Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

การ เก็บเอกสาร สมัยใหม่ ด้วย Qdoc มีข้อดีกับธุรกิจคุณอย่างไร

การ เก็บเอกสาร ด้วยซอฟแวร์คุณภาพ หนึ่งในองค์ประกอบหลักของแพลตฟอร์มบริการเนื้อหาใด ๆ คือการดูรวมถึงการเพิ่มความคิดเห็นการทำซ้ำและการแก้ไขเอกสารและเนื้อหาอื่น ๆ ในพื้นที่เก็บข้อมูล การใช้งานทั่วไปใช้ประโยชน์จากการตั้งค่าเบราว์เซอร์เริ่มต้นเพื่อดูหรือแก้ไขเอกสารหรือไฟล์อื่น ๆ เมื่อองค์กรเริ่มพิจารณาถึงผลกระทบของการทำงานจากระยะไกลจากที่ใดก็ตามความต้องการในการปรับปรุงแพลตฟอร์มที่มีอยู่ให้ทันสมัยเพื่อความรวดเร็วปลอดภัยและมีประสิทธิภาพในการดูคำอธิบายประกอบการตอบสนองและการอัปเดตเนื้อหาและ meta-data ความพยายาม ด้วยการเปิดตัวAlfresco Enterprise Viewerโพสต์นี้จะกล่าวถึงองค์ประกอบต่างๆของโปรแกรมดู

 

ทันสมัย

การดูเอกสารและเนื้อหา – หกสถานการณ์ผู้ใช้
ผู้ใช้แอปพลิเคชันการจัดการเนื้อหามีหลายสถานการณ์ที่ต้องดูเอกสาร ได้แก่ : ตัวอย่างเอกสาร – โดยทั่วไปผู้ใช้จะต้องการดูหน้าแรกอย่างรวดเร็วเมื่อเรียกดูก่อนที่จะดาวน์โหลดหรือตรวจสอบเอกสารเพื่อทำการแก้ไข

มุมมองเอกสาร – ผู้ใช้จะต้องการดูเอกสารอย่างรวดเร็วและปลอดภัยเมื่อไม่แก้ไขเนื้อหาเนทิฟ
การจัดทำดัชนีเอกสาร – เอกสารที่ได้รับทางอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีการดูเพื่อเพิ่มคุณสมบัติและ meta-data อื่น ๆ สำหรับการจัดเก็บที่ถูกต้อง ดูวิธีการใหม่ ๆ ที่Alfresco เพิ่มการเรียนรู้ของเครื่องเพื่อเพิ่มการจัดทำดัชนีและการดูเอกสาร
การอัปเดตเอกสาร – การอัปเดตหรือการจัดการขนาดเล็กโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องดูเอกสารที่สแกนมักต้องใช้เนื่องจากเอกสารอาจกลับหัวหรือต้องแก้ไขเล็กน้อย เอกสารใหม่มักจะถูกสร้างขึ้นโดยการรวมเอกสารลบหน้าหรือสร้างหนังสือเพื่อการนำทางเอกสารที่ดีขึ้น

คำอธิบายประกอบเอกสาร – ผู้อ่านจะต้องการเพิ่มความคิดหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสารโดยไม่เปลี่ยนเนื้อหาเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการตรวจสอบหรือกระบวนการอนุมัติ
Document Redaction – สำหรับเอกสารบางอย่างที่มีข้อมูลที่เป็นความลับข้อมูลนั้นจะต้องถูก redacted สำหรับผู้ชมอื่นหรือการส่งเอกสารภายนอก การตอบโต้อาจรวมถึงการทำรูปแบบซ้ำสำหรับรูปแบบทั่วไปเช่นหมายเลขประกันสังคมหรือหมายเลขโทรศัพท์

