ระบบข้อมูล Office การปรับพื้นที่ทำงานให้สอดคล้องกับความต้องการของพนักงานที่เปลี่ยนแปลงไปเป็นส่วนสำคัญของประสบการณ์ของพนักงาน ในช่วงเวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว สำนักงานจะไม่ “ถูกตั้งค่าและลืม” โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับงานไฮบริด เมื่อเร็ว ๆ นี้เราได้พูดคุยกับ Brendan O’Neil ผู้จัดการฝ่ายการตลาดผลิตภัณฑ์ที่ Robin เกี่ยวกับวิธีที่ข้อมูลของ Robin สามารถช่วยให้องค์กรปรับปรุงทั้งการใช้พื้นที่และประสบการณ์ของพนักงาน (EX) อย่างต่อเนื่อง ต่อไปนี้คือเวอร์ชันแก้ไขของการสนทนาของเรา
ข้อมูล office จะช่วยสร้างลูปความคิดเห็นที่ดีขึ้นได้อย่างไร
การทำความเข้าใจแนวโน้มและการใช้งานจริงของพื้นที่ทำงานเป็นกุญแจสำคัญ คุณไม่สามารถปรับปรุงสิ่งที่คุณไม่ได้วัดได้ ดังนั้นข้อมูลจึงเป็นศูนย์กลาง ก่อนเกิดโรคระบาด การเข้ามาที่สำนักงานเป็นตำแหน่งเริ่มต้น และสำนักงานมุ่งเน้นไปที่การจัดการทรัพยากร เช่น โต๊ะทำงาน หรือทรัพยากรที่หายาก เช่น ห้องประชุม ตอนนี้สำนักงานไม่ได้เกี่ยวกับว่าใครเป็นเจ้าของทรัพยากรที่หายากนั้น แต่เกี่ยวกับการประสานงานการใช้งานและทำให้มั่นใจว่าผู้คนจะนำไปใช้อย่างเหมาะสมสำหรับกรณีการใช้งานโดยเจตนา
นั่นเป็นสาเหตุที่ทำให้การมองเห็นพฤติกรรมการใช้งานมีความสำคัญมาก ทำให้คุณสามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการปรับใช้พื้นที่ทำงาน ซึ่งจะส่งผลต่อประสบการณ์ของพนักงาน ข้อมูลช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อจุดต่างๆ และตัดสินใจได้ดีขึ้นโดยพิจารณาจากสัญญาณที่เข้ามา
ก่อนเกิดโรคระบาด การสร้างแนวทาง “หนึ่งขนาดเหมาะกับทุกคน” ในพื้นที่ทำงานค่อนข้างง่าย สำนักงานไม่เหมาะกับทุกคนอีกต่อไป แต่ละองค์กรจะมีมุมมองที่แตกต่างกันและมีวิวัฒนาการเกี่ยวกับวิธีการใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุด Robin ให้ข้อมูลเชิงลึกแก่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายปฏิบัติการเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในเวลาที่เหมาะสม เพื่อให้พวกเขาสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงานได้ทันท่วงที
Robin ช่วยเพิ่มประสบการณ์ของพนักงานอย่างไร?
โอนีล:การสื่อสารในที่ทำงานมีความสำคัญต่อประสบการณ์ของพนักงานในรูปแบบการทำงานแบบไฮบริด ส่วนหนึ่งของผลิตภัณฑ์ของเราคือประกาศเกี่ยวกับสถานที่ทำงาน องค์กรสามารถแบ่งปันและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนได้เห็นการปรับปรุงเกี่ยวกับนโยบายหรือการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ เรากำลังเปิดตัวคุณลักษณะใหม่ที่ Robin เสนอรายงานภายในแอปพลิเคชัน ซึ่งพนักงานสามารถส่งข้อเสนอแนะเกี่ยวกับประสบการณ์ในสำนักงานของตนได้ เป็นแบบสำรวจสั้นๆ ที่ถามว่าประสบการณ์โดยรวมเป็นอย่างไร – เน้นมากและสัมผัสได้เพียงเล็กน้อยสำหรับพนักงาน
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและทีมประสบการณ์พนักงานสามารถใช้ความคิดเห็นดังกล่าวเพื่อทำความเข้าใจความรู้สึกของพนักงานเมื่อต้องเดินทางไปที่สำนักงาน คุณสามารถจัดเรียงตามทีม ตามอาคาร ตามวันที่ และอื่นๆ ในอดีต พนักงานอาจต้องทนทุกข์ทรมานอยู่เงียบๆ แต่ตอนนี้พวกเขาสามารถพูดได้ว่า “ของว่างในออฟฟิศไม่ค่อยดีเท่าไหร่ แล้วถ้าเพิ่ม X ลงในส่วนผสมของว่างล่ะ”
