การเลือกระบบการจัดการเอกสาร ประมาณ 60% ของวันทำงานโดยเฉลี่ยของพนักงานถูกใช้ไปกับการจัดการเอกสาร ทุกวัน ธุรกิจจัดการกับเอกสารมากมาย เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ ข้อตกลงผู้ขาย และข้อมูลพนักงานที่มาในรูปแบบไฟล์ต่างๆ
เมื่อมีคนในองค์กรต้องการเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ทันที พวกเขาจะถูกบังคับให้เสียเวลาในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ หากไม่มีตำแหน่งศูนย์กลางสำหรับการจัดเก็บไฟล์ พนักงานจะต้องสลับไปมาระหว่างระบบหรือเรียกดูผ่านโฟลเดอร์ต่างๆ กล่องจดหมายอีเมล และอุปกรณ์เพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องการ
ความโกลาหลของข้อมูลนี้ส่งผลต่อความเร็วที่พนักงาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และลูกค้าของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ ซึ่งจะทำให้เสียเวลาในการทำงานที่มีมูลค่าสูงขึ้นและมอบประสบการณ์ที่ดีขึ้นแก่ลูกค้า
ลองนึกภาพว่าพนักงานเหล่านั้นจะมีประสิทธิผลมากขึ้นเพียงใดหากพวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่บทบาทที่แท้จริงของพวกเขาแทน
ระบบการจัดการเอกสารคืออะไร?
ระบบการจัดการเอกสารจัดการการจับภาพ การติดตาม และการจัดเก็บเอกสาร — ทำให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงตำแหน่งไฟล์ที่รวมศูนย์ นอกจากนี้ยังจะบันทึกว่าใครกำลังเข้าถึงและแก้ไขเอกสาร
ด้วยระบบการจัดการเอกสาร ข้อมูลขององค์กรและเนื้อหาของคุณจะสามารถเข้าถึงได้ผ่านเครื่องมือต่างๆ เช่น การกำหนดเวอร์ชันเอกสาร การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ การแท็กข้อมูลเมตา และการสร้างดัชนีของเนื้อหาเพื่อให้เรียกค้นได้ง่าย
ระบบการจัดการเอกสารมีความสำคัญอย่างไร?
ระบบการจัดการเอกสารมีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ และลดต้นทุนโดยรวมด้วยการอนุญาตให้มีการไหลของข้อมูลที่ใช้งานง่ายและค้นหาได้
เพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จ ข้อมูลต้องส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสม เมื่อใดและที่ไหนที่พวกเขาต้องการ เมื่อต้องอาศัยกระบวนการจัดการเอกสารแบบใช้มือและแบบกระดาษ ข้อมูลมักจะถูกใส่ผิดที่หรือล่าช้าในการเข้าถึงบุคคลที่เหมาะสม
ประโยชน์หลักของระบบการจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์
แม้ว่าการนำระบบการจัดการเอกสารไปใช้ในองค์กรจะมีประโยชน์มากมาย แต่ข้อดีที่พบบ่อยที่สุดคือ:
การอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลได้ทันที
องค์กรไม่มีประสิทธิภาพจากช่วงเวลาที่ซ่อนอยู่ซึ่งทำให้เกิดความล่าช้าในกระบวนการต่างๆ ในแต่ละวัน และทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงในเวลาต่อมา ด้วยการจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ที่จัดเก็บไฟล์และข้อมูลอย่างเป็นระบบ (ผ่านลำดับชั้นของไฟล์ ชื่อโครงการที่เป็นมาตรฐาน วันที่ ประเภทไฟล์ ฯลฯ) พนักงานไม่ต้องเสียเวลากับการไล่ตามกระดาษและหลงทางในข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างอีกต่อไป — แต่สามารถดึงข้อมูลที่พวกเขาทำ ต้องการทันที
ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์ช่วยให้องค์กรมีความมั่นใจในการทำงานข้ามสถานที่ด้วยการรักษาความปลอดภัยสูงสุด การทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆ จะรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้นด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือต่างๆ เช่นการควบคุมเวอร์ชัน และ การเก็บรักษาบันทึกเอกสารแบบ end-to-end ซึ่งเป็นการปูทางให้ธุรกิจใช้ความโปร่งใสและความรับผิดชอบที่มากขึ้นในเวิร์กโฟลว์ประจำวันทั้งหมด
ลดค่าใช้จ่ายและการจัดเก็บกระดาษที่ใช้จัดการ
การจัดเก็บเอกสารกลายเป็นการใช้พื้นที่สำนักงานที่มีราคาแพงและไม่มีประสิทธิภาพ นอกเหนือจากการใช้พื้นที่ทางกายภาพผ่านตู้เก็บเอกสารแล้วกระบวนการที่ใช้กระดาษยังหมายถึงการซื้อการเติมหมึกเครื่องพิมพ์และอาจต้องเช่าโซลูชันการจัดเก็บนอกสถานที่เพื่อรองรับการไหลเข้าของเอกสารกระดาษจำนวนมากที่ประมวลผลโดยองค์กรของคุณ
รับรองความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น
ความปลอดภัยของข้อมูลและเอกสารมีความสำคัญต่อทุกองค์กร ในแต่ละปี กฎหมายเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรควรจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มีความละเอียดอ่อนจะเข้มงวดมากขึ้นเรื่อยๆ และมีการบังคับใช้กฎหมายความปลอดภัยของข้อมูลมากขึ้น เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับ ระบบการจัดการเอกสารจะเก็บบันทึกทุกอย่างด้วยหลักฐานการตรวจสอบที่มั่นคงและปกป้องข้อมูลโดยการติดตามและควบคุมว่าผู้ใช้รายใดสามารถดู แก้ไข และดาวน์โหลดเอกสารใดๆ ได้ การเลือกระบบการจัดการเอกสาร
การเลือกระบบการจัดการเอกสารที่เหมาะสมสำหรับบุคลากรและข้อมูลของคุณ
การซื้อโซลูชันการจัดการเอกสารใหม่ถือเป็นการตัดสินใจครั้งสำคัญ แม้ว่าทุกองค์กรจะมีความต้องการเฉพาะตัว แต่ก็ควรมองหาเกณฑ์พื้นฐานต่อไปนี้เมื่อเลือกผู้จำหน่ายโซลูชันการจัดการเอกสาร ถามตัวเอง:
- พวกเขามีความเชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องหรือไม่? อุตสาหกรรมต่างๆ มีข้อกำหนดด้านการจัดการเอกสารที่แตกต่างกัน ซึ่งทำให้เป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่จะตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่คุณกำลังมองหามีประวัติการทำงานที่มีชื่อเสียงในภาคธุรกิจของคุณ
- ซอฟต์แวร์รวมเข้ากับแอพพลิเคชั่นอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดายและปลอดภัยหรือไม่? เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากระบบการจัดการเอกสารที่ทันสมัย จำเป็นต้องผสานรวมกับระบบอื่นๆ ที่คุณใช้ เพื่อที่พนักงานจะได้ไม่ต้องจัดการกับแอพพลิเคชั่นและอินเทอร์เฟซมากเกินไป
- พวกเขาให้การสนับสนุนในระดับที่ดีหรือไม่? ทำความเข้าใจว่าคุณได้รับการสนับสนุนอะไรบ้างจากข้อตกลงระดับการให้บริการ เรียกดูคำรับรองของลูกค้าที่มีอยู่ และตรวจสอบว่าพวกเขามีกลุ่มชุมชนแบบ peer-to-peer ที่จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรของคุณในอนาคตหรือไม่
- พวกเขาเข้าใจความต้องการด้านความปลอดภัย ของคุณ หรือไม่? ระบบการจัดการเอกสารที่ปลอดภัยต้องมาพร้อมกับความสามารถในการอนุญาตและเพิกถอนการเข้าถึงเอกสาร ปกปิดข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และรักษาความสมบูรณ์ของเอกสารในทุกขั้นตอน
