ระบบจองประชุม : กุญแจสู่สำนักงานที่มีประสิทธิภาพ ในยุคของสำนักงานแบบเปิดโล่งที่ยืดหยุ่นได้ มีการเรียกร้องมากกว่าที่เคยสำหรับพื้นที่ทำงานที่มีพื้นที่ที่กลุ่มสามารถมุ่งเน้นไปที่โครงการที่สำคัญ แฮ็กรายละเอียด และเชื่อมต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้าของพวกเขา แม้ว่าจะมีการคาดเดากันมากมายเกี่ยวกับ”ความตาย” ของห้องประชุม (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของการระบาดใหญ่) แต่ก็ชัดเจนว่าห้องประชุมมีวัตถุประสงค์สำคัญในสถานที่ทำงาน
อันที่จริง ผู้ตอบแบบสอบถามมากกว่า 50% ใน แบบสำรวจล่าสุดของ Gensler กล่าวว่าการประชุมตามกำหนดการหรืออย่างกะทันหัน และการพบปะสังสรรค์เป็นเหตุผลหลักที่พวกเขาต้องการกลับมาที่สำนักงาน อยู่ในทีมที่ทำงานทุกที่เพื่อให้เป็นไปได้สำหรับพนักงานของพวกเขา วิธีหนึ่งในการเปิดใช้งานการประชุม: ระบบการจัดตารางเวลาห้องประชุมที่ใช้งานง่ายและมีประสิทธิภาพ
ในโพสต์นี้ เราจะหารือเกี่ยวกับความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดบางประการในการจองและการรักษาตารางห้องประชุม พร้อมกับเน้นถึงประโยชน์และคุณสมบัติของการใช้ ซอฟต์แวร์ การจองห้องประชุมเพื่อให้การประชุมเป็นไปได้อย่างแท้จริงสำหรับบุคลากรของคุณ
ต้องการใช้ห้องประชุมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่? เราสามารถช่วย. ดูวิธีการวันนี้
ความท้าทายในการดูแลและจองห้องประชุม
จากความท้าทายมากมายในสภาพแวดล้อมสำนักงาน แบบเปิด หนึ่งในข้อร้องเรียนที่พบบ่อยที่สุดคือปัญหาในการจัดกำหนดการห้องประชุมเมื่อคุณต้องการ น่าแปลกที่ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้การประชุม เป็นที่แพร่หลาย มากขึ้นโดยทีมไฮบริดและลูกค้าต่างประเทศใช้ห้องประชุมเป็นสะพานเชื่อมระหว่างสำนักงานต่างๆ เมื่อทุกอย่างเป็นที่ต้องการ คุณจะต้องพบกับความท้าทายในการใช้งาน และห้องประชุมขนาดย่อมก็ไม่มีข้อยกเว้น
ไม่มีการแสดง
ความท้าทายอันดับหนึ่งในห้องประชุมอาจเป็นห้องประชุมที่ว่างเปล่า จองและละทิ้งช่องการประชุมเหล่านี้ไม่เต็มเนื่องจากการประชุมถูกยกเลิก พารามิเตอร์ของการประชุมเปลี่ยนไป หรือฝ่ายต่างๆ ข้ามกิจกรรมที่เกิดซ้ำ ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในการจองแบบไม่เข้าพักคือการจองอื่น ๆ ในสำนักงานอาจส่งผลต่อการจอง
การประชุมอื่นๆ ที่อาจใช้ห้องได้อย่างมีประสิทธิภาพจะไม่มีโอกาสได้ใช้ (และอาจใช้ห้องที่ใหญ่หรือเล็กเกินไปสำหรับความต้องการของพวกเขา)
พนักงานที่พยายามประชุมร่วมกันจะทำให้การประชุมเกิดขึ้นนอกระบบการจอง (ดู “การโจรกรรม” ด้านล่าง)
โดยรวมแล้ว การใช้พื้นที่การประชุมของคุณลดลง และข้อมูลที่คุณมีเกี่ยวกับการใช้งานอาจบิดเบือนได้
ขโมย
