กลับไปสู่พื้นฐาน : ระบบจัดการเอกสารคืออะไร ?

ระบบการจัดการเอกสารเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ทำให้กระบวนการจับภาพ แปลงเป็นดิจิทัล จัดระเบียบ จัดเก็บ รักษาความปลอดภัย ติดแท็ก แชร์ อนุมัติ และทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารธุรกิจของคุณให้เสร็จสิ้นโดยอัตโนมัติ เมื่อพิจารณาจากข้อเท็จจริงที่ว่าระบบการจัดการเอกสารส่วนใหญ่เป็นระบบจัดเก็บข้อมูลอย่างไรก็ตาม DMS เป็นมากกว่านั้น ด้วยโซลูชันการจัดการเอกสาร ที่ครอบคลุม เช่น Docsvault การจัดการและจัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่เป็นกระดาษปริมาณมากจะง่ายขึ้นโดยการใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น การเก็บข้อมูลเมตา การทำงานร่วมกันที่เพิ่มขึ้น และการค้นหาและการจัดการข้อมูล

เอกสารมีส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่น ทุกๆ วัน คุณสร้าง จัดการ และแบ่งปันเอกสารทางธุรกิจ เช่น ข้อเสนอ ข้อตกลง สัญญา นโยบายทรัพยากรบุคคล คู่มือฝึกอบรม ใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ

เอกสารเหล่านี้อาจมีในรูปแบบกระดาษหรือดิจิทัล กระจัดกระจายไปทั่ว จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณไม่พบไฟล์ในระหว่างการประชุมหรือจำไม่ได้ว่าคุณเก็บไว้ที่ไหนเมื่อผู้จัดการของคุณต้องการ

การจัดการความยุ่งเหยิงทางดิจิทัลนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย ซึ่งมักจะไม่มีโครงสร้างและทำให้เอกสารพร้อมใช้งานสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณทันทีเมื่อจำเป็น

ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้งานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารง่ายขึ้น เร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบการจัดการเอกสารให้  พื้นที่ว่าง

หากบริษัทของคุณยังคงใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ การเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการเอกสารขององค์กรอาจช่วยลดการใช้กระดาษและประหยัดเงินในการพิมพ์ การจัดเก็บ การบำรุงรักษา และการยื่นเอกสาร และอื่นๆ จากการศึกษาหนึ่งพบว่าการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพใช้พื้นที่ประมาณ15%ของพื้นที่สำนักงานโดยรวม ในสหรัฐอเมริกา พื้นที่สำนักงานเฉลี่ย 285 ดอลลาร์ต่อตารางฟุต นั่นเป็นเงินจำนวนมากที่จะใช้ในการจัดเก็บเอกสารในราคานั้น

ในยุคปัจจุบันข้อมูลและข้อมูลส่วนใหญ่มีอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ การเปลี่ยนไปใช้สำนักงานไร้กระดาษโดยใช้ระบบการจัดการเอกสารจะช่วยขจัดปัญหาเรื่องพื้นที่และช่วยประหยัดเงินให้กับบริษัทได้จริง การสแกนเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัลหรือที่เรียกว่าการสร้างภาพเอกสารเป็นก้าวแรกสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล คุณจะไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารในห้องเก็บของหรือจ่ายค่าพื้นที่เปล่าที่ใช้กระดาษอีกต่อไป

ระบบการจัดการเอกสารช่วยประหยัดเวลา

จากผลสำรวจของ Wakefield Research and Elastic พบว่าพนักงานออฟฟิศมากกว่า 50% ใช้เวลาในการค้นหาไฟล์มากกว่าที่ทำงาน รายงานตั้งข้อสังเกตว่า “การสูญเสียเวลาส่งผลเสียต่อบริษัทและวัฒนธรรม เนื่องจากคนงานเสียพลังงานซึ่งน่าจะใช้ไปกับการวางแผน กลยุทธ์ และการเติบโตของบริษัทโดยรวมได้ดีกว่า”

