การบริการเนื้อหา ทุกวันนี้ องค์กรต่างๆ กำลังกำจัดที่เก็บเอกสารแบบเสาหิน เพื่อสนับสนุนแพลตฟอร์มบริการเนื้อหาที่สามารถรวมเนื้อหาจากที่เก็บข้อมูลหลายแห่งเพื่อเชื่อมต่อแอปพลิเคชันที่แตกต่างกัน
แล้วบริการเนื้อหาคืออะไร? Gartner บริษัทวิจัยและให้คำปรึกษาชั้นนำ ได้คิดค้นคำศัพท์เพื่อแสดงถึงการเปลี่ยนจากระบบและคลังเก็บที่มีอยู่ในตัวเองไปเป็นบริการแบบเปิด
ที่ Hyland เราเชื่อว่าวิวัฒนาการนี้ยังสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงความคาดหวังเกี่ยวกับวิธีการและที่ที่เนื้อหาถูกสร้าง ใช้ และแบ่งปันข้ามองค์กร
บริการเนื้อหาคืออะไร?
ด้วยการเปลี่ยนแปลงของ ECM เป็นบริการเนื้อหา Gartner ได้แบ่งปันคำจำกัดความตลาดใหม่ในรายงาน What You Need to Know About Content Services Platforms :
บริการเนื้อหาคือชุดของบริการและไมโครเซอร์วิส ซึ่งรวมเป็นชุดผลิตภัณฑ์แบบบูรณาการหรือเป็นแอปพลิเคชันแยกต่างหากที่ใช้ API และที่เก็บข้อมูลทั่วไปร่วมกัน เพื่อใช้ประโยชน์จากเนื้อหาประเภทต่างๆ ที่หลากหลาย และเพื่อให้บริการหลายส่วนและกรณีการใช้งานจำนวนมากทั่วทั้งองค์กร
รายงานของ Gartner ยังระบุด้วยว่าวิธีปฏิบัติในการจัดการเนื้อหา การทำงานร่วมกันและการเผยแพร่เนื้อหานั้นทำได้ดีที่สุดผ่านชุดบริการที่ประสานการใช้เนื้อหาโดยทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้ ระบบ และแอปพลิเคชัน
องค์ประกอบของบริการเนื้อหา
รายงานของ Gartner ระบุว่าบริการเนื้อหาประกอบด้วยแพลตฟอร์ม แอปพลิเคชัน และส่วนประกอบ:
- แพลตฟอร์มบริการเนื้อหา – ตามรายงานของ Gartner แพลตฟอร์มบริการเนื้อหาแสดงถึงวิวัฒนาการของชุด ECM โดยมุ่งเน้นที่การจัดการเนื้อหา การกำกับดูแล และการประมวลผล ตามที่รายงานระบุ แพลตฟอร์มบริการเนื้อหาจะมีที่เก็บของตัวเองและอาจรวมที่เก็บข้อมูลภายนอกผ่านตัวเชื่อมต่อและ API หรือการรวมแพ็คเกจ ผู้ให้บริการแพลตฟอร์มบริการเนื้อหาเสนอชุดรวมของบริการที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา ไมโครเซอร์วิส ที่เก็บ และเครื่องมือที่สนับสนุนกรณีการใช้เนื้อหาทั่วไป บริการทั่วไปที่มีอยู่ในแพลตฟอร์มเหล่านี้ ได้แก่การจัดการเอกสาร การค้นหา การทำดัชนี การจัดหมวดหมู่การบันทึก การควบคุมเวอร์ชัน เวิร์กโฟลว์ การจัดการระเบียน การวิเคราะห์เนื้อหา และอื่นๆ
- แอปพลิเคชันบริการเนื้อหา – แอปพลิเคชันให้ความสามารถที่มุ่งเน้นโซลูชันทางธุรกิจตามรายงานของ Gartner ไฮแลนด์เชื่อว่าตัวอย่างต่างๆ ได้แก่ การเตรียมความพร้อมด้านทรัพยากรบุคคล การจัดการสัญญาทางกฎหมาย และการจัดการการเคลมประกัน การบริการเนื้อหา
