แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (บางครั้งเรียกว่า “แบบฟอร์มดิจิทัล” “eforms” หรือ “e-forms”) ได้เข้ามาแทนที่กระดาษในธุรกิจจำนวนมาก ส่งผลให้มีประสิทธิผลและประสิทธิผลสูงขึ้น อย่างไรก็ตาม เว้นแต่รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เหล่านั้นจะรวมการกำหนดเส้นทางและการประมวลผลที่ชาญฉลาดด้วย พวกเขาเป็นเพียงก้าวเล็กๆ ข้างหน้าเท่านั้น
วิวัฒนาการของแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
พิจารณาวิวัฒนาการของรูปแบบ จากกระดาษสู่ดิจิทัล:
แบบฟอร์มกระดาษ : กรอกด้วยตนเอง จัดส่งทางกายภาพ ตรวจสอบโดยบุคคล คัดลอกข้อมูลและเข้าสู่ระบบอื่น และ/หรือดำเนินการตามการวิเคราะห์ของแต่ละบุคคล
แบบฟอร์ม “หลอก” : แบบฟอร์มที่สร้างด้วยสเปรดชีต Excel/เอกสาร Word ที่จัดเก็บไว้ในไดรฟ์ที่แชร์หรือส่งทางอีเมลเมื่อต้องการ กรอกในเครื่อง ส่งอีเมล ตรวจสอบโดยบุคคล ข้อมูลจะถูกป้อนลงในระบบอื่นด้วยตนเอง และดำเนินการตามแต่ละบุคคล การวิเคราะห์.
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐาน (e-forms) : แบบฟอร์มถูกเข้ารหัสและฝังไว้บนหน้าเว็บแยกโดยฝ่ายไอที ลิงก์ไปยังแบบฟอร์มจะถูกส่งทางอีเมลหรือฝังบนอินทราเน็ต แบบฟอร์มจะกรอกทางออนไลน์ อีเมลจะถูกส่งไปยังบุคคลที่มี ข้อมูลที่ป้อน (หรือเก็บไว้ในตารางฐานข้อมูล) ข้อมูลจะถูกตรวจสอบด้วยตนเองและดำเนินการ
แบบฟอร์มดิจิทัลอัจฉริยะ : แบบฟอร์มได้รับการออกแบบโดยไม่มีโค้ดและโฮสต์อยู่ในคลาวด์ แต่จะเหมือนกับแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐานก่อนหน้า
เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ : แบบฟอร์มไดนามิกได้รับการออกแบบโดยไม่มีรหัสและโฮสต์บนพอร์ทัลบริการตนเองบนคลาวด์ แบบฟอร์มที่กรอกแล้วจะถูกส่งผ่านกฎทางธุรกิจตามข้อมูลผู้ใช้หรือข้อมูลที่ป้อน ข้อมูลที่รวบรวมจะถูกรวมเข้ากับระบบอื่นโดยตรง งานจะได้รับมอบหมายโดยอัตโนมัติ และเสร็จสิ้นเมื่อข้อมูลเดินทางผ่านกระบวนการ
หากเป้าหมายของแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์คือการลดรอบการทำงานและลดจำนวนพนักงานที่ประมวลผลข้อมูลด้วยตนเอง ก็ชัดเจนว่าเราได้พัฒนาไปในทิศทางที่ถูกต้องแล้ว!
