คุณสมบัติการจัดการเอกสารหลักของ Lean DMS :
การควบคุมเอกสารสำหรับผลิตภัณฑ์ไฮเทคและการพัฒนาทางการแพทย์
Cognidox สนับสนุนกระบวนการที่เป็นไปตามมาตรฐานสำหรับการกำกับดูแลข้อมูล ขั้นตอนการควบคุมเอกสาร เป็นข้อกำหนดที่สำคัญของ ISO 9001, ISO 13485, ISO 27001, 21 CFR Part 11 และมาตรฐานการรับรองคุณภาพอื่นๆ ส่วนใหญ่ คุณไม่จำเป็นต้องมีระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้ปฏิบัติตาม แต่การมีระบบนี้จะช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ง่ายขึ้นมาก
Cognidox ได้ช่วยเหลือบริษัทหลายแห่งในภารกิจนี้ การปรับใช้ทำให้ได้รับความคิดเห็นจาก ผู้ตรวจสอบภายนอกว่าเป็นโซลูชัน การควบคุมเอกสารที่ดีที่สุดเท่าที่พวกเขาเคยเห็นมา บริษัทต่างๆ ใช้เป็นสถานที่จัดเก็บ ข้อมูลเกี่ยวกับการตรวจสอบ การควบคุมการเปลี่ยนแปลง การดำเนินการแก้ไขและป้องกัน คุณภาพผลิตภัณฑ์ ไฟล์ประวัติการออกแบบ การแมปกระบวนการ และอื่นๆ
เวิร์กโฟลว์
เอกสารกระบวนการทางธุรกิจสามารถกำหนดเส้นทางให้กับผู้ใช้สำหรับการดำเนินการ เช่น เพื่อตรวจทานหรืออนุมัติ เป็นต้น ตั้งค่ากฎการกำหนดเส้นทาง ที่ยืดหยุ่นตามประเภทของคำขอ ประเภทเอกสาร และโปรไฟล์ความปลอดภัย
บทวิจารณ์
Cognidox Lean DMS มีหลายวิธีในการตรวจสอบเอกสาร เช่นเดียวกับบันทึกที่ใช้ร่วมกัน คุณสามารถแสดงความคิดเห็น ในหน้าตรวจสอบเอกสาร และคุณสามารถอัปโหลดไฟล์ใหม่ เช่น เอกสาร Word การเปลี่ยนแปลงที่ติดตามได้
มีประเภทการทบทวนอื่นๆ เช่น การประชุมทบทวนอย่างเป็นทางการและคำติชมจากภายนอก นอกจากนี้ยังสามารถตรวจดูเอกสารในขณะที่มีการตรวจทานเพื่อป้องกันไม่ให้มีการสร้างฉบับร่างใหม่
บันทึกที่ใช้ร่วมกัน
ฟังก์ชันนี้ช่วยให้ทีมสามารถเพิ่มบันทึกลงในไฟล์ .pdf ของเอกสารได้ เดิมทีโน้ตจะเป็นแบบส่วนตัว แต่เมื่อแบ่งปัน แล้วจะพร้อมใช้งานสำหรับผู้ตรวจทานเอกสารรายอื่นทั้งหมด และบันทึกไว้ในประวัติการตรวจทานเอกสาร ซึ่งช่วยให้เจ้าของเอกสารสามารถดูบทวิจารณ์ทั้งหมดได้ในที่เดียว
ผู้เขียนมักต้องทำงานกับเอกสาร เวอร์ชันใหม่แบบออฟไลน์ เพื่อช่วยผู้เขียนในเรื่องนี้ Cognidox อนุญาตให้ส่งออกบันทึกย่อไปยังสเปรดชีตที่มีหน้าเอกสาร
การอนุมัติ
Cognidox ให้กฎการอนุมัติที่ยืดหยุ่นอย่างยิ่ง ผู้ใช้สามารถตั้งค่าผู้อนุมัติตามหมวดหมู่ ประเภทเอกสาร หรือเฉพาะเอกสารแต่ละรายการ สามารถสร้างผู้อนุมัติคนเดียวหรือหลายคนได้จากกลุ่มที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
