บริการสแกนเอกสารที่ดีที่สุด การระบุบริการสแกนเอกสารแบบมืออาชีพที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณอาจเป็นส่วนสำคัญที่สุดของการแปลงเป็นดิจิทัล แม้จะมีการรับรู้ทั่วไป แต่ก็มีบริการที่หลากหลายจากผู้เชี่ยวชาญด้านการสแกนเอกสาร
แม้ว่าธุรกิจของคุณจะมีรูปถ่ายไฟล์ธรรมดาๆ ก็เพียงพอแล้ว ผู้ให้บริการสแกนก็มักจะจัดหาฟีเจอร์อื่นๆ ที่จะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นมาก ดังนั้น การเรียนรู้เกี่ยวกับบริการสแกนต่างๆ ที่มีให้สำหรับธุรกิจจึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะเลือกบริการที่เหมาะสม
บริการสแกนสำหรับธุรกิจ
สงสัยว่าจะเลือกใช้บริการสแกนแบบใด? นี่คือตัวเลือกอันดับต้น ๆ ที่ควรพิจารณา
1. บริการสแกน
จำนวนมาก การสแกนเอกสารจำนวนมากสามารถประหยัดเวลาและทรัพยากร แทนที่จะป้อนหน้าเดียวในเครื่องสแกนและจัดการแต่ละไฟล์แยกกัน เครื่องสแกนคุณภาพสูงสามารถประมวลผลเอกสารปริมาณมหาศาลได้พร้อมกัน เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการไร้กระดาษในองค์กรใดๆ
การสแกนจำนวนมากเป็นบริการที่เหมาะสำหรับคุณหากคุณมีบันทึกทางกายภาพมาหลายปี ผู้เชี่ยวชาญด้านการสแกนที่นำเสนอการสแกนเอกสารจำนวนมากสามารถจัดการงานได้ภายในเวลาไม่กี่วัน เมื่อใช้บริการนี้ คุณสามารถเปลี่ยนไฟล์กระดาษบนภูเขาของคุณให้เป็นไฟล์เก็บถาวรดิจิทัลแบบรวมศูนย์ได้อย่างรวดเร็วและในราคาประหยัด
2. บริการสแกนเอกสาร HR
แผนกทรัพยากรบุคคลมักมีกองไฟล์ที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับพนักงานและผู้สมัครปัจจุบันและอดีต
เมื่อแปลงเป็นดิจิทัล สิ่งสำคัญคือต้องหาบริการสแกนเอกสารของ HR ที่ใช้ OCR เพื่อแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษของคุณเป็นไฟล์ PDF ที่ค้นหาได้ และเพิ่มบุ๊กมาร์กเพื่อให้คุณสามารถนำทางไปมาระหว่างส่วนต่างๆ ของแต่ละไฟล์ได้อย่างง่ายดาย ชื่อพนักงาน หมายเลขบัญชี วันที่ และข้อมูลสำคัญอื่นๆ สามารถใช้เพื่อสร้างดัชนีไฟล์ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลเฉพาะที่คุณต้องการได้ภายในไม่กี่วินาที
เอกสาร HR บางอย่างที่คุณอาจต้องการสแกน ได้แก่ เอกสารระบุตัวตน ข้อตกลงการจ้างงาน เอกสารบำเหน็จบำนาญและเกษียณอายุ ประกัน ประวัติทางการแพทย์ ประวัติย่อ ฯลฯ โปรดจำไว้ว่าเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดเป็นความลับ ดังนั้นโปรดเลือกบริษัทสแกนที่น่าเชื่อถือ
3. บริการสแกนรูปแบบขนาดใหญ่
หากคุณมีแผนที่ แผนผังทางวิศวกรรมหรือสถาปัตยกรรม พิมพ์เขียว โปสเตอร์ หรือเอกสารขนาดใหญ่อื่นๆ คุณจะต้องใช้บริการสแกนเอกสารขนาดใหญ่ ซึ่งรวมถึงการสแกนแผนที่ การสแกนแบบสถาปัตยกรรม การสแกนแบบวิศวกรรม การสแกนแบบสำรวจ การสแกนแบบ CAD การสแกนภาพถ่ายขนาดใหญ่ และอื่นๆ
วัตถุขนาดใหญ่จะแสดงเป็นภาพถ่ายคุณภาพสูงผ่านบริการสแกนรูปแบบขนาดใหญ่ คุณสามารถเลือกความละเอียดที่ต้องการ ประเภทไฟล์ ขนาดไฟล์ และสีหรือเอาต์พุตขาวดำสำหรับเอกสารของคุณ
