การจัดระเบียบงานเอกสาร วันนี้เราจะมาแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการจัดระเบียบงานของคุณและทำให้ข้อมูลของคุณคล่องตัวขึ้นเพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็วและง่ายดาย คุณจึงไม่ต้องพูดว่า “ เอกสารนั้นอยู่ที่ไหน? ” อีกแล้ว!
เราทุกคนผลิตและแบ่งปันข้อมูลมากมายทุกวัน ต้องขอบคุณธุรกิจของเราที่มีแนวโน้มทางดิจิทัลมากขึ้น เราจึงแบ่งปันไฟล์และเอกสารของเรากับเพื่อนร่วมงาน อย่างต่อเนื่อง ผ่านอีเมล, Slack, วิกิภายใน , ไฟล์ระบบคลาวด์ ฯลฯ
การมีเอกสารและไฟล์ของเราอยู่ที่ตำแหน่งต่างๆ เราจึงสร้างความยุ่งเหยิงทางดิจิทัลที่เข้าใจยาก คุณไม่สามารถกำจัดเอกสารสำคัญเหล่านี้ที่มีข้อมูลสำคัญได้ แต่คุณสามารถกำจัดความยุ่งเหยิงทางดิจิทัลนี้ได้ด้วยการจัดระเบียบ เอกสารในที่ทำงานของคุณ
วุ่นวายอยู่ทุกที่!!
เอกสารมีอยู่ทุกที่ ข้อเสนอโครงการบันทึกการระดมความคิด แนวทาง HR ข้อกำหนดทางเทคนิค เอกสารการฝึกอบรมสำรับการขายสัญญาสถานที่ทำงาน สื่อการตลาด บล็อกโพสต์- เราสร้างเอกสารใหม่มากมายในแต่ละวันเพื่อให้การทำงานและการปรับขนาดธุรกิจของเราเป็นไปอย่างราบรื่นและเหมาะสม
เอกสารเหล่านี้มักจะกระจัดกระจายไปทั่วอุปกรณ์ดิจิทัลของเรา คุณอาจมีไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในแอประบบคลาวด์ เช่นDropbox, Google Drive, OneDrive, Box, ไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในเดสก์ท็อปของคุณ ไฟล์แนบอีเมล และอื่นๆ เนื่องจากเนื้อหาของเรามีอยู่หลายแห่ง คุณวางแผนในการค้นหา เข้าถึง และแชร์อย่างรวดเร็วได้อย่างไร
เรามักจะไม่ได้ตระหนักถึงระยะเวลาที่เราเสียไปกับกิจกรรมที่ไม่เพิ่มมูลค่า เช่น การค้นหาเอกสารบนแล็ปท็อปของเราหรือในระบบคลาวด์
ไม่ได้จนกว่าคุณจะระงับลูกค้าไว้ในขณะที่คุณค้นหาคำตอบสำหรับคำถามของพวกเขาอย่างเมามัน หรือเมื่อผู้จัดการของคุณขอรายงานค่าใช้จ่ายจากไตรมาสที่แล้ว และคุณไม่สามารถส่งไฟล์ในอีเมลของคุณได้ เป็นเวลาเช่นนี้ที่คุณจะตระหนักถึงประเภทของบึงดิจิทัลที่คุณอาศัยอยู่!
การเรียกดูผ่านโฟลเดอร์ต่างๆ นับร้อย ค้นหาในกล่องจดหมายที่ไม่เป็นระเบียบและมีประชากรหนาแน่นการค้นหาผ่านไฟล์ระบบคลาวด์ ฯลฯ ทั้งหมดจบลงด้วยภารกิจการค้นหาที่ไม่สามารถถอดรหัสได้
การสำรวจทั่วโลกของผู้ปฏิบัติงานและผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีโดย IDC เปิดเผยว่าความท้าทายด้านเอกสารคิดเป็น21.3 เปอร์เซ็นต์ของการสูญเสียผลิตภาพ พนักงานมักไม่พบเอกสารที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม หรือไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้เนื่องจากอุปสรรคด้านเวลาหรือสถานที่ ทั้งหมดนี้ทำให้เสียเวลาและประสิทธิภาพการทำงานไปอย่างมาก
อ่านเพิ่มเติม: 9 เครื่องมือองค์กรที่ดีที่สุดในการกำจัดความโกลาหลของงาน!
ทำไมการจัดระเบียบงานของคุณจึงเป็นเรื่องยาก?
การสร้างและแบ่งปันงานในรูปแบบดิจิทัลควรจะมีประสิทธิภาพมากกว่าและใช้เวลาน้อยกว่าวิธีการแบบเดิม แม้ว่าเราจะผ่านพ้นช่วง “ตู้เก็บเอกสาร” ที่น่าสะพรึงกลัวแล้ว แต่การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลก็เกิดขึ้นพร้อมกับปัญหาและข้อจำกัดที่พอเหมาะพอควร
1. แอพมากเกินไป!
