การจัดการ เอกสาร ธุรกิจที่กำลังเติบโตมีแนวโน้มที่จะมีพนักงานใหม่เข้ามาอย่างต่อเนื่องทุกสัปดาห์ เป็นเรื่องที่ท้าทายมากที่จะไล่ตามพวกเขาให้ทันกับวัฒนธรรมของบริษัทและแนะนำพวกเขาให้รู้จักกับทีมของพวกเขา แต่การเพิ่มเวลาที่คุณทั้งคู่ทำงานด้านเอกสารทำให้งานสำคัญเหล่านั้นหมดไป
การใช้เทคโนโลยี เช่น การจัดการเอกสาร สามารถช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการด้านเอกสารที่ช้าได้ เพื่อให้คุณมีสมาธิกับผู้คนได้
กรอกแบบฟอร์ม
เอกสารการปฐมนิเทศอาจมีความต้องการอย่างมากสำหรับผู้จ้างใหม่ของคุณ การเริ่มต้นงานใหม่อาจทำให้ทุกคนเครียดได้ ดังนั้นงานเอกสารจึงไม่ควรเพิ่มเข้าไป
การจัดการเอกสารอัจฉริยะสามารถช่วยให้คุณออกแบบแบบฟอร์มที่กรอกได้ง่าย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ W-4 และระบุช่องว่างที่ต้องการชื่อ, SSN, ที่อยู่ และอื่นๆ คุณยังสามารถระบุฟิลด์ที่จำเป็นเพื่อไม่ให้ส่งแบบฟอร์มได้จนกว่าทุกฟิลด์จะกรอกข้อมูลครบถ้วน ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่ต้องกังวลกับการทำแบบฟอร์มครึ่งหนึ่งอีกต่อไป
การให้แพลตฟอร์ม eSignature แก่พนักงานใหม่ของคุณจะทำให้วิธีการกรอกแบบฟอร์มง่ายขึ้น การใช้ eSignature นั้นซับซ้อนกว่าการกรอกแบบฟอร์มเล็กน้อย เพราะมันมาพร้อมกับคุณสมบัติในตัวเองเพื่อที่จะถูกมองว่ามีผลผูกพันทางกฎหมาย ด้วยระบบการจัดการเอกสารที่เหมาะสม พนักงานของคุณสามารถลงนามในแบบฟอร์มใดๆ ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียว
เพื่อให้ eSignature ถูกมองว่าถูกต้อง ต้องเป็นไปตามเกณฑ์ต่อไปนี้:
- ผู้ใช้ตั้งใจที่จะลงนาม
- ผู้ใช้ยินยอมให้ทำธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์
- ลายเซ็นมีความเกี่ยวข้องกับบันทึก
- บันทึกจะไม่ถูกลบ
หากคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความหมายของกฎเหล่านี้ ให้ดูสิ่งที่ควรมองหา ในแพลตฟอร์ม eSignature
ระบบการจัดการเอกสารที่เหมาะสมจะเป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านี้และทำให้การลงนามในเอกสารทางกฎหมายจำนวนเท่าใดก็ได้ง่ายกว่าที่เคย พวกเขายังจะสร้างบันทึกการตรวจสอบแยกต่างหากเพื่อทำหน้าที่เป็นใบเสร็จรับเงิน
การรวบรวมเอกสาร
คุณอาจเคยชินกับการแจ้งให้พนักงานของคุณทราบว่าเอกสารใดที่คุณคาดหวังจากพวกเขา ไม่ว่าพวกเขาจะกรอกเอกสารแบบดิจิทัลหรือบนกระดาษ คุณจะต้องใช้เวลาในการรวบรวมเอกสารและจัดไฟล์ให้ถูกที่
หรือคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร คุณสามารถใช้ DMS ในการขอเอกสารสำหรับผู้ว่าจ้างใหม่ ซึ่งจะแจ้งให้พวกเขาทราบว่าต้องกรอกแบบฟอร์มใด สิ่งนี้จะช่วยให้พวกเขาได้รับเอกสารทุกอย่างที่จำเป็นในการเริ่มต้นใช้งาน (พร้อมแบบฟอร์มสำเร็จรูปเพื่อกรอก) และให้พอร์ทัลที่ใช้งานง่ายเพื่ออัปโหลดเอกสารของพวกเขา
คุณสามารถตั้งค่ากำหนดเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารไปที่ใดก็ตามที่ควรจัดเก็บ เพื่อให้พวกเขาสามารถไปที่โฟลเดอร์บุคลากรของพนักงานใหม่ได้โดยตรง
คุณกังวลว่าพนักงานของคุณอาจยังลืมเอกสารที่มีอยู่มากมายหรือไม่? ด้วยการจัดการเอกสาร คุณไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป พนักงานของคุณจะได้รับการแจ้งเตือนว่าพวกเขายังไม่ได้อัปโหลดเอกสารสำคัญ ทั้งหมดนี้สามารถเกิดขึ้นได้ในขณะที่คุณกำลังวางแผนเพื่อให้พนักงานใหม่ได้รับประสบการณ์ที่เป็นตัวเอกในวันแรก
การกรอกโฟลเดอร์พนักงาน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโฟลเดอร์พนักงานของคุณมีเอกสารที่ถูกต้องครบถ้วนเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ต่อไปนี้คือวิธีการบางอย่างที่การจัดการเอกสารสามารถทำให้กระบวนการนั้นไม่เจ็บปวด
