ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุด หมดยุคแล้วที่บริษัทกฎหมายสามารถจัดเก็บเอกสารไว้ในตู้เก็บเอกสารได้ บันทึกของศาล คำให้การ บันทึกการจับกุม สัญญา – ไฟล์ทางกฎหมายทุกไฟล์ต้องได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัยและต้องสามารถเข้าถึงได้ภายในเวลาอันสั้น
ตั้งแต่ความท้าทายด้านการเรียกเก็บเงินไปจนถึงชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานและการแข่งขันที่ดุเดือด การทำงานในบริษัทกฎหมายอาจเป็นเรื่องยากลำบาก ในสถานการณ์เช่นนี้ การจัดการเอกสารจำนวนมหาศาลอาจดูเหมือนเป็นงานประจำอีกงานหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นทางกายภาพหรือเสมือน ห้องข้อมูลมีปัญหาด้านการควบคุมการเข้าถึงและค่าใช้จ่าย
การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทกฎหมายอาจเป็นงานที่ยาก ในขณะที่ผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้ไดรฟ์ไฟล์ที่ใช้ร่วมกันและอุปกรณ์ที่จัดเก็บข้อมูลได้ บริษัทกฎหมายไม่สามารถทำได้โดยไม่กระทบต่อการรักษาความลับของทนายความและลูกค้า ทนายความต้องรักษาโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของตนให้มีมาตรฐานที่สูงกว่ามาก
คุณสมบัติพิเศษเฉพาะระบบบริหารจัดการข้อมูล สำหรับคนในองค์กรของคุณ สามารถสร้างไฟล์ใหม่ได้ง่าย ๆ แล้วใช้งานร่วมกันหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลง
บริหารจัดการวงจรชีวิตเอกสารในองค์กร และเพิ่มประสิทธิภาพให้การบริหารจัดการและระบบการไหลเวียนเอกสาร ด้วยระบบตรวจทานเอกสารที่เชื่อถือได้
ออกแบบเว็บไซต์ได้ด้วยตัวคุณเอง Alfresco และ Q-doc viewer ให้คุณและคนในองค์กรได้สื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลกันผ่านระบบเว็บไซต์ (ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ออกแบบเว็บไซต์แต่อย่างใด)
บริหารจัดการไฟล์และเว็บไซต์ทุกเวอร์ชั่นด้วยระบบจัดเก็บข้อมูล และ คลังข้อมูลฟรีพร้อมใช้ ให้คุณควบคุมตรวจสอบทุกประวัติการแก้ไขเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ทันที
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับบริษัทกฎหมายคืออะไร?
ซอฟต์แวร์ การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับสำนักงานกฎหมายคือซอฟต์แวร์ที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสมกับอุตสาหกรรมโดยเฉพาะ ควรปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับของอุตสาหกรรมอย่างรอบคอบ นอกจากนี้ ควรจัดการกับเอกสารทางกฎหมายจำนวนมากและรวมถึงองค์ประกอบเวิร์กโฟลว์ต่างๆ Docsvault มีคุณลักษณะการจัดการเอกสารเช่น การทำโปรไฟล์เอกสาร & ดัชนี (ข้อมูลเมตา) เพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบไฟล์ได้อย่างง่ายดาย และประวัติเวอร์ชันเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสารได้ นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องมีข้อกำหนดที่เพียงพอเพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันและจัดการชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารมีประโยชน์อย่างไรสำหรับบริษัทกฎหมาย?
-
ประหยัดเวลา
ขั้นตอนการป้อนข้อมูลจากแบบฟอร์มกระดาษเข้าสู่ระบบดิจิทัลนั้นช้าเกินไปสำหรับบริษัทกฎหมาย ด้วย Docsvault คุณสามารถป้อนข้อมูลนี้ผ่านแบบฟอร์ม แล้วจึงจัดไฟล์ตามดัชนีโดยอัตโนมัติ ด้วย OCR และอินเทอร์เฟซการสแกนในตัว ข้อมูลสำคัญในเอกสารบางอย่างสามารถสแกนได้ และ เอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมากสามารถแปลงเป็นเอกสารดิจิทัลที่ค้นหาได้ -
เอกสารการรวมศูนย์ ที่ ปลอดภัยและเรียกค้นได้ง่าย ช่วยให้มั่นใจได้ว่าปลอดภัยจากความล้มเหลวของพีซีแต่ละเครื่อง ด้วย Docsvault คุณยังสำรองข้อมูลเอกสารและป้องกันเอกสารเหล่านี้จากเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้ทั้งหมด เอกสารการค้นหาข้อมูลเมตาและเนื้อหาแบบเต็มสามารถเรียกค้นได้อย่างง่ายดายผ่านเครื่องมือค้นหาในตัว -
คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยระดับพรีเมียม
นอกเหนือจากความสามารถในการเข้าถึง การรักษาความปลอดภัยยังเป็นข้อกังวลหลักในขณะที่เลือก ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับ สำนักงานกฎหมาย Docsvault มีคุณลักษณะการควบคุมการเข้าถึงเพื่อช่วยคุณจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัยทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีการบังคับเข้าไปในที่เก็บของคุณโดยแฮกเกอร์ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่หลักปฏิบัติทางธุรกิจโดยไม่ต้องกังวล -
เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับสำนักงานกฎหมายช่วยให้แน่ใจว่าคุณปรับชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้อย่างเหมาะสมและสร้างมูลค่าสูง ด้วย Docsvault Workflow Management Solutionคุณสามารถลดการพึ่งพากระดาษและทำให้เวิร์กโฟลว์ทำงานอัตโนมัติเพื่อจัดการกับข้อมูลปริมาณมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม่นยำ และปลอดภัย
เนื่องจากเราได้กล่าวถึงประโยชน์ของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับสำนักงานกฎหมายแล้ว มาสำรวจคุณสมบัติที่คุณควรมองหาในขณะที่เลือกซอฟต์แวร์สำหรับองค์กรของคุณ
อะไรคือคุณสมบัติของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทกฎหมาย?
