เข้าใจเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร การทำความเข้าใจซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอย่างถ่องแท้อาจเป็นงานใหญ่เนื่องจากซอฟต์แวร์มีให้มากเพียงใด แกนหลักคือจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจแบบดิจิทัล โดยมีตำแหน่งศูนย์กลางเพียงแห่งเดียวในการเข้าถึงอีเมล สัญญา ใบกำกับสินค้า ใบส่งของ และอื่นๆ
ในส่วนอื่นๆ ของสเกลนั้นสามารถสร้างได้ด้วยเวิร์กโฟลว์ ที่ซับซ้อนที่ทำให้กระบวนการทาง ธุรกิจทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ รวมถึงการ ประมวลผลใบแจ้งหนี้ การรับพนักงานเข้าทำงานและการจัดการค่าใช้จ่าย
แม้ว่าเราจะทราบจากการพูดคุยกับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าว่ามีความเข้าใจมากขึ้นว่าซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทำอะไรได้บ้าง เรายังรู้ว่ามีธุรกิจที่มีปัญหา ตระหนักดีว่าต้องมีวิธีแก้ปัญหาแต่ไม่แน่ใจว่ามันคืออะไร
เรายังถูกถามว่า ‘แตกต่างจาก SharePoint อย่างไร’ หรือได้รับคำตอบว่า ‘เราใช้โฟลเดอร์เครือข่ายของเรา’ ในบทความนี้ เรามีเป้าหมายที่จะอธิบายซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอย่างครบถ้วน ประโยชน์ที่จะได้รับ และกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบของเอกสารเมื่อใช้โซลูชันเฉพาะ
เอกสารมาถึง
ธุรกิจต่างๆ จัดการเอกสารหลายพันรายการทุกเดือน: สัญญาจ้างพนักงาน, คำขอวันหยุด, ใบแจ้งหนี้, ใบสั่งซื้อ, NDA, ภาพวาด, คู่มือพนักงาน, นโยบายบริษัท, ประกวดราคา…รายการไม่มีที่สิ้นสุด
สามารถมาถึงในรูปแบบต่างๆ ที่หลากหลาย รวมทั้งกระดาษ ทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือแม้แต่แฟกซ์! ข้อมูลขาเข้าทั้งหมดนี้ไม่ได้ส่งถึงคนเพียงคนเดียว แต่อาจส่งถึงทุกคนทั่วทั้งองค์กร
หากไม่มีวิธีการที่เหมือนกันในการดำเนินการเอกสารเหล่านี้จะหาเอกสารเหล่า นี้ เมื่อต้องการได้ ง่ายเพียงใด เสียเวลาไปกับการค้นหาอะไร? ใช้กระดาษและเงินเท่าไหร่ ใน การพิมพ์ข้อมูลอีเมล?
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยขจัดคำถามและปัญหาเหล่านี้ทั้งหมด เอกสารที่ส่งทางอีเมลจะถูกจัดเก็บไว้ในซอฟต์แวร์โดยตรงและสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษ รักษาความปลอดภัยทุกอย่างในแพลตฟอร์มส่วนกลางเดียว ซอฟต์แวร์นี้สามารถใช้เพื่อสร้างและจัดการห้องจดหมายดิจิทัลเพื่อจัดการโพสต์ที่เข้ามาทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อมูลไม่สามารถทำซ้ำหรือสูญหายในระบบได้ และทำให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนปฏิบัติตามขั้นตอนเดียวกันเมื่อจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญ
จับข้อมูล
ข้อมูลที่ถูกต้องคือหัวใจของกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องทำให้เกิดปัญหากับการคาดการณ์ทางการเงิน รายงานบริษัท บัญชีเงินเดือนพนักงาน และประสิทธิภาพโดยทั่วไปของธุรกิจ
ปัญหามากมายเกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจจากความผิดพลาดของมนุษย์ซึ่งเกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเองจากเอกสารที่เป็นกระดาษเข้าสู่ระบบธุรกิจที่สำคัญ