บางครั้งเวลาที่สิ้นหวังก็เรียกร้องให้มีมาตรการที่สิ้นหวัง เมื่อห้องทำงานไม่พร้อมสำหรับการจัดตารางเวลาเนื่องจากการไม่เข้าพัก ผู้คนอาจจัดการเรื่องต่างๆ ด้วยตนเองโดยเพียงแค่ “ใช้” พื้นที่ที่ต้องการ น่าเสียดายที่สิ่งนี้มักจะหมายถึงการผลักอีกฝ่ายออกจากห้องโดยอ้างว่ามีความจำเป็น (“ขออภัย เราต้องการพื้นที่นี้จริงๆ”) หรือผลกระทบจากการขโมยห้องประชุมอื่นๆ (“มีคนขโมยของเรา เราเลยต้องขโมยของคุณ”) หลายครั้ง เรื่องนี้ขึ้นอยู่กับลำดับชั้นหรือความละเอียดอ่อนของโครงการ นอกจากนี้ยังสามารถทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่างพนักงานหรือแผนก
นั่งยอง
เช่นเดียวกับการโจรกรรม การนั่งยองๆ เกิดขึ้นเมื่อมีคน (ทั้งผู้มาเยี่ยมสำนักงานนอกเมืองหรือคนที่ทำงานในโครงการที่มีสมาธิจดจ่อ) ย่องออกไปในห้องประชุมเพื่อให้ได้พื้นที่และความเงียบสงบที่พวกเขาต้องการ ไม่ใช่แค่ฟอร์มแย่เท่านั้น นอกจากนี้ยังใช้พื้นที่ทั้งห้องเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงานคนหนึ่ง
ผู้ชายนั่งยองๆในห้องประชุม
เมื่อพนักงานนั่งยองๆ ในห้องประชุม พวกเขามักจะแย่งชิงพื้นที่จากคนที่ต้องการสถานที่นัดพบจริงๆ ระบบจองประชุม
ความแออัดยัดเยียด
ในยุคของระยะห่างทางสังคมและการเปิดฉากใหม่ การจัดตารางห้องประชุมที่มีขนาดเล็กเกินไปถือเป็นธุรกิจที่จริงจังกว่าในอดีต ก่อนหน้านี้ ความแออัดยัดเยียดหมายถึงผู้ที่มาสายไม่ได้ที่นั่ง ตอนนี้อาจส่งเสริมการแพร่เชื้อภายในสำนักงาน ด้วยเหตุนี้ การสร้างและรักษา ระเบียบการเว้น ระยะห่างทางสังคม ที่ดี ภายในพื้นที่ห้องประชุมของคุณจึงเป็นหัวใจสำคัญ สิ่งนี้จะง่ายขึ้นมากด้วยระบบจองห้องประชุมที่มีการจำกัดความจุ
ทำความสะอาด
มารยาทที่กล่าวถึงข้างต้นที่ล่วงละเมิดในขณะที่โลกก่อนโควิด-19 เกิดความรำคาญก็กลับสร้างความสำคัญใหม่ในแง่ของการทำความสะอาดเช่นกัน โปรโตคอลการทำความสะอาดที่ได้รับการปรับปรุงจะต้องเป็นส่วนหนึ่งของแผนคืนสินค้า ดังนั้นการมีวิธีการ “ทำให้ห้องประชุมออฟไลน์” โดยอัตโนมัติระหว่างการใช้งานจึงเป็นสิ่งที่มีค่า
ประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์ในการจองห้องประชุม
การใช้ซอฟต์แวร์การจองเพื่อกำหนดเวลาและดูแลรักษาห้องประชุมของคุณสามารถทำอะไรได้มากมายสำหรับสำนักงานของคุณ มากกว่าแค่หลีกเลี่ยงสงครามสนามหญ้า (แต่ก็อาจเป็นเหตุผลที่เพียงพอสำหรับตัวมันเองทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าการจองของคุณมีความขัดแย้งมากน้อยเพียงใด)
ประโยชน์ด้านความเพรียวลม ความปลอดภัย การเงิน และข้อมูลของการใช้ระบบโต้ตอบที่ทำงานร่วมกับการออกแบบสำนักงาน ของคุณ ทำให้การลงทุนในตัวเลือกหนึ่งเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมในแง่ของ ROI
วิธีการจองด้วยตนเอง
สำนักงานขนาดเล็กจำนวนมาก (และแม้แต่สำนักงานขนาดใหญ่บางแห่ง) ต่างก็ใช้ ระบบการจอง ห้องประชุมด้วยตนเอง เพราะพวกเขาไม่ทราบถึงประโยชน์ที่ได้รับ หรือพวกเขาเชื่อว่าไม่จำเป็นสำหรับขนาดของสำนักงาน สารยึดเกาะสามห่วงที่คุ้นเคยและรายการลงทะเบียนที่ติดเทปไว้กับผนังอาจมีผลกระทบต่ำ แต่อาจนำไปสู่ความสับสนและจุดเสียดสีในการบริหารได้อย่างรวดเร็ว