ปัญหาใหญ่ในการจัดเก็บและค้นหาเอกสารในที่ทำงานคือมี แอปมาก เกินไป!
คุณสร้างเอกสารใน Google Docs หรือ Microsoft Word แบ่งปันผ่านอีเมล Slack หรือบริการส่งข้อความอื่นๆ และจัดเก็บไว้ใน Google Drive, Dropbox, OneDrive หรือบริการจัดเก็บบนคลาวด์อื่นๆ
โดยพื้นฐานแล้ว คุณสร้างไฟล์ในตัวแก้ไขเอกสาร แชร์ไฟล์ผ่านอีเมล รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับอีเมลผ่านแอปรับส่งข้อความ และจัดเก็บไว้ในคลาวด์ ให้ฉันถามคุณ น่าแปลกใจจริงๆ ไหมที่คุณไม่พบไฟล์นั้นที่ใครบางคน ส่งอีเมลถึง คุณเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว
อย่าแม้แต่จะให้ฉันเริ่มด้วยเว็บลิงก์ยุ่งๆ ที่ลอยอยู่ทั่วทุกหนทุกแห่ง พวกเขามาหาคุณเมื่อคุณไม่ต้องการพวกเขา และเมื่อคุณต้องการพวกเขา คุณดูเหมือนจะหามันไม่เจอ!
2. ค้นหาห่วย!
เนื่องจากโดยทั่วไปคุณไม่ได้แชร์เอกสารที่มีบริบทหรือข้อมูลเมตาจำนวนมาก การค้นหาเอกสารที่แน่นอนในกลุ่มเอกสารจึงเป็นงานที่ท้าทายทีเดียว
ตามรายงานของ McKinsey พนักงานใช้เวลา 1.8 ชั่วโมงทุกวันโดยเฉลี่ย 9.3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการค้นหาและรวบรวมข้อมูล! การค้นหาบริการคลาวด์ที่เหมาะสม โฟลเดอร์เดสก์ท็อปที่เหมาะสม หรืออีเมลที่ถูกต้อง อาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในสิ่งที่สำคัญของคุณ
3. แล้วการจัดหมวดหมู่ล่ะ!
การชอบของ Google เอกสารไม่อนุญาตให้จัดหมวดหมู่เอกสารว่าสำคัญหรือเพิ่มป้ายกำกับ แม้ว่าคุณจะสามารถปักหมุดเอกสารเหล่านี้ได้ แต่ก็ไม่เพียงแค่ปรากฏที่ด้านบนของโฟลเดอร์หรือมีที่พิเศษในตัวแก้ไขเอกสารของคุณ
การค้นหาไฟล์ที่สำคัญจึงอาจใช้เวลานานโดยไม่จำเป็นเมื่อคุณมีเนื้อหาจากหมวดหมู่หรือแผนกต่างๆ ภายใต้หลังคาเดียวกัน
4. ไม่รู้เกี่ยวกับการอัปเดตเอกสาร!
ไม่มีทางรู้ได้เลยว่าคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสารหรือไม่หลังจากที่คุณได้แบ่งปันกับเพื่อนๆ ของคุณแล้ว
คุณต้องส่งอีเมลถึง พวกเขา อย่างชัดเจนหรือส่งข้อความถึงพวกเขาเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและแบ่งปันไฟล์อีกครั้ง ถ้า เครื่องมือ การจัดการเอกสาร ของคุณ ไม่มีการควบคุมเวอร์ชัน แสดงว่าคุณกำลังประสบปัญหาใหญ่ในการทำความเข้าใจกับเวอร์ชันต่างๆ ของเอกสารเดียวกัน
วิธีการจัดการและจัดระเบียบงานของคุณให้ดีขึ้น?
