การจ้างบริการสแกนของคุณ บริษัทต่างๆ กำลังแปลงการดำเนินงานแบบวันต่อวันให้เป็นดิจิทัล โดยแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษหนักเป็นไฟล์ดิจิทัลที่มีน้ำหนักเบา ข้อเสียของการแปลงเอกสารคือต้นทุนเสมอ แต่ประโยชน์ของการแปลงกระดาษเป็นดิจิทัลในปัจจุบันมีมากกว่าค่าใช้จ่ายในการสแกนเริ่มต้น
- เพิ่มพื้นที่สำนักงาน
- ปรับปรุงการควบคุมคุณภาพ
- ทำให้ตอบสนองต่อการตรวจสอบได้ง่ายขึ้น
- แชร์และติดตามบันทึกได้ง่ายขึ้น
- ปกป้องเอกสารต้นฉบับ
อันที่จริง การเปลี่ยนงานในมือให้เป็นดิจิทัลและการนำเทคโนโลยีการประหยัดกระดาษมาใช้ในอนาคตจะช่วยปรับปรุงผลกำไรของบริษัททุกแห่ง: การออมเงินเป็นแรงจูงใจที่ดี
เสียเงินไปเท่าไหร่เพราะเอกสารกระดาษ? ในระยะสั้นมากเกินไป ตามรายงานของ The Triple Punditคนงานโดยเฉลี่ยในสำนักงานใช้กระดาษ 10,000 แผ่นต่อปี และตู้สี่ลิ้นชักโดยเฉลี่ยมีค่าใช้จ่ายประมาณ 25,000 เหรียญสหรัฐในการเติมและ 2,000 เหรียญต่อปีเพื่อบำรุงรักษา นั่นคือค่ากระดาษสำหรับพนักงานคนหนึ่ง—ไม่รวมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเนื่องจากปัญหาคอขวดในการผลิต—ในการค้นหาไฟล์กระดาษ
การแปลงเอกสารหลายพันฉบับเป็นดิจิทัลอาจดูเหมือนสามารถทำได้เพื่อสแกนภายในองค์กร ท้ายที่สุดแล้ว สแกนเนอร์ก็ไม่แพงมาก อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเริ่มต้นงานในมือ คุณจะพบว่าการสแกนโครงการนั้นไม่ง่ายเสมอไปที่จะจัดการ
นั่นเป็นเหตุผลที่การจ้างโครงการสแกนที่มีปริมาณมากให้กับบริษัทสแกนเอกสารมืออาชีพจึงเป็นทางออกที่สมเหตุสมผล นี่คือสิ่งที่คุณจะได้รับจากการใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญของบริษัทสแกนเอกสาร:
- ประหยัดค่าใช้จ่าย
แม้ว่าเครื่องสแกนจะไม่แพงนัก แต่ระยะเวลาที่พนักงานใช้ไปกับการดูเอกสารหลายร้อยกล่องก็ลดทอนหน้าที่ความรับผิดชอบอื่นๆ ของพวกเขา—สิ่งที่คุณจ้างให้พวกเขาดำเนินการตามทักษะเฉพาะทางของพวกเขา ในทางกลับกัน เมื่อเอกสารของคุณอยู่ในรูปแบบดิจิทัล ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานจะเพิ่มขึ้นเมื่อเอกสารพร้อมใช้งานเพียงคลิกเมาส์ คุณจะชดใช้ค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่จัดเก็บในสถานที่ซึ่งปกติแล้วจะใช้พื้นที่สำนักงานขนาดใหญ่ เอกสารดิจิทัลไม่ใช้พื้นที่จริง
ประหยัดเวลาบริษัท
ทีมงานมืออาชีพเฉพาะทางที่มีประสบการณ์ในการจัดการเอกสารใช้ประโยชน์จากประสิทธิภาพ สแกนเอกสารทั้งหมดได้อย่างน่าเชื่อถือด้วยวิธีที่คุ้มค่าที่สุด การสแกนสามารถเริ่มต้นได้ทันทีและสิ้นสุดอย่างรวดเร็วเมื่อคุณไม่ต้องซื้อหรือเช่าอุปกรณ์และฝึกอบรมพนักงาน
ประหยัดพื้นที่สำนักงาน
พื้นที่สำนักงานจะถูกยึดคืนเมื่อเอกสารทางกายภาพถูกแปลงเป็นดิจิทัล แต่คุณจะประหยัดพื้นที่ในการประมวลผล จัดระเบียบ และสแกนเอกสารด้วยหากคุณสแกนภายในองค์กร คุณจะจัดส่งเอกสารทั้งหมดไปยังโรงงานที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสแกนสูงสุดโดยการเอาท์ซอร์ส คุณจะใช้พื้นที่พิเศษทั้งหมดนั้นอย่างไร? หรือคุณจะลดขนาดเป็นสำนักงานขนาดเล็กลงโดยที่คุณไม่ต้องการแล้ว?