- ระบบที่คุณต้องการสามารถจับคู่กับความต้องการที่เพิ่มขึ้นขององค์กรได้หรือไม่? พิจารณาซอฟต์แวร์ที่มีเครื่องมือที่ปรับขนาดได้ เช่น เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ การเก็บข้อมูล และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้กระบวนการจัดการเอกสารของคุณสามารถพัฒนาไปพร้อมกับนวัตกรรมดิจิทัล
คุณสมบัติหลักของระบบการจัดการเอกสาร
แม้ว่าระบบการจัดการเอกสารขั้นสูงอาจมีความสามารถหลากหลาย แต่นี่คือคุณสมบัติหลักบางประการ:
วิธีการป้อนเอกสารหลายวิธี
องค์กรส่วนใหญ่ใช้กระดาษและเอกสารดิจิทัลหลายประเภท ซึ่งสามารถบันทึกลงในระบบผ่านการสร้างภาพและจับภาพเอกสาร โซลูชันการจัดการเอกสารที่ทันสมัยควรสามารถรับไฟล์เหล่านี้ได้ทั้งหมด เช่นเดียวกับการจัดการการอัปโหลดจำนวนมาก ด้วยตนเอง และแบบอัตโนมัติ พร้อมกับข้อมูลจากแอปพลิเคชันมือถือ
การจัดทำดัชนีอัตโนมัติ
หากต้องการจัดประเภทและเรียกเอกสารอย่างถูกต้อง จะต้องจัดทำดัชนีให้ถูกต้องก่อน โซลูชันการจัดการเอกสารขั้นสูงจะทำให้กระบวนการจัดทำดัชนีเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าทันทีที่บันทึกเอกสาร เอกสารนั้นจะได้รับการจัดทำดัชนีอย่างถูกต้องโดยอัตโนมัติซึ่งช่วยให้จัดเก็บไฟล์ได้รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น
การควบคุมการอนุญาต
เพื่อความปลอดภัย คุณจะต้องเป็นผู้ควบคุมวิธีที่ผู้ใช้ดู เข้าถึง และแก้ไขไฟล์ ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้การรักษาความปลอดภัยนี้ผ่านคุณลักษณะต่างๆ เช่น:
- การควบคุมตามบทบาทและการรักษาความปลอดภัย
- การเพิกถอนการเข้าถึง
- โอนกรรมสิทธิ์
- แพลตฟอร์มการจัดการเนื้อหาโดยเฉพาะ
คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแบ่งปันเนื้อหาได้ที่
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
ระบบการจัดการเอกสารที่มี ฟังก์ชัน ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยเร่งกระบวนการทางธุรกิจที่ยังคงช้าเนื่องจากการพิมพ์ด้วยตนเอง การเซ็นชื่อ การสแกน และการบันทึกที่เกี่ยวข้อง ความสามารถด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยเร่งกระบวนการเหล่านี้และปกป้ององค์กรจากการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่เป็นการฉ้อโกง และรับรองการปฏิบัติตามการติดตามการยอมรับทางอิเล็กทรอนิกส์
การควบคุมเวอร์ชันเอกสาร
หนึ่งในคุณสมบัติหลักของระบบการจัดการเอกสารคือการควบคุมเวอร์ชันที่สมบูรณ์ ความสามารถนี้ลดไฟล์ที่ซ้ำกันและติดตามการแก้ไขทั้งหมดในเอกสารเพื่อไม่ให้พนักงานต้องทำงานจากเวอร์ชันเก่าหรือเสี่ยงต่อการไม่สอดคล้องกันของเอกสาร
การซิงโครไนซ์สำหรับผู้ใช้ระยะไกล
พนักงานยุคใหม่อยู่ห่างไกลกันมากกว่าที่เคย นั่นคือเหตุผลที่โซลูชันการจัดการเอกสารที่คุณเลือกจะต้องสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ปฏิบัติงานระยะไกล ทำให้พวกเขาสามารถเข้าถึงเอกสารทุกเวอร์ชันที่ถูกต้องและทันสมัยที่สุดโดยไม่คำนึงถึงตำแหน่ง
เกี่ยวกับ OnBase
OnBase ช่วยให้สามารถสร้าง แก้ไข และแจกจ่ายเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญสำหรับองค์กรที่จัดการข้อมูลจำนวนมากในแต่ละวัน โดยจะรวมศูนย์การจัดการการเปลี่ยนแปลงเอกสารทางธุรกิจและจัดเตรียมการซิงโครไนซ์แบบออฟไลน์สำหรับผู้ใช้ระยะไกล เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนเข้าถึงเอกสารที่ถูกต้องเมื่อต้องการ
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
