นำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ องค์กรต่างๆ หันมาใช้ระบบอัตโนมัติในที่ทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุน องค์กรเหล่านี้หลายแห่งตระหนักถึงประโยชน์ของระบบอัตโนมัติ โดยดาวน์โหลดแอปหรือซอฟต์แวร์บางอย่างที่ทำให้งานในสำนักงานอย่างน้อยหนึ่งงานเป็นอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่าองค์กรบรรลุระบบอัตโนมัติ ระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบทำได้โดยการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้
ในบทความนี้เราจะสำรวจว่าระบบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไรและมีประโยชน์อย่างไร จากนั้น เราจะดูขั้นตอนการนำไปใช้และเน้นคุณสมบัติที่สำคัญบางประการที่คุณควรมองหาในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ระบบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร?
ระบบประกอบด้วยทั้งโซลูชันฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้สามารถถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบโดยปราศจากความช่วยเหลือจากมนุษย์หรือการแทรกแซง ระบบอัตโนมัติในสำนักงานช่วยลดภาระงานขององค์กรโดยลดความซับซ้อนและทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติเช่น การบัญชี การจัดการข้อมูล การฝึกอบรม การจัดการอาคารสถานที่ และงานธุรการต่างๆ
ระบบสำนักงานอัตโนมัติไม่ได้มีเพียงการไร้กระดาษเท่านั้น ตัวอย่างเช่น การดูแลผลิตภัณฑ์งานทั้งหมดและการติดต่อกับลูกค้าในระบบการจัดการเอกสาร ถึงกระนั้น ระบบสำนักงานอัตโนมัติให้องค์กรมากกว่าการรักษาสิ่งแวดล้อมด้วยการลดกระดาษ เป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่สามารถใช้เพื่อขจัดกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเอง ระบุเวิร์กโฟลว์ที่ไม่มีประสิทธิภาพ และอำนวยความสะดวกในการตัดสินใจด้วยข้อมูล
ประโยชน์ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ทำให้องค์กรได้รับประโยชน์มากมาย สิทธิประโยชน์เหล่านี้รวมถึง:
- ปรับปรุงความแม่นยำ
- ลดค่าใช้จ่าย
- ลดเวลาและทรัพยากร
- การจัดเก็บและจัดการข้อมูล
- ข้อมูลเชิงลึกและการตัดสินใจที่มีข้อมูลมากขึ้น
- การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ
ปรับปรุงความแม่นยำ
มนุษย์ทำผิดพลาด ระบบอัตโนมัติที่ดำเนินการอย่างถูกต้องไม่ทำ ข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ไม่เพียงแต่ไร้ประสิทธิภาพเท่านั้นที่ต้องได้รับการแก้ไขและนำไปสู่ความล่าช้าในการผลิต แต่อาจก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายสูง ตัวอย่างเช่น การบวกตัวเลขมากเกินไปเมื่อจ่ายเงินให้พนักงานหรือผู้ขาย ความผิดพลาดร้ายแรงอาจนำไปสู่ปัญหาด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด อาจต้องเสียค่าปรับและบทลงโทษ ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำกัดการแทรกแซงของมนุษย์ในการถ่ายโอนข้อมูล ซึ่งช่วยลดการเกิดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด
ลดค่าใช้จ่าย
ด้วยการทำให้กระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อนเป็นไปโดยอัตโนมัติ องค์กรไม่จำเป็นต้องลงทุนมากในการจ้างงานสำหรับงานเหล่านั้น เป็นผลให้ต้นทุนการดำเนินงานลดลง ในขณะที่ผลผลิตและอัตรากำไรสูงขึ้นอย่างมาก
ลดเวลาและทรัพยากร
ด้วยระบบอัตโนมัติ องค์กรต่างๆ สามารถทำงานให้สำเร็จได้มากขึ้นด้วยต้นทุนที่น้อยลง ด้วยการขจัดกระบวนการที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน พนักงานสามารถใช้เวลากับงานที่มีมูลค่าสูงมากขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น การกลับไปสู่ประโยชน์แบบไร้กระดาษที่ได้รับความนิยมด้วยซอฟต์แวร์สำนักงานอัตโนมัติพนักงานไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากเท่ากับการรวบรวมเอกสารสำคัญ การป้อนข้อมูลนั้น หรือการจัดเก็บสำเนากระดาษจำนวนมาก ระบบทำเพื่อพวกเขา ในความเป็นจริง78% ของผู้นำคาดหวังว่าระบบอัตโนมัติจะทำให้เวลาของพนักงานเพิ่มขึ้น 3 ชั่วโมงต่อวัน
การจัดเก็บและจัดการข้อมูล
ระบบสำนักงานอัตโนมัติช่วยลดความยุ่งยากในการจัดเก็บข้อมูล ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบและควบคุมข้อมูลผ่านระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณลักษณะทั่วไปรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น การจัดการงานและระบบเตือนความจำ ตลอดจนการเข้าถึงข้อมูลโดยง่ายโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก
ข้อมูลเชิงลึกและการตัดสินใจที่มีข้อมูลมากขึ้น
ระบบสำนักงานอัตโนมัติช่วยให้องค์กรสามารถเข้าถึงชุดข้อมูล รายงาน และการวิเคราะห์ขนาดใหญ่ การเข้าถึงข้อมูลช่วยให้ตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลและตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก องค์กรสามารถใช้การปรับปรุงกระบวนการของตนเพื่อขจัดปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพอื่นๆ
