ข้อผิดพลาดการสแกนเอกสาร การสแกนเอกสารช่วยให้ธุรกิจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยประหยัดพื้นที่ รวบรวมข้อมูล และปรับปรุงวิธีที่พนักงานค้นหาและเรียกข้อมูล ผลลัพธ์ที่ได้คือผลผลิตที่เพิ่มขึ้น การควบคุมต้นทุน และข้อมูลที่ปลอดภัย
อย่างไรก็ตาม หากบริษัทของคุณมีเอกสารที่ต้องแปลงเป็นพันๆ เอกสาร การสแกนเอกสารที่ผิดพลาดอาจส่งผลให้ใช้ทรัพยากรอย่างสิ้นเปลืองและเปิดเผยข้อมูลได้ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นโดยพิจารณาข้อผิดพลาดสี่ข้อต่อไปนี้—และทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อป้องกัน
- ไม่คิดผ่านระบบการติดฉลากของคุณ
หากพนักงานของคุณไม่สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย แสดงว่าพวกเขากำลังใช้เวลาส่วนเกินซึ่งพรากงานที่สำคัญกว่าออกไป ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้มีอำนาจตัดสินใจ และพนักงานค้นหาข้อมูลที่จำเป็นโดยไม่ชักช้า
ระบบที่วุ่นวายอาจส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณ รวมถึงความสัมพันธ์กับลูกค้าด้วย สถาบันการเงินประสบปัญหานี้ โดยตรงในช่วงวิกฤตการเคหะในปี 2551 และพนักงานธนาคารกล่าวว่าข้อมูลที่มีการจัดระเบียบไม่ดีทำให้พวกเขาไม่มีความพร้อมในการช่วยเหลือลูกค้า
ความล้มเหลวในการค้นหาข้อมูลที่สำคัญอาจส่งผลให้สูญเสียประสิทธิภาพการทำงานและลูกค้า หากบริษัทของคุณเข้าไปพัวพันกับคดีความ เช่น และไม่สามารถเรียกค้นเอกสารได้เมื่อได้รับคำสั่ง บริษัทอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและการดำเนินคดี
การใช้ความคิดอย่างรอบคอบในการวางแผนว่าคุณจะติดป้ายกำกับและจัดเก็บเอกสารอย่างไร สามารถประหยัดเวลาอันมีค่าในระยะยาวและป้องกันความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้นได้ การติดฉลากจะแตกต่างกันไปตามแต่ละบริษัท ขึ้นอยู่กับเกณฑ์และความต้องการเฉพาะของบริษัท แม้ว่าซอฟต์แวร์การสแกนจะอนุญาตให้คุณป้อนฟิลด์จำนวนมาก แต่ป้ายกำกับที่สำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณาคือ ตัวระบุซึ่งอาจเป็นหมายเลขประกันสังคม หมายเลขบัญชี หมายเลขพนักงาน หรือตัวระบุใดๆ ที่ทำให้พนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้ง่าย
- การเก็บบันทึกของคุณในสถานที่
การจัดเก็บเอกสารในอาคารเดียวกันกับที่คุณทำธุรกิจอาจดูสมเหตุสมผล แต่ถ้าบริษัทของคุณไม่พร้อมที่จะจัดการโปรโตคอลความปลอดภัยมากมาย แสดงว่าคุณกำลังเตรียมรับมือกับปัญหา หากธุรกิจของคุณอยู่ระหว่างการสแกนและแปลงบันทึกเป็นดิจิทัล พันธมิตรการจัดเก็บนอกไซต์สำหรับบันทึกที่เป็นกระดาษสามารถประหยัดพื้นที่และปกป้องเอกสารต้นฉบับได้
บริษัทที่เชี่ยวชาญด้านบันทึกและการจัดการ ข้อมูลมีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงและระบบเฝ้าระวังที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลถูกขโมยอย่างเพียงพอ สิ่งอำนวยความสะดวกของพวกเขามีสื่อและห้องใต้ดินใต้ดินและได้รับการรับรอง PRISM Privacy+ซึ่งหมายความว่าพวกเขาบรรลุวัตถุประสงค์ที่เข้มงวดในการรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ห้องเก็บของเหล่านี้ถูกควบคุมสภาพอากาศเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของเอกสาร และติดตั้งเทคโนโลยีดับเพลิงในกรณีที่เกิดภัยธรรมชาติ
แม้จะจัดเก็บนอกสถานที่ คู่ค้าการจัดการข้อมูลบันทึกของคุณควรจะสามารถดึงข้อมูลของคุณได้ตามต้องการ อย่างรวดเร็วและปลอดภัย ดังนั้นจึงไม่มีความไม่สะดวกหรือการหยุดชะงักของธุรกิจของคุณเมื่อใดก็ได้
- เรียกใช้กระบวนการสแกนภายในองค์กร
การทำงานกับบริษัทสแกนเอกสารนั้นคุ้มค่ากว่าการสแกนเอกสารที่ใช้เวลาหลายปีในบ้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้อุปกรณ์ที่ล้าสมัย พิจารณาว่าคุณต้องลงทุนในอุปกรณ์สแกนราคาแพงและบำรุงรักษาอุปกรณ์นั้นเป็นประจำ นอกจากนี้ กระบวนการสแกนภายในบริษัทยังกำหนดให้คุณต้องจ้างหรือฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีการใช้อุปกรณ์และวิธีจัดหมวดหมู่และจัดเก็บเอกสารที่สแกน เมื่อพวกเขาสามารถใช้เวลาไปกับการทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
