การ จัดเก็บข้อมูล คลาวด์ และ ระบบจัดเก็บเอกสาร กำลังเป็นแพลตฟอร์มที่น่าสนใจ ในกฎระเบียบที่เพิ่มขึ้นและข้อบังคับของรัฐบาล เอกสาร และ ไฟล์องค์กรที่หลากหลาย จะต้องถูกล็อคอย่างปลอดภัย ซึ่งถือเป็นบันทึกของ บริษัท และได้รับการบำรุงรักษาเพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามกระบวนการและกฎการจำหน่าย ในขณะที่เกือบทุกสิ่งถือได้ว่าเป็น “บันทึก” หัวข้อที่พบบ่อยที่สุดของการจัดการบันทึกรวมถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และทางกายภาพ, วิดีโอ, ไฟล์เสียง, ภาพและเนื้อหาประเภทอื่น ๆ
สิ่งเดียวกันนี้ใช้เมื่อคุณใช้บริการคลาวด์ – พื้นที่จัดเก็บแบบยืดหยุ่นนั้นยอดเยี่ยม แต่เฉพาะในกรณีที่มีความยืดหยุ่นสายงาน (และในเวลา) ตามข้อกำหนดขององค์กร จะมีบางครั้งที่เราต้องการความจุทั้งหมดและเวลาที่เราต้องการความหย่อนน้อยลงเล็กน้อย แต่สิ่งที่เกิดขึ้นเราไม่ต้องการจ่ายสำหรับสิ่งที่เราไม่ต้องการใช้
นอกจากนี้ยังมีปัญหาของการแพร่กระจาย องค์กรที่ก่อตั้งขึ้นที่เติบโตด้วยการใช้โครงสร้างพื้นฐานทางกายภาพตอนนี้พบว่าตัวเองมีข้อมูลและสินทรัพย์ไอทีที่ยากที่บางอย่างที่ไม่สามารถเชื่อมต่อได้แพลตฟอร์มที่จะไม่พูดคุยกันขณะที่รู้ว่าถ้าเพียง แต่พวกเขาสามารถเปลี่ยนรูปแบบดิจิทัลธุรกิจของพวกเขาจะดูดีขึ้นมาก
ดังนั้นไม่ว่าคุณจะมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ไม่ยืดหยุ่นหรือมีการรั่วไหลของข้อมูลไปทั่วสถานที่หรือธุรกิจที่กำลังพยายาม จำกัด โครงสร้างพื้นฐานไว้เราสามารถช่วยคุณแปลงโฉมการแปลงระบบดิจิตอลที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ เพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติมโปรดเยี่ยมชมของเราเว็บไซต์
คุณสมบัติของซอฟต์แวร์ การจัดการบันทึก Alfresco
นอกเหนือจากฟีเจอร์ที่มีมูลค่าสูงทั้งหมดแล้วรางวัลที่แท้จริงของ Alfresco ก็คือความสามารถในการส่งมอบการจัดการบันทึกที่ครอบคลุม เมื่อผู้ใช้ของเราใช้ประโยชน์จากโซลูชันสำหรับการทำงานร่วมกันและการจัดการเอกสารมันค่อนข้างง่ายสำหรับพวกเขาที่จะข้ามไปประกาศระเบียนโดยใช้ส่วนต่อประสาน Alfresco ที่คุ้นเคย ”
– Franz Weismann ผู้ช่วยผู้อำนวยการฝ่ายจัดการข้อมูลและเทคโนโลยีกรมความปลอดภัยสาธารณะแห่งใหม่บรุนซ์ (DPS)
Alfresco นำเทคโนโลยีที่ซับซ้อนมาใช้เพื่อทำให้กระบวนการจัดการระเบียนเป็นไปโดยอัตโนมัติทำให้กระบวนการ จัดเก็บข้อมูล จากต้นทางถึงปลายทางเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติและมองไม่เห็น การใช้ระบบเป็นเรื่องง่ายและการปฏิบัติตาม“ เพิ่งเกิดขึ้น” โดยมีผู้ใช้เพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย
กฎที่ง่ายต่อการตั้งค่าและข้อมูลเมตาจะขับสิ่งที่จำเป็นต้องประกาศให้เป็นเรคคอร์ดโดยอัตโนมัติและตำแหน่งที่ควรยื่นในแผนไฟล์ในขณะที่ผู้ใช้ที่ถูกอนุมัติสามารถเข้าถึงบันทึกได้อย่างง่ายดาย
กฎและกระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ไฟล์ค้นหาตรวจสอบและบันทึกการตรวจสอบประหยัดเวลาสำหรับผู้ใช้และผู้ดูแลระบบ
แผนไฟล์ที่กำหนดค่าได้นั้นให้การควบคุมตารางเวลาการเก็บรักษาได้อย่างง่ายดายสำหรับการตรวจทานพักการโอนย้ายการเก็บถาวรและการทำลายระเบียน
รองรับการประกาศบันทึกโดยตรงจากเดสก์ท็อปของคุณด้วยDesktop Sync สำหรับ Alfresco Governance Services—สำหรับ Windows และ macOS
เอาชนะความสับสนวุ่นวายในการกำกับดูแลเนื้อหาด้วยระบบอัตโนมัติและสติปัญญา
สามารถดาวน์โหลด ebook ใหม่ของเราเพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติเพื่อจัดการกับความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดที่ บริษัท ต้องเผชิญในการรับข้อมูลธุรกิจภายใต้การควบคุม รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการและเทคโนโลยีที่ทันสมัยที่ช่วยให้การจัดการข้อมูลง่ายขึ้นแข็งแกร่งขึ้นและประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้น ค้นหาสิ่งที่ทำให้ Alfresco เป็นผู้ให้บริการชั้นนำสำหรับองค์กรทั่วโลก
