ธุรกิจสแกนเอกสาร หรือ สำนักงานไร้กระดาษเป็นสำนักงานดิจิทัลเต็มรูปแบบ ซึ่งเป็นไปได้มากมาหลายปีแล้ว แต่มีเพียงไม่กี่องค์กรเท่านั้นที่สามารถบรรลุสำนักงานแบบไร้กระดาษทั้งหมดหรือส่วนใหญ่ได้
และใช่ มีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้มากมาย และการเปลี่ยนแปลงก็ยาก แต่ในทศวรรษใหม่ หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้สำหรับองค์กรของคุณคือการตัดกระดาษและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับแปดประการในการนำบริษัทของคุณไปสู่ทิศทางที่ไร้กระดาษ
1. จัดตั้ง (หรือบังคับใช้) ข้อตกลงการตั้งชื่อไฟล์
ก่อนที่คุณจะดำเนินการใดๆ กับซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ หรือกระบวนการ คุณต้องตัดสินใจว่าไฟล์และการตั้งชื่อของคุณจะเป็นอย่างไร คุณจะจัดตามแผนกหรือไม่? ชื่อลูกค้า? ประเภทของเอกสาร? ปี?
ไม่มีมาตรฐานในอุตสาหกรรมหรือประเภทธุรกิจ แต่โดยทั่วไปชื่อควรสื่อความหมายได้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในขณะที่สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การตั้งชื่อไฟล์ที่มีคำ 20 คำโดยคั่นด้วยเครื่องหมายขีดกลางจะทำให้ยากต่อการจัดเรียงในภายหลัง
ตรวจสอบว่าใครก็ตามที่จะเพิ่มเอกสารลงในระบบจัดการเนื้อหาหรือไดรฟ์ที่แชร์ได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับหลักการตั้งชื่อและปลายทางของไฟล์เหล่านี้
ต่อไปนี้คือแหล่งข้อมูลบางส่วนสำหรับการพัฒนารูปแบบการตั้งชื่อของคุณ:
2. หยุดการบริโภคกระดาษด้วย E-forms
ตามที่ใครก็ตามที่รับผิดชอบในการปฐมนิเทศพนักงาน ผู้ป่วย หรือสมาชิกสามารถบอกคุณได้ มีเอกสารมากมายที่เกี่ยวข้องกับการรับคนใหม่
แต่แทนที่จะพิมพ์เอกสารต้อนรับหรือเอกสารหลายร้อยฉบับ จะเป็นอย่างไรถ้าคุณสามารถส่งลิงก์ไปยังเว็บไซต์ส่วนตัวให้พนักงานใหม่เพื่อกรอกแบบฟอร์มก่อนวันแรกที่พวกเขาอยู่ในสำนักงานได้ แล้วการยื่นแท็บเล็ตให้ผู้ป่วยเพื่อกรอกใบเปลี่ยนประกันล่ะ?
