ระบบจัดการเนื้อหาคืออะไร?ระบบจัดการเนื้อหา (CMS) เป็นแอปพลิเคชันที่ช่วยให้คุณสร้างและจัดการเว็บไซต์ผ่านอินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรต่อมนุษย์ แทนที่จะต้องทำงานกับโค้ดโดยตรงในส่วนที่เหลือของโพสต์นี้ เราจะเจาะลึกคำถามของ “ระบบจัดการเนื้อหาคืออะไร” พร้อมคำจำกัดความของ CMS ที่ละเอียดยิ่งขึ้น และแบ่งปันตัวอย่างบางส่วนของระบบจัดการเนื้อหาที่ได้รับความนิยมสูงสุด
เอกสารความช่วยเหลือที่ครอบคลุมมักจะสร้างความแตกต่างระหว่างผลิตภัณฑ์ที่ดีและผลิตภัณฑ์ที่ยอดเยี่ยม อย่างไรก็ตาม การสร้างระบบนิเวศที่น่าสนใจสำหรับความช่วยเหลือสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์นั้นใช้เวลานานและเกิดความสับสน ยิ่งคุณทำงานกับผลิตภัณฑ์และข้อมูลจำเพาะเฉพาะมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งต้องจัดระเบียบและอัปเดตให้ทันสมัยอยู่เสมอ
สำหรับนักเขียนเชิงเทคนิค การติดตามการอัปเดต การแก้ไข และเนื้อหาที่นำกลับมาใช้ใหม่ถือเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวจากการผลิตเนื้อหาที่มีคุณภาพ ในอดีต ไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องให้ใครสักคนช่วยจัดระเบียบสิ่งของด้วยตนเอง วันนี้เรามีเครื่องมือมากมายสำหรับสร้างรูปแบบความช่วยเหลือที่หลากหลายและจัดระเบียบ
ระบบการจัดการเนื้อหาคอมโพเนนต์ (CCMS) และเครื่องมือช่วยเขียน (HAT) เป็นเครื่องมือทั่วไปของการแลกเปลี่ยน แต่คุณจำเป็นต้องมี CCMS หรือ HAT หรือไม่
ระบบวิธีใช้หรือเครื่องมือช่วยเขียนคืออะไร
เครื่องมือช่วยเขียนรวมโปรแกรมประมวลผลคำเข้ากับชุดเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการเผยแพร่เนื้อหา HAT ช่วยผู้เขียนสร้างระบบช่วยเหลือและเผยแพร่เพื่อใช้งานบนเว็บไซต์หรือจัดส่งพร้อมกับผลิตภัณฑ์
การเขียนเอกสารช่วยเหลือมักเป็นขั้นตอนที่ตรงไปตรงมาที่สุดสำหรับผู้เขียนด้านเทคนิค ส่วนที่ยากคือเมื่อถึงเวลาจัดรูปแบบเนื้อหาเพื่อจัดส่งในรูปแบบต่างๆ ตัวอย่างเช่น การจัดรูปแบบเนื้อหาสำหรับหน้าเว็บแบบสแตติกนั้นง่ายพอ แต่รูปแบบเดียวจะไม่เข้าถึงลูกค้าทั้งหมดสำหรับผลิตภัณฑ์หนึ่งๆ การปรับเนื้อหาความช่วยเหลือสำหรับรูปแบบออนไลน์และมือถือแบบไดนามิกอาจทำให้คุณปวดหัวได้อย่างรวดเร็ว
คุณลักษณะทั่วไปของ HAT ได้แก่ ตัวแก้ไขสำหรับคำหลัก หัวข้อ และสารบัญ ไลบรารีสื่อช่วยติดตามรูปภาพ วิดีโอ และสื่ออื่นๆ ทั้งหมดที่ทำให้เนื้อหาช่วยเหลือโดดเด่น แนวคิดคือการรวบรวมเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการแยกจากกัน
ผู้เขียนบางคนไม่เห็นด้วยกับแนวคิดของการใช้ HAT เพราะพวกเขาเชื่อว่า HAT ทั้งหมดสร้างเนื้อหาที่มีลักษณะเหมือนกัน อาจเป็นกรณีนี้เมื่อ 10 ปีที่แล้วหรือมากกว่านั้น แต่ HAT ในปัจจุบันทำให้ผู้เขียนสามารถควบคุมลักษณะสุดท้ายของเนื้อหาได้อย่างมีนัยสำคัญ
HAT ที่ดีที่สุดช่วยให้คุณเข้าถึงซอร์สโค้ดสำหรับทุกเทมเพลต ดังนั้นด้วยความรู้ที่เหมาะสม ทุกคนในทีมเนื้อหาจึงสามารถควบคุมการออกแบบเนื้อหาได้อย่างเต็มที่ การเข้าถึงซอร์สโค้ดช่วยให้คุณปรับแต่งรูปลักษณ์ของแต่ละรูปแบบเพื่อให้เหมาะกับสื่อนำส่งมากที่สุด หากคุณกำลังเปลี่ยนเนื้อหาสำหรับเว็บบนอุปกรณ์เคลื่อนที่และพบว่าเทมเพลตที่กำหนดมีรูปภาพมากเกินไปหรือแบบอักษรเล็กเกินไป คุณสามารถแก้ไขได้ที่แหล่งที่มา
CCMS คืออะไร?
