การจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือแนวทางปฏิบัติของการนำเข้า จัดเก็บ และจัดการเอกสาร และ รูปภาพเป็นไฟล์คอมพิวเตอร์ ซึ่งรวมถึงการสแกนและเก็บข้อมูลจากเอกสารที่เป็นกระดาษ การแปลงไฟล์เป็นดิจิทัล และอนุญาตให้มีการกำจัดสำเนา
โดยพื้นฐานแล้ว การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณสร้างระบบ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้แทนตู้เก็บเอกสารจริงได้ ลองนึกถึงไฟล์และข้อมูลสำคัญที่จัดระเบียบ สำรอง และเรียกค้นได้ ด้วยวิธีที่คุ้มค่ากว่าและจัดระเบียบได้ดีกว่าเอกสารจริง
เหตุใดจึงต้องอัปเกรดเป็นการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
จุดปวดของระบบที่ใช้กระดาษซึ่งถูกกำจัด หรือ ย่อให้เล็กสุดด้วยระบบการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ :
การป้อนข้อมูลที่อาจเกิดข้อผิดพลาด และ ประสิทธิภาพการทำงานต่ำ
ธุรกิจมีประสิทธิผลก็ต่อเมื่อพนักงาน ที่ประกอบเป็นธุรกิจนั้นเท่านั้น แต่การจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษด้วยกระบวนการที่ ต้องใช้คนมากจะทำให้องค์กร สามารถบันทึกความยุ่งเหยิง ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล ความพึงพอใจของพนักงานลดลง และ ประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง
ด้วยการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ที่เหมาะสม พนักงานจะรู้สึกหงุดหงิด น้อยลงจากการสลับไปมาระหว่างระบบ การไล่เอกสาร หรือต้องแก้ไขความไม่ถูกต้อง ของเอกสารซ้ำๆ แต่แพลตฟอร์มที่เข้าถึงได้และเป็นมิตรกับผู้ใช้จะส่งข้อมูล ที่ต้องการให้พนักงานเร็วขึ้น
ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บกระดาษสูง
แทนที่ตู้เก็บเอกสาร พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญ ในรูปแบบดิจิทัลได้ นั่นเป็นเหตุผลที่องค์กร ที่ใช้ระบบการจัดการเอกสาร สามารถเห็นการลดต้นทุนอย่างหนัก ที่มาพร้อมกับการจัดการเอกสารทางกายภาพ
การกู้คืนจากภัยพิบัติ และ ปัญหาด้านความปลอดภัยอื่นๆ
เอกสารที่เป็นกระดาษมักเสี่ยงต่อการสูญหายเนื่องจากไฟไหม้ น้ำ หรือความเสียหายทางกายภาพอื่นๆ
ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดความเสี่ยง ที่จะเกิดภัยพิบัติต่อลูกค้าที่ละเอียดอ่อน หรือข้อมูลองค์กรผ่านการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ การเลือกโซลูชันระบบคลาวด์ที่ใช้การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวดและเฉพาะอุตสาหกรรม ยังหมายความว่าธุรกิจต่างๆ มีความอุ่นใจ ด้วยความรู้ที่ข้อมูลของตนได้รับการจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด
ประโยชน์ของระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
เมื่อองค์กรของคุณ เลือกโซลูชันการจัดการไฟล์ อิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม ระบบจะแทนที่งานที่ใช้กระดาษที่ล้าสมัยซึ่งใช้กำลังคนที่มีค่าด้วย กระบวนการอัตโนมัติ ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลา ลดค่าใช้จ่าย และเตรียมพร้อมสำหรับอนาคต
ด้วยการย้ายจากกระบวนการแบบ ใช้กระดาษด้วยตนเองไปเป็นระบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ องค์กรสามารถสร้างแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับองค์กรข้อมูลของตน ประโยชน์เหล่านี้มาในรูปแบบของ:
เพิ่มประสิทธิภาพด้านต้นทุนและ ROI . สูงสุด
ประหยัดพื้นที่และทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการจัดระเบียบ จัดเก็บ และจัดเก็บเอกสาร เช่น:
- ให้เช่าพื้นที่จัดเก็บนอกสถานที่
- การจัดซื้อเครื่องผูก ตู้ ฯลฯ
- กระดาษพิมพ์
- จัดส่งเอกสารกระดาษให้กับพนักงานตามสถานที่ต่างๆ ด้วยตนเอง
ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า
การจัดการเอกสารช่วยลดเวลาในการรอด้วย การแบ่งปันข้อมูลกับลูกค้า ผู้ขาย และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ด้วยความเร็วและประสิทธิภาพ ที่มากขึ้น เทคโนโลยีอย่าง ระบบอัตโนมัติและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจได้โดยตรง ส่งเสริมประสบการณ์ของลูกค้าให้มากขึ้น
เพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและลดข้อผิดพลาดของมนุษย์
โซลูชันการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และ การยื่นเอกสารที่เป็นกระดาษ ซึ่งรวมถึงความไร้ประสิทธิภาพ เช่น เอกสาร ที่สูญหายระหว่างการขนส่ง และการแบ่งปันข้อมูลเฉพาะกิจที่เกิดจากพนักงานที่ใช้ระบบมากเกินไป
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
เพื่อให้การจัดการไฟล์สับสนน้อยที่สุด ให้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้:
- สร้างมาตรฐานในการตั้งชื่อไฟล์ของคุณ
- สร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยที่เป็นไปตามลำดับชั้นที่เข้าใจได้
- เติมเอกสารของคุณด้วยข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องและถูกต้องเพื่อการค้นหาไฟล์ที่ง่ายและรวดเร็วขึ้น
- สำรองข้อมูลทั้งหมดของคุณด้วยที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์หรือบนฮาร์ดไดรฟ์
- ฝึกแม่บ้านประจำเพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงของข้อมูล
ทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นด้วยแพลตฟอร์มการจัดการข้อมูลองค์กรของ OnBase
แพลตฟอร์มการจัดการข้อมูลองค์กร (EIM)เช่นOnBase ช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเนื้อหาและกระบวนการเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจและการดำเนินงานในแต่ละวันได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งรวมถึงความสามารถในการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่ปรับปรุงการเข้าถึงข้อมูลโดย:
- จับและจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด การจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
- ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลได้
- ทำให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้จากแพลตฟอร์มกลางเดียว
- เปิดให้ผู้ใช้หลายคนเข้าถึงข้อมูลเดียวกันและเป็นปัจจุบันได้พร้อมกัน
- การเปิดใช้งานการควบคุมการกำหนดเวอร์ชัน
- ให้ฟังก์ชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
