ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งบางครั้งสะกดด้วยลายมือชื่อและย่อมาจากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึงวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ใดๆ ที่แสดงว่าบุคคลตกลงและยอมรับเนื้อหาของข้อความอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ยังสามารถอ้างถึง “ลายเซ็น” ของข้อความดิจิทัลที่เขียนขึ้นโดยบุคคลที่เขียนข้อความนั้น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถทำได้ง่ายพอๆ กับการพิมพ์ชื่อหรือลายเซ็นที่เป็นลายลักษณ์อักษรบนเทคโนโลยีที่สามารถแปลงลายเซ็นนั้นให้เป็นดิจิทัลได้
เนื่องจากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ผู้คนสามารถลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้จากทุกที่ ทุกเวลา ตราบใดที่พวกเขาได้รับเทคโนโลยีในการทำเช่นนั้น พวกเขาก็เติบโตขึ้นทั้งในด้านความนิยมและการใช้งาน
อุตสาหกรรมต่างๆ นำซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้เพื่อเร่งการทำธุรกรรมทางธุรกิจ
อุตสาหกรรมจำนวนมากใช้โซลูชันซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดการพึ่งพากระบวนการที่มีราคาแพงและขับเคลื่อนด้วยกระดาษ เอกสารกระดาษเกือบ 30 พันล้านฉบับถูกคัดลอกหรือพิมพ์โดยบริษัทในสหรัฐฯ ในปีใดก็ตาม ตามการศึกษาที่จัดทำโดย Adobe
การศึกษาเดียวกันนี้ประเมินค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อลายเซ็นบนกระดาษที่ 6.50 ดอลลาร์ และด้วยจำนวนพนักงานที่ได้รับอนุญาตโดยเฉลี่ยลงนามในเอกสาร 500 ฉบับต่อปี ซึ่งคิดเป็นเงิน 3,250 ดอลลาร์ต่อปี
ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถช่วยลดต้นทุนนั้นได้ และด้วยโซลูชันที่เหมาะสมจะช่วยลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่สูญหายและการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้เช่นกัน
- ปลอดภัยและปลอดภัย โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยขจัดความเสี่ยงในการแก้ไขเอกสารที่เป็นการฉ้อโกง และรับประกันว่าเอกสารที่ลงนามของคุณจะได้รับการปกป้อง
- ง่ายต่อการติดตาม ติดตามการรับทราบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพ และหากจำเป็น ต้องแน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อบังคับท้องถิ่น มลรัฐ และรัฐบาลกลางที่มีการพัฒนา
- เพิ่มผลกำไรของคุณ การลดการพึ่งพากระบวนการที่ขับเคลื่อนด้วยกระดาษจะส่งผลดีต่อค่าใช้จ่ายในการทำธุรกิจของคุณ ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
การผสานรวมซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ OnBase ช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ได้อย่างไร
การรวมการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรของ OnBase (ECM) เข้ากับแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จะสร้างโซลูชันแบบครบวงจรสำหรับการจัดการเอกสารที่ต้องใช้ลายเซ็น
OnBase รวบรวมเอกสารและข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยจัดเก็บไว้ทั้งหมดในตำแหน่งศูนย์กลางที่เข้าถึงได้ง่าย พนักงานของคุณจะพบข้อมูลที่ต้องการในทันที เพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่ลูกค้าและสมาชิกได้ การรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และ OnBase จะทำให้วงจรรายได้สั้นลง ลดต้นทุนและความเสี่ยงของกระบวนการที่ขับเคลื่อนด้วยกระดาษ
การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยให้แน่ใจว่าคุณกรอกชื่อย่อและลายเซ็นทุกครั้งในการประชุมครั้งเดียว ดังนั้นลูกค้าและสมาชิกจึงไม่ต้องเดินทางซ้ำเพื่อทำธุรกรรมเดียว พนักงานใช้เวลาได้ดียิ่งขึ้นเช่นกัน พวกเขาไม่ต้องรวบรวมเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องและครบถ้วน 100 เปอร์เซ็นต์ – ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
ประโยชน์ของการไร้กระดาษ
บริษัทต่างๆ ในสหรัฐฯ ใช้จ่ายเงินมากกว่า 120,000 ล้านดอลลาร์ต่อปีสำหรับแบบฟอร์มสิ่งพิมพ์เพียงอย่างเดียว ซึ่งส่วนใหญ่ล้าสมัยภายในสามเดือนและจบลงในถังขยะ ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานออฟฟิศใช้เวลา 30-40 เปอร์เซ็นต์ในการค้นหาเอกสารในตู้เก็บเอกสาร
