6 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ ระบบการจัดการเอกสารคุณภาพ

ระบบการจัดการเอกสารคุณภาพ เอกสารถือเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจใดๆ การเติบโตขององค์กรขึ้นอยู่กับกลยุทธ์การจัดการเอกสารของธุรกิจ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับระบบการจัดการเอกสารกำลังมีความสำคัญ เนื่องจากช่วยให้บริษัทลดต้นทุน ปรับปรุงบริการ เพิ่มผลิตภาพ และปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ

1. ตระหนักถึงความจำเป็นของระบบการจัดการเอกสาร

   การจัดการข้อมูลและข้อมูลเป็นงานที่ท้าทาย ดังนั้น เอกสารที่เป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญขององค์กรจึงไม่สามารถทิ้งไว้ได้ด้วยตัวเอง และจำเป็นต้องได้รับการดูแลและจัดการอย่างสม่ำเสมอ องค์กรต้องมีความเฉพาะเจาะจงมากในการจัดการ บำรุงรักษา หรือจัดการเอกสาร การเลือกระบบการจัดการเอกสาร ที่มีประสิทธิภาพ เริ่มต้นด้วยการประเมินความต้องการองค์กรของคุณอย่างถูกต้อง ด้านล่างนี้คือคุณสมบัติที่ควรมองหาในระบบ การจัดการเอกสารในอุดมคติ

   • การสแกนเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัล
   • ความปลอดภัยของเอกสารและระบบตรวจสอบเส้นทาง
   • ความสามารถในการค้นหาเอกสาร
   • การควบคุมเวอร์ชัน
   • เวิร์กโฟลว์เอกสารและความสามารถในการเซ็นชื่อแบบดิจิทัล
   • สำรองและกู้คืนเอกสาร
   • การแชร์เอกสาร การทำงานร่วมกัน และการบูรณาการ

2. ลดความยุ่งเหยิงของกระดาษในสำนักงานของคุณ

   มีธุรกิจมากมายที่ยังคงใช้เอกสารกระดาษสำหรับการสมัคร ใบแจ้งหนี้ และเพื่อเก็บข้อมูลประเภทต่างๆ การจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพต้องการระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพในสำนักงานของคุณ ต้องมีการนำกระดาษออกจากกระบวนการและการแปลงทางดิจิทัลโดยเจตนา

   ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault มีซอฟต์แวร์สแกนเอกสาร ในตัว ที่แปลงไฟล์ของคุณจากรูปแบบสำเนาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานได้ ช่วยให้คุณบันทึกข้อมูลที่มีค่า และบันทึกเอกสารในที่เก็บส่วนกลางเพื่อให้เรียกค้นได้ง่ายในภายหลัง ด้วยการเข้าถึงเอกสารที่รวดเร็วและง่ายขึ้น พนักงานของคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

3. จัดระเบียบโครงสร้างตู้และโฟลเดอร์ดิจิทัล

   ตู้เก็บเอกสารได้กลายเป็นคำที่มีความหมายเหมือนกันกับที่ทำงาน แต่การที่สอดคล้องกับโครงสร้างตู้และโฟลเดอร์ที่มีอยู่จริงได้กลายเป็นความท้าทายสำหรับหลายองค์กร ในระบบการจัดเก็บทางกายภาพ ตู้ใช้พื้นที่มากและเพิ่มค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน โฟลเดอร์ที่มีอยู่จริงที่ไม่ได้ติดป้ายกำกับอย่างถูกต้องอาจถูกวางผิดที่และป้องกันได้ยากจากการรั่วไหลของข้อมูลหรือความเสียหายอันเนื่องมาจากภัยธรรมชาติ

   ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault นำเสนอโครงสร้างตู้และโฟลเดอร์ดิจิทัลแบบลอจิคัลเพื่อจัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่าง เป็นระบบ คล้ายกับระบบการจัดเก็บทางกายภาพของคุณ แผนผังลำดับชั้นประกอบด้วย Cabinets ที่มีโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ การสร้าง Cabinet โดยใช้ตัวช่วยสร้าง Cabinet ช่วยให้คุณกำหนดการตั้งค่าที่เหมาะสมอย่างเป็นระบบ เช่น การตรวจสอบ โปรไฟล์ที่พร้อมใช้งาน ความปลอดภัย การแจ้งเตือน ฯลฯ คุณสามารถสร้าง Cabinet ต่างๆ ตามลูกค้าหรือแผนกต่างๆ เช่น การผลิต การบัญชี HR การดำเนินงาน การขาย เป็นต้น Docsvault ช่วยให้คุณ เพื่อสร้างเทมเพลตโฟลเดอร์ ไม่จำกัดเพื่อการพักผ่อนหย่อนใจในคลิกเดียวในภายหลัง เทมเพลตโฟลเดอร์ช่วยให้คุณสามารถกำหนดหลักทรัพย์ โปรไฟล์เอกสาร คอลัมน์ที่กำหนดเอง และการตั้งค่าเส้นทางการตรวจสอบสำหรับโฟลเดอร์ใดๆ ภายในเทมเพลตได้ ช่วยให้คุณจัดการเอกสารของคุณสำหรับการดึงข้อมูลในทันทีและนโยบายการจัดเก็บที่สม่ำเสมอ จัดระเบียบเอกสารของคุณในตู้ดิจิทัลเพื่อให้มั่นใจว่าแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสาร

4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งชื่อและจัดทำดัชนีไฟล์ของคุณมีความสม่ำเสมอ

   การจัดทำดัชนีมีความสำคัญมากในการปกป้องและค้นหาเอกสารขององค์กรธุรกิจต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย บางครั้ง พนักงานตั้งชื่อไฟล์ในแบบที่พวกเขาต้องการ ซึ่งสร้างปัญหาในการค้นหาไฟล์เมื่อจำเป็น หากไม่มีความสม่ำเสมอในการตั้งชื่อและการแท็ก เป็นไปไม่ได้ที่คุณจะดำเนินการตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสาร

   Docsvault เป็นระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งมีเครื่องมือการทำโปรไฟล์และการแท็กเอกสารเพื่อช่วยคุณปรับปรุงการเข้าถึงเอกสารของคุณ ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าฟิลด์ดัชนีที่กำหนดเองสำหรับเอกสารเพื่อการจัดหมวดหมู่และการค้นหาที่ง่ายดาย การทำโปรไฟล์ยังเพิ่มข้อมูลที่มีค่าลงในเอกสารใดๆ เพื่อให้เห็นภาพรวมอย่างรวดเร็วของประเภทเอกสารและเนื้อหา เพื่อให้เป็นไปตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการเอกสาร ให้กำหนดค่าดัชนีเป็นค่าบังคับ จะช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์และคุณสามารถรักษาโปรไฟล์เอกสารที่สอดคล้องกันได้อย่างง่ายดาย

5. ปกป้องเอกสารของคุณจากภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น

   บ่อยครั้งที่การยื่นเอกสารมีความเสี่ยงมากมาย เนื่องจากง่ายต่อการทำลาย ติดตามรุ่นได้ยาก และยากที่จะรักษาและปกป้อง แม้ว่าคุณจะตัดสินใจที่จะไม่ใช้กระดาษ ไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณสามารถใช้ประโยชน์และลบได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากขาดการรักษาความปลอดภัยในโครงสร้างไฟล์ของคุณในเครื่องของคุณ นอกจากนี้ ไม่สามารถติดตามกิจกรรมในโฟลเดอร์และไฟล์ของคุณได้ ดังนั้นจึงเป็นการยากที่จะตรวจสอบว่ามีใครดูหรือลบไฟล์ใด ๆ หรือไม่ การรักษาความปลอดภัยเป็นคุณลักษณะที่สำคัญที่สุดของแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับระบบการจัดการเอกสาร

   เครื่องมือ ความปลอดภัยของ Docsvault ให้การควบคุมการเข้าถึงแบบผู้ใช้และแบบกลุ่ม พร้อมด้วยสิทธิ์ระดับระบบต่างๆ ที่ช่วยให้คุณแบ่งปันและควบคุมระดับการเข้าถึงเอกสารในที่เก็บของคุณได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่ยังคงล็อกและรักษาความปลอดภัยเอกสารสำคัญ เส้นทางการตรวจสอบของ Docsvault สามารถช่วยคุณติดตามกิจกรรมและงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร คุณสามารถสืบค้นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นระหว่างวันที่โดยระบุช่วงวันที่ ผู้ใช้ และกิจกรรม เช่น สร้าง ดู ลบ ส่งออก ฯลฯ ระบบการจัดการเอกสารคุณภาพ

6. ไปสู่การทำงานอัตโนมัติ

   หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพคือความผิดพลาดของมนุษย์ และหากคุณต้องรับมือกับเอกสารจำนวนมาก ข้อผิดพลาดของมนุษย์เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้และอาจเกิดขึ้นได้ค่อนข้างบ่อย ระบบการจัดการเอกสารอัตโนมัติสามารถช่วยจัดการกับข้อผิดพลาดน้อยลงและเร็วขึ้น

   ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault สามารถทำงานต่างๆ บนเอกสารได้โดยอัตโนมัติ ด้วยระบบอัตโนมัติ ธุรกิจสามารถจัดการเอกสารที่รวบรวมบันทึกได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และดำเนินการตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสาร Docsvault มีเครื่องมืออัตโนมัติ เช่น:

   • ซอฟต์แวร์การจัดการ เวิร์กโฟลว์เอกสาร
     ในตัวของ Docsvault ช่วยให้องค์กรสามารถออกแบบ ดำเนินการ และทำให้กระบวนการทางธุรกิจต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยที่งานจะถูกส่งต่อจากผู้เข้าร่วมรายหนึ่งไปยังอีกรายหนึ่งสำหรับการดำเนินการ ตามชุดของกฎขั้นตอน
   • Email Automation
     Email Automationช่วยให้คุณสามารถจับภาพอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลของบริษัทของคุณ เซิร์ฟเวอร์อีเมลที่โฮสต์กับ ISP และแม้กระทั่งจากบริการต่างๆ เช่น Gmail, Hotmail & Yahoo โดยอัตโนมัติ และจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่จัดอย่างเป็นระเบียบ คุณมีทางเลือกในการเก็บเฉพาะอีเมลและไฟล์แนบที่ต้องการตามกฎง่ายๆ
   • Web eForm Automation เว็บ eForms ของ
     Docsvault ช่วยให้คุณสร้างแบบฟอร์มบนเว็บภายในระบบการจัดการเอกสารของคุณเพื่อรวบรวมและประมวลผลข้อมูลต่างๆ และสร้างเอกสารแบบไดนามิก มันเปลี่ยนกระบวนการแบบฟอร์มที่เน้นกระดาษเป็นศูนย์กลางที่ล้าสมัยของคุณให้เป็นกระบวนการอิเล็กทรอนิกส์และไร้กระดาษ คุณสามารถออกแบบและสร้างแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดายภายในเวลาไม่กี่นาที
   • Digital Signature Automation โมดูลลายเซ็นดิจิทัล
     Docsvault ช่วยให้คุณสามารถเซ็นเอกสาร PDF แบบดิจิทัลภายในระบบ Docsvault ได้ตามต้องการ กำหนดเส้นทางเอกสารที่ลงนามแบบดิจิทัลในเวิร์กโฟลว์สำหรับลายเซ็นการอนุมัติหลายรายการ เซ็นเอกสารอัตโนมัติเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ และตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นทั้งหมดใน PDF ที่ลงนามแบบดิจิทัล คำขอลายเซ็นของ Docsvault ช่วยให้คุณได้รับลายเซ็นออนไลน์จากบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ เช่น ผู้ใช้ที่ไม่ใช่ Docsvault โดยไม่ต้องออกจาก Docsvault

การนำระบบการจัดการเอกสารไปใช้อย่างถูกต้องและเหมาะสมสามารถทำหน้าที่เป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับประสิทธิภาพทางธุรกิจโดยรวมของคุณ หากคุณต้องการได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบของคุณ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ไม่ได้เป็นเพียงตัวเลือกเท่านั้น แต่ยังเป็นข้อกำหนดอีกด้วย

คุณสมบัติพิเศษเฉพาะระบบบริหารจัดการข้อมูล สำหรับคนในองค์กรของคุณ  สามารถสร้างไฟล์ใหม่ได้ง่าย ๆ แล้วใช้งานร่วมกันหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลง

บริหารจัดการวงจรชีวิตเอกสารในองค์กร และเพิ่มประสิทธิภาพให้การบริหารจัดการและระบบการไหลเวียนเอกสาร ด้วยระบบตรวจทานเอกสารที่เชื่อถือได้

ออกแบบเว็บไซต์ได้ด้วยตัวคุณเอง Alfresco และ Q-doc viewer ให้คุณและคนในองค์กรได้สื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลกันผ่านระบบเว็บไซต์ (ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ออกแบบเว็บไซต์แต่อย่างใด)

บริหารจัดการไฟล์และเว็บไซต์ทุกเวอร์ชั่นด้วยระบบจัดเก็บข้อมูล และ คลังข้อมูลฟรีพร้อมใช้ ให้คุณควบคุมตรวจสอบทุกประวัติการแก้ไขเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ทันที

สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9