การจัดการเอกสารทางการเงิน เมื่อพูดถึงภาคการธนาคาร บริการทางการเงิน และการประกันภัย (BFSI) ทุกธุรกรรมมีความสำคัญอย่างยิ่ง องค์กรที่ทำงานในภาคส่วน BFSI จำเป็นต้องพึ่งพาข้อมูลจำนวนมาก เช่น การขอสินเชื่อ การขอคืนภาษี การติดต่อทางจดหมาย การประเมิน และเอกสารอื่นๆ ส่วนหนึ่งของธุรกรรมทางการเงินที่ทำเป็นประจำ อาจต้องสร้างบันทึกใหม่สำหรับธุรกรรมหรือลูกค้าใหม่ สถาบันการเงินจำเป็นต้องรับรองความถูกต้องและครบถ้วนของธุรกรรมเหล่านี้ ในขณะเดียวกันก็รักษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าและธุรกิจทั้งหมดให้ปลอดภัย เพื่อให้บันทึกการทำธุรกรรมทางการเงินแต่ละครั้งมีความปลอดภัย สถาบันการเงินจึงลงทุนในระบบการจัดการเอกสาร (DMS) อุตสาหกรรมการธนาคารเป็นตลาดหลักที่มีศักยภาพสูงในการลงทุนด้านเทคโนโลยี การนำเทคโนโลยีอัตโนมัติมาใช้สามารถช่วยธนาคารลดต้นทุนการดำเนินงานและทำธุรกรรมทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรมใหม่ถูกนำมาใช้โดยบริการแปลงเอกสารเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสแกนเอกสารและรับประกันผลลัพธ์การสแกนที่ดีที่สุดสำหรับลูกค้า
ระบบจัดการเอกสารทำอะไรได้บ้าง?
ในช่วงสองสามทศวรรษที่ผ่านมา เอกสารและการจัดการเอกสารทุกรูปแบบได้เปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลในภาคส่วนต่างๆ ระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์ที่ปลอดภัยและปรับขนาดได้ในสถาบันการเงินทุกแห่งมีความสำคัญต่อการจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมออนไลน์ แม้จะมีวิวัฒนาการในการจัดการเอกสารในรูปแบบดิจิทัล แต่สถาบันการธนาคารแบบดั้งเดิมจำนวนหนึ่งยังคงจัดการการสื่อสารภายในและภายนอกด้วยวิธีกระดาษ นอกจากนี้ การจัดเก็บเอกสารที่มีลำดับความสำคัญสูงโดยใช้ซอฟต์แวร์ DMS ที่ล้าสมัยยังนำไปสู่ปัญหาการเข้าถึง
ด้วยปริมาณธุรกรรมจำนวนมากที่ดำเนินการโดยสถาบันการเงินเป็นประจำ จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องพยายามเพิ่มประสิทธิภาพการจัดทำเอกสารและการเก็บบันทึกการทำธุรกรรม ด้วยระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ที่เหมาะสม สถาบันการเงินสามารถลดต้นทุนและความล่าช้าอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและการส่งเอกสารเป็นใบแจ้งยอดและการแจ้งเตือนได้อย่างมาก การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ราบรื่น เวิร์กโฟลว์ทางการเงินที่คล่องตัว และความสามารถในการรักษาเส้นทางการตรวจสอบทางอิเล็กทรอนิกส์คือข้อดีอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องของระบบการจัดการเอกสาร
เทรนด์ยอดนิยมสำหรับระบบจัดการเอกสาร (DMS)
ความยืดหยุ่นในการใช้งานและการผสานรวมที่ราบรื่นกับโครงสร้างพื้นฐานทางการเงินเป็นหนึ่งในคุณสมบัติยอดนิยมที่สถาบันการเงินต้องการในระบบการจัดการเอกสาร การใช้ DMS ที่ล้ำสมัยช่วยให้สถาบันการเงินโดดเด่นเหนือคู่แข่ง ที่กล่าวถึงต่อไปนี้คือบางส่วนของแนวโน้ม DMS อันดับต้น ๆ ในภาคการเงิน –
- ซอฟต์แวร์ควบคุมความปลอดภัยทางไซเบอร์ – ระบบการจัดการเอกสารใด ๆ ควรให้การป้องกันการโจมตีทางไซเบอร์กับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งเก็บรักษาไว้ในเมนเฟรมของสถาบันการเงิน ผู้ให้บริการควบคุมความปลอดภัยทางไซเบอร์ด้านเอกสารได้ตระหนักถึงความต้องการของตลาดนี้และพัฒนาเป็นผู้ให้บริการคุณลักษณะด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์โดยเฉพาะสำหรับ DMS ของธนาคาร คุณสมบัติเด่นบางประการ ได้แก่ –
- การควบคุมนามสกุลไฟล์ – การป้องกันหรืออนุญาตไฟล์บางประเภทและนามสกุลเป็นหนึ่งในคุณสมบัติความปลอดภัยทางไซเบอร์อันดับต้น ๆ ที่ระบบ DMS ต้องมี ส่วนหัวของไฟล์จะจับคู่กับรายการไฟล์อัปโหลดทั้งหมดเพื่อทำการตรวจสอบนี้
