Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

การแปลงกระบวนการ ใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัล มีประโยชน์อย่างไร

การออก ใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัล (e-invoicing) ทั่วโลกกำลังกลายเป็นวิธีการสำคัญในการส่งและจัดการใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็ว

 

ในกลุ่มนอร์ดิก ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้รับการยอมรับมาหลายปีแล้ว และวิธีการนี้ได้รับความนิยมมากกว่ากระดาษอย่างรวดเร็ว ประเทศนอร์ดิกและประเทศอื่นๆ ในยุโรปบางประเทศเริ่มบังคับใช้การแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมาย ตัวอย่างเช่น ฝรั่งเศสมีเป้าหมายที่จะก้าวไปสู่ใบแจ้งหนี้ดิจิทัล 100% ภายในปี 2020

 

อย่างไรก็ตาม ตลาดบางแห่งยังคงพึ่งพาวิธีการที่ไม่ใช่ดิจิทัลเป็นอย่างมาก

 

ในสหรัฐอเมริกา ใบแจ้งหนี้เพียง 40% ของใบแจ้งหนี้ที่รัฐบาลจัดการได้รับการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งทำให้ใบแจ้งหนี้ 11.4 ล้านใบถูกประมวลผลนอกระบบดิจิทัล ซึ่งไม่มีประสิทธิภาพ มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด และอาจนำไปสู่รอบการชำระเงินที่ยาวนานและอาจมีความล่าช้า สิ่งเหล่านี้สามารถทำให้การจัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์มีค่าใช้จ่ายสูง ดังที่กล่าวไว้ในบล็อกที่แล้วของเรา

 

เมื่อมีองค์กรต่างๆ ทั่วโลกหันมาใช้ E-invoicing มากขึ้น ไม่เพียงแต่จะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทแต่ละแห่งเท่านั้น แต่ยังเป็นประโยชน์ต่อเศรษฐกิจและแม้กระทั่งระบบนิเวศอีกด้วย เนื่องจากกระดาษจะถูกลบออกจากกระบวนการทั้งหมด เมื่อการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ เราจะเริ่มเห็นแนวโน้มต่อไปนี้มากขึ้นเมื่อสิ่งเหล่านี้กลายเป็นความจริงในธุรกิจทั่วโลก:

ระบบอัตโนมัติ

โซลูชันการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่นำเสนอระบบอัตโนมัติจะเป็นที่นิยมมากขึ้น ซึ่งหมายความว่าการตรวจสอบ การจับคู่ และการไล่ล่าเพื่อขออนุมัติส่วนใหญ่จะได้รับการจัดการโดยอัตโนมัติ แน่นอน นั่นหมายความว่าธุรกิจต่างๆ ประหยัดเวลาและขจัดข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ระบบอัตโนมัติช่วยให้พนักงานมีอิสระในการทำงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น เช่น การเจรจาส่วนลดกับซัพพลายเออร์เพื่อชำระเงินอย่างรวดเร็ว

การประมวลผลใบแจ้งหนี้บนคลาวด์

ระบบคลาวด์ช่วยให้ธุรกิจมีความสะดวกสบาย ตอนนี้พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลและแอปพลิเคชันที่ต้องการได้จากทุกที่ และเครื่องมือประมวลผลใบแจ้งหนี้ก็ไม่มีข้อยกเว้น โมเดล Software as a Service (SaaS) จะช่วยให้พนักงานสามารถดู ทำรายการบัญชี และอนุมัติใบแจ้งหนี้ในขณะเดินทาง นี่คือสิ่งที่มีแนวโน้มที่จะแพร่หลายมากขึ้นเมื่อองค์กรพัฒนาไปสู่ระบบดิจิทัล และเป็นสิ่งที่ลูกค้า Palette สามารถได้รับประโยชน์อยู่แล้ว

การชำระเงินตามเวลาจริง

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วก่อนหน้านี้ การชำระเงินล่าช้าอาจนำไปสู่บทลงโทษการชำระล่าช้าและความสัมพันธ์ที่ไม่ดีกับซัพพลายเออร์ การรับเงินตรงเวลาเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับซัพพลายเออร์ หากพวกเขาเป็นองค์กรขนาดเล็กถึงขนาดกลาง การชำระเงินล่าช้าอาจคุกคามธุรกิจของพวกเขาได้ ใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัล

 