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณทำอย่างนั้นได้ คุณสามารถใช้แบบฟอร์มกระดาษใดก็ได้เท่าที่จะจินตนาการได้และแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนที่ดีที่สุด? คุณสามารถตั้งค่ากลุ่มตัวเลือกที่เลือกไว้ล่วงหน้าหรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ต้องกรอกข้อมูลในช่องก่อนที่จะส่ง สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะลดทอนลงบนกระดาษเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อผิดพลาดและเวลาอันมีค่าในการพยายามคิดให้ออกว่าลายมือของใครบางคนพูดอะไร
ตัวอย่างเช่น: หนึ่งในลูกค้าของเราใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการลงทะเบียนแบบเปิดด้านการดูแลสุขภาพ ความสามารถในการควบคุมคำตอบและสร้างความมั่นใจว่าผู้คนต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่จำเป็นทั้งหมด ทำให้ชั่วโมงการทำงานของบุคลากรที่จำเป็นในการตรวจสอบและป้อนข้อมูลหมดไปเกือบหมด
3. เริ่มใช้ลายเซ็นดิจิทัล
จับมือกับแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องพิมพ์สัญญาหรือเอกสารกี่ฉบับเพื่อให้ลูกค้าหรือผู้ป่วยสามารถลงนามได้
ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้พนักงาน ลูกค้า และผู้ป่วยสามารถลงนามในแบบฟอร์มได้โดยไม่ต้องใช้เอกสาร คุณจะไม่ต้องกังวลกับการพิมพ์เอกสารหรือมีสำเนาหลายชุดอีกต่อไป ลายเซ็นดิจิทัลยังง่ายต่อการติดตามด้วยเหตุผลด้านการปฏิบัติตามหรือการตรวจสอบ
4. ซื้อเครื่องสแกนเดสก์ท็อปเพื่อแปลงกระดาษขาเข้าเป็นดิจิทัล
วิธีที่ยอดเยี่ยมและง่ายอีกวิธีหนึ่งในการกำจัดกระดาษที่เข้ามาคือการสแกนเอกสารเมื่อได้รับ ซึ่งสามารถทำได้บนเครื่องสแกนเครือข่ายส่วนกลางหรือเครื่องสแกนเดสก์ท็อปส่วนบุคคล แทนที่จะกรอกลิ้นชักโต๊ะและตู้เก็บเอกสารด้วยกระดาษ ใบแจ้งหนี้ ใบสมัคร คำร้อง และเอกสารกระดาษอื่นๆ ทั้งหมดของคุณจะถูกสแกนและจัดเก็บในระบบการจัดการเอกสารหรือเซิร์ฟเวอร์ส่วนกลางของคุณ
ขึ้นอยู่กับปริมาณกระดาษที่คุณต้องสแกนทุกวัน มีเครื่องสแกนที่ถูกที่แสดงในหน้านี้ ซึ่งสามารถทำงานได้สำเร็จ หลายตัวมาพร้อมกับซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณดู แก้ไข และจัดเก็บรูปภาพได้อย่างง่ายดาย
เครื่องสแกนเดสก์ท็อปนำเสนอคุณภาพที่เหนือกว่าเพียงแค่ใช้ตัวเลือกการสแกนบนเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นของคุณ
5. วิจัยและดำเนินการเอกสารหรือระบบการจัดการเนื้อหา
แม้ว่าคุณจะลดการใช้กระดาษด้วยเครื่องสแกนและแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ คุณก็ยังต้องการวิธีจัดการข้อมูลนั้น นั่นคือที่มาของระบบจัดการเอกสารและ/หรือเนื้อหา
ระบบเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อจัดเก็บ ค้นหา และย้ายข้อมูล ระบบ การจัดการเอกสารเหมาะที่สุดสำหรับการจัดเก็บ เรียกข้อมูล และแบ่งปันเอกสารที่สแกนและอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ ระบบจัดการเนื้อหา (เช่นLaserfiche ) ช่วยให้สามารถจัดเก็บข้อมูลทุกประเภท (รูปภาพ ไฟล์ mp3 วิดีโอโทรสารดิจิทัลฯลฯ นอกเหนือจากเอกสาร) และมีคุณสมบัติขั้นสูง เช่น เวิร์กโฟลว์ เพื่อช่วยเร่งกระบวนการทางธุรกิจของคุณ
ได้ Google Docs และ Microsoft SharePoint สามารถทำหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ แต่ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเฉพาะทางจะช่วยให้สามารถแก้ไข ใส่คำอธิบายประกอบ และแบ่งปันได้อย่างปลอดภัยยิ่งขึ้นด้วยการผสานรวมกับระบบที่คุณใช้อยู่แล้วอย่างง่ายดาย
มีตัวเลือกมากมายสำหรับการจัดการเนื้อหา ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำการวิจัย (หรือปรึกษากับบริษัท) และคิดว่าคุณต้องการให้สถานะในอนาคตของบริษัทของคุณเป็นอย่างไร การเลือกระบบที่มีคุณสมบัติขั้นสูงที่เหมาะสม แม้ว่าคุณจะไม่ได้ใช้งานทั้งหมดพร้อมกันในคราวเดียว คุณก็จะมั่นใจได้อย่างเต็มที่!
