จองห้องประชุมทำงาน ไม่นานมานี้ที่ co-working space กลายเป็นที่นิยม จากนั้นการระบาดใหญ่ก็เกิดขึ้นและส่วนที่เติบโตอย่างรวดเร็วนี้ต้องหยุดชะงักลงอย่างรวดเร็ว เมื่อทุกคนสามารถทำงานจากที่บ้านได้ การจองที่นั่งและสำนักงานในพื้นที่ทำงานที่มีสไตล์แต่เป็นส่วนกลางเหล่านี้จึงกลายเป็นความหรูหรามากกว่าความจำเป็น อย่างไรก็ตาม มีสัญญาณเชิงบวกที่บ่งบอกว่าอุตสาหกรรมนี้กลับมามีชีวิตอีกครั้ง
ทำไม? ง่ายมาก: มีบริษัทไม่กี่แห่งที่ให้เช่าทั้งสำนักงาน การเช่าพื้นที่สำนักงานตามสั่งและตามความจำเป็นจึงกลายเป็นเรื่องที่น่าสนใจมาก และนั่นเป็นสิ่งที่เข้าใจได้อย่างสมบูรณ์ เนื่องจากบริษัทต่างๆ มองหาวิธีที่จะลดต้นทุนค่าโสหุ้ย หลังจากสองปีของการสูญเสียที่เกี่ยวข้องกับการระบาดใหญ่
นั่นเป็นเหตุผลที่แม้ภาคธุรกิจจะสะดุด แต่ผู้เชี่ยวชาญก็ยังเชื่อมั่นในอนาคต Research And Markets ซึ่งเป็นบริษัทวิจัยคาดการณ์ว่าอุตสาหกรรมจะเติบโตมากกว่า 13 พันล้านดอลลาร์ระหว่างปี 2564 ถึง 2568คิดเป็นอัตราการเติบโตแบบทบต้นที่ 11% ต่อปี
อย่างไรก็ตาม ปัญหาหนึ่งที่ co-working space ต้องเผชิญคือ การหลั่งไหลเข้ามาของผู้เช่ารายใหม่ พวกเขาจะจัดการกับการขอห้องประชุมได้อย่างไร โชคดีที่ระบบการจองห้องพักสามารถทำให้เกิดความวุ่นวายได้ พิจารณาว่าทำไมจึงคุ้มค่าที่จะลงทุนในโซลูชันดังกล่าว:
ช่วยจราจรจองห้องประชุม
สำนักงานโคเวิร์กกิ้ง – แม้แต่สำนักงานขนาดพอเหมาะ – มักจะประกอบด้วยบริษัทขนาดต่างๆ รวมกันและผู้เช่าอิสระที่หลากหลาย อย่างที่คุณคาดไว้ แต่ละคนจะต้องจัดกำหนดการประชุมหรือจองสถานที่ในบางจุด ด้วยจำนวนบริษัทจำนวนมากที่พื้นที่เหล่านี้รองรับ คอยติดตามว่าใครต้องการห้องประชุม และนานแค่ไหนจึงอาจเป็นสิ่งที่ท้าทายอย่างแท้จริง โชคดีที่ผู้จัดการห้องประชุมสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้อย่างรวดเร็ว การติดตามดูว่าห้องใดว่าง (หรือไม่) เป็นเรื่องง่ายสำหรับทั้งผู้จัดการสำนักงานและผู้ใช้ แท็ บเล็ตหน้าห้องสามารถประกาศสถานะได้ ในขณะที่หน้าจอทีวีในล็อบบี้ทำหน้าที่เดียวกัน ในบรรดาสิ่งที่คุณต้องกังวลในแต่ละวัน การจัดการการจองห้องประชุมไม่ควรเป็นหนึ่งในข้อกังวลเหล่านั้น
เพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่
ในหลายกรณี ห้องประชุมใหญ่เกินไปสำหรับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ด้วยเหตุนี้ การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากขึ้นสามารถถูกบังคับให้บีบให้เข้าไปในสถานที่ที่มีขนาดเล็กลงได้ การติดตั้งระบบการจัดการห้องประชุมทำให้ผู้จัดงานมีความโปร่งใสในขนาดห้องประชุมและความสามารถด้านภาพและเสียง ดังนั้น การอภิปรายกลุ่มเล็กสามารถจัดในสถานที่ขนาดเล็กได้ โดยปล่อยให้ห้องประชุมขนาดใหญ่เปิดไว้สำหรับการประชุม C-suite หรืองานสังสรรค์ขนาดใหญ่
ทำให้การจองห้องพักเป็นประสบการณ์แบบบริการตนเอง
ย้อนกลับไปในสมัยก่อน การจองห้องประชุมหมายถึงการจัดตารางเวลากับพนักงานต้อนรับหรือผู้จัดการสำนักงาน แต่ทำไมคุณถึงต้องการคนเฝ้าประตูในเมื่อคุณจองแบบดิจิทัลได้? นี่คือเหตุผลว่าทำไม co-working space จึงต้องมี ระบบ การจัดตารางห้องประชุม ตัวอย่างเช่น แอพ Meetio ช่วยให้ผู้คนจองสถานที่ผ่านสมาร์ทโฟนได้ทุกที่ทุกเวลา โซลูชันเหล่านี้ยังสามารถรวมเข้ากับอีเมล/ไคลเอนต์ปฏิทินยอดนิยม เช่น Outlook และ Gmail เพื่อให้สมาชิกในทีมทั่วทั้งองค์กรสามารถรักษาความปลอดภัยการจองห้องพักได้อย่างง่ายดาย