เวลามีความสำคัญพอ ๆ กับเงินเมื่อพูดถึงงานของคุณ โซลูชันระบบการจัดการเอกสารสามารถประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย เนื่องจากทีมของคุณสามารถค้นหาด้วยคำ วลี หรือข้อความเต็ม และค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากเอกสารทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ในระบบการจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายในขณะที่ลดต้นทุนและประหยัดเวลา

ระบบการจัดการเอกสารมีความยืดหยุ่น

ปัญหาทั่วไปสำหรับธุรกิจคือวิธีที่พนักงานสามารถเข้าถึงไฟล์ได้เมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน โมเดลการทำงานระยะไกลนี้พบได้ทั่วไปในอุตสาหกรรมการเงิน การประกันภัย บริการระดับมืออาชีพ และไอที อย่างไรก็ตาม ครั้งล่าสุดได้แสดงให้เห็นว่าอุตสาหกรรมทุกประเภทกำลังนำการทำงานระยะไกลมาใช้ในรูปแบบบางอย่างหรือรูปแบบอื่น

ระบบการจัดการเอกสารให้อิสระและความยืดหยุ่นแก่พนักงาน ทำให้พวกเขาทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา ตัวอย่างเช่นโซลูชันการจัดการเอกสารบนเว็บและแอพมือถือ ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสาร ทำงานร่วมกับทีม ติดตาม และแบ่งปันเอกสารและข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้อย่างปลอดภัยจากที่ใดก็ได้ด้วยการเข้าถึงการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ระบบการจัดการเอกสารออนไลน์ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์ได้อย่างปลอดภัยและเพิ่มความเร็วในการเซ็นเอกสาร แม้ว่าการช่วยสำหรับการเข้าถึงและการรักษาความปลอดภัยก่อนหน้านี้จะถือว่าเป็นประโยชน์ที่เข้ากันไม่ได้อย่างสมบูรณ์ของซอฟต์แวร์โซลูชัน แต่ระบบการจัดการเอกสารได้รวมเอาข้อดีทั้งสองไว้ในโซลูชันการทำงานเดียว ระบบจัดการเอกสารคืออะไร

อ่านห้าเหตุผลที่คุณต้องการการจัดการเอกสารออนไลน์

ระบบการจัดการเอกสารให้ความอุ่นใจ

ภัยคุกคามด้านความปลอดภัยในบริษัทมาจากทุกทิศทางตั้งแต่มัลแวร์และการละเมิดข้อมูล ไปจนถึงการโจรกรรม ไฟไหม้ หรือน้ำท่วม ทำให้จำเป็นต้องรวมการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลไว้ในกลยุทธ์ความต่อเนื่องทางธุรกิจ

โซลูชันซอฟต์แวร์ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณมีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการรักษาข้อมูลให้ปลอดภัย ในขณะเดียวกันก็ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับของอุตสาหกรรม คุณลักษณะด้านความปลอดภัยของระบบการจัดการเอกสารรวมถึงการควบคุมการเข้าถึงและวิธีการรับรองความถูกต้องอย่างละเอียด การสำรองข้อมูลอัตโนมัติตามกำหนดเวลา และความสามารถในการเข้ารหัสข้อมูลที่หยุดนิ่งหรืออยู่ระหว่างการส่งผ่านผ่าน SSL นอกจากนี้ความปลอดภัยของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสามารถช่วยลดความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูลภายใน นอกจากนี้ยังสร้างการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อแชร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเก็บ หลักฐานการ ตรวจสอบ ที่ครอบคลุม ของการทำงานร่วมกันตามเอกสารทั้งหมด

การเลือกผู้จำหน่ายระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ดีที่สุดจำเป็นต้องทำการตัดสินใจโดยอิงจากการประเมินประโยชน์หลักสามประการอย่างครอบคลุม ได้แก่ ความปลอดภัย ราคา และความสามารถในการใช้งาน

Docsvault นำเสนอระบบการจัดการเอกสารที่ใช้งานง่ายเพื่อช่วยคุณสร้างสำนักงานแบบไร้กระดาษ การเปลี่ยนมาใช้ระบบการจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และทำให้ธุรกิจของคุณประหยัดและยั่งยืนมากขึ้น

ต้องอ่าน: วิธีการเลือกโซลูชันการจัดการเอกสารที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