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการเอกสารและเนื้อหา โปรดดูที่โพสต์ในบล็อกของเรา: ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการจัดการเอกสารและทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับบริการเนื้อหา
6. ให้การผสานรวมภาพเปิดใช้งานระบบที่มีอยู่ของคุณ
สิ่งหนึ่งที่เราได้ยินบ่อยคือบริษัทไม่ต้องการเปลี่ยนระบบ และเนื่องจากพวกเขาไม่ต้องการเปลี่ยนระบบ พวกเขายังคงทำงานมากมายบนกระดาษ ธุรกิจสแกนเอกสาร
เราเข้าใจแล้ว! เมื่อองค์กรของคุณคุ้นเคยกับระบบ เป็นเรื่องยากมากที่จะทำให้พนักงานทุกคนเรียนรู้ระบบใหม่ ข่าวดีก็คือคุณไม่จำเป็นต้องละทิ้งระบบที่คุณชอบมากเพียงเพื่อจะไร้กระดาษ
ที่ปรึกษา (เช่นเรา!) สามารถเขียนการผสานรวมระหว่างระบบ LOB ของคุณกับระบบการจัดการเอกสารขั้นพื้นฐาน เพื่อให้คุณสามารถดึงเอกสารขึ้นโดยใช้ปุ่มลัดหรือคลิกเมาส์ ซึ่งหมายความว่ามีข้อมูลมากขึ้นเพียงปลายนิ้วสัมผัสโดยไม่ต้องฝึกซ้ำมาก
7. พิจารณาเอาต์ซอร์สห้องจดหมายของคุณ
อีกวิธีในการตัดกระดาษออกคือ เปลี่ยนไปใช้ห้องส่งจดหมายจากภายนอก คุณสามารถให้บริษัทอื่นจัดการอีเมลของคุณได้ (ทั้งทางกายภาพและทางอิเล็กทรอนิกส์) โดยการเอาท์ซอร์สกิจกรรมห้องจดหมาย พวกเขาสามารถรวบรวม สแกน และส่งไปยังผู้รับหรือส่งไปยังเวิร์กโฟลว์โดยตรง
ดังนั้นใบแจ้งหนี้? สแกนและส่งไปยังบัญชีเจ้าหนี้ การเรียกร้องประกัน? สแกนและส่งไปยังแผนกประมวลผลของคุณแล้ว กระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดของคุณยังคงสามารถดำเนินการได้โดยที่สำนักงานของคุณไม่ต้องดูเอกสารแม้แต่ชิ้นเดียว
8. อย่าเปลี่ยนทุกอย่างในครั้งเดียว
มีสองวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้ประสบความสำเร็จ:
- ยกเครื่องเต็มรูปแบบด้วยไทม์ไลน์ของโครงการ
- การเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้นเมื่อคุณทำสิ่งเดียวในแต่ละครั้ง
ไม่ใช่วิธีที่ “ถูกต้อง” ทั้งหมดขึ้นอยู่กับบริษัทของคุณ หากคุณเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีผู้คนและแอปพลิเคชันจำนวนมาก คุณอาจต้องวางแผนการยกเครื่องหลายปีทั้งหมดโดยมีเหตุการณ์สำคัญหลายอย่าง
หากคุณเป็นองค์กรขนาดเล็กที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยสิ่งหนึ่งหรือสองอย่าง รอให้พนักงานของคุณคุ้นเคยกับการเปลี่ยนแปลง แล้วจึงดำเนินการอย่างอื่น ตัวอย่างเช่น: บางทีคุณอาจเริ่มต้นด้วยการซื้อเครื่องสแกนและใช้ e-forms จากนั้นจึงนำกระบวนการอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ (RPA) ไปใช้ในภายหลัง หรือเริ่มทำให้กระบวนการ AP ของคุณเป็นแบบ อัตโนมัติ
ไม่ว่าคุณจะทำขั้นตอนไหนก่อน องค์กรของคุณก็พร้อมที่จะปรับปรุงธุรกิจของคุณและตัดงานเอกสารออกไป
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