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของเราจะรวบรวมข้อมูลจากเอกสารขาเข้าอย่างแม่นยำ ข้อมูลนี้ ชื่อลูกค้า วันที่ ประเภทเอกสาร หัวเรื่องเอกสาร ฯลฯ กลายเป็นเกณฑ์การค้นหาที่พนักงานใช้เพื่อค้นหาเอกสารเมื่อจำเป็น
นอกจากนี้ยังสามารถพุชข้อมูลไปยัง ซอฟต์แวร์ ของบุคคลที่สามแบบรวมเช่น แพ็คเกจการเงินหรือERP
ติดตาม แก้ไข และจัดการเอกสาร
ด้วยเอกสารที่บันทึกไว้ในโฟลเดอร์เครือข่ายหรือในเครื่องมือต่างๆ เช่น Google ไดรฟ์การจัดการการควบคุมเวอร์ชันอาจเป็นเรื่องยาก เนื่องจากมีหลายคนทำงานในเอกสารเดียว จึงมีแนวโน้มที่จะมีหลายเวอร์ชัน ทำให้ยากที่จะรู้ว่าเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันล่าสุด หากคุณโชคดี พวกเขาอาจได้รับการบันทึกด้วย V1, V2, V3 ที่ไหนสักแห่งในชื่อ ทำให้ง่ายขึ้นเล็กน้อย
จะเกิดอะไรขึ้นหากพนักงานดาวน์โหลดเอกสารเพื่อใช้ทำงานที่บ้าน ขณะที่คนในสำนักงานใช้เวอร์ชันใน Google ไดรฟ์ทำงาน เสียเวลาและความผิดพลาดที่อาจมีค่าใช้จ่ายสูง
เมื่อเอกสารถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นจึงจะสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
การแก้ไขและเวอร์ชันของเอกสารจะถูกบันทึกไว้ในทุกขั้นตอน ดังนั้นจึงชัดเจนว่าเอกสารใดเป็นเอกสารล่าสุด หมายความว่าติดตามข้อมูลได้ง่ายตั้งแต่ต้นจนจบและทำให้การตรวจสอบเป็นเรื่องง่าย
จองการประเมินกระบวนการฟรี
การรวมซอฟต์แวร์
การมีระบบแยกสำหรับข้อมูลธุรกิจจะสร้างไซโลข้อมูล พนักงานเพิ่มข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ ที่ไม่มีการรวมเข้าด้วยกันอาจทำให้เกิดปัญหาได้ ไม่ว่าจะเป็นเวลาที่ใช้ในการอ้างอิงข้ามเอกสาร รายงานที่มีข้อผิดพลาดเกลื่อนกลาด หรือมีความยุ่งยากในการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นหลัก เข้าใจเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร
เนื่องจากแผนกต่าง ๆ มุ่งความสนใจไปที่งานของตนเอง ซึ่งอยู่ในระบบของตนเอง พวกเขาอาจมองข้ามภาพรวมไป พนักงานทั่วทั้งธุรกิจอาจประมวลผลข้อมูลแตกต่างกันแทนที่จะทำงานในลักษณะเดียวกัน
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารผสานรวมกับแอปพลิเคชันบุคคลที่สามที่หลากหลายรวมถึงระบบการเงิน, ERP, ระบบการจัดการที่อยู่อาศัย, ระบบการจัดการพนักงาน, Office 365 และอื่นๆ
โซลูชันแบบบูรณาการหมายถึงระบบที่แยกจากกันสามารถแบ่งปันข้อมูล ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลตามเวลาจริงได้ ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารผสานรวมกับSageสามารถทำได้หลายอย่าง
ข้อมูลที่บันทึกโดยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสามารถพุชไปยัง Sage โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง นอกจากนี้ เมื่อพนักงานที่ทำงานใน Sage ต้องการตรวจ ทานเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานที่พวกเขากำลังดำเนินการพวกเขาไม่จำเป็นต้องออกจาก Sage และเปิดแอปพลิเคชันอื่น พวกเขาไม่จำเป็นต้องลุกจากโต๊ะเพื่อค้นหาเอกสารที่เก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร
ปุ่มผสานรวมระหว่างซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารและ Sage หมายถึงการคลิกเมาส์ เอกสารจะเปิดขึ้นโดยประหยัดเวลาและความพยายามอย่างมาก