เมื่อการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กลายเป็นวิธีการหลักทั่วโลก เวลาในการชำระเงินจะเพิ่มขึ้นอย่างมากเนื่องจากความเร็วและความแม่นยำที่เพิ่มขึ้น นี้จะทำให้ซัพพลายเออร์มีความสุขในขณะที่ลดค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า

ประโยชน์ของการแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์

แนวคิดเกี่ยวกับรูปแบบการอนุมัติการแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์อาจฟังดูไม่น่าดึงดูดนักสำหรับบริษัทต่างๆ แต่มีประโยชน์บางประการ เช่น:

  • ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะลดลงถึง 30 ถึง 40% สำหรับองค์กร (เทียบกับใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ)
  • การฉ้อโกงลดลงเพราะกลไกรับประกันความถูกต้องและการรับรองความถูกต้อง
  • เอกสารทางการเงินเป็นไปตามภาษีในเวลาจริง
  • กระบวนการต่างๆ เช่น แบบฟอร์มการรายงานตามรอบระยะเวลา การประกาศ VAT และการหักลดหย่อนไม่จำเป็นอีกต่อไป
  • ลดต้นทุนการทำธุรกรรมเนื่องจากปริมาณการประมวลผล

อนาคต

คาดการณ์ว่ารูปแบบการหักบัญชีจะครอบคลุมเอกสารทางการเงินหลายประเภท รวมถึงใบแจ้งยอดเงินเดือน ใบลดหนี้ ใบลดหนี้ ใบเสร็จการชำระเงิน และใบแจ้งหนี้ ผู้ซื้ออาจต้องเป็นส่วนหนึ่งของระบบ ในเม็กซิโก เจ้าหน้าที่ภาษีสามารถขึ้นบัญชีดำซัพพลายเออร์ที่ยังไม่ได้จ่ายภาษี ซึ่งทำให้องค์กรต้องเลิกทำธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพจนกว่าจะจ่ายเงิน

 

องค์กรอุตสาหกรรม เช่นEESPA , OpenPeppolและEuropean Multi-Stakeholder Forum on E-Invoicingมีหัวข้อในวาระการประชุม

 

ทำไมต้องรอกฎหมาย? เหลือเพียงเรื่องของเวลาก่อนที่การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะมีผลบังคับใช้ และการดำเนินการที่มีราคาแพงและก่อกวนในกรอบเวลาอันสั้นจะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

 

เมื่อธุรกิจเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล พวกเขาจะเลิกใช้กระบวนการที่ต้องใช้กระดาษเป็นฐานมากขึ้น สำหรับองค์กรใดๆ การประมวลผลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และใบแจ้งหนี้ดิจิทัลจะเป็นส่วนที่สร้างความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญ

E-TAX INVOICE มีทั้งหมดกี่รูปแบบ…ใช้แตกต่างกันอย่างไร?

e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ มีทั้งหมด 2 รูปแบบ

รูปแบบที่ 1: e-Tax Invoice & Receipt

e-Tax Invoice & Receipt ซึ่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจ หรือกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat 7%) ในรูปแบบไม่จำกัดรายได้ ซึ่งจะจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบของไฟล์ .xml เท่านั้นสำหรับการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรต้องจัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

ถ้าหากจำเป็นต้องใช้ในรูปแบบอื่น หรือไฟล์นามสกุลอื่น ให้มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อส่งมอบให้ลูกค้าผู้ซื้อสินค้า หรือบริการทุกครั้งที่มีการซื้อ – ขายเกิดขึ้น

รูปแบบที่ 2: e-Tax Invoice by Email

e-Tax Invoice by Email เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจ หรือกิจการ ขนาดเล็กที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท/ปี และจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat) ซึ่งรูปแบบนี้จะต้องจัดทำเฉพาะใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นไฟล์ PDF/A-3 เท่านั้น ซึ่งมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 ม.ค. 2561 ที่ผ่านมา เจ้าของธุรกิจ หรือกิจการจะต้องส่งอีเมลให้ลูกค้า และจัดทำสำเนา (CC) ไปที่ csemail@etax.teda.th เพื่อให้ระบบประทับรับรองเวลา (Time Stamp) จากนั้นระบบ e-Tax Invoice by Email จะส่งอีเมลที่มีประทับรับรองเวลาไปยังอีเมลของลูกค้า และเจ้าของธุรกิจ หรือกิจการเพื่อจัดเก็บเป็นหลักฐาน และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรแบบอัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลาไปยื่นด้วยตัวเอง

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles