ระบบจองห้องประชุม โรคระบาดยังห่างไกลจากจุดจบ แต่สุดท้ายก็ยังมีจุดจบ จากข้อมูลของศูนย์ควบคุมและป้องกันโรค (CDC) พบว่าผู้ใหญ่มากกว่า129 ล้านคนในประเทศได้รับวัคซีนโควิด-19 อย่างน้อย 1 นัด นั่นหมายถึงมากกว่าครึ่งหนึ่งของคนอายุ 18 ปีขึ้นไปทั้งหมด
ในขณะที่ผู้คนจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ได้รับการฉีดวัคซีน หลายคนกำลังไตร่ตรองคำถาม: “เราจะกลับมาที่สำนักงานในเร็วๆ นี้ไหม” อันที่จริง บทความจากCNBC.comที่ระบุว่าสถานการณ์นี้อาจเกิดขึ้นเร็วกว่าที่คาดไว้ ในขณะที่ยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีอย่าง Google ได้เริ่มต้อนรับพนักงานในสถานที่แล้ว
แน่นอน คนงานยังคงมีความรู้สึกไม่สบายใจที่จะกลับไปทำงานที่สำนักงาน โชคดีที่แอพจองห้องประชุมสามารถทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้ราบรื่นยิ่งขึ้นโดยเสริมแนวปฏิบัติด้านสุขภาพและความปลอดภัยที่ดีที่สุด
ระบบจองห้องประชุมมีบทบาทในความปกติใหม่
หากบริษัทของคุณยังไม่ได้ลงทุนในระบบจองห้องประชุมตอนนี้เป็นเวลาที่ดีที่จะทำเช่นนั้น เมื่อมีผู้คนหลั่งไหลกลับเข้ามาในสำนักงานมากขึ้น คุณก็สามารถคาดหวังได้ว่าการเรียกประชุมจะเพิ่มขึ้นเช่นกัน และเมื่อมีคนมารวมกัน ความเสี่ยงในการแพร่ระบาดก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน การจัดการการจองห้องพักอย่างเหมาะสมสามารถมีบทบาทสำคัญในการรักษาพนักงานให้ปลอดภัย
ตัวอย่างเช่น Meetio เป็นระบบจองห้องประชุมที่อนุญาตให้ผู้ใช้จองสถานที่ด้วยการแตะบนสมาร์ทโฟนเพียงไม่กี่ครั้ง เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศน์ที่กว้างขึ้นของเครื่องมือซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ ทุกคนจึงสามารถเห็นการจองทั้งหมดได้ จึงป้องกันการจองซ้ำซ้อนได้
วิธีแก้ปัญหาที่เรียบง่ายแต่มีประโยชน์นี้สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์ในหลาย ๆ ด้าน:
ค้นหาจุดที่สมบูรณ์แบบสำหรับการประชุมของคุณ – เมื่อเรากลับไป สิ่งสำคัญคือเราต้องรักษาระยะห่างทางสังคม การประชุมมักจะเป็นปัจจัยเสี่ยง เนื่องจากเราบีบคนหลายคนเข้ามาในพื้นที่เล็กๆ อย่างไรก็ตาม ด้วยผู้จัดการห้องประชุม คุณสามารถควบคุมจำนวนคนที่สามารถใช้ห้องพร้อมกันได้
อำนวยความสะดวกในการสุขาภิบาลที่เหมาะสม — ไม่เคยมีเวลาที่การฆ่าเชื้อพื้นที่สำนักงานมีความสำคัญมากกว่าที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน สิ่งนี้จะยิ่งเป็นจริงมากขึ้นหลังการประชุม ซึ่งแต่ละโต๊ะหรือเก้าอี้ที่ครอบครองต้องผ่านการฆ่าเชื้อ เพื่อปกป้องกลุ่มถัดไปที่ใช้ห้อง ด้วยแอปจองห้องประชุม คุณสามารถทำเครื่องหมายว่าห้องว่างในขณะที่กำลังทำความสะอาด ด้วยวิธีนี้จะไม่มีใครสามารถจองห้องพักได้จนกว่าจะได้รับการฆ่าเชื้ออย่างสมบูรณ์และปลอดภัยจึงจะสามารถนำมาใช้ได้อีก
ติดตามว่าใครอยู่ในสำนักงาน — เมื่อคุณจองสถานที่จัดประชุมโดยใช้ระบบจองห้องพัก คุณจะมีรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมจากส่วนกลางเพียงปลายนิ้วสัมผัส หากมีคนติดเชื้อโควิด-19 ในเชิงบวก จะเป็นการง่ายที่จะแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเพื่อให้พวกเขาปฏิบัติตามมาตรการกักกันที่เหมาะสม การเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วสามารถช่วยหยุดการแพร่กระจายของ COVID-19 และโรคอื่นๆ ในสำนักงานของคุณได้
อันที่จริง เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้ผู้คนปรับตัวเข้ากับการทำงานในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ เมื่อพนักงานพบว่าตัวเองต้องรายงานตัวที่สำนักงานจริง ระบบจัดตารางห้องประชุมอย่าง Meetio สามารถช่วยเตรียมสถานที่ทำงานให้พร้อมสำหรับความปกติใหม่ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันของเราด้านล่าง!