ในการจัดระเบียบงานของคุณได้ดียิ่งขึ้น ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลด้วยเอกสารในที่ทำงานของคุณ คุณต้องมีเครื่องมือที่จะมาแทนที่แอปงานทั้งหมดของคุณ เช่น โปรแกรมแก้ไขเอกสารที่ล้าสมัย พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ และแพลตฟอร์มการส่งข้อความ
สิ่งที่มีพลังของเครื่องมือแก้ไขเอกสารที่ยอดเยี่ยม สามารถจัดเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณได้ในที่เดียว และสามารถค้นหาเอกสารใด ๆ อย่างชาญฉลาดในไม่กี่วินาที พร้อมแจ้งเตือนทุกคนโดยไม่มีห่วงโซ่อีเมล เข้า
Bit.ai เป็นเครื่องมือจัดการเอกสารและการทำงานร่วมกันแบบใหม่ที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกัน แชร์ ติดตาม และจัดการเอกสาร ไฟล์ และเนื้อหาอื่นๆ ของบริษัททั้งหมดได้ในที่เดียว
ระบบการจัดการเอกสารของ ช่วยให้คุณสร้างเอกสารในที่ทำงานเช่น ข้อเสนอโครงการ ดาดฟ้าการขาย เอกสารการฝึกอบรม คู่มือวิธีใช้ นโยบายบริษัทเอกสารกระบวนการ ชุดสื่อ เอกสารข้อเท็จจริงการวิจัยเชิงแข่งขัน กรณีศึกษา e-book เป็นต้น และจัดให้มีที่ที่ปลอดภัยและแข็งแกร่งในการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้
หลายคนสามารถทำงานร่วมกันและสร้างเอกสารอัจฉริยะได้พร้อมกันในแบบเรียลไทม์ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการโครงการ สร้างสื่อสำหรับพบปะลูกค้า ระดมความคิด แบ่งปันวาระการประชุม สร้างข้อเสนอ และที่สำคัญที่สุดคือ แบ่งปันและจัดการข้อมูลและความรู้! โปรแกรมแก้ไขอัจฉริยะของ ทำให้ขั้นตอนการสร้างเอกสารและเนื้อหาทำได้ง่ายและรวดเร็ว
นอกเหนือจากเอกสารแล้ว ยังให้ความสามารถในการจัดการเนื้อหาที่ น่าทึ่งอีกด้วย มีไลบรารีเนื้อหาที่บันทึกรูปภาพ ไฟล์ และเนื้อหาดิจิทัลที่คุณเพิ่มลงในเอกสารของคุณ (หรือพื้นที่ทำงาน) โดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงและนำกลับมาใช้ใหม่ได้อย่างง่ายดาย การจัดระเบียบงานเอกสาร
พื้นที่ทำงานอัจฉริยะถูกสร้างขึ้นรอบโครงการ ทีม แผนก และลูกค้าเพื่อจัดระเบียบเอกสาร ข้อมูล และข้อมูลของคุณ
พื้นที่ทำงานช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ง่าย และมั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมที่เหมาะสมจะสามารถเข้าถึงเอกสารที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ข้อมูลเหล่านี้ลื่นไหล ดังนั้นข้อมูล ของคุณ สามารถเคลื่อนผ่านเวิร์กโฟลว์ขององค์กรได้
เอกสารบิตยังรองรับการค้นหาอัจฉริยะซึ่งช่วยให้ทุกคนสามารถค้นหาและค้นหาไฟล์ รูปภาพ เอกสาร และข้อความภายในเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายทั่วทั้งระบบ
ด้วยความสามารถในการติดป้ายกำกับเนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ใช้สามารถค้นหาเนื้อหาดิจิทัลโดยใช้คำหลัก ชื่อ คำอธิบาย หรือแท็ก พวกเขายังสามารถค้นหาไฟล์ตามแหล่งที่มาได้ (เช่น YouTube) สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้จ้างใหม่เพื่อไม่ให้รู้สึกถูกครอบงำขณะค้นหาข้อมูล
อนุญาตให้ผู้ใช้จัดการสิทธิ์และการเข้าถึงข้อมูลที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรของคุณ รองรับคุณสมบัติต่างๆ เช่น การติดตามเอกสาร การป้องกันด้วยรหัสผ่าน การจำกัดการเข้าถึงไฟล์ ฯลฯ ที่ช่วยรักษาข้อมูลสำคัญของบริษัทของคุณให้ปลอดภัย
ให้สถานที่ทำงานทั่วไปสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้และผู้บริหารที่มีประสบการณ์เพื่อร่วมมือกับพนักงาน แบ่งปันความรู้ ระดมความคิด จัดเก็บสินทรัพย์ดิจิทัล และสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ร่วมกัน ส่วนที่ดีที่สุดคือความรู้นี้ได้รับการรักษาความปลอดภัยอย่างปลอดภัยในพื้นที่ทำงานของคุณ และสามารถแบ่งปัน (หรือเก็บไว้เป็นส่วนตัว) กับใครก็ได้ในองค์กรของคุณ!
สรุปแล้ว ช่วยให้คุณ:
- สร้างเอกสารที่ทันสมัย (แทนที่เครื่องมือแก้ไขเอกสาร)
- จัดเก็บเอกสารทั้งหมดในที่เดียวด้วยความสามารถในการค้นหาและจัดหมวดหมู่ขั้นสูง (แทนที่บริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์)
- แชร์เอกสารเหล่านี้ด้วยลิงก์ที่ติดตามได้ (แทนที่อีเมลหรือบริการส่งข้อความอื่นๆ)
Bit มอบวิธีการจัดระเบียบงานของคุณในลักษณะที่อำนวยความสะดวกในความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณทำงานที่คุณได้รับการว่าจ้างให้ทำ ไม่ใช่แค่ค้นหาเอกสารตลอดทั้งวัน!
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