การดูค่าเริ่มต้นจากเบราว์เซอร์
เมื่อเครื่องมือ Image System และ ECM ได้รับการพัฒนาเป็นครั้งแรกในปี 1980 และ 1990 ก่อนที่เบราว์เซอร์ระบบทั่วไปจะรวมโปรแกรมไคลเอนต์ / เซิร์ฟเวอร์ที่จะให้การดู แต่ยังเรียกใช้แอปพลิเคชันดั้งเดิมเพื่อดูเนื้อหา โดยทั่วไปเรียกว่า “วิธีการดูแบบเนทีฟ” ไคลเอ็นต์ / เซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชันอาจรวมถึงเอกสาร Microsoft Word แต่โดยทั่วไปแล้วโปรแกรมดูภาพสำหรับ TIFF หรือเอกสารภาพประเภทอื่น ๆ การ เก็บเอกสาร เมื่อการเข้ามาของเว็บเบราว์เซอร์ทำให้ความต้องการเครื่องมือไคลเอ็นต์ / เซิร์ฟเวอร์นั้นจางลง สำหรับระบบการดูเอกสารที่ทันสมัยเบราว์เซอร์จะใช้สำหรับการนำทางเอกสาร สำหรับการใช้งานส่วนใหญ่แอปพลิเคชั่นดู / แก้ไขจะใช้ประโยชน์จากการตั้งค่าเริ่มต้นจากเบราว์เซอร์เอง PDF อาจแสดงภายในเบราว์เซอร์ (เช่น Chrome) กับ Adobe หรือปลั๊กอินโปรแกรมอื่น ๆ หรือกับไลบรารีที่ดาวน์โหลดได้ (เช่น PDF.JS) เอกสาร Word สามารถดูได้ด้วย MS Word (วิธีเนทีฟ) หรือภายในเบราว์เซอร์เช่นกัน

 

มีข้อเสียเปรียบหลัก ๆ เกี่ยวกับเบราว์เซอร์เริ่มต้นหรือวิธีการรับชมดั้งเดิม ได้แก่ :

การสนับสนุน – ในขณะที่ส่วนต่อประสานผู้ใช้ในการเรียกเอกสารอาจสอดคล้องกันในเบราว์เซอร์การกำหนดค่าผู้ใช้และค่าเริ่มต้นของเบราว์เซอร์จะแตกต่างกันอย่างมากในการใช้งานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อกล่าวถึงผู้ใช้ภายนอก ฝ่ายสนับสนุนจะต้องรวมความสามารถในการทำความเข้าใจกับการกำหนดค่าของผู้ใช้เฉพาะและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นบนอินเทอร์เฟซ การมีเวอร์ชันที่ถูกต้องของ Adobe Acrobat, MS Word หรือแอปพลิเคชั่นในเครื่องอื่น ๆ ได้พิสูจน์แล้วว่าเป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับผู้ใช้จำนวนมากที่ทำงานจากระยะไกลจากสภาพแวดล้อมที่ไม่สามารถควบคุมได้

ความเร็ว – โซลูชันเริ่มต้นโดยทั่วไปกำหนดให้ต้องดาวน์โหลดเอกสารทั้งหมดไปยังเบราว์เซอร์ แม้ว่าจะไม่เป็นปัญหาสำหรับเอกสารขนาดเล็ก – เอกสารขนาดใหญ่โดยเฉพาะเอกสารที่มีหน้าจำนวนมากและ / หรือกราฟิกขนาดใหญ่จะดาวน์โหลดช้า
ความปลอดภัย – การดาวน์โหลดบนเบราว์เซอร์ถูกแคชไว้ในเครื่องของคุณ ผู้ใช้ที่มีความรู้สามารถคัดลอกไฟล์ภายนอกระบบได้อย่างง่ายดายสร้างความเสี่ยงต่อการสูญหายของข้อมูล

คำอธิบายประกอบและการแก้ไข – การดูเอกสารสามารถนำไปสู่การทำงานอื่น ๆ เช่นคำอธิบายประกอบการเขียนซ้ำและการแก้ไขหน้าหรือการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ที่อาจเกิดขึ้นกับเอกสาร เมื่อพิจารณาถึงวิธีการดาวน์โหลดและการดูค่าเริ่มต้นแอปพลิเคชันทั่วไปจะไม่สนับสนุนความสามารถเพิ่มเติมของเอกสาร
วิธีการที่ทันสมัยมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงความปลอดภัยความมั่นคงและการสนับสนุนรวมถึงฟังก์ชั่นเพิ่มเติมเช่นคำอธิบายประกอบและการทำปฏิกิริยาในขณะที่ลดเวลาในการตรวจสอบ

ย้ายออกจากการดาวน์โหลดเอกสาร
วิธีการที่ทันสมัยห่างจากการดาวน์โหลดเอกสารทั้งหมดไปยังการดาวน์โหลดหน้าหรือส่วนของเอกสารตามต้องการและใช้ประโยชน์จากการผสมผสานระหว่างฝั่งเซิร์ฟเวอร์และฝั่งไคลเอ็นต์เพื่อให้การโต้ตอบกับผู้ใช้มีประสิทธิภาพสอดคล้องและสนับสนุน โดยการย้ายไปยังการรวมกันของหน้าที่รวมกับเซิร์ฟเวอร์และส่วนประกอบของลูกค้าจะเกิดประโยชน์ใหม่ ๆ :