ช่วยส่งเสริมสุขภาพและความปลอดภัยที่ดีขึ้น
แม้ว่าตัวแปรเดลต้าของ COVID-19 จะยังคงอาละวาด ภัยคุกคามใหม่ก็เข้ามา: ตัวแปร Omicron ปัจจุบันนี้ ผู้คนจำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐานสุขภาพขั้นต่ำที่เข้มงวด เพื่อป้องกันการแพร่กระจายของไวรัสโคโรนาสายพันธุ์ใหม่ โคเวิร์กกิ้งสเปซมีผู้เช่าจากบริษัทระดับโลกทั้งหมดใช้สิ่งอำนวยความสะดวกเดียวกัน ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการมีผู้จัดการห้องประชุมที่ดีจึงมีความสำคัญ
มันบังคับให้ปฏิบัติตามกำหนดการ
เราทุกคนต่างอยู่ในการประชุมที่ใช้เวลานานไปหน่อย อย่างไรก็ตาม ความจริงก็คือแต่ละนาทีที่เกินมาในการประชุมขยายเวลา คือเวลาที่ใช้ไปจากใครก็ตามที่ใช้ห้องต่อไป หลายครั้งที่สิ่งนี้เกิดขึ้นเพราะไม่มีระบบจริงในการติดตามกำหนดการและการใช้งาน ผู้จองห้องประชุมบังคับใช้ตารางเวลาอย่างเคร่งครัดเพื่อให้ทุกคนได้ใช้สถานที่โดยชอบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดระยะเวลาผ่อนผันสำหรับแต่ละห้องได้ และหากปาร์ตี้ไม่เข้าสู่ระบบก่อนที่จะหมดเวลา ห้องจะถูกทำเครื่องหมายว่าเปิดให้ผู้อื่นจองฟรี นอกจากนี้ยังสามารถส่งการแจ้งเตือนเมื่อการจองสิ้นสุดลง กระตุ้นให้ผู้คนยุติการสนทนา ระบบจองห้องประชุม
มันให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าแก่คุณ
โคเวิร์กกิ้งสเปซที่มีขนาดเหมาะสมส่วนใหญ่จะต้องมีเนื้อหาที่มีการเรียกประชุมหลายสิบครั้ง หากไม่ใช่เป็นร้อยๆ ครั้งต่อสัปดาห์ ด้วยปริมาณที่มากขนาดนั้น เป็นเรื่องยากที่จะมองภาพรวมและระบุแนวโน้มอย่างแม่นยำ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณมีระบบการจองห้องประชุมแบบรวมศูนย์ คุณสามารถสร้างรายงานได้ในไม่กี่คลิกและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อค้นหาข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้ทรัพยากรอันมีค่า
ตัวอย่างเช่น คุณขาดห้องประชุมเป็นประจำหรือไม่? การประชุมมีแนวโน้มสูงสุดในบ่ายวันพุธหรือไม่ บางทีคุณควรเปลี่ยนสำนักงานที่ไม่ได้ใช้เป็นห้องประชุมขนาดเล็กแทน บางทีคุณควรจ้างพนักงานทำความสะอาดเพิ่มเพื่อลดเวลาตอบสนอง ด้วยข้อมูลการจองห้องประชุมที่ปลายนิ้วของคุณ คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพื้นที่ทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย
การจัดการโต๊ะและห้องประชุม
สองด้านของการจัดการทรัพยากรมีความสำคัญสำหรับบริษัทส่วนใหญ่ในกลยุทธ์ back-to-office:
การจัดการโต๊ะ
การจัดการห้องประชุม
การจัดการโต๊ะเป็นหัวข้อสำคัญที่นอกเหนือไปจากการจัดการห้องประชุม เนื่องจากสิ่งนี้ทำให้การเปิดสำนักงานมีความยืดหยุ่นมากกว่าในที่ที่มีการจัดวางแบบตายตัว ใน “ไฮบริด” นี้ ความยืดหยุ่นประเภทนี้มีความจำเป็นอย่างมาก
ฉันใช้เคล็ดลับมากมายที่รวมอยู่ในการใช้การผสานรวมอย่างแน่นหนาระหว่าง Microsoft Exchange และ AskCody แม้ว่าคุณจะสามารถใช้เคล็ดลับเหล่านี้เป็นแรงบันดาลใจได้หากคุณมีโซลูชันการจัดการทรัพยากรแบบ SQL ที่อยู่ข้างเคียง แต่คุณไม่สามารถใช้คำแนะนำเหล่านี้ได้โดยตรง เนื่องจากข้อมูลทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมดไม่อยู่ในสภาพแวดล้อม Exchange ของคุณ ด้วย AskCody คุณสามารถใช้ปฏิทินทรัพยากรได้ ดังนั้นโปรดดูเคล็ดลับเหล่านี้เกี่ยวกับวิธีที่บริษัทต่างๆ ใช้ประโยชน์จาก Exchange ร่วมกับ AskCody ในช่วงเวลานี้และสำหรับความคิดของคุณด้วยเช่นกัน
การจัดการโต๊ะทำงานในช่วงการระบาดใหญ่
มาเริ่มกันที่ส่วนนี้กันก่อน เนื่องจากได้รับความสนใจอย่างมากในช่วงสองสามเดือนที่ผ่านมา การจัดการโต๊ะทำงานในช่วงโรคระบาด
มีความจำเป็นที่คุณจะต้องจำกัดจำนวนพนักงานและแขกที่ได้รับอนุญาตให้อยู่ที่สำนักงานพร้อมกันเนื่องจากข้อจำกัดและกฎระเบียบด้านความปลอดภัย
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