ยิ่งไปกว่านั้น การจองที่ยืนยันแล้วจะถูกแชร์ในฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ ดังนั้นผู้เช่าพื้นที่ทำงานร่วมกันคนอื่นๆ จะสามารถทราบได้ทันทีว่าห้องใดห้องหนึ่งว่างหรือไม่ ดังนั้น การจองห้องพักสองครั้งและพนักงานต้อนรับที่งุนงงจะกลายเป็นเรื่องในอดีต
จองห้องพัก
ช่วยส่งเสริมสุขภาพและความปลอดภัยที่ดีขึ้น
แม้ว่าตัวแปรเดลต้าของ COVID-19 จะยังคงอาละวาด ภัยคุกคามใหม่ก็เข้ามา: ตัวแปร Omicron ปัจจุบันนี้ ผู้คนจำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐานสุขภาพขั้นต่ำที่เข้มงวด เพื่อป้องกันการแพร่กระจายของไวรัสโคโรนาสายพันธุ์ใหม่ โคเวิร์กกิ้งสเปซมีผู้เช่าจากบริษัทระดับโลกทั้งหมดใช้สิ่งอำนวยความสะดวกเดียวกัน ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการมีผู้จัดการห้องประชุมที่ดีจึงมีความสำคัญ จองห้องประชุมทำงาน
มันบังคับให้ปฏิบัติตามกำหนดการ
เราทุกคนต่างอยู่ในการประชุมที่ใช้เวลานานไปหน่อย อย่างไรก็ตาม ความจริงก็คือแต่ละนาทีที่เกินมาในการประชุมขยายเวลา คือเวลาที่ใช้ไปจากใครก็ตามที่ใช้ห้องต่อไป หลายครั้งที่สิ่งนี้เกิดขึ้นเพราะไม่มีระบบจริงในการติดตามกำหนดการและการใช้งาน ผู้จองห้องประชุมบังคับใช้ตารางเวลาอย่างเคร่งครัดเพื่อให้ทุกคนได้ใช้สถานที่โดยชอบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดระยะเวลาผ่อนผันสำหรับแต่ละห้องได้ และหากปาร์ตี้ไม่เข้าสู่ระบบก่อนที่จะหมดเวลา ห้องจะถูกทำเครื่องหมายว่าเปิดให้ผู้อื่นจองฟรี นอกจากนี้ยังสามารถส่งการแจ้งเตือนเมื่อการจองสิ้นสุดลง กระตุ้นให้ผู้คนยุติการสนทนา
มันให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าแก่คุณ
โคเวิร์กกิ้งสเปซที่มีขนาดเหมาะสมส่วนใหญ่จะต้องมีเนื้อหาที่มีการเรียกประชุมหลายสิบครั้ง หากไม่ใช่เป็นร้อยๆ ครั้งต่อสัปดาห์ ด้วยปริมาณที่มากขนาดนั้น เป็นเรื่องยากที่จะมองภาพรวมและระบุแนวโน้มอย่างแม่นยำ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณมีระบบการจองห้องประชุมแบบรวมศูนย์ คุณสามารถสร้างรายงานได้ในไม่กี่คลิกและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อค้นหาข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้ทรัพยากรอันมีค่า
ตัวอย่างเช่น คุณขาดห้องประชุมเป็นประจำหรือไม่? การประชุมมีแนวโน้มสูงสุดในบ่ายวันพุธหรือไม่ บางทีคุณควรเปลี่ยนสำนักงานที่ไม่ได้ใช้เป็นห้องประชุมขนาดเล็กแทน บางทีคุณควรจ้างพนักงานทำความสะอาดเพิ่มเพื่อลดเวลาตอบสนอง ด้วยข้อมูลการจองห้องประชุมที่ปลายนิ้วของคุณ คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพื้นที่ทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย
โดยไม่ต้องสงสัยเลยว่า เมื่อธุรกิจเปลี่ยนไปใช้แรงงานแบบกระจาย Co-working Space จะกลายเป็นสิ่งยึดเหนี่ยวที่มั่นคงของวิถีใหม่ ด้วยความช่วยเหลือของระบบจองห้องพักเช่น สถานที่ทำงานร่วมกันของคุณสามารถปรับปรุงวิธีการจองการประชุมของพวกเขาให้ทันสมัยได้!
ต้องการดูว่าสามารถช่วยองค์กรของคุณได้อย่างไร? อย่าลังเลที่จะติดต่อทีมงานของเราสำหรับการ สาธิตที่ไม่มีภาระผูกพันและปราศจากความเสี่ยง
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