ระบบการจัดการเนื้อหาคอมโพเนนต์สร้างฟังก์ชันที่มีอยู่ใน HAT และเพิ่มคุณลักษณะหลายอย่างที่ทำให้ HAT ดูเหมือนล้าสมัย เช่นเดียวกับ HAT CCMS ทำหน้าที่เป็นพื้นที่เก็บข้อมูลและระบบการจัดการสำหรับเนื้อหาของคุณ ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่าง CCMS และ HAT คือระดับที่คุณควบคุมเนื้อหานั้น
แทนที่จะเป็นระบบไฟล์ในเครื่อง CCMS อาศัยฐานข้อมูลสำหรับองค์กร การจัดเก็บ และการดึงข้อมูล ในฐานข้อมูล คุณสามารถจัดการเนื้อหาในระดับละเอียดได้ เนื่องจากข้อมูลถูกแยกย่อยนอกเหนือจากหัวข้อไปจนถึงส่วนประกอบที่เล็กกว่า แทนที่จะคัดลอกเนื้อหาลงในไฟล์ใหม่ ฐานข้อมูลช่วยให้คุณสามารถดึงข้อมูลที่ระดับหัวข้อย่อยและใช้เพื่อสร้างเอกสารความช่วยเหลือของคุณ
นอกเหนือจากการควบคุมเนื้อหาของคุณโดยละเอียดแล้ว CCMS ยังให้ “referential Integrity” กล่าวอีกนัยหนึ่ง CCMS ของคุณรู้ว่าเนื้อหาแต่ละส่วนเกี่ยวข้องกับส่วนอื่นๆ โดยรอบอย่างไร ติดตามข้อความทั้งหมด ข้อมูลเมตา และตัวแปรพร้อมกับการพึ่งพาระหว่างวัตถุแต่ละรายการ
CCMS ที่ดียังมีเครื่องมือในการบริหารที่ทรงคุณค่าสำหรับบริษัทที่มีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องแบบกระจายอำนาจ (SMEs) และผู้สร้างเนื้อหา ระบบประเภทนี้สามารถติดตามสถานะของเนื้อหาผ่านกระบวนการสร้างเพื่อให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าใครทำอะไรและเมื่อใด โปรแกรม CCMS บางโปรแกรมมีฟังก์ชันการจัดกำหนดการและการวางแผนโครงการสำหรับประสบการณ์การจัดการเนื้อหาบริการเต็มรูปแบบ โดยพื้นฐานแล้ว CCMS คือทุกสิ่งที่คุณใฝ่ฝันว่าหมวกจะเป็นได้
ระบบไฟล์เทียบกับฐานข้อมูล
มาดูกันว่าเหตุใดรูปแบบฐานข้อมูลที่ใช้ใน CCMS จึงพัด HAT ออกจากน้ำ พิจารณาวิธีจัดระเบียบไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ สำหรับเนื้อหาวิธีใช้ชุดหนึ่งๆ ในชุดผลิตภัณฑ์เฉพาะ คุณอาจมีโฟลเดอร์จำนวนมากที่แยกตามรูปแบบ เวอร์ชัน ประเภทสื่อ และตัวแปรอื่นๆ อีกมากมาย
