การเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ ทีมของคุณกำลังเริ่มต้นโครงการใหม่และมีเป้าหมาย และผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่ชัดเจน คุณมีแผนที่จะทำตามกำหนดเวลา และสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ดีที่สุดและเป็นมืออาชีพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่จู่ๆ โครงการก็เปลี่ยนทั้งขนาด งบประมาณ ฟีเจอร์ หรือแม้แต่ไทม์ไลน์ นี่คือการเปลี่ยนแปลงขอบเขต ซึ่งเป็นส่วนที่ตึงเครียดและอาจท่วมท้นในการจัดการโครงการ
การเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ การเปลี่ยนแปลงขอบเขตคืออะไร?
การเปลี่ยนแปลงขอบเขตคือการตัดสินใจอย่างเป็นทางการในการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการ จะต้องได้รับความเห็นชอบจากทั้งสองฝ่าย (หรือทั้งหมด) ที่เกี่ยวข้องเพื่อที่จะก้าวไปข้างหน้า
การเปลี่ยนแปลงขอบเขตอาจรวมถึงการเปลี่ยนแปลง:
- คุณลักษณะ (ขยายหรือลด)
- ค่าใช้จ่าย
- งบประมาณ
- เส้นเวลา
การเปลี่ยนแปลงขอบเขตเกิดขึ้นใน ขั้นตอน การดำเนินโครงการของการจัดการโครงการ และอาจทำให้โครงการทั้งหมดไม่เป็นระเบียบ และในบางกรณีอาจทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเกิดความยุ่งยากอย่างมาก เนื่องจากโครงการที่มีการวางแผนมาอย่างดีย่อมถูกรบกวนโดยธรรมชาติจากการเปลี่ยนแปลงขอบเขต ไม่ว่าจะมีขนาดใดก็ตาม ดังนั้น การมีแผนและกลยุทธ์เพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลงขอบเขตจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมและโครงการใดๆ
เหตุใดการจัดการการเปลี่ยนแปลงขอบเขตอย่างมีกลยุทธ์จึงมีความสำคัญ
การเปลี่ยนแปลงขอบเขตเกิดขึ้น แม้กระทั่งกับผู้ที่พยายามหลีกเลี่ยงด้วยค่าใช้จ่ายทั้งหมด กระบวนการจัดการโครงการเป็นแบบไดนามิกอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และผู้จัดการโครงการและทีมที่ดีจำเป็นต้องเรียนรู้ที่จะจัดการกับการเปลี่ยนแปลงขอบเขตเมื่อมันมาถึง
สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการเข้าใกล้การเปลี่ยนแปลงขอบเขตอย่างมีกลยุทธ์ เมื่อการเปลี่ยนแปลงขอบเขตไม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้อง การเปลี่ยนแปลงนั้นอาจควบคุมไม่ได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ทีมต้องเข้าใจขอบเขตใหม่และวางแผนใหม่โดยเร็ว
เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงขอบเขต วิธีที่ดีที่สุดคือทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- ถอยหลังออกจากโครงการเพื่อทำความเข้าใจว่าความต้องการในปัจจุบันคืออะไร
- ประเมินลำดับเวลา งบประมาณ สมาชิกในทีมที่ต้องการอีกครั้ง ฯลฯ
- วางแผนใหม่สำหรับโครงการ
- กลับไปทำงาน
การเปลี่ยนแปลงขอบเขตกับการคืบคลานของขอบเขต
ความแตกต่างของการเปลี่ยนแปลงขอบเขตจากการคืบคลานเป็นสิ่งสำคัญเมื่อวางแผนเกมว่าจะดำเนินการอย่างไร
การเปลี่ยนแปลงขอบเขตคือการตัดสินใจอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับขอบเขตของโครงการ ผลจากการเปลี่ยนแปลงขอบเขต มักจะมีการเปลี่ยนแปลงในระยะเวลาหรืองบประมาณของโครงการ
การคืบคลานของขอบเขตคือเมื่อโปรเจ็กต์ค่อยๆ เติบโตช้ากว่าขอบเขตเดิม โดยไม่ได้ตัดสินใจอย่างเป็นทางการในการเปลี่ยนแปลงโปรเจ็กต์ การคืบคลานของขอบเขตนั้นจัดการได้ยากกว่ามากเนื่องจากไม่ได้ตกลงกันล่วงหน้าและมักจะเกี่ยวข้องกับการขาดการวางแผน การเปลี่ยนแปลงงบประมาณ ฯลฯ ตัวอย่างเช่น ลูกค้าอาจขอให้เพิ่มคุณสมบัติใหม่หลายรายการในโครงการ นี่คือการคืบคลานของขอบเขต
ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงขอบเขต การเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