แผนกที่ใช้กระดาษมากที่สุดบางแผนก ได้แก่ทรัพยากรบุคคลบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้การจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกและการบริการลูกค้า ซึ่งจัดการกับใบสมัครจำนวนมาก ประวัติย่อ ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งงาน ใบแจ้งหนี้ ใบเรียกเก็บเงิน และอื่นๆ
เห็นได้ชัดว่าการทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษทำให้เกิดปัญหาที่ทำให้พนักงานไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและองค์กรไม่ต้องประหยัดค่าใช้จ่าย การใช้ระบบไร้กระดาษสามารถแก้ปัญหาเหล่านี้และบรรลุผลประโยชน์ต่างๆ เช่น:
- ประหยัดเวลาในการค้นหาและดึงไฟล์ที่มีอยู่จริง เอกสารดิจิทัลสามารถจัดระเบียบและจัดทำดัชนีได้ง่าย ซึ่งทำให้ค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วยความสามารถในการค้นหา เมื่อเอกสารสามารถเข้าถึงได้มากขึ้น เวลาที่ใช้ในการเรียกไฟล์จะลดลงอย่างมาก เพื่อให้ทีมของคุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และมุ่งเน้นไปที่งานอื่นๆ ที่มีมูลค่าสูง
- ส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม พนักงานสามารถแชร์ไฟล์แบบดิจิทัลโดยไม่ต้องพิมพ์และดูเอกสารเวอร์ชันล่าสุดและเวอร์ชันล่าสุด ซึ่งช่วยลดขั้นตอนและปรับเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะสมเมื่อทำงานร่วมกันบนเอกสาร
- การปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูล สามารถกำหนดและเพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึงได้ตามระดับ ผู้ใช้และประเภทเอกสาร ด้วยการตั้งค่าความปลอดภัยที่ละเอียด ข้อมูลที่เป็นความลับและละเอียดอ่อนสามารถติดตามและป้องกันจากการใช้ในทางที่ผิดและการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยง ของการสูญหายและการโจรกรรม
- ประหยัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และจัดเก็บเอกสาร การกำจัดงานเอกสารส่วนใหญ่จะช่วยให้คุณประหยัดเงินที่ใช้ไปกับกระดาษและตู้เก็บเอกสาร รวมถึงค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น หมึกเครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องเขียนในสำนักงาน
วิธีแปลงร่างเป็นสำนักงานไร้กระดาษ
ระบบ การจัดการเอกสารจะรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลแบบดิจิทัลบนแพลตฟอร์มเดียวพร้อมตัวเลือกการค้นหาแบบบูรณาการ เพื่อความสะดวกในการเปลี่ยนจากกระดาษเป็นดิจิทัล คุณสามารถเริ่มต้นด้วย:
- การกำหนดวิธีแก้ปัญหา ที่ เหมาะสม แพลตฟอร์มที่คุณปรับใช้ควรจัดการและแก้ไขความต้องการและความท้าทายทางธุรกิจเฉพาะของคุณ ด้วยความยืดหยุ่นในการปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงและปรับขนาดตามการเติบโต
- เริ่มกระบวนการแปลงเป็นดิจิทัล นี่น่าจะเป็นส่วนที่ท้าทายที่สุดเนื่องจากเวลาและแรงงานที่เกี่ยวข้อง ขนาดของงานขึ้นอยู่กับจำนวนไฟล์กระดาษที่จะเริ่มต้นด้วย อย่างไรก็ตาม ด้วยความช่วยเหลือจากผู้ให้บริการโซลูชันของคุณ คุณสามารถดำเนินการตามกลยุทธ์เพื่อจัดการกับกระบวนการแปลงเป็นดิจิทัล ซึ่งสามารถนำไปใช้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานได้
- ปลูกฝังการจัดการการเปลี่ยนแปลง ส่วนสำคัญของการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จคือการได้รับการซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงและระบบใหม่ช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล มีผลกระทบ และมีคุณค่ามากขึ้นได้อย่างไร พัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรมเพื่อเตรียมพนักงานในการจัดการกระบวนการใหม่และรวบรวมข้อเสนอแนะจากพวกเขาเพื่อการปรับปรุงต่อไป
เช่นเดียวกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ องค์กรของคุณจะต้องใช้เวลาในการปรับตัว ขอแนะนำให้เริ่มต้นด้วยขนาดที่เล็กกว่าด้วยกระบวนการที่สำคัญซึ่งมีผลกระทบมากที่สุดจากการไม่ใช้กระดาษ ก่อนที่จะปรับขนาดโซลูชันไปยังกระบวนการและแผนกอื่น
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