- การรับรองความถูกต้องด้วยหลายปัจจัย (MFA) – มีหลายวิธีหรือหลายกลยุทธ์ในการรับรองความถูกต้องด้วยหลายปัจจัย Google Authenticator มักเป็นตัวเลือกสำหรับสถาบันการเงิน ควรมีตัวเลือกสำหรับการหมดอายุของโทเค็น MFA ให้เป็นส่วนตัวตามแนวทางนโยบายของสถาบัน การจัดการเอกสารทางการเงิน
- การเข้ารหัส – มีการเพิ่มชั้นการป้องกันเพิ่มเติมด้วยการเข้ารหัส QueryString ไปยัง DMS สำหรับการถ่ายโอนข้อมูลที่ส่งผ่านระหว่างเอนทิตี
- Enterprise Process Automation – โดยทั่วไปซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจะประกอบด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์เฉพาะสำหรับ Robotic Process Automation (RPA) ด้วยการใช้โปรแกรมที่ปรับให้เหมาะสมกับ RPA งานที่ทำซ้ำในเอกสารประกอบและเวิร์กโฟลว์การติดตามเรกคอร์ดจะเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว นอกจากนี้ ส่วนประกอบของโปรแกรมเหล่านี้ยังเรียนรู้วิธีดำเนินกระบวนการทางธุรกิจบางส่วนโดยการสังเกตการจัดการงานด้วยตนเอง
- การทำงานร่วมกันบนคลาวด์ – การใช้ DMS บนคลาวด์กำลังผ่านการเปลี่ยนแปลงกระบวนทัศน์ โดยสถาบันการเงินส่วนใหญ่เปลี่ยนมาใช้วิธีการทำธุรกิจนี้ การทำงานร่วมกันบนคลาวด์ระหว่างกลุ่มบริษัทที่ควบรวมกันหรือสถาบันการเงินขนาดเล็กเปิดโอกาสใหม่สำหรับการเติบโตที่เพิ่มขึ้นและการขยายพอร์ตโฟลิโอ เนื่องจากมีความจำเป็นอย่างต่อเนื่องในการเข้าถึงเครือข่ายแบบปิดสำหรับการสื่อสารภายในองค์กร จึงเป็นสิ่งสำคัญ พันธมิตรที่ตั้งอยู่ในประเทศที่ห่างไกลกันยังสามารถทำงานร่วมกันในการแลกเปลี่ยนเอกสารและการติดตามการทำธุรกรรมได้อย่างง่ายดาย
- การจัดทำดัชนีตามเวลาจริง – เอกสารทุกประเภทที่บันทึกไว้ภายในระบบการจัดการเอกสารจะต้องได้รับการสรุปและจัดหมวดหมู่อย่างถูกต้องในลักษณะที่กำหนดไว้อย่างดี เอกสารที่สแกน บันทึกการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ อีเมล ทั้งหมดนี้อยู่ภายใต้ขอบเขตของข้อกำหนดนี้ และจำเป็นต้องนำเข้า DMS ด้วยความถูกต้องแม่นยำ ซึ่งช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถดึงเอกสารเหล่านี้จากระบบได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่ระบบเดิมเกี่ยวข้องกับการป้อนเอกสารแต่ละรายการด้วยตนเองโดยผู้บริหารการป้อนข้อมูล ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารขั้นสูงจะทำดัชนีเอกสารตามและเวลาที่ป้อน
- กลยุทธ์ความต่อเนื่องทางธุรกิจ – การรักษาความต่อเนื่องระหว่างกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ เป็นงานที่ท้าทายสำหรับภาคการเงิน ดังนั้น ธุรกิจการเงินจึงลงทุนอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจจะดำเนินต่อไปได้ โดยการจัดตั้งทีมตรวจสอบที่รับผิดชอบแต่เพียงผู้เดียวในด้านนี้ของแต่ละแผนก นอกจากแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจแล้ว แอปพลิเคชันที่มีความสำคัญทางธุรกิจยังต้องการแผนกู้คืนระบบแม้ว่าจะมีความสอดคล้องกันไม่มากก็น้อยในแง่ของกลยุทธ์ ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการทดสอบอย่างเป็นระบบและการอนุมัติล่วงหน้าจากทีมตรวจสอบที่ดูแลความสามารถของเวิร์กโฟลว์ การติดตามและการรายงานเหตุการณ์ การกู้คืนความเสียหาย และระบบอัตโนมัติแยกกัน
ในสถานการณ์ปัจจุบันของตลาดการเงิน มีซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอยู่หลายประเภท โดยแต่ละประเภทนำเสนอสิ่งที่แตกต่างไปจากที่อื่น ระบบอัตโนมัติ การทำเหมืองข้อมูล การรวมระบบคลาวด์ และด้านอื่นๆ ทั้งหมดนี้ส่งผลให้ระบบการจัดการเอกสารเชื่อถือได้ สำหรับสถาบันการเงิน การทำระบบจัดการเอกสารให้เป็นอัตโนมัติสามารถช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจคล่องตัวและปรับปรุงประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยลดต้นทุน โดยอาศัยโซลูชันการสแกนเอกสาร ขั้นสูง สถาบันการเงินสามารถช่วยเปลี่ยนกระบวนการและบันทึกให้เป็นดิจิทัลได้ ซึ่งจะเป็นการปรับให้เหมาะสมและปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
