เอกสารและ ISO 9001 หากประโยชน์ของคุณภาพการจัดการเอกสารชัดเจน ISO 9001 เวอร์ชันใหม่ได้เปลี่ยนนิสัยเดิมๆ ไปพอสมควร อะไรเปลี่ยนไป? ต้องเตรียมตัวอย่างไร? ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณทราบข้อมูลก่อนที่ผู้สอบบัญชีจะมาถึง
ระบบเอกสารคืออะไร?
ระบบเอกสารคือชุดเอกสารที่มีโครงสร้างและเป็นระเบียบในลักษณะต่างๆ จึงอาจประกอบด้วยขั้นตอน เอกสาร แม้กระทั่งขั้นตอนการปฏิบัติงาน คำแนะนำ หรือเอกสารข้อมูลทางเทคนิค เอกสารเหล่านี้มักจะเกี่ยวข้องกับระบบการจัดการ ไม่ว่าจะเป็นด้านคุณภาพ การผลิต ความปลอดภัย เป็นต้น ระบบนี้เรียกว่าระบบเอกสารทันทีที่เอกสารเหล่านี้ถูกอ้างอิงว่าเป็นของระบบเหล่านี้โดยเฉพาะ
คู่มือคุณภาพจะอยู่นอกตาราง เช่นเดียวกับแนวคิดของขั้นตอนบังคับ ดังนั้นคุณจะมีอิสระมากขึ้นในส่วนนี้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเก็บไว้ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการปรับปรุงให้เป็นไปตามมาตรฐาน
เอกสารบังคับเก่าเหล่านี้ถูกแทนที่ด้วยลักษณะที่ปรากฏของข้อมูลเอกสาร
อีกครั้งนี้ไม่ได้บังคับจริงๆ สิ่งสำคัญคือต้องมีเอกสารข้อมูลที่มาตรฐานกำหนด นั่นคือในบทส่วนใหญ่ และในกรณีที่คุณเชื่อว่าข้อมูลที่เป็นเอกสารมีความจำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่าระบบการจัดการคุณภาพของบริษัทของคุณมีประสิทธิภาพ
เนื่องจากความคิดของขั้นตอนบังคับอยู่นอกตาราง คุณไม่จำเป็นต้องมีขั้นตอนสำหรับทุกกระบวนการอีกต่อไป หากกระบวนการอนุญาต เอกสารข้อมูลที่แนบมาอาจเป็นเอกสารประเภทอื่น เช่น ขั้นตอนการปฏิบัติงานและคำแนะนำ และอาจไม่รวมขั้นตอน
ในตอนแรก คุณสามารถพิจารณาเก็บเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมดในบริษัทโดยการปรับปรุงหากจำเป็น
ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีข้อมูลเอกสารขั้นต่ำสำหรับกระบวนการของคุณ โดยไม่ต้องยกเครื่องระบบเอกสารของคุณใหม่ ด้วยวิธีนี้ คุณจะจำกัดความเสี่ยงในการรับข้อสังเกตหรือความไม่สอดคล้องในเรื่องนี้ระหว่างการตรวจสอบ คุณจะมีเวลาในการปฏิรูปข้อมูลที่เป็นเอกสารซึ่งไม่จำเป็นอีกต่อไปเมื่อได้รับการรับรองแล้ว
ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีเวลามากขึ้นในการสร้างความคืบหน้ากับหัวข้ออื่นๆ เช่น แนวทางความเสี่ยงของกระบวนการหรือคำจำกัดความของ SWOT (จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และภัยคุกคาม) เป็นต้น ซึ่งต้องใช้งานจำนวนมากและควรมุ่งเน้นที่สิ่งใดดีกว่า เพิ่มเติมสำหรับการตรวจสอบ
เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่ต้องได้รับการตรวจสอบแล้ว
น่าเสียดายที่วิธีนี้อาจไม่ถูกใจผู้สอบบัญชีของคุณ อย่าลืมว่าข้อกำหนดและจุดควบคุมถูกกำหนดโดยมาตรฐาน แต่ผู้ตรวจประเมินแต่ละรายอาจมีความละเอียดอ่อนมากหรือน้อยต่อกลยุทธ์หนึ่งหรืออีกวิธีหนึ่ง วิธีการหนึ่งหรืออีกวิธีหนึ่ง…
การสร้างและอัปเดตข้อมูลเอกสาร: ไม่มีการปฏิวัติครั้งใหญ่