โครงการประเภทต่างๆ อาจรวมถึงการเปลี่ยนแปลงขอบเขตประเภทต่างๆ โดยทั่วไป การเปลี่ยนแปลงขอบเขตจะเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงที่กำหนดไว้ในขอบเขต ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับงบประมาณ หน้าที่ของโครงการ เป้าหมาย หรือการส่งมอบที่เฉพาะเจาะจง การเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงขอบเขตได้แก่:
- การเพิ่มการส่งมอบใหม่
- ลดงบประมาณของโครงการและทำให้คุณลักษณะบางอย่างหรือบางส่วนของโครงการถูกลบออก
- การเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาซึ่งอาจส่งผลต่อความสามารถในการดำเนินการทุกส่วนของโครงการให้เสร็จทันเวลา
ส่วนที่สำคัญที่สุดของการเปลี่ยนแปลงขอบเขตคือการทำความเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่อผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายอย่างไร และเป็นไปได้หรือไม่ในกรอบเวลาที่กำหนด
วิธีใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อจัดการการเปลี่ยนแปลงขอบเขต
เครื่องมือการจัดการโครงการมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดการการเปลี่ยนแปลงขอบเขต ทั้งนี้เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงขอบเขตจำเป็นต้องมีแผนและกลยุทธ์โครงการที่ทำงานใหม่ รวมถึงระยะเวลาและงบประมาณ
เมื่อคุณใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น คุณสามารถปรับเปลี่ยนแผนโครงการและรับภาพรวมของผลกระทบได้ทันที สิ่งนี้เกิดขึ้นได้โดยใช้ไทม์ไลน์ ภาพรวมโครงการ แดชบอร์ด ภาพรวมปริมาณงาน และอื่นๆ อีกมากมาย
- ด้วยภาพรวมภาระงานคุณจะได้ภาพที่ชัดเจนว่าใครกำลังทำงานอะไร และสมาชิกในทีมคนใดสามารถจัดการงานได้มากขึ้นเมื่อต้องรับมือกับการเปลี่ยนแปลงขอบเขต
- แดชบอร์ดโครงการจะให้มุมมองจากมุมสูงแบบเรียลไทม์ของโครงการ คุณจึงทำการเปลี่ยนแปลงตามนั้น ปรับกำหนดการ งบประมาณ และเป้าหมายได้ และไม่พลาดการติดตามเส้นชัย
- การใช้คุณลักษณะ การพึ่งพาของ ช่วยให้คุณสามารถให้ฝ่ายต่างๆ อยู่ในวงได้ เมื่อถึงเวลาที่พวกเขาจะเริ่มทำงานในส่วนหนึ่งของโครงการ นี่เป็นสิ่งสำคัญเมื่อไทม์ไลน์เปลี่ยนไป
เมื่อคุณมีเครื่องมือการจัดการโครงการที่ตั้งค่าอย่างถูกต้อง การเปลี่ยนแปลงขอบเขตจะไม่รู้สึกหนักใจเพราะคุณสามารถสร้างและดำเนินการตามแผนใหม่ได้โดยเร็วที่สุด
คำถามที่พบบ่อย
การเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ การเปลี่ยนแปลงขอบเขตในการจัดการโครงการคืออะไร?
การเปลี่ยนแปลงขอบเขตคือการเปลี่ยนแปลงตามข้อตกลงในขอบเขตของโครงการ โดยทั่วไปแล้วการเปลี่ยนแปลงขอบเขตจะเกิดขึ้นในขั้นตอนการดำเนินการของโครงการ และอาจเกี่ยวข้องกับงบประมาณ การเพิ่มหรือลบบางส่วนของโครงการ และอื่นๆ การเปลี่ยนแปลงขอบเขต ตรงข้ามกับการคืบคลานของขอบเขต เป็นการตกลงกันล่วงหน้าก่อนทำการเปลี่ยนแปลง
เหตุใดการเปลี่ยนแปลงขอบเขตโครงการในการจัดการโครงการจึงมีความสำคัญ
การจัดการกับการเปลี่ยนแปลงขอบเขตทันทีที่มันเกิดขึ้น และการวางแผนใหม่สำหรับโครงการของคุณมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของโครงการใดๆ ในหลายกรณี การเปลี่ยนแปลงขอบเขตอาจหลีกเลี่ยงไม่ได้ การจัดการอย่างถูกวิธีด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมจะทำให้การเปลี่ยนแปลงใดๆ จัดการได้ง่ายขึ้นสำหรับทีมของคุณ
ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงขอบเขตคืออะไร?
การเปลี่ยนแปลงขอบเขตคือการเปลี่ยนแปลงประเภทใดก็ตามที่ทำขึ้นจากสัญญาเดิมที่ทำกับลูกค้า
ตัวอย่างเช่น:
- การเพิ่มคุณสมบัติใหม่ให้กับเว็บไซต์
- เปลี่ยนการออกแบบบ้านที่กำลังสร้าง
- การปรับไทม์ไลน์ของโครงการเพื่อให้ต้องสรุปให้เร็วขึ้น
- การจำกัดงบประมาณของโครงการจึงทำให้ต้องตัดบางส่วนออกไป
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