การสนับสนุน – สามารถทำให้สำเร็จได้ง่ายขึ้นในขณะที่ส่วนประกอบฝั่งไคลเอ็นต์ควบคุมประสบการณ์ผู้ใช้ที่เก็บอินเทอร์เฟซที่สอดคล้องกันเอาการปวดหัวการสนับสนุนสำหรับการรักษาแอปพลิเคชันและเวอร์ชันดั้งเดิมหลายชุด
ความเร็ว – ผู้ใช้สามารถส่งหน้าได้อย่างรวดเร็วเพื่อจัดเตรียมสำหรับการดูหน้าแรกในขณะที่กำลังเรียกค้นหน้าถัดไปปรับปรุงความเร็วอย่างมากสำหรับการดูเอกสารขนาดใหญ่
ความปลอดภัย – หน้าของเอกสารสามารถเข้ารหัสได้ทำให้ยากต่อการบันทึกเอกสารทั้งหมด ภาพซ้อนทับลายน้ำยังสามารถเพิ่มและกำหนดค่าเพื่อกีดกันการใช้งานของเครื่องจับหน้าจอหรือรูปภาพที่ถ่ายด้วยโทรศัพท์มือถือ
Annotation, Redaction and Editing – ส่วนประกอบฝั่งไคลเอ็นต์สามารถสื่อสารกับเซิร์ฟเวอร์เพื่อจัดทำคำอธิบายประกอบที่ปลอดภัยและคุณสมบัติการแก้ไขรวมถึงการทำปฏิกิริยา

ด้วยการเปิดตัวQdoc Enterprise Viewer ส่วนที่เหลือของบทความนี้จะมุ่งเน้นไปที่วิธีการที่ Qdoc Enterprise Viewer (เดิมชื่อ OpenAnnotate จาก TSG) บรรลุความสามารถที่ทันสมัยดังกล่าวข้างต้น ดูภาพรวมวิดีโอโดยย่อเกี่ยวกับความสามารถของ Qdoc Enterprise Viewer ด้านล่าง

 

Qdoc Enterprise Viewer – ความเร็ว
Qdoc Enterprise Viewer ได้รับการปรับให้เหมาะสำหรับการรับชมความเร็วสูงโดยเฉพาะเอกสาร PDF โปรดดู“ การดูไฟล์ PDF ตัวเลือกความเร็วสูง ” จากปลายปี 2019 ซึ่งเราเปรียบเทียบความเร็วจากโปรแกรมดูค่าเริ่มต้นของ Chrome, Adobe Reader สำหรับ Internet Explorer 11 และ PDFJS สำหรับการทดสอบเอกสารขนาดใหญ่เราวัดเวลาโหลดเริ่มต้นสำหรับการดูหน้าแรก

ผู้ดูของเบราว์เซอร์และ PDFJS ต่อสู้กับไฟล์ขนาดใหญ่เนื่องจากจำเป็นต้องดาวน์โหลดเอกสารทั้งหมดลงในเบราว์เซอร์ เมื่อใช้ Qdoc Enterprise Viewer เราพบว่ามันเร็วกว่าสองถึงห้าเท่าขึ้นอยู่กับขนาดของเอกสาร เวลาดาวน์โหลดเริ่มต้นนี้โดยทั่วไปยังมีความอ่อนไหวต่อสภาพเครือข่ายที่ไม่ดีเนื่องจากการรอเอกสารที่จะโหลดสามารถสร้างความประทับใจที่เกินจริงจากการรับรู้ของผู้ใช้เกี่ยวกับประสิทธิภาพของเครื่องมือ ดูการทำงานของเราด้วย การช่วยให้ลูกค้าเข้าใจการรับรู้ผลการดำเนินงาน

ในส่วนที่เกี่ยวกับเอกสารที่ไม่ใช่ PDF ซึ่งแตกต่างจากเครื่องมือดูไฟล์อื่น ๆ ที่แปลงไฟล์“ ในทันที” จากรูปแบบดั้งเดิมเป็น PDF หรือรูปแบบที่คล้ายกัน Qdoc Enterprise Viewer อาศัยเครื่องมือแปลงภาพของ Alfresco หรืออื่น ๆ เพื่อแปลงเอกสารใน พื้นหลังจึงปรับปรุงความเร็วการดูแบบเรียลไทม์ในการแลกเปลี่ยนสำหรับค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บที่เพิ่มขึ้น สำหรับผู้ที่ต้องการลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บแทนความเร็ว Alfresco Enterprise Viewer จะรองรับการเปลี่ยนแปลงได้ทันที