4. บริการสแกนไมโครฟิล์มและไมโครฟิ
ช ในอดีต ธุรกิจมักเก็บข้อมูลของตนไว้ในไมโครฟิล์มและเทป การปรับปรุงทางเทคโนโลยีช่วยให้เรียกค้น เข้าถึง แจกจ่าย และบันทึกสื่อดิจิทัลได้ง่ายขึ้น สแกนเนอร์มืออาชีพสามารถแปลงฟิล์มที่ล้าสมัยเป็นไฟล์ดิจิทัลได้
ไม่ว่าคุณจะมีสื่อประเภทฟิล์มมากแค่ไหน สแกนเนอร์มืออาชีพก็สามารถจับภาพดิจิทัลที่มีคุณภาพดีที่สุดพร้อมข้อมูลดัชนีที่แน่นอนได้ในราคาที่สมเหตุสมผล ค้นหาบริการที่มีความเชี่ยวชาญ อุปกรณ์พิเศษ และกระบวนการสร้างภาพเอกสารและไมโครฟิล์มที่ผ่านการพิสูจน์แล้ว
5. บริการจัดการเอกสาร
เมื่อทำให้ธุรกิจของคุณเป็นดิจิทัล คุณอาจต้องพิจารณาการจัดการเอกสารนอกเหนือจากความต้องการในการสแกน คุณวางแผนจัดการเอกสารที่สแกนอย่างไร นี่คือที่ มา ของการจัดการเอกสารขององค์กรและการจัดการเอกสารบนคลาวด์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก !
การเลือกโซลูชันการจัดการเอกสารที่เหมาะสมจะมีประโยชน์หลายประการสำหรับธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น คลาวด์โฮสติ้งไม่จำเป็นต้องจ่ายสำหรับเซิร์ฟเวอร์ราคาแพงและพื้นที่เก็บข้อมูลคอมพิวเตอร์ ยังครอบคลุมถึงการบำรุงรักษาและให้บริการอย่างต่อเนื่อง อัตราค่าบริการรายเดือนสำหรับคลาวด์โฮสติ้งก็มีราคาไม่แพงเช่นกัน และคุณไม่จำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์ด้วยตัวเอง
ประโยชน์อีกประการหนึ่งคือความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น วัตถุประสงค์หลักของระบบการจัดการเอกสารคือการตรวจสอบความปลอดภัย คุณสามารถเพิ่มความปลอดภัยสูงสุดด้วยเทคโนโลยีคีย์เข้ารหัส เมื่อเอกสารของคุณถูกจัดเก็บไว้ในคลาวด์แล้ว คุณสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ได้จากอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต รวมถึงโทรศัพท์มือถือของคุณ บริการสแกนเอกสารที่ดีที่สุด
คุณยังสามารถเพิ่มแท็กลงในเอกสารเพื่อค้นหาบางส่วนได้รวดเร็วยิ่งขึ้น หรือค้นหาทั้งเอกสารด้วยคำสำคัญ การจัดการเอกสารระดับองค์กรอาจรวมถึงเครื่องมือวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ เครื่องมือกำหนดค่า โซลูชันมือถือ ฯลฯ บริการจัดการเอกสารสามารถทำได้ทั้งหมดนี้และอีกมากมาย!
6. บริการสแกนในสถานที่และระยะไกล
โดยทั่วไป การสแกนเอกสารจะดำเนินการที่สถานที่ของผู้จำหน่ายการสแกน อย่าลืมถามเกี่ยวกับมาตรการรักษาความปลอดภัยที่มีเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกของคุณปลอดภัย คุณสามารถขอการสแกนในสถานที่ได้หากเอกสารของคุณต้องการการปกป้องในระดับสูงสุด
ด้วยการสแกนในสถานที่ ความเสี่ยงของการวางผิดที่หรือการสูญเสียไฟล์ระหว่างการขนส่ง และพนักงานสามารถปฏิบัติตามขั้นตอนเพื่อความปลอดภัย ในทางกลับกัน บริการนี้มักจะมีราคาแพงกว่า แต่จะช่วยให้คุณสบายใจได้อย่างเต็มที่
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
