ซอฟต์แวร์การจัดการแรงงาน คุณรู้ว่าการจัดการแรงงานคืออะไร เมื่อคุณปรากฏตัวและบอกจิมว่าหากเขาเลิกยุ่งวุ่นวายและแจ็กกี้เลิกเล่นโทรศัพท์ คุณทั้งสามคนอาจทำบางอย่างเสร็จในวันนี้ และคุณไม่รู้ว่าทำไมคุณถึงต้องการซอฟต์แวร์เพื่อทำเช่นนั้น
แต่ฉันมาที่นี่เพื่อบอกคุณว่าซอฟต์แวร์การจัดการแรงงานสามารถทำได้มากกว่านั้น ช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้คนจะอยู่ที่นั่นในเวลาที่พวกเขาต้องการ ช่วยให้มั่นใจว่าคุณไม่ได้ใช้จ่ายมากเกินไปหรือน้อยเกินไปกับกำลังแรงงานของคุณ และช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการทำงานของพนักงานและใครคือบุคลากรที่ดีที่สุดของคุณ หากคุณต้องการดูว่าซอฟต์แวร์การจัดการแรงงานสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินการได้เหมือนเครื่องจักรที่ได้รับการหล่อน้ำมันอย่างดีและประหยัดเงินได้อย่างไร ให้อ่านต่อไป
ซอฟต์แวร์การจัดการแรงงานทำอะไรได้บ้าง?
ซอฟต์แวร์การจัดการแรงงานช่วยเพิ่มมูลค่าโดยรวมของกำลังแรงงานของบริษัท เรียกอีกอย่างว่าซอฟต์แวร์การจัดการแรงงาน การจัดการแรงงานมักจะรวมอยู่ในชุดเครื่องมือการจัดการทุนมนุษย์ (HCM) ตัวอย่าง ได้แก่ Oracle Cloud HCM และ Workday HCM อย่างไรก็ตาม แม้ว่าแพ็คเกจการจัดการแรงงานจะไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของ HCM แต่โดยทั่วไปแล้วจะมีคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรมนุษย์บางอย่าง ตัวอย่างอาจรวมถึงโมดูลสำหรับการเริ่มต้นใช้งาน การจัดการความสามารถพิเศษ เป็นต้น
ผลิตภัณฑ์บางอย่างเพิ่มมูลค่าให้กับพนักงานโดยให้ความสอดคล้องกับกระบวนการพื้นฐาน คนอื่น ๆ มุ่งเน้นไปที่การเพิ่มประสิทธิภาพพนักงานตามข้อมูลที่รวบรวม สิ่งนี้มีค่ามาก แต่มักจะอาศัยกระบวนการข้างต้นที่เชี่ยวชาญ
อะไรคือความแตกต่างระหว่างการจัดการแรงงานและการเพิ่มประสิทธิภาพแรงงาน
คำสองคำที่มักเห็นร่วมกันคือการจัดการแรงงานหรือ WFM และการเพิ่มประสิทธิภาพแรงงาน มักใช้แทนกันได้ แม้ว่าจะไม่เป็นเช่นนั้น เส้นแบ่งระหว่างทั้งสองก็ยังพร่ามัวอย่างไม่น่าเชื่อ และไม่มีเส้นแบ่งที่สอดคล้องกัน วิธีที่ดีที่สุดในการคิดถึงความแตกต่างคือการเพิ่มประสิทธิภาพกำลังคนเป็นรูปแบบขั้นสูงของการจัดการกำลังคน
การจัดการแรงงานช่วยให้มีกระบวนการที่สอดคล้อง ทำซ้ำได้ และเป็นอัตโนมัติสำหรับสิ่งที่คุณน่าจะทำอยู่แล้ว ซึ่งรวมถึงการจัดตารางพนักงาน การติดตามเวลา การจัดการการลาและการขาดงาน และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
ผลิตภัณฑ์ที่เน้นการจัดการแรงงานมักจะกำหนดเป้าหมายไปยังธุรกิจขนาดเล็ก มีสองเหตุผลสำหรับเรื่องนี้ ประการแรก บริษัทเหล่านี้คือประเภทของบริษัทที่มีแนวโน้มมากที่สุดที่จะมองหาการเปลี่ยนผ่านจากกระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองไปสู่กระบวนการอัตโนมัติ ประการที่สอง ธุรกิจที่มีพนักงาน 10-20 คนมักจะไม่เห็นประโยชน์จากการวิเคราะห์ขั้นสูงเช่นเดียวกับธุรกิจที่มีพนักงาน 200 คนขึ้นไป
การเพิ่มประสิทธิภาพกำลังคนสร้างขึ้นจากฟังก์ชันการทำงานของการจัดการกำลังคน การวิเคราะห์และฟีเจอร์อื่นๆ สร้างขึ้นจากฟีเจอร์การจัดการบุคลากร พวกเขาให้อำนาจแก่ผู้มีอำนาจตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ด้วยข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้
คุณสมบัติการจัดการแรงงาน