Qdoc Enterprise Viewer – ความปลอดภัย
Qdoc Enterprise Viewer แบ่งเอกสารเป็นหน้าแต่ละหน้าเพื่อดูและจัดการภายในเบราว์เซอร์ สำหรับการรักษาความปลอดภัยนั้นจะให้ประโยชน์ดังต่อไปนี้ผ่านแนวทางของเบราว์เซอร์หรือเอกสารแบบเต็ม เอกสารเป็นชิ้น ๆ ทำให้ยากต่อการคัดลอกไฟล์จากแคชของเบราว์เซอร์
ชิ้นส่วนสามารถเข้ารหัสได้โดยไม่มีส่วนประกอบที่สามารถอ่านได้ในแคชเบราว์เซอร์
เอกสารอาจมีการซ้อนทับลายน้ำที่ระบุว่าใครและเมื่อใดที่เอกสารถูกดาวน์โหลดเพื่อกีดกันผู้จับหน้าจอหรือสถานการณ์การใช้

ภาพถ่ายในโทรศัพท์มือถือ
ควบคุมการพิมพ์ – บันทึกการกระทำการพิมพ์พร้อมข้อมูลที่ระบุเช่นตัวระบุเฉพาะหมายเลขหน้าที่พิมพ์จำนวนสำเนาที่พิมพ์สาเหตุที่เอกสารถูกพิมพ์เมื่อถูกพิมพ์และโดยใคร ข้อมูลการระบุนี้ถูกบันทึกโดยแอปพลิเคชันรวมถึงการซ้อนทับหรือแสดงในเอกสารที่พิมพ์
Alfresco ยังติดตามที่ฝั่งเซิร์ฟเวอร์ของเอกสารที่ถูกดูโดยใครในขณะที่ยังเพิ่มความสามารถของผู้ดูแลระบบในการตรวจสอบรูปแบบการใช้งานสำหรับกิจกรรมที่น่าสงสัย

Collaborative Annotation – ลักษณะพิเศษของ Qdoc Enterprise Viewer เมื่อเปรียบเทียบกับเครื่องมืออื่น ๆ ทั้งหมดในตลาดคือความสามารถในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับคำอธิบายประกอบภายในเอกสาร ผู้ดูจะเห็นเอกสารปรากฏขึ้นตามเวลาจริงและสามารถตอบกลับรวมถึงแชทกับผู้ใช้รายอื่นที่กำลังดูเอกสารอยู่ ค้นหาโพสต์ที่กำลังจะมาถึงเกี่ยวกับความแตกต่างในการทำงานร่วมกันของเอกสารกับคำอธิบายประกอบ XFDF Standard – Alfresco Enterprise Viewer ใช้มาตรฐาน XFDF แบบเปิดสำหรับการใส่คำอธิบายประกอบของเอกสารและรูปภาพ สิ่งนี้ให้ความสามารถในการดาวน์โหลดคำอธิบายประกอบไปยังไฟล์ PDF และอัพโหลดคำอธิบายประกอบแบบออฟไลน์กลับสู่ระบบ

สรุปคำอธิบายประกอบ – มีการจัดทำสรุปคำอธิบายประกอบอย่างสมบูรณ์ซึ่งช่วยให้การนำทางอย่างรวดเร็วและการกรองคำอธิบายประกอบ นี่เป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากสำหรับการสำรวจเอกสารขนาดใหญ่
คำอธิบายประกอบวิดีโอ – คำอธิบายประกอบวิดีโอเปิดใช้งานการนำทางอย่างรวดเร็วไปยังจุดต่าง ๆ ในวิดีโอหรือไฟล์เสียงที่แตกต่างกัน คำอธิบายประกอบของไฟล์วิดีโอจับภาพหน้าจอสำหรับคำอธิบายประกอบภาพ เมื่อรวมกับสถานการณ์การจัดการเคสที่เป็นไปได้สิ่งนี้สามารถรวมความสามารถในการใส่คำอธิบายประกอบและคลิปภาพและรวมเข้าไว้ในวิดีโอสรุปเดียวในขณะที่ยังคงรักษากฎหลักฐานไว้

ราบริการให้คำปรึกษาแนะนำการใช้งาน ระบบจัดเก็บเอกสาร

K&O มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้าน Alfresco มาอย่างต่อเนื่องยาวนาน นี่คือโซลูชั่นเพื่อการจัดการเอกสารแบบลูกผสม ใช้งานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ และ ระบบคลาวด์ โดยทีมงานพัฒนาของเรามีโอกาสได้ร่วมงานกับองค์กรมากมายในหลากหลายแวดวง เช่น ด้านการผลิต การเงิน ไปจนถึงพลังงาน และภาครัฐ เพื่อจัดทำโซลูชั่นจัดการเอกสารที่ตรงตามความต้องการเฉพาะของแต่ละองค์กร

สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

 

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา

Related Articles