เก็บเอกสาร
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจทั้งหมดแบบดิจิทัลและรวมศูนย์ เช่นเดียวกับตู้เก็บเอกสารจริงสำหรับ HR และตู้แยกสำหรับการเงิน ซอฟต์แวร์นี้เหมือนกันแต่มีตู้เก็บเอกสารดิจิทัล
เอกสารทั้งหมดจะปลอดภัยเมื่ออยู่ในระบบ และจะไม่สูญหายหรือทำซ้ำ ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น และแม้แต่ประเภทเอกสารก็สามารถถูกจำกัดโดยพนักงาน ตัวอย่างเช่น พนักงานไม่สามารถดูสัญญาจ้างงานอื่นๆ ในตู้ HR ได้ แต่สามารถดูสัญญาจ้างของตนเองได้
ค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย
การค้นหาเอกสารในองค์กรของคุณบางครั้งเหมือนกับการงมเข็มในมหาสมุทรหรือไม่? พวกเขาจัดเก็บไว้ในที่ต่างๆ เช่น โฟลเดอร์อีเมล บนเดสก์ท็อป ในตู้เก็บเอกสาร สร้างเป็นเอกสาร Google บนเครือข่ายหรือไม่
หากคุณสามารถค้นหาข้อมูลข้างต้นทั้งหมดได้ในที่เดียว (ทำได้ดีมาก!) คุณจะใช้เวลานานเท่าใดในการค้นหา พนักงานคลิกผ่านโฟลเดอร์ย่อยจำนวนมากเพื่อไปยังเอกสารที่ต้องการหรือไม่ แย่กว่านั้น พวกเขากำลังสำรวจไปจนสุดเพื่อหาเอกสารที่ไม่ใช่ตำแหน่งที่ควรอยู่ใช่หรือไม่
หากพิมพ์เอกสารคุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าเอกสารจะไม่ถูกพิมพ์และประมวลผลสองครั้งหรือสูญหายไปพร้อมกัน
เพิ่มเอกสารลงในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารได้อย่างง่ายดายผ่านการสแกน จัดเก็บโดยตรงจากอีเมล หรือลากและวางจากโฟลเดอร์เครือข่าย เมื่อจัดเก็บเอกสารแล้ว การค้นหาก็เป็นเรื่องง่าย ช่องแบบเลื่อนลงทำให้การค้นหาแคบลงตามวันที่ ประเภทเอกสาร และไคลเอนต์ เป็นต้น การค้นหาข้อความอิสระหมายความว่าผู้ใช้สามารถค้นหาคำใดๆ ที่ทราบว่ามีอยู่ในเอกสาร และรายการของทุกสิ่งที่มีคำนั้นจะปรากฏขึ้น
เอกสารเก็บถาวร
ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการคือการเก็บถาวรเอกสาร เมื่องานทั้งหมดเสร็จสิ้น เช่น บันทึกการรับสินค้า ใบแจ้งหนี้ที่จ่าย หรือเพิ่มลายเซ็นในสัญญาเอกสารจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย
ไม่มีความเสี่ยงจากการสูญหาย การโจรกรรม หรือความเสียหายเหมือนเอกสารที่เป็นกระดาษ และข้อมูลทั้งหมดจะได้รับการสำรองข้อมูล
สามารถใช้กฎกับเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะถูกเก็บไว้ตราบเท่าที่กฎหมายกำหนดเท่านั้น ในทำนองเดียวกัน หากคุณจำเป็นต้องเรียกคืนเอกสารที่เก็บไว้หรือให้ข้อมูลส่วนบุคคลที่คุณมีอยู่ในไฟล์ คุณสามารถได้รับผลลัพธ์กลับมาในไม่กี่วินาที ไม่จำเป็นต้องค้นหาจากโฟลเดอร์หรือไฟล์กระดาษต่างๆ
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจะช่วยให้องค์กรและพนักงานของคุณประหยัดเวลา เงิน ความพยายาม และความเครียด ปรับปรุงกระบวนการและปรับปรุงประสิทธิภาพ
เมื่อเร็ว ๆ นี้ลูกค้าอธิบายซอฟต์แวร์ของเราว่าเป็น‘ร้านค้าครบวงจร‘และเราไม่สามารถทำให้ดีกว่านี้ได้!
โซลูชันของเราสามารถช่วยธุรกิจได้ในทุกด้าน ดังนั้นทำไมต้องเลิกใช้สิ่งที่คุณเปลี่ยนแปลงได้ในวันนี้ เริ่มทำการปรับปรุงและติดต่อเพื่อทำความเข้าใจว่า DocTech จะช่วยได้อย่างไร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
