สุดยอดระบบจัดการพนักงาน องค์กรใช้การจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อแบ่งกระบวนการออกเป็นลำดับงานที่กำหนดไว้ สมาชิกในทีมและระบบอัตโนมัติตรวจสอบงานที่ถูกต้องตามลำดับที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์แห่งความสำเร็จ การจัดการเวิร์กโฟลว์ ช่วยลดการ เดา: พนักงานไม่จำเป็นต้องพึ่งพาหน่วยความจำเพื่อเรียกคืนว่ากระบวนการดำเนินการอย่างไรในอดีต นอกจากนี้ยังช่วยลดความแตกต่าง: สมาชิกในทีมปฏิบัติตามวิธีการทำสิ่งต่างๆ ที่กำหนดไว้ องค์กรต่างๆ สามารถสร้าง Codex ที่หุ้มเกราะเหล็กของงาน ซึ่งสามารถเร่งรัดและเขยิบไปสู่ประสิทธิภาพที่มากขึ้นได้อย่างต่อเนื่องโดยใช้การจัดการเวิร์กโฟลว์
ประโยชน์หลักของระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
แล้วอะไรคือประโยชน์หลักที่ขับเคลื่อนเทรนด์นี้? มาดูข้อดีสามอันดับแรกที่กระตุ้นให้ผู้นำธุรกิจให้ความสำคัญกับการจัดการเวิร์กโฟลว์มากที่สุด
ลดต้นทุน
องค์กรต่างๆ ใช้การจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อช่วยให้พนักงานที่มีคุณค่าสูงให้ความสำคัญกับโครงการที่มีมูลค่าสูง ผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมประเมินว่า บริษัทต่างๆ เสียเงินมากถึง5 ล้านล้านดอลลาร์ต่อปีไปกับงานที่ซ้ำซากจำเจ และไม่ได้ ผลผลิต หากสมาชิกในทีมใช้เวลาทำงานน้อยลงกับการดูแลระบบที่ไม่จำเป็น เช่น การขอแป้นพิมพ์ใหม่ การส่งเงินชดเชย หรือการลาพักร้อน พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์ที่สำคัญกว่า เช่น การสร้างประสบการณ์ลูกค้าที่น่าจดจำ การจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยเคลียร์โต๊ะทำงานที่มีงานยุ่ง เพื่อให้พนักงานสามารถกำหนดเป้าหมายโครงการขนาดใหญ่ซึ่งส่งผลดีต่อผลกำไร
ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด
ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ทรงพลังเป็นเกราะป้องกันของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ต่อไปนี้เป็นวิธีที่ช่วยให้องค์กรต่างๆ เช่น การธนาคารและการดูแลสุขภาพสามารถรักษาบันทึกที่ไม่ผิดพลาดได้:
- สร้างบันทึกการตรวจสอบทีละขั้นตอนโดยแสดงวิธีการดำเนินการอย่างแม่นยำ
- ขจัดจำนวนขั้นตอนที่ขาดหายไปของกระบวนการที่สำคัญ งานจะถูกแมป ดำเนินการโดยอัตโนมัติ และติดตาม ทำให้แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะข้ามงานที่สำคัญไป
- ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ เกือบ90% ของสเปรดชีตมีข้อผิดพลาดทำให้ทีมต้องใช้เวลาหลายชั่วโมง (บางครั้งอาจเป็นสัปดาห์!) ติดตามเซลล์ที่ผิดพลาดเพียงเซลล์เดียว การจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยลดการก้าวพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง เช่น การกดแป้นพิมพ์ผิดและการคำนวณ
- ลดการคัดลอกและวางเพื่อกรอกฟอร์มและฐานข้อมูล ระบบจะแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยอัตโนมัติ สร้าง “แหล่งความจริงแหล่งเดียว” ที่ปราศจากความเสี่ยงจากการถ่ายโอนด้วยตนเอง
ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์จะคอยระวังอยู่เสมอ คอยตรวจจับข้อผิดพลาดที่อาจหลุดจากช่องโหว่ได้ง่ายๆ หากการดำเนินการของคุณไม่ราบรื่น
การทำงานร่วมกันที่มากขึ้น
ไม่เหมือนกับทีมที่ใช้เวลาพยายามติดตามข้อมูลที่ฝังอยู่ในสไลด์ ช่อง Slack หรือสเปรดชีต องค์กรที่เน้นการจัดการเวิร์กโฟลว์จะมีส่วนร่วมในการสนทนาที่รอบคอบมากกว่า สมาชิกในทีมไม่จำเป็นต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการตรวจสอบการอนุมัติ แต่สามารถระดมความคิดเกี่ยวกับฟีเจอร์ใหม่ของแอพหรือวิธีที่สร้างสรรค์เพื่อแก้ไขการระบายรายได้ เมื่อใช้การจัดการเวิร์กโฟลว์ แต่ละขั้นตอนจะถูกวาง เชื่อมโยงเทคโนโลยีที่เหมาะสม และผู้คนที่เหมาะสมจะถูกวนซ้ำอยู่เสมอ
นอกจากนี้ยังเป็นกำลังใจที่ไม่ธรรมดาอีกด้วย การจัดการเวิร์กโฟลว์ทำแผนที่อย่างแม่นยำว่างานแต่ละอย่าง แม้แต่หน้าที่รองที่สุด เหมาะสมกับเป้าหมายโดยรวมของบริษัทอย่างไร ผู้คนสนุกกับงานที่พวกเขาเข้าใจว่าการมีส่วนร่วมของพวกเขาส่งผลต่อความสำเร็จขององค์กรอย่างไร และการจัดการเวิร์กโฟลว์จะช่วยวาดภาพที่สดใสนั้น คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้ในการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์และค้นหาวิธีการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องและสนับสนุนการทำงานร่วมกัน
เหตุใดจึงถึงเวลานำแนวปฏิบัติการจัดการเวิร์กโฟลว์ไปใช้ในองค์กรของคุณ