เมื่อ ใช้เทมเพลตคุณสามารถตั้งค่าโฟลเดอร์ของคุณให้มีเอกสารที่ถูกต้องทุกครั้ง ด้วยการคลิกปุ่ม โฟลเดอร์พนักงานใหม่ของคุณจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติด้วยเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด ซึ่งไม่เพียงแค่ต้องมีแบบฟอร์มทางกฎหมายทั้งหมดเท่านั้น แต่ยังสามารถประกอบด้วยข้อมูลที่เป็นประโยชน์ของบริษัท เช่น คู่มือสวัสดิการและนโยบายของบริษัท
การค้นหารายการที่ขาดหายไปเป็นคุณลักษณะอื่นในระบบการจัดการเอกสารของคุณ ที่จะช่วยให้คุณรักษาโฟลเดอร์บุคลากรของคุณให้เป็นมาตรฐาน หากพนักงานไม่ได้อัปโหลดเอกสารสำคัญชิ้นหนึ่ง การค้นหาสินค้าที่ขาดหายไปสามารถแจ้งให้คุณทราบว่าขาดอะไร
การค้นหาสินค้าที่ขาดหายไปมีความสำคัญต่อการช่วยคุณให้รอดพ้นจากผลที่ตามมา เช่น ค่าปรับหรือบทลงโทษ ตัวอย่างเช่น พนักงานที่ไม่ได้พิสูจน์คุณสมบัติที่จะทำงานในประเทศอาจต้องเสียเงินหลายพันดอลลาร์ นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานที่เชี่ยวชาญได้อัปเดตใบรับรองที่ส่งแล้ว
แทนที่จะต้องดูโฟลเดอร์บุคลากรของผู้จ้างใหม่แต่ละรายเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาทำ I-9 เสร็จ คุณสามารถดูว่าใครหายไปในคลิกเดียว ไม่ต้องตรวจสอบโฟลเดอร์บุคลากรแต่ละโฟลเดอร์ซ้ำอีกครั้ง จะช่วยประหยัดเวลาในองค์กรและกังวลเกี่ยวกับปัญหาทางกฎหมาย
แชร์ไฟล์บุคลากรที่เสร็จสิ้นโดยอัตโนมัติ
การจ้างใหม่ไม่ได้จบลงที่ตัวคุณ เป็นความพยายามของทีมที่ต้องมีการสื่อสารข้ามแผนกต่างๆ
ในความพยายามของทีมนี้ ไม่มีใครต้องรับผิดชอบในการส่งการสื่อสารไปยังบทบาทอื่น ๆ เพื่อให้พวกเขารู้ว่าพนักงานใหม่ยอมรับข้อเสนอ คุณสามารถปล่อยให้มันขึ้นอยู่กับการจัดการเอกสารเพื่อดำเนินการนี้
ด้วยการกำหนดเส้นทางเอกสารอัตโนมัติ คุณสามารถตั้งค่าสำหรับเอกสารแต่ละประเภทว่าใครควรได้รับแจ้งเมื่อเสร็จสิ้น บุคคลในบทบาทต่างๆ จะได้รับแจ้งทันทีที่ผู้มีโอกาสเป็นพนักงานลงนามในจดหมายตอบรับ ลองนึกภาพสิ่งนี้
- ผู้จัดการฝ่ายการตลาด (หรือใครก็ตามที่พวกเขาจะรายงานให้) สามารถเริ่มเตรียมเอกสารการฝึกอบรมและโครงการสำหรับพวกเขาที่จะเริ่ม การจัดการ เอกสาร
- ทีมการเงินสามารถเตรียมแบบฟอร์มการฝากเงินใหม่ได้
- แผนกไอทีสามารถเริ่มรวบรวมวัสดุและอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับพนักงานใหม่ได้
คุณไม่จำเป็นต้องรบกวนแผนกอื่นๆ เพื่อขอเอกสาร ด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสม งานนั้นสามารถทำงานอัตโนมัติได้อย่างสมบูรณ์
นี่เป็นเพียงไม่กี่วิธีที่การจัดการเอกสารสามารถช่วยคุณได้ในการเริ่มต้นใช้งาน แทนที่จะคิดถึงการส่งเอกสารที่ถูกต้องให้กับพนักงานใหม่ของคุณ คุณสามารถมุ่งเน้นที่การต้อนรับพวกเขาและมอบประสบการณ์วันแรกที่ลืมไม่ลงให้พวกเขา
Rubex เป็นระบบจัดการเอกสารอัจฉริยะที่จะช่วยให้คุณจดจ่อกับพนักงานของคุณ สำรวจ Rubexเพื่อดูว่าประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่คล่องตัวจะเป็นอย่างไรในแผนกของคุณ
คุณสมบัติพิเศษเฉพาะระบบบริหารจัดการข้อมูล สำหรับคนในองค์กรของคุณ สามารถสร้างไฟล์ใหม่ได้ง่าย ๆ แล้วใช้งานร่วมกันหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลง
บริหารจัดการวงจรชีวิตเอกสารในองค์กร และเพิ่มประสิทธิภาพให้การบริหารจัดการและระบบการไหลเวียนเอกสาร ด้วยระบบตรวจทานเอกสารที่เชื่อถือได้
ออกแบบเว็บไซต์ได้ด้วยตัวคุณเอง Alfresco และ Q-doc viewer ให้คุณและคนในองค์กรได้สื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลกันผ่านระบบเว็บไซต์ (ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ออกแบบเว็บไซต์แต่อย่างใด)
บริหารจัดการไฟล์และเว็บไซต์ทุกเวอร์ชั่นด้วยระบบจัดเก็บข้อมูล และ คลังข้อมูลฟรีพร้อมใช้ ให้คุณควบคุมตรวจสอบทุกประวัติการแก้ไขเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ทันที
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