องค์กรสามารถได้ยินเสียงของพนักงานอย่างแท้จริง เมื่อองค์กรรับฟังความคิดเห็นของพนักงาน พวกเขาก็สามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องได้ นั่นกลายเป็นตัวเร่งปฏิกิริยาสำหรับวัฏจักรคุณธรรมที่พนักงานให้ข้อเสนอแนะมากขึ้นเมื่อเห็นว่ามีการใช้เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของพวกเขา วัฏจักรคุณธรรมนั้นเสริมสร้างความไว้วางใจและประสบการณ์ของพนักงาน ระบบข้อมูล Office
องค์กรจะตั้งค่ากระบวนการสำหรับการใช้ข้อมูลของ Robin เพื่อปรับปรุง EX ได้อย่างไร
โอนีล:ฉันดูมันในสามชั้นหรือระดับ พวกเขาสามารถเริ่มต้นในระดับแรกโดยมองหา “ชัยชนะที่ง่ายดาย” อย่างรวดเร็วโดยอิงจากคำติชมที่พนักงานแบ่งปันและข้อมูลอื่น ๆ จาก Robin พวกเขาอาจอัปเดตตัวเลือกของว่างในสำนักงานหรืออาจปรับแต่งอุณหภูมิ ระดับที่สองอาจเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่กว่าที่สามารถระบุได้จากมุมมองรายไตรมาส จากนั้นจะมีการเปลี่ยนแปลงในระยะยาวที่อาจต้องใช้เงินลงทุนมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ความเชื่อมั่นของพนักงานในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมาบอกว่าคุณควรขยายรอยเท้าของคุณ หากคุณเห็นพนักงานโหวตอย่างสม่ำเสมอ คุณต้องการปรับเปลี่ยนบางอย่าง
ข้อมูลสามารถอำนวยความสะดวกในการถามคำถามที่ถูกต้อง เช่น “อะไรคือปัจจัยขับเคลื่อนพนักงานไปสู่หรือออกจากพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่งโดยเฉพาะ? เราควรเปลี่ยนแปลงอะไรเพื่อปรับปรุงข้อมูล” คุณอาจลงทุนในเก้าอี้ที่เหมาะกับสรีระหรือปรับปรุงเวิร์กสเตชันของคุณตามความคิดเห็น คุณอ่านสัญญาณ ตอบสนองต่อสัญญาณ จากนั้นอ่านสัญญาณต่อไป
ถ้าคุณไม่ฟังพนักงานและไม่ตอบสนองความต้องการ พนักงานอาจยกมือและพูดว่า “ฉันจะทำงานจากที่บ้าน” พวกเขายังสามารถตัดสินใจที่จะไม่ทุ่มเทให้กับคุณหรือแม้กระทั่งออกจากองค์กร หากไม่มีความเชื่อถือมากนักเพราะไม่มีการฟังและตอบสนองมากนัก ประสบการณ์ของพนักงานก็จะลดลง
คุณต้องการจะเพิ่มอะไรอีกเกี่ยวกับความเชื่อมโยงระหว่างข้อมูลของ Robin และการปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงาน
โอนีล:เรากำลังย้ายไปยังที่ที่เรามีพื้นที่ทำงานเสมือน เช่น Microsoft Teams และพื้นที่ทำงานจริง เช่น สำนักงาน ช่องว่างทั้งสองนี้เริ่มซ้อนทับกัน เช่น แผนภาพเวนน์ ผู้คนจะต้องมีพื้นที่ทำงานจริงและจะยังคงมีส่วนร่วมอย่างมากในพื้นที่ทำงานเสมือน การสร้างสมดุลให้กับวิธีการทำงานใหม่ๆ เหล่านี้จะซับซ้อนและมีวิวัฒนาการ: ตัวแปรต่างๆ ในการเล่นจะแตกต่างกันไปในแต่ละวัน องค์กรจำเป็นต้องตั้งทีมของตนเพื่อชัยชนะไม่ว่าตัวแปรจะสมดุลแค่ไหนก็ตาม
ชัยชนะหมายถึงการสร้างสมดุลระหว่างพื้นที่ทำงานทั้งสอง แต่ยังเกี่ยวกับการสร้างความไว้วางใจภายในองค์กร การรับฟังผู้คน และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็น การสื่อสารของพนักงานมีความสำคัญมาก และข้อมูลของเราจะพูดถึงเรื่องนี้โดยตรง สำนักงานไม่เคย “ตั้งค่าและลืม” องค์กรจะต้องรับฟังและปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของบุคลากรอยู่เสมอ
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
