การจัดการบันทึกงานเอกสาร บน SharePoint – คำถามที่คุณควรถาม

การจัดการบันทึกงานเอกสาร ฉันคิดว่าในตอนนี้ มีความตระหนักในระดับที่ดีว่า Microsoft SharePoint มีฟังก์ชันการจัดการระเบียน แต่มุมมองทั่วไปที่ฉันได้ยินบ่อยๆ คือความสามารถของ SharePoint RM นี้มีน้ำหนักเบาเมื่อเทียบกับโซลูชัน RM แบบเดิม  มุมมองของฉันเองคือความสามารถ RM ของ SharePoint สามารถเป็นคำตอบที่ดีสำหรับความต้องการที่แท้จริงของหลายองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อ SharePoint เป็นส่วนหน้าด้วยเครื่องมือที่มอบประสบการณ์ผู้ใช้ที่ได้รับการปรับปรุง เช่น MacroView DMF ปัญหาคือคนถามผิด!

ต่อไปนี้คือตัวอย่างคำถาม: “SharePoint RM ได้รับการรับรองให้สอดคล้องกับ Standard XYZ หรือไม่” นั่นเป็นคำถามที่ต้องถามและตอบในเชิงบวกในอุตสาหกรรมและภาคการตลาดที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด แต่สำหรับองค์กรส่วนใหญ่ คำถามที่ควรถามเกี่ยวกับโซลูชันการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์คือ:

มาดูวิธีการรวม SharePoint กับ MacroView DMF เพื่อสร้างโซลูชันการจัดการระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ที่ให้คำตอบที่ดีสำหรับคำถามสำคัญเหล่านี้

คุณต้องการศูนย์ระเบียนเพื่อให้มีระเบียนใน SharePoint หรือไม่

แต่ก่อนอื่น เราต้องทำความเข้าใจความเข้าใจผิดที่มักเกิดขึ้นบ่อยๆ เกี่ยวกับโซลูชันการจัดการระเบียนของ SharePoint ซึ่งก็คือคุณต้องใช้ศูนย์ระเบียน

ในศูนย์ระเบียน แอตทริบิวต์ข้อมูลเมตาจะถูกบันทึกในลักษณะที่ทุกเอกสารในศูนย์อาจมีชุดคอลัมน์ข้อมูลเมตาที่แตกต่างกัน นั่นทำให้ศูนย์ระเบียนเป็นที่เก็บข้อมูลที่สะดวกสำหรับเอกสารและอีเมลที่ต้องเก็บไว้หลังจากไลบรารีเอกสารที่บันทึกไว้ในตอนแรกไม่มีอยู่อีกต่อไป โดยทั่วไปแล้วเนื่องจากไลบรารีถูกสร้างขึ้นเพื่อรองรับกิจกรรมการดำเนินงาน เช่น ธุรกรรม โครงการ หรือ เรื่อง – ที่ตอนนี้เสร็จสมบูรณ์แล้ว

แต่คุณไม่จำเป็นต้องมีศูนย์ระเบียนเพื่อมีระเบียน คุณสามารถมีระเบียนที่ประกาศไว้ภายในไลบรารีเอกสารได้ จะเกิดอะไรขึ้นถ้าไลบรารีเอกสารการดำเนินงานเหล่านั้นไม่ถูกลบหลังจากการดำเนินการเสร็จสิ้น แต่ถูกเก็บไว้จนกว่าเรกคอร์ดแทนที่ทั้งหมดจะถึงวันที่หมดอายุ ในกรณีนั้น เราสามารถตอบ ใช่ สำหรับคำถามหลัก ข ข้างต้น
วิธีการนี้มีข้อได้เปรียบจากความพยายามที่ลดลง – ไม่จำเป็นต้องย้ายเรกคอร์ดไปยังศูนย์ระเบียน เนื่องจากสามารถคงอยู่ในตำแหน่งที่บันทึกไว้ในระหว่างขั้นตอนการปฏิบัติงาน

ร้านขายแผ่นเสียงจะมีเอกสารและอีเมลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดหรือไม่

อีกวิธีหนึ่งในการถามถึงวิธีการรับรองการใช้งานของผู้ใช้ ซึ่งเป็นปัญหาสำคัญสำหรับโซลูชันการจัดการระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ เว้นแต่ผู้ใช้จะประสบปัญหาในการประกาศเอกสารและอีเมลที่เกี่ยวข้องทุกฉบับ ที่จัดเก็บระเบียนจะไม่สมบูรณ์ จะทราบได้อย่างไรว่าเอกสารและอีเมลใดจะมีความเกี่ยวข้องในท้ายที่สุด ผู้รับอีเมลสำคัญอย่างน้อยหนึ่งรายจะประกาศอีเมลนั้นเป็นบันทึกหรือไม่ 

มุมมองของฉันคือวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับสิ่งนี้คือทำให้ง่ายต่อการบันทึกเอกสารและอีเมลที่ผู้ใช้ยินดีที่จะบันทึกทั้งหมดยกเว้นเอกสารและอีเมลส่วนตัวในร้านค้า เพื่อให้สามารถเก็บบันทึกทั้งหมดได้ เมื่อเราต้องค้นหาบันทึกเฉพาะในภายหลัง เราต้องอาศัยการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ (ดูเพิ่มเติมด้านล่าง) วิธีการทำให้ง่ายต่อการบันทึกทุกอย่างที่บันทึกไว้ช่วยขจัดความพยายามและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจเลือกว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใดควรค่าแก่การเก็บรักษา

วิธีทำให้การออมเป็นเรื่องง่ายและน่าสนใจ? นั่นคือที่มาของ MacroView Message และ MacroView DMF เครื่องมือเหล่านี้มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายสำหรับธุรกิจกับร้านค้า SharePoint อนุญาตให้บันทึกอีเมลและเอกสารโดยการลากและวาง ทีละรายการหรือเป็นกลุ่ม โดยมีการบันทึกเมตาดาต้าอัตโนมัติสูงสุด

เอกสารและอีเมลที่บันทึกไว้จะถูกเก็บรักษาและป้องกันจากการเปลี่ยนแปลงในช่วงเวลาที่เหมาะสมหรือไม่?

จากการสังเกตของฉันในช่วงหลายปีที่ผ่านมา การรักษาความปลอดภัยของ SharePoint นั้นมีประสิทธิภาพ หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร เหมือนกับว่าไม่มีเอกสารนั้นอยู่ การประกาศเอกสารเป็นบันทึกจะเพิ่มระดับการป้องกันเพิ่มเติม โดยพื้นฐานแล้ว การทำให้เอกสารนั้นเป็นแบบอ่านอย่างเดียวและการลบสิทธิ์ในการลบสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด ยกเว้นที่กำหนดให้เป็นผู้จัดการระเบียน

ข้อความ MacroView และ MacroView DMF ทำให้การประกาศเอกสารเป็นบันทึกแบบแทนที่ทำได้ง่ายเพียงแค่คลิกขวาในรายการไฟล์ MacroView ที่แสดงและเลือกตัวเลือกการปฏิบัติตาม อีกวิธีหนึ่งคือ เอกสารและอีเมลสามารถประกาศได้เช่นเดียวกับการบันทึกในสถานที่โดยอัตโนมัติโดยการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ SharePoint หรือไลบรารี MacroView ยังสามารถเน้นย้ำระเบียนที่ประกาศด้วยสีที่ผู้ใช้กำหนด

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่า ‘ระยะเวลาที่เหมาะสม’ ไม่ได้หมายถึง ‘ตลอดไป’ ด้วยเหตุผลในการบริหารความเสี่ยง โซลูชันการจัดการบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพไม่ควรเก็บบันทึกข้อมูลไว้นานเกินที่ได้รับคำสั่ง ในเรื่องนี้ วิธีการที่มีประโยชน์คือเวิร์กโฟลว์ที่เน้นเรกคอร์ดใดๆ ที่ถึงวันที่หมดอายุ หรือกำลังจะหมดอายุ การจัดการบันทึกงานเอกสาร

จะหาเอกสารหรืออีเมลที่บันทึกไว้ได้ง่ายหรือไม่ หากจำเป็น

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น คำตอบทั่วไปในที่นี้คือการใช้พลังของเครื่องมือค้นหา SharePoint เพื่อค้นหาเรกคอร์ดเมื่อจำเป็น และกุญแจสำคัญในการทำให้การค้นหาเหล่านั้นมีประสิทธิภาพคือการใช้ทั้งเนื้อหาและข้อมูลเมตา

ข้อความ MacroView และ MacroView DMF สนับสนุนข้อมูลเมตาทุกประเภทที่คุณมีใน SharePoint ได้ และเปิดใช้งานการดักจับข้อมูลเมตาโดยอัตโนมัติอย่างครอบคลุม ในส่วนที่บันทึกอัตโนมัตินั้นต้องขอบคุณวิธีที่ MacroView เลือกประเภทเนื้อหาอีเมลโดยอัตโนมัติและบันทึกแอตทริบิวต์ที่ไม่ใช่ส่วนบุคคลทั้งหมดของอีเมลเป็นข้อมูลเมตาโดยอัตโนมัติ 

แต่เหตุผลสำคัญอีกประการหนึ่งที่ MacroView สามารถจับภาพเมตาดาต้าอัตโนมัติได้มากคือการแสดงมุมมองแบบต้นไม้ที่สมบูรณ์และแม่นยำของโครงสร้างของที่เก็บเอกสาร SharePoint โดยพื้นฐานแล้ว MacroView จะเปิดใช้งานการออกแบบ SharePoint ซึ่งเหมาะสำหรับการดักจับข้อมูลเมตาโดยอัตโนมัติ

MacroView Message และ MacroView DMF ยังเป็นมิตรกับธุรกิจอย่างมากเมื่อถึงเวลาต้องค้นหาเอกสารและอีเมลใน SharePoint รวมถึงเอกสารที่ได้รับการประกาศเป็นบันทึก ด้วย MacroView คุณสามารถค้นหาตามเนื้อหาและข้อมูลเมตาในขณะที่คุณทำงานในแอปพลิเคชันที่ผู้ใช้ทางธุรกิจคุ้นเคย เช่น Outlook, Word, Excel และ PowerPoint ยิ่งไปกว่านั้น MacroView ยังให้คุณกำหนดประเภทการค้นหาเพิ่มเติมซึ่งปรับให้เข้ากับวิธีที่กลุ่มผู้ใช้ในองค์กรใช้ข้อมูลเมตา

เบื้องหลัง การค้นหาจะดำเนินการโดยเครื่องมือค้นหา SharePoint ไม่จำเป็นต้องกำหนดดัชนีการค้นหาเพิ่มเติมหรือใช้แอปพลิเคชันการค้นหาเพิ่มเติม โดยสรุป สิ่งที่ MacroView กำลังทำคือมอบอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย สะดวก และปรับแต่งได้ให้กับเครื่องมือค้นหาของ SharePoint มากขึ้น เมื่อเทียบกับอินเทอร์เฟซที่จัดส่งโดยเป็นส่วนหนึ่งของ UI เว็บเบราว์เซอร์ของ SharePoin

สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

• Facebook
• Twitter
• Line