ไม่ว่าไฟล์ในเครื่องของคุณจะจัดระเบียบอย่างไร ไฟล์เหล่านั้นไม่ได้ช่วยอะไรทีมของคุณเลย เพราะไฟล์เหล่านั้นจะถูกจัดเก็บไว้ในที่ที่คนอื่นไม่สามารถเข้าถึงได้ นี่เป็นปัญหาพื้นฐานของระบบไฟล์และไม่ได้เริ่มครอบคลุมถึงสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อมีผู้ใช้หลายคนอัปเดตหลายเวอร์ชันเป็นหลายเวอร์ชัน
CCMS ได้รับการออกแบบมาเพื่อย้ายระบบไฟล์ออนไลน์ ดังนั้นทุกคนจึงทำงานโดยใช้เนื้อหาส่วนกลางเดียวกัน “แหล่งความจริงแหล่งเดียว” นี้ช่วยขจัดปัญหาของคนที่ทำงานกับเนื้อหาเดียวกันในเวอร์ชันใหม่ที่ซ้ำซ้อน การจัดหาแหล่งเดียวเป็นกุญแจสำคัญในการปรับขนาดและนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อใช้ HAT กับระบบไฟล์ คุณจะยังคงเสียเวลามากในการคัดลอกและวางจำนวนมากเมื่อถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยนเนื้อหา คุณไม่มีวิธีที่เชื่อถือได้ในการรู้ได้ว่าเนื้อหาใดได้ถูกนำไปใช้ใหม่แล้วและที่ใดหากไม่มีการติดตามด้วยตนเองโดยละเอียด
การควบคุมส่วนประกอบของคุณ
ด้วย CCMS เนื้อหาของคุณจะถูกกำกับด้วยรหัสฐานข้อมูลแทนที่จะเป็นชื่อไฟล์ และแทนที่จะจัดเก็บทั้งไฟล์ที่เต็มไปด้วยข้อความ ภาพ และอื่นๆ ฐานข้อมูลจะแบ่งส่วนประกอบของเนื้อหาลงไปจนถึงแต่ละคำ แต่ละคอมโพเนนต์ประกอบด้วยข้อมูลสำคัญ รวมทั้งเจ้าของและเวอร์ชัน ที่สำคัญกว่านั้น ฐานข้อมูลรู้ว่าแต่ละอ็อบเจกต์เนื้อหาแบบละเอียดเกี่ยวข้องกับอ็อบเจกต์อื่นอย่างไร
ไม่ต้องกังวลเรื่องชื่อไฟล์ คุณและทีมของคุณสามารถเคลื่อนย้ายสิ่งต่างๆ และอัปเดตทรัพยากรได้อย่างอิสระ เนื่องจาก CCMS จะคอยติดตาม ID ของฐานข้อมูลให้คุณ คุณจึงสามารถค้นหาตำแหน่งที่แต่ละองค์ประกอบถูกใช้อยู่เสมอ เมื่อบริษัทของคุณเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือคุณสมบัติใหม่ และคุณใช้เนื้อหาซ้ำมากขึ้น การจัดการลิงก์ CCMS ของคุณจะช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้น
เมื่อทำงานเพื่อนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ CCMS ช่วยให้คุณใช้แนวทางการสร้างแบบแยกส่วนได้ คุณสามารถค้นหาและปรับเปลี่ยนทุกอย่างได้อย่างรวดเร็วตั้งแต่เอกสารฉบับสมบูรณ์ไปจนถึงประโยคหรือวลีเดียวเพื่อสร้างเนื้อหาใหม่ได้อย่างง่ายดาย ระบบจัดการเนื้อหาคืออะไร?
