ปรับใช้ Chatbots ประสบการณ์พนักงานใน Microsoft Teams ในปีที่ผ่านมา ลูกค้าของ Microsoft ใช้เวลาส่วนใหญ่ในการทำงานร่วมกันและทำงานภายใน Teams ด้วยจำนวนผู้ใช้งาน 145 ล้านราย ต่อวัน Microsoft Teams จึงเป็นแพลตฟอร์มที่พนักงานสามารถจัดการประชุม พูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน และส่งและรับการอัปเดตโครงการ
ไม่จำเป็นต้องพูด องค์กรควรแสดงข้อมูลที่พนักงานต้องการภายใน Teams และช่วยให้พวกเขาทำงานประจำวันให้เสร็จลุล่วงได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนบริบท
เมื่อองค์กรเติบโตและเติบโตเต็มที่ พวกเขาก็รวบรวมแหล่งความรู้ที่มักจะติดอยู่กับเครื่องมือที่แยกส่วน ไซต์ SharePoint เอกสารคำถามที่พบบ่อย และแอปภายในอื่นๆ ซึ่งทำให้การค้นหาข้อมูลเป็นเรื่องยาก ทำให้พนักงานต้องสลับไปมาระหว่างแอปที่แตกต่างกันบ่อยๆ
นอกจากนี้ เนื่องจากพนักงานทำงานจากระยะไกล พวกเขามักประสบปัญหาด้านไอทีและทรัพยากรบุคคลซึ่งจำเป็นต้องได้รับการแก้ไขในทันที โดยปกติ การอุทธรณ์ดังกล่าวเป็นคำขอร้องซ้ำๆ ทางโลก ซึ่งทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนมุ่งความสนใจไปที่งานที่เพิ่มมูลค่าทางธุรกิจได้ยาก นอกจากนี้ พนักงานอาจต้องติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญเป็นประจำ (IT/HR) ซึ่งทำให้ทั้งสองฝ่ายไม่พอใจ
ตามที่เห็นข้างต้น พนักงานในปัจจุบันอาศัยอยู่ใน Teams ดังนั้น อะไรจะดีไปกว่าการปรับใช้แชทบ็อตสำหรับประสบการณ์พนักงานใน Microsoft Teams ที่สามารถช่วยพนักงานดึงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วและทำงานประจำให้เสร็จสิ้นได้อย่างราบรื่นภายในแพลตฟอร์มเดียวกัน
มาสำรวจกันต่อ
การปรับใช้ Chatbots ประสบการณ์พนักงาน (EX) ใน Microsoft Teams
Chatbot ที่ฝังอยู่ใน Microsoft Teams สามารถตอบคำถามง่ายๆ แนะนำผู้ใช้เกี่ยวกับบทความองค์ความรู้ที่เกี่ยวข้อง สร้างตั๋วการสนับสนุน ช่วยให้พนักงานทำงานอัตโนมัติจากงานที่ซับซ้อนไปจนถึงงานที่ซับซ้อน และส่งคำขอไปยังตัวแทนที่เป็นมนุษย์เมื่อจำเป็น ทั้งหมดนี้ในขณะที่อยู่ภายใน Microsoft Teams
การดำเนินการตามคำขอทั้งหมดในขณะที่นั่งอยู่ในฮับเดียวช่วยให้พนักงานมีสมาธิและรักษาเวิร์กโฟลว์โดยไม่ถูกรบกวนจากแท็บเบราว์เซอร์ต่างๆ หรือแอปและเครื่องมือหลายรายการ
Chatbot ประสบการณ์พนักงานของคุณสามารถทำอะไรได้บ้างใน Teams
1. ตอบคำถามพนักงานทันที ทุกที่ ทุกเวลา!