- ส่วนประกอบบริการเนื้อหา – บริการที่ใช้ยูทิลิตี้ที่เพิ่มความสามารถเพิ่มเติมให้กับแอปพลิเคชันและแพลตฟอร์มที่มีอยู่ รายงานของ Gartner ตัวอย่างเช่น ที่ไฮแลนด์ เราเชื่อว่าองค์กรอาจใช้ประโยชน์จากองค์ประกอบบริการที่แปลภาษาอังกฤษเป็นภาษาสเปน หรือแอปพลิเคชันที่วิเคราะห์และติดแท็กเนื้อหาโดยอัตโนมัติ
บริการเนื้อหา: ภูมิทัศน์ที่กำลังพัฒนา
การเปลี่ยนจาก ECM เป็นบริการเนื้อหาหมายถึงการเปลี่ยนจากการมุ่งเน้นที่การจัดเก็บเนื้อหาทั่วทั้งองค์กรไปเป็นการใช้เนื้อหาเชิงรุกในบริบทโดยบุคคลและทีมทั้งในและนอกองค์กร
องค์ประกอบของ ระบบบริหารจัดการเนื้อหาเว็บไซต์
ระบบบริหารจัดการเนื้อหาเว็บไซต์ หรือ CMS ใดๆ ก็ตาม อย่างน้อยจะต้องมีองค์ประกอบอยู่ 3 ส่วนด้วยกัน จึงจะทำหน้าที่เป็น CMS ได้อย่างสมบูรณ์ นั่นคือ
- เครื่องมือจัดการเนื้อหา (Content Management Application : CMA) มีหน้าที่จัดการเนื้อหาทุกชนิดบนหน้าเว็บเพจไปตลอดอายุของเนื้อหานั้น เริ่มตั้งแต่การสร้าง การรักษา และการลบทิ้งออกไปจากที่จัดเก็บข้อมูล ซึ่งอาจจะเป็นในไฟล์ฐานข้อมูล หรือแยกออกมาเป็นไฟล์ต่างหาก อย่างเช่น รูปประกอบต่างๆ ก็ได้ กระบวนการจัดการเนื้อหาโดยธรรมชาติแล้วจะอยู่ในแบบที่เป็นลำดับขั้นตอนและสำเร็จลงได้ด้วยการทำงานตามลำดับงาน (Workflow) ด้วยเช่นกัน ในส่วนของ CMA ยังช่วยให้นักเขียนของเว็บไซต์ที่ไม่มีความรู้ในภาษา HTML ภาษาสคริปต์ หรือโครงสร้างของเนื้อหาเว็บไซต์ สามารถสร้างเนื้อหาได้โดยง่าย ช่วยให้งานในการสร้างและดูแลเนื้อหาของเว็บไซต์ไม่ต้องการความรู้ระดับของเว็บมาสเตอร์อีกต่อไป การดูแลเนื้อหาของเว็บไซต์ในเวลาหนึ่งๆ อาจจะมีผู้ดูแลเนื้อหาเข้ามาทำงานพร้อมๆ กันหลายๆ คนก็ได้
- เครื่องมือจัดการข้อมูลของเนื้อหา (Metacontent Management Application : MMA)
ข้อมูลของเนื้อหา (Metacontent) หรือข้อมูลของข้อมูล (Metadata) เป็นข้อมูลที่ใช้อธิบายข้อมูลอีกทีหนึ่ง เช่นข้อมูลที่อธิบายว่า “เนื้อหา” ชิ้นหนึ่งถูกสร้างขึ้นเมื่อไหร่ โดยใคร ถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน ถูกใช้งานบนหน้าเว็บเพจไหน และจัดวางบนหน้าเว็บเพจนั้นอย่างไร เป็นต้น การจัดการข้อมูลของเนื้อหายังช่วยให้การควบคุมเวอร์ชั่นของชิ้นส่วนเนื้อหาต่างๆ บนเว็บไซต์ เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นกว่าเดิมอีกด้วย MMA เป็นแอปพลิเคชั่นที่ใช้สำหรับจัดการวงจรทั้งหมดของ Metacontent เช่นเดียวกันกับ CMA ที่จัดการกับวงจรชีวิตของเนื้อหาเว็บไซต์ (Content) ทั้งหมดนั้นเอง - เครื่องมือนำเสนอเนื้อหา (Content Delevery Application : CDA)