มาตรฐานไม่ได้กำหนดรูปแบบใด ๆ ! เพียงแค่ขอข้อมูลบางอย่างให้ปรากฏ เช่น ชื่อเรื่อง วันที่ ผู้แต่ง เป็นต้น ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเก็บข้อมูลหรือการอ้างอิงทั้งหมดที่รวบรวมไว้ก่อนหน้านี้ในตลับหมึกพิมพ์ และโดยทั่วไปมักอยู่ในใบปะหน้าของเอกสารของระบบเอกสาร เอกสารและ ISO 9001
การไม่มีข้อผูกมัดเกี่ยวกับรูปแบบที่ใช้ทำให้คุณมีอิสระในการเลือกว่าต้องการให้ข้อมูลอ้างอิงเหล่านี้ปรากฏอย่างไร หลายบริษัทเลือกที่จะเก็บใบปะหน้านี้ไว้เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่ถูกต้อง
สิ่งที่ฉันคิดว่าน่าสนใจกว่าคือการแทนที่ส่วนที่เป็นข้อความทั้งหมดด้วยผังงานหรือไดอะแกรม เป็นต้น
เมื่อพูดถึงเอกสารที่คำติชมของพนักงานมักมาจากเนื้อหาที่หนักเกินไปหรือไม่น่าสนับสนุน ผังงานหรือไดอะแกรมอาจช่วยให้คุณเพิ่มความกระจ่างให้กับระบบเอกสารของคุณและกระตุ้นให้พวกเขาไปที่เอกสารนั้น
เมื่อใช้รูปแบบเหล่านี้ คุณจะสังเคราะห์ข้อมูลของคุณเพื่อให้เข้าถึงประเด็นได้ตรงจุด นอกจากนี้ คุณจะต้องแยกขั้นตอน องค์ประกอบ หรือคู่สนทนาต่างๆ ออกจากกัน และทำให้เอกสารของคุณชัดเจนและง่ายขึ้นสำหรับผู้ชมที่มีประสบการณ์น้อย
ตั้งค่าการควบคุมการแพร่กระจาย
โดยที่เวอร์ชันปี 2008 มุ่งเน้นไปที่แนวคิดเรื่อง “เอกสารที่ถูกต้องในสถานที่ที่เหมาะสม” เป็นหลัก เวอร์ชันปี 2015 ไปไกลกว่านั้น มันไม่ได้เป็นเพียงคำถามของการกำหนดอีกต่อไปว่าใครสามารถเขียน ตรวจสอบ อัปเดต และแก้ไข และเมื่อใด / อย่างไรสำหรับเอกสารทุกประเภท หรือแม้แต่สำหรับทุกเอกสาร
เวอร์ชันปี 2015 กำหนดให้ข้อมูลเอกสารพร้อมใช้งาน แจกจ่าย เข้าถึงได้ ใช้งานได้ จัดเก็บ ป้องกัน และอ่านได้ นอกจากนี้ยังต้องมีการควบคุมการแก้ไข การเก็บรักษา และการกำจัดสิ่งที่เรียกว่าเอกสารข้อมูล
ผู้จัดการคุณภาพต้องทำให้แน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนตระหนักถึงการมีอยู่ของข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการของพวกเขา และรู้วิธีเข้าถึงข้อมูลดังกล่าว
สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่าพนักงานแต่ละคนที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้องรู้เรื่องและรู้วิธีเข้าถึงข้อมูลนั้น
เราสามารถเรียกได้ว่าเป็นการควบคุมการแพร่กระจายของข้อมูลเอกสาร เนื่องจากต้องมีการแจกจ่ายและรับโดยบุคคลที่เกี่ยวข้องในบริษัทเท่านั้น
เพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มต้นด้วยการระบุว่าใครมีข้อมูลเอกสารหนึ่งหรือหลายรายการที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนนี้ช่วยให้คุณกำหนดกลุ่มการแจกจ่าย
จากนั้นคุณต้องมีระบบที่แจ้งให้ผู้ตรวจสอบทราบว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับรู้ถึงการมีอยู่ของเอกสารข้อมูลและได้อ่านข้อมูลนั้นแล้ว เพื่อจุดประสงค์ดังกล่าว บางบริษัทพิจารณาการอ่านรายงานด้วยการลงทะเบียน เป็นต้น วิธีนี้ไม่ได้กำหนดโดยมาตรฐาน แต่จะช่วยให้คุณสามารถพิสูจน์ต่อผู้สอบบัญชีได้ว่าคุณแน่ใจว่าได้รับและรับข้อมูลเอกสารอย่างถูกต้องแล้ว อาจพิจารณาวิธีการอื่นใด ตราบใดที่ยังช่วยให้คุณรับรองว่ามีการดำเนินการทั้งสองอย่าง