ข้อบังคับและขั้นตอนเฉพาะของฝ่ายกฎหมายต้องการคุณสมบัติขั้นสูงสำหรับการจัดการเอกสาร
การจัดการอีเมล
ธุรกิจและผู้บริโภคส่วนใหญ่คาดหวังการสื่อสารผ่านอีเมล ด้วย Docsvault คุณสามารถยื่น เข้าถึง และรับประกันการทำงานร่วมกันผ่านอีเมล
โปรไฟล์เอกสารและดัชนี (ข้อมูลเมตา)
คุณลักษณะนี้มีความสำคัญสำหรับอุตสาหกรรมด้านกฎหมาย เนื่องจากต้องเก็บแบบฟอร์มเอกสารหลายฉบับตามปัจจัยเฉพาะให้ดีขึ้น
การปฏิบัติตามและความปลอดภัย
ในขณะที่ทุกธุรกิจต้องรับรองความปลอดภัยของเอกสาร บริษัทกฎหมายควรก้าวไปอีกขั้นเพื่อรวมซอฟต์แวร์ล่าสุดและรักษาระเบียบข้อบังคับของอุตสาหกรรม ด้วยคุณลักษณะต่างๆ เช่น การควบคุมการเข้าถึง ประวัติเวอร์ชัน การสำรองข้อมูล และเส้นทางการตรวจสอบโดยละเอียด Docsvault ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลทั้งหมดในสำนักงานกฎหมายของคุณเป็นความลับและเป็นเอกสิทธิ์
นอกจากคุณสมบัติเหล่านี้แล้ว ยังมีบางประเด็นที่คุณต้องจำไว้ก่อนที่จะสรุปซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับสำนักงานกฎหมาย
สิ่งที่คุณควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับบริษัทกฎหมาย
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับสำนักงานกฎหมายช่วยเพิ่มรายได้ให้กับองค์กรและยกระดับประสบการณ์ลูกค้าโดยรวม นี่คือวิธีที่คุณสามารถค้นหาระบบที่เหมาะสมกับความต้องการของธุรกิจของคุณมากที่สุด-
- กำหนดความต้องการของคุณ
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ควรสามารถจัดการข้อมูลตลอดวงจรเวิร์กโฟลว์ ได้อย่างปลอดภัย คุณควรทราบกระบวนการที่ระบบสามารถรองรับได้ และทำให้มั่นใจว่าบุคคลที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม - ประเมินผู้ขาย
ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการ –- ศึกษาคู่แข่งของคุณ
- ดูวิดีโอแนะนำวิธีการ
- อ่านเอกสารทางการตลาดและกรณีศึกษา
- สำรวจรายชื่อลูกค้า
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายมีชื่อเสียงที่เร่าร้อนและการสนับสนุนและบริการที่ยอดเยี่ยม
- เตรียมพร้อมสำหรับการสาธิต
ทำรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ควรมีส่วนร่วมในการตัดสินใจและใช้ประโยชน์จากการสาธิตของผู้ขายที่คุณได้คัดเลือก โดยการวิเคราะห์ว่าผลิตภัณฑ์ตรงกับสภาพแวดล้อมและความต้องการของคุณอย่างไร เลือกผู้ขายสองหรือสามราย - รับใบเสนอราคาที่ถูกต้องและตัดสินใจ
ผู้ขายจะมีรูปแบบการกำหนดราคาที่แตกต่างกันทำให้ยากต่อการเปรียบเทียบ ดังนั้นคุณควรเข้าใจทุกบรรทัดหรือค่าใช้จ่ายที่เป็นไปได้และอยากรู้อยากเห็น จบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่เหมาะกับบริษัทของคุณเหมือนถุงมือ
หากไม่มีซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับสำนักงานกฎหมายงานต่างๆ จะติดขัด ไม่ทันกำหนดเวลา และลูกค้าจะรอนานเกินไปกว่าที่คดีจะได้รับการแก้ไข ทำงานอัตโนมัติ เร่งรัด และจัดระเบียบขั้นตอนการทำงานประจำวันของคุณด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร -Docsvault ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุด
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