มีหน้าที่ดึงชิ้นส่วนเนื้อหา ออกมาจากที่เก็บ และจัดเรียงลงบนหน้าเว็บเพจด้วยรายละเอียดจาก MMA เพื่อนำเสนอต่อผู้เข้าชมเว็บไซต์ โดยส่วนใหญ่แล้วผู้ใช้งาน CMS สร้างเว็บไซต์มักจะไม่ค่อยได้ยุ่งเกี่ยวกับ CDA มากนัก นอกจากขั้นตอนการติดตั้งและการกำหนดรูปแบบการแสดงผล หลังจากนั้นก็ปล่อยให้ CDA ทำงานไปตามกระบวนการ นั้นคือ ข้อมูลของเนื้อหา เป็นสิ่งที่บอกต่อ CDA ว่า อะไรคือสิ่งที่จะต้องนำมาแสดง และถูกแสดงอย่างไร ไม่ว่าจะเป็น การจัดวาง สี ช่องว่าง ฟอนต์ ลิงก์ และอื่นๆ ซึ่งจะเห็นได้ว่า ผู้ดูแลสามารถเปลี่ยนแปลงคุณลักษณะได้อย่างยืดหยุ่น โดยการเปลี่ยนเฉพาะในส่วนของข้อมูลเนื้อหา ไม่ต้องไปปรับเปลี่ยนที่ตั้วเนื้อหาโดยตรง คุณสมบัติข้อนี้ทำให้เว็บไซต์สามารถเปลี่ยนดีไซน์ทั้งหมดได้ทั้งกับเนื้อหาที่สร้างมานานแล้ว และกับเนื้อหาที่กำลังจะสร้างขึ้นใหม่ โดยไม่กระทบต่อการทำงานทั้งหมดของเว็บไซต์
ประโยชน์ของ ระบบบริหารจัดการเนื้อหาเว็บไซต์
ประโยชน์เบื้องต้นที่ผู้ใช้งานจะได้รับ เมื่อนำ CMS เข้ามาสร้างและดูแลเว็บไซต์ มีดังนี้
- ควบคุมรูปแบบของเว็บไซต์ได้ดี ผู้ดูแลเว็บไซต์สามารถกำหนดรูปแบบมาตราฐานของเว็บได้ง่าย
- อัปเดตเว็บไซต์ได้จากทุกๆ ที่ สามารถเข้าถึงเครื่องมือบริหารจัดการเว็บไซต์ ผ่านทางอินเทอร์เน็ต จึงทำให้สามารถทำงานที่ไหนก็ได้ที่มีคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ต
- ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม การเข้าใช้งาน CMS ต้องการเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีการต่อเชื่อมอินเทอร์เน็ต กับโปรแกรมเว็บเบราเซอร์เท่านั้น ไม่ต้องมีการติดตั้งโปรแกรมลงบนเครื่องใด
- ไม่ต้องมีความรู้ภาษา HTML และ Script สามารถบริหารจัดการเนื้อหาด้วยเครื่องมือ CMS ที่จัดเตรียมให้
- รองรับการทำงานจากผู้ใช้งานหลายคนได้พร้อมกัน CMS เป็นเว็บแอปพลิเคชั่นแบบ Client – Server จึงรองรับการเข้าใช้งานเว็บเซิร์ฟเวอร์จากผู้ใช้งานหลายๆ คนได้ในเวลาเดียวกัน
- เพิ่มศักยภาพในการร่วมมือกันทำงาน เพราะใน CMS มีเครื่องมือในการควบคุมชิ้นส่วนเนื้อหา รองรับการทำงานร่วมกันของผู้ดูแลเว็บไซต์และผู้ใช้งาน
- การนำชิ้นส่วนเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ เพราะระบบ CMS มีการแยกชิ้นส่วนของเนื้อหาออกจากกัน ทำให้การนำกลับมาใช้งานใหม่เป็นเรื่องที่ง่าย
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
