏิบัติตามมาตรฐานท้องถิ่นและมาตรฐานของรัฐบาลกลางสำหรับการรักษาความปลอดภัยข้อมูลและการรายงานมีความสำคัญมากขึ้นเนื่องจากความรับผิดทางกฎหมายและการเงินที่อาจเกิดขึ้นได้รุนแรง ทุกธุรกิจมีชุดข้อบังคับของตัวเอง และการปฏิบัติตามกฎระเบียบนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป ในทุกแผนก ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย การตลาด ไอที หรือฝ่ายปฏิบัติการ การปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานทุกคน ก่อนที่บริษัทของคุณจะคิดที่จะสร้างความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อมูลทั่วทั้งบริษัท และการผสานรวมเทคโนโลยีที่ทันสมัย ​​คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งอำนวยความสะดวกในการเพิ่มเทคโนโลยี นโยบาย และขั้นตอนที่ทันสมัย ระบบการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้องค์กรลดความเสี่ยงและรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบ. มาดูกันว่า Docsvault สามารถช่วยปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างไร สามารถปฏิบัติตาม HIPAA, ISO 9001, SEC, GDPR, FDA และระเบียบข้อบังคับของรัฐบาลกลางหรือรัฐอื่น ๆ ได้ง่ายขึ้นมาก ระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น

เวลาคือเงิน และการประหยัดเวลาเป็นประโยชน์ที่ชัดเจนของการใช้ซอฟต์แวร์ Electronic File Management ซึ่งมีเครื่องมืออัตโนมัติเพื่อจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เวลาที่คุณบันทึกไว้สำหรับพนักงานคือเวลาที่พวกเขาสามารถใช้ในการปรับปรุงธุรกิจของคุณ ซึ่งส่งผลให้ผลิตภาพสูงขึ้น ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสามารถปรับขนาดได้เพื่อให้ตรงกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของธุรกิจใดๆ

สิ่งสำคัญคือต้องจัดระเบียบเอกสารและเข้าถึงได้ ไม่ว่าคุณจะจัดการกับเอกสารที่เป็นกระดาษ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือทั้งสองอย่าง วิธีนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการค้นหาสิ่งของต่างๆ ได้ และคุณจะมีข้อมูลที่ถูกต้องเสมอเมื่อค้นหา

สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9