การจัดการเวิร์กโฟลว์ไม่ใช่เรื่องใหม่ นักอุตสาหกรรมเริ่มใช้งานครั้งแรกในปี 1900เพื่อบันทึกวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการผลิตตลับลูกปืนเม็ดกลมโลหะ ในช่วงกลางศตวรรษที่ได้ช่วยเขียนคู่มือดันทุรังสำหรับระบบนำวิถี Apollo แบบเดินสายด้วยตนเอง ขณะนี้การจัดการเวิร์กโฟลว์ได้ผ่านยุคฟื้นฟูศิลปวิทยา ด้วยระบบอัตโนมัติตลาดโลกมีมูลค่า 6.85 พันล้านดอลลาร์และเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับเกือบทุกอุตสาหกรรม เช่น การค้าปลีก น้ำมันและก๊าซ การพัฒนาซอฟต์แวร์ การศึกษาระดับอุดมศึกษา และการธนาคาร
ปัญญาประดิษฐ์ แมชชีนเลิร์นนิง และความมหัศจรรย์ของ IoT กำลังนำกลยุทธ์ที่เป็นไปโดยอัตโนมัติมากยิ่งขึ้นเข้ามารวมกันอย่างรวดเร็ว ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดคาดการณ์ว่าสาขานี้จะขยายตัวอีก 30.6% ภายในปี 2028 การเริ่มต้นกับการจัดการเวิร์กโฟลว์ไม่เคยง่ายกว่านี้ มีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือใช้งานได้จริง
เหตุใดคุณจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ระดับองค์กร
เนื่องจากองค์กรจัดการกับเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนและกระบวนการที่เชื่อมต่อถึงกัน การจัดลำดับความสำคัญขององค์กร การกำหนดมาตรฐาน และความสม่ำเสมอเป็นกุญแจสำคัญ และการทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ การปะติดปะต่อช่องว่างในการสื่อสาร และการกำจัดการทำงานซ้ำที่ใช้เวลานานคือวิธีที่สามารถทำได้ อันที่จริง สำหรับงานส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกา30% ของงานอาจเป็นแบบอัตโนมัติ ใช้สถิตินั้นกับงานประจำวันและนั่นคืองาน 12 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่สามารถเรียกคืนและโฟกัสใหม่ได้ สุดยอดระบบจัดการพนักงาน
แต่ประโยชน์ของระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติขององค์กรไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น ข้อดีอีก 8 ประการของซอฟต์แวร์ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติขององค์กรมีดังนี้
-
ลดความซับซ้อนของการดำเนินการที่วุ่นวาย
-
แจ้งการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ด้วยข้อมูลตามเวลาจริงที่รวบรวมด้วยแดชบอร์ดและรายงาน
-
ปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้าและซัพพลายเออร์
-
ทำให้ติดตามคู่แข่งและการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้ง่ายขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติที่คล่องตัวและการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ
-
สร้างเวิร์กโฟลว์และวงจรกระบวนการที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
-
นำการมองเห็นมาสู่การดำเนินงานขององค์กร ทำให้ง่ายต่อการระบุข้อจำกัด คอขวด และโอกาส
-
ลดความสูญเปล่าและความเสี่ยงที่เกิดจากการใช้เวลาในการทำงานซ้ำซ้อนและประมวลผลข้อมูลด้วยตนเอง
-
ปรับปรุงความรับผิดชอบโดยให้อำนาจแก่ทีมในการเป็นเจ้าของกระบวนการและรู้สึกว่าพวกเขามีส่วนได้ส่วนเสียในความสำเร็จขององค์กร
สิ่งที่ต้องมองหาในซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ขององค์กร
ธุรกิจสามารถเลือกซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติได้หลากหลาย สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการมองหาโซลูชันที่มีคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสนับสนุนกระบวนการอัตโนมัติและเป้าหมายการจัดการของคุณ
คุณสมบัติที่สำคัญ บางประการของเวิร์กโฟลว์ประกอบด้วย:
- การทำงานอัตโนมัติแบบโค้ดต่ำเพื่อปรับขนาดการทำงานอัตโนมัติและการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการอย่างรวดเร็วและไม่ต้องใช้โค้ด
- ส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่ ใช้งานง่ายซึ่งทำให้ผู้ใช้ทางธุรกิจและนักพัฒนาพลเมืองอยู่ในที่นั่งคนขับโดยไม่ต้องสูญเสียความคล่องตัวหรือความปลอดภัย
- แนวทางการตรวจสอบในตัวสำหรับการมองเห็นและความรับผิดชอบแบบครบวงจรและระดับงาน
- แบบฟอร์มและพอร์ทัลเพื่อรวมศูนย์และสร้างมาตรฐานการจัดการคำขอ การรับข้อมูล และการจัดทำเอกสาร
- แดชบอร์ดและรายงานเพื่อระบุ ตรวจสอบ และจัดการเมตริกกระบวนการ KPI ของธุรกิจ และโอกาสในการประหยัดต้นทุนและเวลา
- การผสานรวมเพื่อให้ได้ความ สามารถในการ ขยายสแต็กและการจัดการการดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่น
- การปรับแต่งที่ได้รับการอนุมัติจาก ITเช่นตัวเลือกสมาชิกและสิทธิ์และระดับเพื่อให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมีความปลอดภัย
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