ต้องมีวิธีที่จะทำให้ข้อมูลเอกสารสามารถเข้าถึงได้และใช้งานได้โดยพนักงานทุกคนตามความเกี่ยวข้องและในที่ทำงานทั้งหมด
ข้อกำหนดนี้มีความละเอียดอ่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่มีโครงสร้างพื้นฐานด้านคอมพิวเตอร์เพียงเล็กน้อย พวกเขาสามารถพิจารณาเตรียมอุปกรณ์ให้พร้อม หรืออาจเลือกใช้วิธีแก้ปัญหาแบบกระดาษ (ระวังความเสี่ยงที่จะลืมอัปเดต) หรือโซลูชันดิจิทัลบนอุปกรณ์พกพา เป็นต้น (หากข้อจำกัดของไซต์ทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้)
สุดท้าย จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องใช้ข้อมูลเอกสารเวอร์ชันล่าสุดที่อัปเดตเสมอ การรู้ว่าจะต้องเข้าถึงได้ทุกคน ทุกที่ ทุกเวลา ความท้าทายอาจเป็นการทำให้แน่ใจว่าจะไม่ถูกบันทึกหรือพิมพ์อย่างไม่เหมาะสม เป็นต้น
เราจะทำอย่างไรกับเรื่องนี้?
เท่าที่ฉันกังวล ต้องหลีกเลี่ยงแบบฟอร์มกระดาษและควรใช้เฉพาะเมื่อไม่พบวิธีแก้ปัญหาอื่น แท้จริงแล้วเอกสารที่เป็นกระดาษมักถูกลืมไว้ในลิ้นชักหรือในแฟ้มบนชั้นวาง บ่อยครั้งที่จำหมายเลขและตำแหน่งทั้งหมดได้ยาก ไม่ต้องพูดถึงสำเนาที่ไม่จำเป็น โซลูชันที่เป็นกระดาษทำให้ฉันเชื่อว่ามีความเสี่ยงมากเกินไปที่จะไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดในระหว่างการตรวจสอบ
ไดเร็กทอรีที่ใช้ร่วมกันมีข้อดีบางประการ น่าเสียดายที่ปัญหาการรักษาความลับระหว่างแผนกเป็นเรื่องปกติ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะพบบริษัทที่สมาชิกแผนกคุณภาพไม่สามารถเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ทั้งหมดภายในบริษัทได้ ทางออกเดียวคือการสร้างเซิร์ฟเวอร์ที่อนุญาตให้มีการแลกเปลี่ยนระหว่างแผนกคุณภาพและแผนกอื่นๆ โดยมีความเสี่ยงที่สำเนาไฟล์จะทวีคูณ โดยส่วนใหญ่แล้ว เซิร์ฟเวอร์เหล่านี้ไม่สามารถบล็อกการพิมพ์และการคัดลอกข้อมูลได้ แต่เหนือสิ่งอื่นใด เซิร์ฟเวอร์เหล่านี้จะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อพนักงานทุกคนใช้งานอย่างเป็นระบบ ดังนั้น เซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันจึงมีความเสี่ยงอย่างมากต่อการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดในระหว่างการตรวจสอบ
อินทราเน็ตแบบเก่าสามารถใช้ได้ แต่มีข้อเสียเช่นเดียวกับเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันในหลายกรณี มีข้อจำกัดในการทำงานเมื่อต้องแก้ไขเอกสาร เปลี่ยนแปลง หรือแจกจ่าย ฯลฯ
การเลือกระบบการจัดการเอกสารจะชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นเพื่อทำให้ข้อมูลที่เป็นเอกสารเป็นทางการ ทำให้เข้าถึงได้อย่างปลอดภัย เพื่อหลีกเลี่ยงเอกสารจำนวนมาก หรือเพื่อลดขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้อง (เวิร์กโฟลว์) ไม่ว่าจะเลือกโซลูชันใดก็ตาม จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีคุณสมบัติที่จำเป็นทั้งหมดตรงตามข้อกำหนดของมาตรฐาน
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