จัดการในสถานที่
จัดการบันทึกในตำแหน่งปัจจุบันของพวกเขา (“ อยู่ในสถานที่”) รับการควบคุมจากศูนย์กลางจากเนื้อหาและบันทึกที่กระจายไปตามระบบต่างๆโดยไม่ต้องโยกย้ายเนื้อหาราคาแพง
- รวมศูนย์การสร้างและบำรุงรักษาแผนไฟล์และกำหนดการเก็บรักษาของคุณ ใช้พวกเขาอย่างสม่ำเสมอในการใช้งานมรดก
- จัดเตรียมมุมมองการค้นหาที่กำหนดเองและทำการค้นหาแบบติดต่อกับภายนอกในระบบเดิมสำหรับ eDiscovery หรือระงับคำขอและส่งออกในรูปแบบ EDRM XML ไปยังเครื่องมือตรวจสอบ
- จัดการระเบียนในระบบที่หลากหลายพร้อมตัวเชื่อมต่อกว่า 70 รายการรวมถึง Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint, Microsoft Exchange, Google Mail, OpenText, Documentum, IBM FileNet, SAP, Salesforce.com, Box และโฮสต์ของผู้อื่น
- จัดการในสถานที่โยกย้ายตามความต้องการหรือโยกย้ายด้วยตัวเชื่อมต่อจัดการในสถานที่
ถูกกฎหมาย
การระงับทางกฎหมายเป็นกิจกรรมที่การจำหน่ายหรือการประมวลผลทั่วไปของกลุ่มระเบียนถูกหยุดชั่วคราวเนื่องจากการสอบสวนที่ใช้งานอยู่หรือที่คาดการณ์ไว้เช่นการตรวจสอบหรือการดำเนินคดี ส่วนหนึ่งของกระบวนการ eDiscovery การระงับทางกฎหมายเป็นวิธีการเพื่อให้แน่ใจว่าการเก็บรักษาข้อมูลสำคัญ ด้วยบริการด้านการกำกับดูแล Alfresco คุณสามารถจัดการการถือครองทางกฎหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วยต้นทุนที่ต่ำลง
- ลดเวลาและค่าใช้จ่ายของ eDiscovery ด้วยความสามารถในการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ
- ใส่บันทึกการพักหลายครั้งเพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงและระงับการจัดการเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการพัก
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา
คำถามที่พบบ่อย
A: การจัดการระเบียนจะควบคุมข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญซึ่งจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามเวลา มันถูกใช้ในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวดสำหรับการจัดการข้อมูลภาครัฐเอกสารทางการเงินไฟล์ทางกฎหมายหรือบันทึกบุคลากรหรือสถานที่ที่อาจมีการตรวจสอบข้อมูล
Q: เหตุใดการจัดการบันทึกจึงมีความสำคัญ
A: การจัดการระเบียนช่วยให้มั่นใจว่ามีการระบุและเก็บรักษาบันทึกที่สำคัญซึ่งมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทางการเงินหรือทางกฎหมายที่สำคัญและบันทึกที่ไม่จำเป็นจะถูกทิ้งในเวลาที่เหมาะสมตามแนวทางที่กำหนดไว้
Q: การจัดการบันทึกมีประโยชน์อย่างไร?
A: ประโยชน์ของการจัดการระเบียนรวมถึงการจัดการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นของระเบียนปัจจุบันของคุณ (ทั้งกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์); ระดับการบันทึกซ้ำซ้อนลดลง / ตัดออก; ลดค่าใช้จ่ายในการบันทึกอุปกรณ์จัดเก็บและวัสดุสิ้นเปลือง และเพิ่มพื้นที่สำนักงานที่ใช้งานได้ด้วยการกำจัดพื้นที่จัดเก็บไฟล์ที่ไม่จำเป็น นอกจากนี้การจัดการระเบียนยังให้ความรับผิดชอบต่อสถาบันและการเข้าถึงข้อมูลในเวลาที่เหมาะสม
Q: Alfresco สามารถช่วยฉันด้วย Records Management ได้อย่างไร
A: Alfresco Governance Services ให้บริการการจัดการบันทึกที่รวมเข้ากับ Alfresco Content Services สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการทำงานกับไฟล์และทำให้พวกเขาประกาศเป็นบันทึกในเวลาที่เหมาะสมโดยไม่ต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานของผู้ใช้ของคุณ
