ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มันเกิดขึ้นกับสิ่งที่ดีที่สุดของเรา คุณจดจ่ออยู่กับกระแสความคิดจนลืมกลับไปสู่พื้นฐาน เคยไปในหัวข้อและรู้ว่าไม่มีใครมีความคิดใด ๆ ที่คุณกำลังพูดถึง?
กลับไปที่กระดานวาดภาพ เริ่มต้นที่จุดเริ่มต้น
เรากำลังพูดถึงอะไรเมื่อเราอ้างถึงการจัดการเอกสารอยู่แล้ว?
การจัดการเอกสารคืออะไร?
เมื่อนึกถึงการจัดการเอกสาร ให้นึกถึงการไร้กระดาษ
ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่พิมพ์เอกสารที่เป็นกระดาษอีก หรือคุณไม่จำเป็นต้องศึกษา ต้นทุน เครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องพิมพ์ การพิมพ์เป็นความจริงของชีวิตสำหรับหลาย ๆ องค์กรที่สามารถปรับปรุงและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการจัดการเอกสาร
การจัดการเอกสารเป็นวิธีปฏิบัติในการแปลงไฟล์กระดาษ จัดเก็บและเรียกค้นจากรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เหล่านั้นได้รับการจัดเก็บ จัดเก็บถาวร ปลอดภัย ค้นหาได้ เรียกค้นคืนได้ และสามารถประมวลผลผ่านเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ปรับแต่งได้
การจัดการเอกสารช่วยลดความจำเป็นในการใช้ตู้เก็บเอกสารหรือกล่องขนาดใหญ่
การจัดการเอกสารช่วยให้ค้นหาหรือกู้คืนไฟล์ได้ง่ายขึ้นในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ
การจัดการเอกสารช่วยให้สามารถกำหนดเส้นทางไฟล์เพื่อขออนุมัติหรืออำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ ผ่านเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
การจัดการเอกสารช่วยลดความจำเป็นในการดำเนินการด้วยตนเอง เช่น การป้อนข้อมูลหรือแบบฟอร์มการเดินไปรอบๆ สำนักงานเพื่อขออนุมัติ
การจัดการเอกสารให้ประโยชน์ด้านประสิทธิภาพทางธุรกิจ ลดต้นทุน และไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่จริงในการจัดเก็บเอกสาร กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ (AP) และแผนกทรัพยากรบุคคล (HR) เป็นพื้นที่ที่ใหญ่ที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แม้ว่าประโยชน์ของการจัดการเอกสารจะไม่จำกัดเพียงสิ่งเหล่านี้ หากคุณมีทีม AP หรือ HR ในองค์กรของคุณ อย่างน้อยคุณควรเรียนรู้เกี่ยวกับประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นที่การจัดการเอกสารสามารถนำเสนอให้กับองค์กรของคุณได้
ไปแบบไร้กระดาษหรือไม่ไปแบบไร้กระดาษ…
คุณรู้ได้อย่างไรว่าเมื่อถึงเวลาสำรวจการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลสู่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับองค์กรของคุณ พิจารณาความต้องการจ้างงานในอนาคตของคุณ สมมติว่าคุณอยู่ในจุดแตกหักของภาระงาน และคุณกำลังจะจ้างคนใหม่เพื่อทำการสแกนที่เกิน ยื่นเอกสาร ตรวจสอบการทำงาน หรือกระบวนการอื่นๆ ที่สามารถทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
จุดเริ่มต้นอีกจุดหนึ่งเกิดขึ้นเมื่อสมาชิกที่สำคัญและยาวนานในทีมของคุณกำลังจะจากไป เคยกลัวใครบางคนที่จะเกษียณอายุเพราะกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองทั้งหมดเกิดขึ้นอย่างราบรื่นเนื่องจากหน่วยความจำของกล้ามเนื้อโดยทั่วไปหรือไม่? การค้นหาและฝึกอบรมพนักงานใหม่ดูเหมือนจะเป็นไปไม่ได้
การจัดการเอกสารทำให้ธุรกิจของคุณทันสมัยและช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับอนาคต การลงทุนครั้งแรกในระบบการจัดการเอกสาร (การออกใบอนุญาตและการใช้งาน) น่าจะเป็นต้นทุนที่ใกล้เคียงกับที่คุณต้องจ่ายการจ้างงานใหม่นั้น ในปีต่อๆ มา คุณจะต้องรับผิดชอบเฉพาะค่าบำรุงรักษาสำหรับระบบการจัดการเอกสารเท่านั้น ซึ่งน่าจะมาจากเงินเดือนของบุคคลนั้นที่ 10% หรือน้อยกว่านั้น
ความสะดวก. ระบบอัตโนมัติ ประหยัดค่าใช้จ่าย ทำไมต้องดำเนินการด้วยตนเองที่ไม่มีใครอยากทำ? อัพเกรดด้วยเทคโนโลยี ยินดีต้อนรับสู่โลกแห่งการจัดการเอกสาร