การกำหนดเวอร์ชัน
เอกสารฉบับร่างและเวอร์ชันที่ ได้รับอนุมัติทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในระบบพร้อม กับทุกความคิดเห็นการตรวจสอบและประวัติการอนุมัติ
PDF ที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัล
เป็นขั้นตอนเพิ่มเติมหลังจากการอนุมัติ ผู้ใช้สามารถสร้างลายเซ็นดิจิทัลบนปัญหาของเอกสารได้ ลายเซ็นดิจิทัลกำหนดให้ผู้ใช้ป้อนรหัสผ่านลายเซ็นส่วนบุคคล และจะสร้างไฟล์ลายเซ็นดิจิทัลเฉพาะสำหรับการออกเอกสาร ไฟล์ลายเซ็นสามารถใช้เพื่อยืนยันว่า ผู้ใช้ได้ลงนามในประเด็นเฉพาะของเอกสาร Cognidox ให้บริการไฟล์ .pdf ที่ลงนามแบบดิจิทัลซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนด CFR 21 Part 11
การแจ้งเตือน
คุณสามารถสร้างตัวกรองการแจ้งเตือนตามผู้ใช้ที่ยืดหยุ่นได้ สามารถตั้งค่า การแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติเพื่อแจ้งเตือนผู้ใช้เมื่อการตรวจสอบเอกสารเกินกำหนด แจ้งเตือนรายสัปดาห์เกี่ยวกับงานที่ค้างชำระ และอื่นๆ
แบบฟอร์ม
ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างแบบฟอร์ม HTML ที่กำหนดให้กับหมวดหมู่ได้
ฟอร์มสามารถประกอบด้วยฟิลด์ที่ผู้ดูแลระบบกำหนดจำนวนเท่าใดก็ได้ และสามารถกำหนดสิทธิ์ในการสร้างฟอร์มได้ ผู้ใช้กรอกแบบฟอร์มจะสร้างเอกสารใหม่ในหมวดแบบฟอร์ม
เทมเพลต
สร้างเอกสารใหม่จากเทมเพลตสำหรับทั้งบริษัทหรือเฉพาะหมวดหมู่
การกรองไฟล์ Office ล่วงหน้า
การกรองล่วงหน้าของไฟล์ MS Office จะเปลี่ยนทั้งคุณสมบัติของเอกสารและค่าที่ฝังอยู่ในเอกสารที่มองเห็น โดยไม่ต้องมีมาโครหรืออัปเดตเพื่อเปลี่ยนฟิลด์ ทำเครื่องหมายเอกสารของคุณ แบบร่าง, อนุมัติ, ใส่หมายเลขชิ้นส่วนของเอกสาร เป็นต้น
การค้นหาองค์กร
DMS แบบลีนของเรานำเสนอแพลตฟอร์มการค้นหาระดับองค์กรสำหรับการค้นหาข้อความแบบเต็มตามความเกี่ยวข้อง ผู้ใช้ยังสามารถค้นหาตามข้อมูลเมตาและแอตทริบิวต์ของเอกสาร ซึ่งเหมาะสำหรับความสามารถในการค้นหาเอกสาร
การวิเคราะห์เอกสาร
ติดตามการใช้งานภายในหรือตั้งเป้าหมายสำหรับเอกสารเฉพาะที่คุณต้องการให้ผู้อื่นดู
ความปลอดภัย
โปรไฟล์ความปลอดภัยที่ใช้กับชุดเอกสารหรือหมวดหมู่ให้การควบคุมที่ละเอียดมากว่าใครบ้างที่สามารถดูเอกสารได้ และมีสิทธิ์อะไรอีกบ้างที่พวกเขาต้องเปลี่ยนแปลง