รูปแบบเนื้อหา: HTML กับ XML
โมเดลเนื้อหาที่คุณใช้กำหนดโครงสร้างของเอกสารประกอบของคุณ คุณทำงานจากเทมเพลตเพื่อจัดโครงสร้างลักษณะเนื้อหา โมเดลเนื้อหาของคุณกำหนดรูปลักษณ์ของย่อหน้า ตาราง รูปภาพ และส่วนประกอบอื่นๆ
HAT ส่วนใหญ่ใช้ HTML แม้ว่าบางรุ่นจะใช้เวอร์ชันแก้ไข เช่น XHTML เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง คุณอาจเห็น HAT บางส่วนอ้างว่าใช้ XML แต่การอ้างสิทธิ์นั้นไม่ถูกต้องเสมอไป แอปพลิเคชัน CCMS มักจะใช้เวอร์ชันของ XML
1. ข้อเสียของ HTML
แม้ว่า HTML จะคุ้นเคยกับผู้คนจำนวนมาก แต่ก็มีนิสัยใจคอที่ทำให้ไม่เหมาะสำหรับใช้ในการจัดการเนื้อหา HTML ทำงานโดยไม่มีโครงสร้างแบบลอจิกที่สนับสนุน XML และอาจนำไปสู่การก่อตัวที่ยุ่งเหยิง นอกเหนือจากส่วนระดับสูง เช่น แท็กชื่อ การขาดความสอดคล้องอาจกลายเป็นปัญหาได้
เครื่องมือ CCMS และ HAT ส่วนใหญ่มีโปรแกรมแก้ไขที่แสดงให้คุณเห็นว่ารหัสมาร์กอัปของคุณจะมีลักษณะอย่างไรในผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างไม่ต้องสงสัย แต่ด้วย HTML คุณสามารถใช้หลายวิธีเพื่อให้ได้รูปลักษณ์ที่เหมือนกัน ไม่มีอะไรหยุดผู้ใช้ที่แตกต่างกันจากการสร้างเนื้อหาที่ไม่เชื่อมโยงโครงสร้าง ซึ่งทำให้ความสามารถในการปรับขนาดเป็นสิ่งที่ท้าทาย
2. ประโยชน์ของ XML
โครงสร้างของ XML ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างเนื้อหาที่ถูกต้องและตรงกันได้ด้วยชุดกฎที่กำหนดไว้ หากมีตัวพิมพ์เล็กหรือใหญ่ไม่ตรงกันหรือแท็กเปิดใน XML โค้ดจะไม่ทำงาน ซึ่งแตกต่างจากใน HTML ที่ความผิดพลาดในลักษณะนั้นยังคงใช้ได้ ความสามารถในการคาดเดาและความสอดคล้องของ XML นั้นเหมาะอย่างยิ่งสำหรับเนื้อหาที่จะผ่านหลายมือไปสู่การตีพิมพ์
เนื้อหา XML ช่วยให้คุณเห็นคำจำกัดความของแต่ละองค์ประกอบและไม่รวมองค์ประกอบสไตล์เข้ากับเนื้อหา ด้วยวิธีนี้ผู้เขียนไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับรูปลักษณ์ของเนื้อหา เนื้อหาที่มีโครงสร้างด้วย XML จะปรับเปลี่ยนเป็นรูปแบบต่างๆ ได้ง่ายกว่า และรองรับได้หลายภาษา
การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์
ความแตกต่างที่มีค่าระหว่าง CCMS และ HAT คือความสามารถในการจัดการเวิร์กโฟลว์ บริษัทหนึ่งอาจทำงานร่วมกับผู้มีความสามารถระดับแนวหน้าทั่วโลก และการติดตามผลงานของพนักงานแต่ละคนก็ไม่ใช่เรื่องง่าย คุณอาจใช้แอปหรือซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามและทำให้มันทำงานร่วมกับระบบ HAT ของคุณได้ แต่การมีการจัดการโครงการที่ผสานรวมเข้ากับ CCMS ได้อย่างราบรื่นจะทำให้คุณปวดหัวอย่างมาก