ความสามารถในการสแกนจำนวนมาก
พิจารณาสิ่งที่คุณต้องการสแกน คุณกำลังทำงานกับเอกสารทางประวัติศาสตร์ที่เปราะบางหรือไม่? คุณต้องการสแกนขนาดรูปแบบกว้างหรือไม่? แล้วหนังสือที่ถูกผูกไว้ล่ะ? ความสามารถของบริการสแกนไม่เหมือนกันทั้งหมด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริการสแกนเอกสารจำนวนมากของคุณสามารถรองรับความต้องการของคุณได้
ความยืดหยุ่น
บริการสแกนของคุณเต็มใจที่จะสแกนทั้งที่สถานที่ตั้งหรือที่ธุรกิจของคุณหรือไม่? ในบางกรณี เอกสารไม่สามารถออกจากอาคารของลูกค้าได้ หรือแม้แต่ห้องที่กำหนดไว้สำหรับข้อกำหนดทางกฎหมาย หรือไม่สามารถขัดขวางการดำเนินธุรกิจได้ บริการสแกนของคุณมีความยืดหยุ่นในการสแกนตำแหน่งใด และสามารถทำงานร่วมกับคุณได้หรือไม่
การเข้าถึงเอกสาร
บุคคลจากองค์กรของคุณอาจต้องเข้าถึงเอกสารจากระยะไกลในขณะที่กำลังสแกน หากคุณต้องการบางอย่าง บริการสแกนของคุณจะทำการสแกนทันทีและส่งให้คุณผ่านการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยหรือไม่? คุณไม่ต้องการให้ไฟล์ของคุณถูกผูกไว้และไม่สามารถเข้าถึงได้ในขณะที่กำลังสแกน ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ความเร็วในการสแกน
บริการสแกนทำให้งานของคุณเสร็จเร็วแค่ไหน? ปัจจัยบางประการที่ต้องพิจารณาที่ส่งผลต่อความเร็วของการบริการ ได้แก่ จำนวนเอกสารที่จะสแกน ขนาดเอกสารที่จะสแกน ความเร็วของอุปกรณ์สแกน และจำนวนสมาชิกในทีมที่สามารถสแกนให้คุณได้ รู้ว่ากำหนดการโครงการของบริการสแกนเป็นอย่างไรและตรวจดูให้แน่ใจว่าเป็นไปตามความต้องการของคุณ
คุณภาพการสแกน
ลูกค้าแต่ละรายมีความต้องการที่แตกต่างกันสำหรับการตรวจสอบคุณภาพเอกสารที่สแกน ไม่ว่าจะหมายความว่าคุณจำเป็นต้องตรวจสอบทุกหน้า (ซึ่งต้องใช้เวลาพิเศษและต้องใช้เงินในการดำเนินการ) หรือไฟล์เดียวจากทุกๆ 100 เพื่อให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีการสแกนทำงานอย่างถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริการสแกนที่คุณเลือกสามารถเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพของคุณ
การรักษาความลับและการปฏิบัติตามเอกสาร
หากคุณขอข้อตกลงการรักษาความลับจากบริการสแกนของคุณ พวกเขาเต็มใจและสามารถให้บริการได้หรือไม่? พนักงานของพวกเขาได้รับการรับรอง HIPAA หรือไม่ ความคาดหวังของคุณควรสูงเกี่ยวกับการรักษาความลับ เพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลที่สแกนเอกสารของคุณจะรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย
ความเชี่ยวชาญและประสบการณ์การสแกนจำนวนมาก
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริการสแกนสามารถทำงานสแกนของคุณได้ เป็นโบนัสถ้าพวกเขาเคยจัดการโครงการเหมือนคุณมาก่อน มีความชัดเจนเกี่ยวกับความต้องการของคุณและขอให้พวกเขาอธิบายว่าการสแกนประเภทใดที่พวกเขาสามารถทำได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริการสแกนที่พวกเขาเสนอนั้นตรงตามความต้องการของคุณ บริการสแกนมีความพึงพอใจและแม้กระทั่งลูกค้าที่ทำซ้ำซึ่งสามารถรับรองประสิทธิภาพของพวกเขาได้หรือไม่?
ความต้องการสแกนเอกสารระยะยาว
ความจำเป็นในการสแกนเอกสารที่มีอยู่แล้วอาจแตกต่างไปจากความต้องการในการสแกนเอกสารในอนาคต บริการสแกนของคุณสามารถช่วยคุณตั้งค่าสำหรับความต้องการในอนาคต อาจเป็นด้วยระบบการจัดการเอกสารและเวิร์กโฟลว์ แบบวันข้าง หน้าที่จะช่วยคุณสแกนเอกสารที่สร้างขึ้นหรือไม่?
ความสามารถในการสแกนจำนวนมาก
พิจารณาสิ่งที่คุณต้องการสแกน คุณกำลังทำงานกับเอกสารทางประวัติศาสตร์ที่เปราะบางหรือไม่? คุณต้องการสแกนขนาดรูปแบบกว้างหรือไม่? แล้วหนังสือที่ถูกผูกไว้ล่ะ? ความสามารถของบริการสแกนไม่เหมือนกันทั้งหมด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริการสแกนเอกสารจำนวนมากของคุณสามารถรองรับความต้องการของคุณได้
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