หากมีคนป้อนเอกสารด้วยตนเองโดยไม่ได้รับประโยชน์จากการใช้ซอฟต์แวร์การสแกนที่อัปเดตหรือบริการของพันธมิตรการสแกนเอกสาร ข้อผิดพลาดของมนุษย์ก็กลายเป็นปัจจัยเช่นกัน ข้อผิดพลาดอาจส่งผลให้เอกสารสูญหายและติดฉลากผิด และไฟล์ที่ไม่ปลอดภัยอาจทำให้บริษัทของคุณเสี่ยงต่อความปลอดภัย
หากคุณสแกนและจัดเก็บทั้งหมดไว้ในอาคารเดียวกัน แสดงว่าคุณกำลังใช้และจ่ายเงินเพื่ออสังหาริมทรัพย์ที่มีคุณค่าซึ่งสามารถนำมาใช้ให้เกิดประสิทธิผลมากขึ้น
- ไม่ตรวจสอบผู้ให้บริการสแกนเอกสารของคุณอย่างเหมาะสม
ผู้ให้บริการสแกนเอกสารบางรายไม่เหมือนกัน บริษัทที่คุณเลือกควรเป็นพันธมิตร ซึ่งจะแนะนำคุณตลอดวงจรชีวิตการสแกนของคุณ พวกเขาควรเสนอบริการที่หลากหลาย รวมทั้งกำหนดการรักษาความปลอดภัย การจัดเก็บ การเก็บรักษา และการทำลายล้าง และความช่วยเหลือในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐบาล
คุณรู้ได้อย่างไรว่าผู้ให้บริการที่คุณต้องการจ้างนั้นเชื่อถือได้หรือไม่? ความร่วมมือของบริษัทสามารถบอกคุณได้มากมายเกี่ยวกับการอุทิศตนของผู้ให้บริการเพื่อมาตรฐานอุตสาหกรรมระดับสูง
ตัวอย่างเช่นสมาคมแห่งชาติเพื่อการทำลายข้อมูล (NAID) เสนอการรับรอง NAID AAA บริษัทที่ได้รับการแต่งตั้งนี้ต้อง ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวดเพื่อรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความปลอดภัยของข้อมูล
บริษัทที่เป็นสมาชิกองค์กรของInternational Association of Privacy Professionals (IAPP) แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในประเด็นความเป็นส่วนตัวที่เพิ่มขึ้นโดยเข้าร่วมในการฝึกอบรม การประชุม และสร้างเครือข่ายกับผู้เชี่ยวชาญคนอื่นๆ ที่มุ่งมั่นที่จะรักษาหลักจริยธรรม
ก่อนลงนามในข้อตกลง ให้มองหาการรับรองและการเข้าร่วมประเภทเหล่านี้ และอย่าลืมถามคำถามมากมาย เกี่ยวกับบริการ แนวทางปฏิบัติ และโปรโตคอลของผู้ให้บริการ
การสแกนเอกสาร: การตั้งค่าเพื่อความสำเร็จ
การสแกนเอกสาร สามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นและทำให้ได้เปรียบในการแข่งขัน การสแกนบันทึกจำนวนมากอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวสำหรับธุรกิจใดๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบริษัทของคุณไม่มีประสบการณ์หรือทรัพยากร
ก่อนเริ่มดำเนินการบน เส้นทางการ เปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ให้ใช้เวลาในการวางแผนและทำความเข้าใจปัจจัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการสแกนเอกสาร ทั่วไปเหล่านี้สามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จได้ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม โปรด
ความปลอดภัยของเอกสารคือกุญแจสำคัญ
ข้อควรพิจารณาที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งสำหรับโครงการสแกน คือระดับความปลอดภัยที่เอกสารของคุณจะได้รับการดูแล เพื่อปกป้องข้อมูลประจำตัวของพนักงานของคุณ และข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่พวกเขา ได้ระบุไว้ในเอกสารของคุณ คุณต้องแน่ใจว่าได้ทำงาน ร่วมกับพันธมิตรการสแกนที่มีการรักษาความปลอดภัย เพียงพอ และรับรองได้ว่าเอกสารของคุณได้รับการปกป้อง สิ่งอำนวยความสะดวกที่ปลอดภัยรวมถึงการเข้าถึงเอกสารด้วยคีย์การ์ดเท่านั้นเป็นมาตรฐาน ข้อผิดพลาดการสแกนเอกสาร
นโยบายและแนวปฏิบัติของพนักงานยังมีบทบาทในการรักษาความปลอดภัยเอกสาร บริษัทสแกนที่คุณกำลังดูหน้าจอเบื้องหลังและตรวจยา พนักงานทุกคนหรือไม่? อนุญาตให้ใช้โทรศัพท์มือถือในห้องสแกนหรือไม่? มีการเรียกใช้รายงานเพื่อ ติดตามว่าใครกำลังจัดการเอกสารบางฉบับหรือไม่? เอกสารมีการขนส่งอย่างไรและถูกเก็บไว้ในสถานที่ที่เหมาะสมหรือไม่? คำถามเหล่านี้เป็นคำถามสำคัญที่ต้องถาม และคำตอบที่ปลอดภัยที่สุดมีความหมายอย่างมากเมื่อต้องคำนึงถึงความอุ่นใจของโครงการสแกนของคุณ
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