คุณสมบัติเหล่านี้ช่วยสร้างแกนหลักของซอฟต์แวร์การจัดการแรงงาน พวกเขามีเครื่องมือที่จำเป็นเพื่อช่วยให้เจ้าของ ผู้จัดการ และผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมพนักงานของตนได้
การจัดตารางเวลาของพนักงาน
การจัดตารางเวลาของพนักงานเป็นกระบวนการสร้างตารางการทำงานและดูแลให้มีพนักงานที่เหมาะสม นี่คือสิ่งที่เกือบทุกธุรกิจทำอยู่แล้ว แต่หลายธุรกิจทำอย่างไม่มีประสิทธิภาพ เช่นเดียวกับศตวรรษที่ 20 อย่างไร้ประสิทธิภาพ 45% ของคนทำงานเป็นกะกล่าวว่าพวกเขายังคงได้รับตารางเวลาของพวกเขาบนแผ่นกระดาษ การจัดตารางกะด้วยตนเองเป็นกระบวนการ 2+ ชั่วโมงสำหรับนายจ้างมากกว่าครึ่ง
การตั้งเวลาด้วยซอฟต์แวร์สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการที่ใช้เวลานานเหล่านี้ แอพจัดตารางเวลามักมีหนึ่งในสองรูปแบบ: แบบลากและวางหรือตัวจัดตารางเวลาอัตโนมัติ เครื่องมือจัดกำหนดการแบบลากแล้วปล่อยมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายซึ่งช่วยให้คุณสามารถติดตามข้อมูลสำคัญได้ในขณะที่คุณจัดกำหนดการ ตัวจัดตารางเวลาอัตโนมัติจะสร้างตารางเวลาโดยอัตโนมัติเมื่อคลิกปุ่มตามข้อจำกัดที่คุณป้อน การตั้งค่าเริ่มต้นอาจใช้เวลาเล็กน้อย แต่จะช่วยประหยัดเวลาในระยะยาว แอพจัดตารางเวลาทั้งสองรสชาติมักจะให้คุณสร้างเทมเพลตกำหนดการสำหรับตารางเวลาที่ใช้งานได้ดี
มักจะมีเครื่องมือสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับแอพตั้งเวลา เครื่องมือเหล่านี้สามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังพนักงานเกี่ยวกับกำหนดการที่สร้างขึ้นใหม่และการเปลี่ยนแปลงกำหนดการแบบเรียลไทม์ พวกเขายังมีแพลตฟอร์มส่วนกลางสำหรับการเปลี่ยนกะหรือค้นหาการเปลี่ยน ฟังก์ชันนี้อาจมีความสำคัญมากกว่าในบางอุตสาหกรรม (hello hospitality) ซอฟต์แวร์การจัดการแรงงาน
การติดตามเวลาและการเข้าร่วม
การติดตามเวลาคือการรู้ว่าพนักงานของคุณทำงานเมื่อใด ซึ่งอาจเป็นความท้าทายที่ยากกว่าที่คิดในบางอุตสาหกรรม การติดตามเวลามักเน้นที่ 3 สิ่ง ได้แก่ ความสะดวก ความน่าเชื่อถือ และการป้องกันการฉ้อโกง
ความสะดวกสบายมักอยู่ในรูปแบบของนาฬิกาบอกเวลาหลายเรือน โซลูชันซอฟต์แวร์จำนวนมากรวมถึงนาฬิกาเวลาที่สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์พกพา นาฬิกาบอกเวลาเคลื่อนที่มีประโยชน์อย่างยิ่งต่อภาคสนามและทีมกระจาย นี่เป็นเพราะทีมเหล่านี้ไม่สามารถใช้นาฬิกาเวลาแบบรวมศูนย์ได้
ความน่าเชื่อถือเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อป้องกันข้อมูลเวลาสูญหาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ไซต์ระยะไกลหรือสำหรับทีมภาคสนาม ความสะดวกสบายเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะเข้าและออก การป้องกันการฉ้อโกงเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานใช้งานระบบในทางที่ผิด การล่วงละเมิดนี้มักเกี่ยวข้องกับการตอกบัตรเข้างานสำหรับเพื่อนร่วมงานที่ขาดงานหรือการตอกบัตรเข้างานก่อนเวลาและเข้างานสาย ระบบป้องกันการฉ้อโกงอาจรวมถึงการกำหนดให้ใช้ภาพถ่ายในการตอกบัตร การตรวจสอบไบโอเมตริกอื่นๆ การกำหนดตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ และการบังคับใช้กำหนดการ สิ่งนี้ส่วนใหญ่เปิดใช้งานผ่านแอพมือถือที่เกี่ยวข้องของแพ็คเกจ