ด้วยการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจองค์กรจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการของตน และรับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับที่สูงขึ้น ความสามารถในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจคือสิ่งที่ทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติแตกต่างจากเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติทีละน้อย
วิธีการติดตั้งระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ประโยชน์ของระบบสำนักงานอัตโนมัตินั้นง่ายพอที่จะเข้าใจและชื่นชม แทบทุกองค์กรในโลกยินดีรับการปรับปรุงความแม่นยำ ประสิทธิภาพที่มากขึ้น และอัตรากำไรที่สูงขึ้น แต่หลายองค์กรไม่ได้กระโดดไปสู่ระบบสำนักงานอัตโนมัติเพราะกระบวนการดูเหมือนจะล้นหลาม อย่างไรก็ตาม ด้วยวิธีการที่ได้รับคำสั่ง การนำไปปฏิบัตินั้นสามารถจัดการได้และบรรลุผลสำเร็จได้
การตัดสินใจว่าจะทำอะไรโดยอัตโนมัติ
ก่อนที่จะนำระบบสำนักงานอัตโนมัติไปใช้ องค์กรจะต้องใช้เวลาในการพิจารณาว่ากระบวนการใดที่จะต้องทำให้เป็นอัตโนมัติ เริ่มต้นด้วยการดูเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่เพื่อทำความเข้าใจกระบวนการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ของคุณคือการแมปกระบวนการ
การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับการสร้างการแสดงภาพกระบวนการทำงานเพื่อกำหนดว่าองค์กรทำอะไร ดำเนินการอย่างไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบงานแต่ละอย่าง หลายกระบวนการภายในองค์กรไม่มีเอกสาร ด้วยการสร้างการแสดงภาพ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถระบุปัญหาคอขวดในเวิร์กโฟลว์และงานที่ต้องการการปรับปรุงประสิทธิภาพ การสร้างแผนผังกระบวนการทำได้ง่ายด้วยคุณสมบัติตัวจำลองกระบวนการแบบลากและวางของ ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ชั้นนำ ของ อุตสาหกรรม
คุณสมบัติที่สำคัญของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
มีแอปพลิเคชันและโปรแกรมซอฟต์แวร์มากมายที่รับประกันประสิทธิภาพที่ดีขึ้นผ่านระบบอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น การบรรลุประสิทธิภาพขององค์กรผ่านระบบสำนักงานอัตโนมัตินั้นต้องการมากกว่าการดาวน์โหลดแอพไม่กี่ตัว แต่คุณต้องมีโซลูชันสำนักงานอัตโนมัติที่ครอบคลุมซึ่งมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:
การสร้างแบบจำลองกระบวนการและการออกแบบเวิร์กโฟลว์
ประโยชน์ที่สำคัญของระบบสำนักงานอัตโนมัติคือความสามารถในการออกแบบและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ โซลูชันที่คุณเลือกควรให้คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์โดยละเอียดได้ในเวลาไม่กี่นาที โซลูชันชั้นนำมอบการออกแบบที่ใช้งานง่ายและรวมคุณสมบัติต่างๆ เช่น ตัว จำลองกระบวนการแบบลากและวาง นำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้
ความเข้ากันได้ของมือถือ
ในยุคของเศรษฐกิจที่ต้องอยู่ที่บ้านและการแพร่ระบาดของ COVID-19 การเคลื่อนไหวมีความสำคัญมากกว่าที่เคย พนักงานต้องสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้จากทุกที่ โซลูชัน บนคลาวด์มีความปลอดภัยและเข้าถึงได้ตลอดเวลา
การบูรณาการ
หนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่องค์กรต้องเผชิญเมื่อพยายามทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติคือการผสานรวมซอฟต์แวร์หรือแอพของบุคคลที่สามต่างๆ ระบบสำนักงานอัตโนมัติของคุณควรทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ เช่น การตลาดทางอีเมลและระบบ CRM ของคุณได้อย่างราบรื่น
การจัดการงานและกำหนดเวลา
การจัดการงานเป็นคุณสมบัติที่สำคัญของโซลูชันสำนักงานอัตโนมัติ เพื่อให้กระบวนการดำเนินไปอย่างราบรื่น พนักงานต้องรู้ว่าต้องทำอะไรและเมื่อใดควรทำ ระบบสำนักงานอัตโนมัติของคุณควรอนุญาตให้คุณสร้างและดูงานที่ค้างอยู่และกำหนดเวลา รวมทั้งแจกจ่ายงานซ้ำได้ตามต้องการ
การควบคุมการเข้าถึงและการรักษาความปลอดภัย
เพื่อป้องกันความปลอดภัยของระบบของคุณ คุณต้องสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงทั่วทั้งองค์กรได้ โซลูชันบนระบบคลาวด์ยังมีฟีเจอร์ความปลอดภัยขั้นสูงเพื่อปกป้องข้อมูลจากการถูกบุกรุก
การสื่อสาร
คุณสมบัติที่สำคัญของระบบอัตโนมัติคือความสามารถในการสื่อสารอย่างราบรื่น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานแต่ละอย่าง รวมถึงความสามารถในการติดต่อผู้อื่นเพื่อขอความช่วยเหลือเพิ่มเติม ระบบสำนักงานอัตโนมัติของคุณควรมีคุณสมบัติเช่นตัวสร้างแบบฟอร์ม ตัว สร้างฟอร์มสามารถใช้เพื่อเก็บข้อมูล แสดงข้อมูลจากระบบอื่น และแม้กระทั่งออกแบบหน้าจอการอนุมัติสำหรับผู้จัดการในการตัดสินใจ
การรายงานและการวิเคราะห์
ในการประเมินและปรับปรุงระบบสำนักงานอัตโนมัติของคุณ คุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลและตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก ระบบสำนักงานอัตโนมัติชั้นนำมีความสามารถในการรายงานและการวิเคราะห์ในตัว
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