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่ในเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM)อาจเป็นแพลตฟอร์มที่ซับซ้อนและแข็งแกร่งสำหรับการสร้างแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่ต้องเผชิญกับผู้ใช้ที่หลากหลาย แต่บ่อยครั้งกว่านั้น แอปพลิเคชันเหล่านั้นเกี่ยวข้องกับการส่งแบบฟอร์มหรือการเลือกเพื่อขับเคลื่อนการดำเนินการในส่วนหลัง นั่นเป็นสาเหตุที่ระบบเหล่านี้มักจะหมุนรอบองค์ประกอบสามส่วน: แบบฟอร์ม กระบวนการ และการรายงาน
ตัวอย่างแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
ตัวอย่างแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
ไม่ใช่แค่แบบฟอร์มกระดาษเวอร์ชันดิจิทัล
ลูกค้าของเราไม่เพียงแค่ใช้กระดาษและฟอร์มที่ใช้ Excel/Word และโพสต์แบบออนไลน์—พวกเขากำลังเพิ่มฟังก์ชันการทำงานใหม่เพื่อทำให้แบบฟอร์มใช้งานง่ายขึ้นและทำงานได้มากขึ้น
เครื่องมือสำหรับสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ขั้นสูงในการลากและวางความเรียบง่าย รวมกับตรรกะที่มีประสิทธิภาพ เครื่องมือข้อมูล และตัวเลือกเค้าโครง ตัวสร้างแบบฟอร์มสมัยใหม่อนุญาตให้ผู้ใช้:
สร้างแบบฟอร์มที่ตอบสนองและเป็นมิตรกับมือถือ
กรอกข้อมูลในช่องแบบฟอร์มล่วงหน้าด้วยข้อมูลจาก Integrify หรือระบบอื่นๆ
รายงานข้อมูลแบบฟอร์มแบบเรียลไทม์
ใช้ตรรกะของแบบฟอร์มที่มีประสิทธิภาพเพื่อแสดงและซ่อนองค์ประกอบของแบบฟอร์ม
รวมฐานข้อมูลและตารางลงในค่าฟิลด์
เพิ่มรูปภาพ วิดีโอ ตาราง และลิงก์ไปยังแบบฟอร์มใดก็ได้
สร้าง “ส่วนของฟอร์ม” ที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ซึ่งประกอบด้วยเขตข้อมูลหรือวัตถุแม่แบบฟอร์มอื่นๆ
การออกแบบโค้ดต่ำ ลากและวาง
เลือกจากประเภทฟิลด์ที่หลากหลาย
ใช้การคำนวณและสูตรภายในฟิลด์ใดก็ได้
ใช้เลย์เอาต์แบบหลายคอลัมน์ที่ยืดหยุ่น
สร้าง เวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบฟอร์มที่ซับซ้อน
รับภายใต้ประทุนและใช้รหัส
สำหรับบริษัทที่มีทีมไอทีหรือทีมพัฒนาที่เข้มแข็ง สามารถทำได้มากขึ้นด้วยแบบฟอร์มของ Integrify นักพัฒนาสามารถเข้าถึงแบ็กเอนด์ของแต่ละแบบฟอร์มเพื่อ:
ใช้ CSS เพื่อจัดรูปแบบองค์ประกอบแบบฟอร์มเพิ่มเติม
ใช้จาวาสคริปต์โดยกำเนิดสำหรับพฤติกรรมแบบฟอร์มขั้นสูง
ข้ามตัวออกแบบฟอร์มแบบภาพทั้งหมดและสร้างฟอร์มทั้งหมดในมุมมองโค้ด
วิธีที่เวิร์กโฟลว์ของเอกสารดำเนินการและขั้นตอนต่างๆ โดยอัตโนมัติ
การใช้เวิร์กโฟลว์เอกสารคุณสามารถสร้างขั้นตอนเวิร์กโฟลว์เอกสารที่ซับซ้อนหรือเรียบง่าย ซึ่งจัดโครงสร้างงานเอกสารและไฟล์ และทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติ เมื่อบุคคลสร้าง รับ เส้นทาง ตรวจสอบ และอนุมัติเอกสารและไฟล์อื่นๆ เวิร์กโฟลว์เอกสารจะกำหนดเส้นทางข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์และแจ้งให้ทุกคนทราบเพื่อลดข้อผิดพลาดและประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น
สิ่งที่รวมอยู่ในเวิร์กโฟลว์เอกสาร
ความสามารถในการสร้างกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติที่กำหนด ทำซ้ำได้
การแจ้งเตือนทางอิเล็กทรอนิกส์ บทวิจารณ์ การอนุมัติ
การบันทึกกิจกรรมเวิร์กโฟลว์สำหรับการตรวจสอบและความรับผิดชอบ
รองรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและการปรับปรุงกระบวนการ
แปลงกิจวัตรเฉพาะกิจเป็นขั้นตอนที่ทำซ้ำได้