4. รู้ต้นทุนที่จะเกิดขึ้น
เมื่อคุณจ้างบริษัทภายนอกเพื่อใช้บริการสแกนเอกสาร เราจะทราบต้นทุนของรายการล่วงหน้า คุณจึงสามารถอนุมัติโครงการในงบประมาณของคุณได้ โครงการของคุณจะไม่รวมค่าใช้จ่ายแอบแฝงหรือค่าธรรมเนียมและค่าใช้จ่ายที่น่าประหลาดใจ ตรงข้ามกับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดฝันที่ปรากฏขึ้นในบ้าน
5. มุ่งเน้นที่บริษัทของคุณ
“การสแกนเอกสารที่ค้างอยู่จำนวนมหาศาล”เป็นส่วนหนึ่งของพันธกิจของบริษัทของคุณหรือไม่? ไม่มันไม่ใช่ กระบวนการสแกนเอกสารไม่ได้ทำให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายระยะยาวมากขึ้น การสแกนเอกสารเอาท์ซอร์สช่วยลดความเครียดและเน้นทรัพยากรของคุณในการดำเนินภารกิจของคุณ
6. ปฏิบัติตามข้อกำหนด
บริษัทที่เชี่ยวชาญด้านบริการสแกนเอกสารทราบดีถึงระเบียบข้อบังคับของอุตสาหกรรมเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตาม ผู้เชี่ยวชาญด้านการสแกนไม่เพียงแต่แปลงเอกสารของคุณเป็นไฟล์ดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังดำเนินการในลักษณะที่ตรงตามข้อกำหนดด้านเอกสารในอุตสาหกรรมของคุณ ด้วยเทคโนโลยีระดับแนวหน้าและกระบวนการที่ประณีต เอกสารดิจิทัลใหม่ของคุณจะตรงตามมาตรฐานสูงสุดสำหรับคุณภาพของภาพและความปลอดภัย
รายงานอุตสาหกรรม: นวัตกรรมการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลชั้นนำที่เปลี่ยนอุตสาหกรรมของคุณ
ประโยชน์ของการเอาท์ซอร์สโครงการสแกนขนาดใหญ่ของคุณนั้นดี อย่างไรก็ตาม มีข้อควรพิจารณาบางประการก่อนที่จะกด GO ในโครงการสแกนของคุณ ก่อนกำหนด
- ลำดับความสำคัญของธุรกิจของคุณ
- งบประมาณของคุณ
- ROI โดยประมาณ
- ไทม์ไลน์ของคุณเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น
ตอบคำถามเหล่านี้และจะเห็นได้ชัดว่าการเอาท์ซอร์สเป็นวิธีที่จะทำให้การสแกนเสร็จสิ้นอย่างรวดเร็ว ราคาไม่แพง และมีคุณภาพสูง
คุณมีคำถามก่อนที่จะดำเนินการต่อไป เราเข้าใจข้อกังวลของคุณ และเรามีประสบการณ์หลายทศวรรษในการตอบคำถามของคุณ พูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราที่ DRS Imaging เกี่ยวกับวิธีที่เราสามารถบรรลุเป้าหมายของคุณ เราเสนอบริการสแกนเอกสาร อย่างเต็มรูปแบบ ภายในสิ่งอำนวยความสะดวกที่ปลอดภัยของเรา หรือคุณสามารถใช้ประโยชน์จากบริการสแกนมือถือของเรา—เรามาหาคุณ!
หากคุณเป็นองค์กรขนาดเล็กที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยสิ่งหนึ่งหรือสองอย่าง รอให้พนักงานของคุณคุ้นเคยกับการเปลี่ยนแปลง แล้วจึงดำเนินการอย่างอื่น ตัวอย่างเช่น: บางทีคุณอาจเริ่มต้นด้วยการซื้อเครื่องสแกนและใช้ e-forms จากนั้นจึงนำกระบวนการอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ (RPA) ไปใช้ในภายหลัง หรือเริ่มทำให้กระบวนการ AP ของคุณเป็นแบบ อัตโนมัติ
ไม่ว่าคุณจะทำขั้นตอนไหนก่อน องค์กรของคุณก็พร้อมที่จะปรับปรุงธุรกิจของคุณและตัดงานเอกสารออกไป การจ้างบริการสแกนของคุณ
ความปลอดภัยของเอกสารคือกุญแจสำคัญ
ข้อควรพิจารณาที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งสำหรับโครงการสแกน คือระดับความปลอดภัยที่เอกสารของคุณจะได้รับการดูแล เพื่อปกป้องข้อมูลประจำตัว ของพนักงานของคุณและข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่พวกเขาได้ระบุไว้ในเอกสารของคุณ คุณต้องแน่ใจว่าได้ทำงานร่วมกับพันธมิตร การสแกนที่มีการรักษา ความปลอดภัยเพียงพอ และรับรองได้ว่าเอกสารของคุณ ได้รับการปกป้อง สิ่งอำนวยความสะดวกที่ปลอดภัยรวมถึงการเข้าถึงเอกสารด้วยคีย์การ์ดเท่านั้นเป็นมาตรฐาน
นโยบายและแนวปฏิบัติของพนักงานยังมีบทบาทในการรักษาความปลอดภัยเอกสาร บริษัทสแกนที่คุณกำลังดูหน้าจอ เบื้องหลังและตรวจยา พนักงานทุกคนหรือไม่? อนุญาตให้ใช้โทรศัพท์มือถือในห้องสแกนหรือไม่? มีการเรียกใช้รายงานเพื่อติดตามว่า ใครกำลังจัดการเอกสารบางฉบับหรือไม่? เอกสารมีการขนส่งอย่างไรและถูกเก็บไว้ในสถานที่ที่เหมาะสมหรือไม่? คำถามเหล่านี้เป็นคำถามสำคัญที่ต้องถาม และคำตอบที่ปลอดภัยที่สุดมีความหมายอย่างมากเมื่อต้องคำนึงถึงความอุ่นใจของโครงการสแกนของคุณ
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