แชทบอท EX ที่ปรับใช้ภายใน Teams สามารถถูกเรียกเพื่อตอบคำถาม เช่น “ฉันมีวันหยุดกี่วัน” หรือ “ฉันจะตั้งค่า VPN ได้อย่างไร”
อันที่จริง ความสะดวกในการเข้าถึงแชทบ็อตภายใน Teams ซึ่งเป็นที่ที่พนักงานใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่ ช่วยลดความเมื่อยล้าของแอปและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
นอกจากนี้ แชทบอทยังมีให้บริการตลอด 24X7 และสามารถจัดการกับคำถามหลายข้อพร้อมกันในต้นทุนที่ต่ำลงสำหรับองค์กร พนักงานสามารถถามคำถามได้จากทุกที่จากแอป Teams สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่บ้าน ที่ทำงาน หรือที่อื่น ปรับใช้ Chatbots
อย่างไรก็ตาม หากบอทล้มเหลว ระบบสามารถนำมนุษย์เข้าไปอยู่ในวงได้อย่างรวดเร็วโดยโพสต์การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ไปยังผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ซึ่งสามารถให้ความช่วยเหลือได้ในขณะนั้น
เรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่
2. ลดความซับซ้อนของงานประจำวันด้วย Teams Chatbot
แชทบอทของประสบการณ์พนักงานที่ปรับใช้ภายใน Teams สามารถทำให้งานง่ายๆ ที่ซ้ำๆ กันโดยอัตโนมัติในนามของผู้ใช้ ผู้ใช้สามารถกำหนดขอบเขตบอทดังกล่าวเพื่อจัดการคำสั่งง่ายๆ หรือแม้แต่งานที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ซับซ้อนได้
ตัวอย่าง ได้แก่ การเปลี่ยนรหัสผ่าน การตั้งค่า VPN การเพิ่มตั๋วสำหรับการหยุดทำงาน การทำรายงานบันทึก การอัปเดตลูกค้าหรือฐานข้อมูลการขาย เป็นต้น
นอกจากนี้ พนักงานยังสามารถใช้ประโยชน์จากบอท Teams เพื่อทำให้งาน HR ทั่วไปง่ายขึ้น เช่น การขอลางาน การออกคำขอเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ จัดกำหนดการประชุม การส่งเอกสารการเตรียมความพร้อม เป็นต้น
3. แสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายใน Teams
การค้นพบความรู้ที่เกี่ยวข้องอย่างรวดเร็วและราบรื่นช่วยลดความเหนื่อยล้าและความเหนื่อยหน่ายของพนักงาน และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอย่างมาก
แชทบ็อตของประสบการณ์พนักงานสามารถดึงไฟล์ หน้าคำถามที่พบบ่อย เอกสาร และข้อมูลอื่นๆ จากเครือข่ายภายในขององค์กร (เช่น ตัวชี้วัดทางธุรกิจที่สำคัญจากแอป BI) และแสดงเนื้อหาภายใน Teams โดยไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแอปเพื่อทำงานให้เสร็จ
4. ส่งการแจ้งเตือนส่วนบุคคล
แชทบ็อตของประสบการณ์พนักงานสามารถพุชการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนภายใน Teams (เช่น การอัปเดตนโยบายล่าสุด เอกสารที่เพิ่มไปยังโฟลเดอร์โครงการที่มีอยู่ เวลาหยุดทำงานตามกำหนดการ เป็นต้น)
การแจ้งเตือนดังกล่าวมีความเป็นส่วนตัวตามบทบาท ภูมิศาสตร์ ความสนใจ หน้าที่ของพนักงานที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ
Microsoft VIVA และ Chatbots ประสบการณ์พนักงาน
VIVA ซึ่ง เปิดตัวในเดือนกุมภาพันธ์ พ.ศ. 2564 ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มประสบการณ์พนักงานของ Microsoft รวบรวมการสื่อสาร ความรู้ การเรียนรู้ ทรัพยากร และข้อมูลเชิงลึก และสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เอื้ออำนวยที่ช่วยให้ผู้คนและทีมทำงานอย่างเต็มที่จากทุกที่
Microsoft VIVA ประกอบด้วยสี่โมดูลที่จัดส่งผ่าน Teams – VIVA Connections, VIVA Insights, VIVA Topics และ VIVA Learning ร่วมกันช่วยให้องค์กรส่งมอบการมีส่วนร่วมแบบ end-to-end และให้แน่ใจว่าผู้คนมีความรู้และทรัพยากรที่พวกเขาต้องการ – ภายในเวิร์กโฟลว์ทุกวัน
คำถามก็เกิดขึ้น – “แชทบอทของ EX สามารถทำงานร่วมกับ VIVA เพื่อมอบประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นให้กับพนักงานได้อย่างไร”
ตามที่เห็นข้างต้น ด้วยการเพิ่มขึ้นของการแปลงเป็นดิจิทัล พนักงานต้องการคำตอบและต้องการข้อมูลทันทีเพียงปลายนิ้วสัมผัส ด้วยการทำงานร่วมกับ Microsoft VIVA แชทบอทของ EX ก็สามารถทำได้
ตัวอย่างเช่นหัวข้อ VIVA ช่วยให้องค์กรดูแลจัดการหน้าหัวข้อในหัวข้อต่างๆ ซึ่งรวมถึงศัพท์แสงของบริษัท ชื่อโครงการ ซอฟต์แวร์ ฯลฯ และแสดงสิ่งเดียวกันในอีเมลและแอปอื่นๆ ด้วยการใช้ AI ในการหาเหตุผลเหนือความรู้ หัวข้อ VIVA ช่วยจัดระเบียบข้อมูลในเนื้อหาและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
ตอนนี้ พนักงานอาจเริ่มการสนทนากับบอทโดยพูดว่า “คุณช่วยบอกฉันเกี่ยวกับหัวข้อ “X ได้อย่างไร”
บอทอาจแสดงหน้าหัวข้อที่พูดคุยในเชิงลึกเกี่ยวกับหัวข้อ “X” หรืออาจแนะนำพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญในหัวข้อเดียวกัน
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