การจัดการกระบวนการทางธุรกิจและระบบอัตโนมัติ
ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีเครื่องมือในการกำหนดและจัดการขั้นตอนกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อให้แต่ละการดำเนินการได้รับการปรับให้เหมาะสมเพื่อความสอดคล้องและความสามารถในการทำซ้ำ ระบบอัตโนมัตินี้หรือการจัดการกระบวนการทางธุรกิจเทคนิค ลดความจำเป็นในการแทรกแซงด้วยตนเองหรือการจัดการในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ และปรับปรุงประสิทธิภาพ ความสับสนในกระบวนการหมดไป และรอบเวลาของกระบวนการจะดำเนินไปจนเสร็จเร็วขึ้น เนื่องจากไฟล์เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์และติดตามอยู่ในระบบ เวิร์กโฟลว์เอกสารจึงหลีกเลี่ยงความยุ่งยากที่มักเกิดขึ้นในขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วยกระดาษ เวิร์กโฟลว์ของเอกสารช่วยขจัดความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดหรือไฟล์ที่สูญหายในกระบวนการเวิร์กโฟลว์ เช่น เมื่อผู้ใช้ลืมดำเนินการกับเอกสารหรือวางเอกสารที่อยู่ในขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ผิดที่ เวิร์กโฟลว์ของเอกสารช่วยให้กระบวนการก้าวไปข้างหน้า แจ้งเตือนผู้คนเมื่อจำเป็นต้องดำเนินการ และบันทึกบันทึกของกิจกรรมทั้งหมด
ตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เอกสาร
มีหลายวิธีที่เวิร์กโฟลว์เอกสารสามารถใช้ได้ เนื่องจากมีกระบวนการทางธุรกิจที่เน้นเอกสารที่มีอยู่ในบริษัทของคุณ ด้านล่างนี้เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของประเภทการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่พบบ่อยที่สุด กระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้และอื่น ๆ อีกมากมายสามารถกำหนดค่าสำหรับการทำงานอัตโนมัติด้วยเวิร์กโฟลว์ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
การกำหนดเส้นทางการอนุมัติบัญชีเจ้าหนี้
ลดค่าใช้จ่ายในการประมวลผลใบกำกับสินค้าและลดข้อผิดพลาดด้วยการยื่นและกำหนดเส้นทางใบกำกับสินค้าอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้จะถูกบันทึกเมื่อมาถึงทางอีเมล กระดาษ หรือโทรสาร เมื่อเข้ารหัสแล้ว พวกเขาจะถูกตั้งชื่อ ยื่น และวางลงในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติทางอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ ทุกอย่างถูกจับและบันทึกไว้ในระบบ
การควบคุมการเปลี่ยนแปลงเอกสารและขั้นตอนคุณภาพ
ลดความเสี่ยงและปรับปรุงความสอดคล้องระหว่างขั้นตอนการควบคุมด้วยกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงทางอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ตั้งแต่คำขอเปลี่ยนแปลงไปจนถึงการเผยแพร่ขั้นสุดท้าย ถูกทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและตรวจสอบได้อย่างเต็มที่ในระบบควบคุมเอกสาร
ขั้นตอนทรัพยากรบุคคล
แปลงขั้นตอนแบบแมนนวลที่ใช้กระดาษเป็นการดำเนินการแบบไร้กระดาษอัตโนมัติในแผนกทรัพยากรบุคคล ข้อมูลที่เคยจัดเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารสามารถค้นหาและเรียกค้นข้อมูลได้ทันทีในระบบจัดการเอกสาร แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ไม่จำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มกระดาษ (และความยุ่งยากในการประมวลผลแบบฟอร์มด้วยตนเอง)
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