คุณลักษณะสำคัญของโมดูลติดตามเวลาจำนวนมากคือการรวมเข้ากับระบบบัญชีเงินเดือน แม้ว่าการติดตามเวลาจะมีความสำคัญโดยตัวมันเอง แต่ความสามารถในการส่งออกแผ่นบันทึกเวลาไปยังบัญชีเงินเดือนโดยตรงสามารถช่วยประหยัดเวลาได้มาก นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกข้อผิดพลาดจำนวนมากจากการป้อนข้อมูลซึ่งอาจมีค่ามากกว่าเวลา เครื่องมือการจัดการแรงงานที่แตกต่างกันจะมีชุดการรวมที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม ส่วนใหญ่จะมีเครื่องมือพื้นฐาน เช่น การส่งออก CSV ซึ่งสามารถใช้ได้หากการผสานรวมโดยตรงไม่พร้อมใช้งาน
ออกจากการจัดการ
การจัดการการลาประกอบด้วยกิจกรรมหลักสามอย่าง: การติดตามเวลาหยุดสะสม การประมวลผลคำขอลางาน และการทำให้แน่ใจว่าผู้คนลางานไม่ได้อยู่ในกำหนดการ ส่วนประกอบเหล่านี้ค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่มีความยืดหยุ่นและใช้งานง่าย
ในแง่ของความยืดหยุ่น ระบบการจัดการแรงงานบางระบบอาจรองรับการลาประเภทจำกัดเท่านั้น ซึ่งรวมถึงการลาหยุดตามกฎหมายและนโยบายทั่วไปหนึ่งข้อ พวกเขาอาจไม่ติดตามสิ่งต่างๆ เช่น การลาป่วยและการลาพักร้อนแยกกัน สำหรับสถานที่ทำงานหลายแห่ง นี่ไม่ใช่ปัญหา สำหรับคนอื่น ๆ จะทำให้ยากต่อการนำนโยบายของบริษัทไปใช้ในระบบ
สำหรับการใช้งานง่าย สิ่งนี้มักจะตรงกันข้ามกับความยืดหยุ่นของระบบ ปล่อยให้การจัดการที่ให้เพียงขั้นต่ำเปล่ามักจะทำงานทันทีนอกกรอบ ในทางตรงกันข้าม ระบบที่ปรับแต่งได้มากขึ้นนั้นต้องการอินพุตของกฎ ซึ่งอาจมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์และการกำกับดูแล
การปฏิบัติตามกฎข้อบังคับ
โมดูลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของซอฟต์แวร์การจัดการแรงงานสร้างขึ้นจากสามส่วนก่อนหน้านี้ ตัวอย่างที่ดีคือการทำงานล่วงเวลา แอปการจัดกำหนดการจำนวนมากสามารถตั้งค่าเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานจัดกำหนดการเกิน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
อีกตัวอย่างหนึ่งคือการละเมิดการปฏิบัติตาม หลายรัฐกำหนดให้มีการหยุดพักหากพนักงานทำงานเป็นกะตามระยะเวลาที่กำหนด บ่อยครั้งที่ความรับผิดชอบในการบังคับใช้การหยุดพักเหล่านี้ตกเป็นของผู้จัดการกะ ในการเปลี่ยนแปลงที่วุ่นวาย ความรับผิดชอบนั้นจะถูกมองข้ามไป ระบบติดตามเวลาหลายครั้งจะเตือนให้พนักงานหยุดพักและแจ้งเตือนผู้ดูแลระบบหากไม่มีการหยุดพัก
มีหลายวิธีเพิ่มเติมที่การจัดการแรงงานช่วยในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การทำงานล่วงเวลา งานนอกเวลา สุขภาพและความปลอดภัย และการปฏิบัติตามมาตรฐานการทำงานต่อสัปดาห์ที่เป็นธรรม ฟังก์ชันเหล่านี้คล้ายกัน: ซอฟต์แวร์รวมศูนย์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องและจัดเตรียมเวิร์กโฟลว์สำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด
คุณลักษณะการเพิ่มประสิทธิภาพแรงงาน
คุณลักษณะเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะสร้างและขยายคุณลักษณะของซอฟต์แวร์การจัดการแรงงาน โซลูชันซอฟต์แวร์จำนวนมากจะไม่มีคุณสมบัติเหล่านี้ทั้งหมด แต่พวกเขามักจะมุ่งเน้นไปที่คุณสมบัติเฉพาะตามซอกและจุดสนใจของอุตสาหกรรม
การวิเคราะห์กำลังคน
การวิเคราะห์บุคลากรมีหลายรูปแบบ รายงานและเมตริกบางอย่างอาจนำไปใช้ในวงกว้างได้ ส่วนอื่นๆ จะเป็นเฉพาะอุตสาหกรรมหรือแต่ละธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ชุดเครื่องมือวิเคราะห์บุคลากรที่ดีจะช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลทั้งหมดได้ นอกจากนี้ คุณจะสามารถสร้างแดชบอร์ดและรายงานเพื่อช่วยในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