เครื่องมือของบุคคลที่สามที่พบมากที่สุดกำหนดเป้าหมายไปที่นักพัฒนาซอฟต์แวร์ ไม่ใช่ผู้เขียนด้านเทคนิค นักพัฒนาไม่จำเป็นต้องทำงานร่วมกัน และเครื่องมือของพวกเขานำเสนอรูปแบบการแก้ไขที่อาจนำไปสู่ผลร้ายเมื่อใช้งานโดยผู้สร้างเนื้อหา “การแก้ไขข้อขัดแย้ง” ช่วยให้คนสองคนสามารถทำงานในไฟล์เดียวได้พร้อมกัน หากมีข้อขัดแย้งระหว่างการแก้ไข ผู้ใช้ต้องแก้ไขเมื่อทำการบันทึก
สำหรับนักเขียนเชิงเทคนิค นี่อาจหมายถึงการสูญเสียงานชิ้นสำคัญโดยสิ้นเชิงเมื่อคลิกปุ่ม ในระดับองค์กร อาจทำให้เสียเวลาและเสียเนื้อหาที่ดีไปโดยเปล่าประโยชน์
1. การควบคุมเวอร์ชันที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น
เพื่อทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นและหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในการเปลี่ยนแปลง CCMS ที่ดีจะใช้กระบวนการที่เป็นมิตรต่อผู้เขียนมากขึ้น มันใช้งานได้เหมือนกับการอ่านหนังสือจากห้องสมุด เมื่อคุณตรวจสอบแล้วจะไม่มีใครสามารถอ่านได้
ใน CCMS ที่แต่ละหัวข้อมีอยู่เพียงครั้งเดียว กลยุทธ์การเช็คเอาท์จะล็อกทุกคนออกจากหัวข้อ ยกเว้นผู้ใช้ที่แก้ไขหัวข้อนั้น การป้องกันความขัดแย้งทั้งหมดเป็นเพียงหนึ่งในวิธีที่ CCMS ตอบสนองโดยเฉพาะกับสภาพแวดล้อมการเขียน
2. ล้างวงจรชีวิต
ด้วย CCMS คุณจะรู้ได้เสมอว่าเนื้อหาแต่ละส่วนอยู่ที่ใดในวงจรการพัฒนา ติดตามทุกระยะตั้งแต่การร่างจนถึงการตรวจทาน ด้วยเวิร์กโฟลว์แบบรวมศูนย์สำหรับผู้ใช้แต่ละคน จึงไม่มีโอกาสที่จะพลาดกำหนดเวลาโดยไม่ได้ตั้งใจ
ผู้เขียนด้านเทคนิคชื่นชมความสามารถในการย้อนกลับการแก้ไขและอัปเดตสถานะเวิร์กโฟลว์ได้อย่างง่ายดาย มันช่วยลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาและกำจัดเวอร์ชันเก่า และช่วยให้พวกเขากลับไปทำงานด้านการเขียนได้ สำหรับการจัดการ เวิร์กโฟลว์แบบรวมศูนย์ส่งเสริมความโปร่งใสและแนวทางที่ไม่ต้องลงมือปฏิบัติ
ยกระดับการทำงานร่วมกัน
CCMS ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันอย่างแท้จริง ข้อดีของแพลตฟอร์มแหล่งเดียวคือจะมีสำเนาของเอกสารเพียงชุดเดียว และผู้ใช้จะเห็นทุกการแก้ไขที่เกิดขึ้น ไม่มีโอกาสที่จะทำงานออกจากเวอร์ชันที่ล้าสมัยเพราะไม่มีไฟล์ที่ต้องกังวล
ด้วย HAT ระบบไฟล์จะชะงักสิ่งที่อาจเป็นกระบวนการแก้ไขที่รวดเร็ว ผู้ตรวจสอบจะต้องแสดงความคิดเห็นหรืออัปเดต บันทึกไฟล์ภายใต้ชื่อใหม่ และสับเปลี่ยนกลับไปยังผู้เขียนเพื่อทำการแก้ไข จากนั้นวงจรก็จะเริ่มขึ้นอีกครั้ง ด้วย CCMS ผู้เขียนสามารถดูบทวิจารณ์ในขณะที่ดำเนินไปเพื่อเร่งกระบวนการ
การทำงานร่วมกันโดยไม่สับสนเป็นสิ่งที่แผนกเนื้อหาจำนวนมากพยายามที่จะบรรลุผลสำเร็จ และจะยิ่งยากขึ้นเมื่อกลุ่มสมาชิกในทีมและผลิตภัณฑ์เพิ่มขึ้น การขจัดสิ่งรบกวนจากการทำงานร่วมกันกับระบบไฟล์ทำให้พนักงานมีอิสระในการทำงานมากขึ้น
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