ในหลายกรณี ระบบลงทะเบียนเป็นความรับผิดชอบของผู้ดูแลระบบที่ใกล้ชิดที่สุดกับสำนักงาน ซึ่งจะกลายเป็นคนเฝ้าประตูสำหรับ “The Book” และเป็นคนกลางไกล่เกลี่ยอย่างกะทันหันสำหรับปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้นในการใช้งาน
วิธีการแบบแมนนวลขึ้นอยู่กับทุกคนที่สมัครรับภารกิจการจองจริง เมื่อสิ่งนั้นไม่เกิดขึ้น ปัญหาต่างๆ จะตามมาอย่างแน่นอน สำหรับการประชุมในนาทีสุดท้าย มีแนวโน้มตามธรรมชาติที่จะสำรวจกระบวนการอย่างเป็นทางการ
ในทางกลับกัน เมื่อการประชุมถูกยกเลิก แนวโน้มที่จะลืมเกี่ยวกับการจองนั้นแข็งแกร่งกว่ามากด้วยวิธีการแบบแมนนวล ดังนั้น การประชุมที่อาจจะเกิดขึ้นในพื้นที่จึงถูกส่งไปยังที่อื่น การขาดความมั่นใจในระบบการจองเมื่อเวลาผ่านไปอาจทำให้มีการขโมยห้องประชุมเพิ่มขึ้น
ระบบการจองแบบโต้ตอบ
10 คุณสมบัติที่สำคัญของระบบจองห้องประชุม
เมื่อค้นคว้าความต้องการของคุณสำหรับระบบการจองออนไลน์ การทราบคุณลักษณะอันทรงพลังบางอย่างที่มีอยู่ในแพลตฟอร์มระดับบนนั้นจะช่วยให้ทราบได้ ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยให้ผู้คนเข้าไปในห้องได้อย่างง่ายดาย สำหรับผู้ดูแลระบบในการตัดสินใจเกี่ยวกับพื้นที่ และสำหรับสิ่งอำนวยความสะดวกในการรักษาพื้นที่ให้อยู่ในสภาพดีและทำงานได้ดี
ต่อไปนี้คือคุณสมบัติ 10 อันดับแรกที่คุณควรมองหาเมื่อพิจารณาถึงโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการห้องประชุม
1. ข้อมูลตามเวลาจริง
เครื่องผูกแหวนสามอันแทบจะไม่ทันสมัยเลย โชคดีที่ระบบโต้ตอบสามารถให้ข้อมูลล่าสุดแก่คุณได้ว่าใครอยู่ในสำนักงาน พวกเขาอยู่ที่ไหน และมีห้องประชุมฟรีสำหรับการทำงานร่วมกัน
2. การจองเฉพาะความจุ
การจัดตารางห้องจะง่ายขึ้นเมื่อคุณมีข้อมูลอ้างอิงสำหรับการจอง ข้อมูลความจุทำให้ง่ายต่อการได้พื้นที่ที่สมบูรณ์แบบสำหรับความต้องการของคุณ
3. การคัดเลือกตามวัตถุประสงค์
การประชุมแต่ละครั้งแตกต่างกัน โซลูชันการจองที่สร้างขึ้นมาอย่างดีจะสามารถให้คำแนะนำตามประเภทของการประชุมที่คุณต้องการดำเนินการ ทั้งมือ? แบบหนึ่งต่อหนึ่ง? สัมภาษณ์รอบสุดท้าย? แต่ละพื้นที่รองรับงานที่แตกต่างกัน และระบบการจองของคุณสามารถแนะนำห้องประชุมที่ดีที่สุดสำหรับงานนั้นได้
4. การจองแบบไม่ต้องสัมผัส
ระบบไร้สัมผัสกลายเป็นสิ่งที่ต้องมีในการรักษาสุขภาพของสำนักงานอย่างรวดเร็ว ด้วยระบบการจองที่เหมาะสม คุณสามารถเลือกพื้นที่การประชุมจากหน้าจอห้องประชุม หรือจากแล็ปท็อปส่วนตัวหรืออุปกรณ์พกพาของคุณ
5. การค้นหาโดยสังเขป
หากคุณยังใหม่กับสำนักงาน การจองห้องพักควรเป็นเรื่องง่าย และควรเดินทางไปที่นั่นด้วย ด้วยป้ายและข้อมูลดิจิทัล คุณสามารถเข้าร่วมการประชุมและผู้คนที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ในขณะที่ลดปริมาณการใช้ข้อมูลผ่านพื้นที่ทำงานอื่นๆ
6. การคุ้มครองการประชุมที่ถูกทอดทิ้ง
สิ่งที่สำคัญที่สุดในห้องประชุมคือสิ่งที่ไม่เกิดขึ้น การพบปะสังสรรค์แบบโกสต์เหล่านี้สามารถส่งผลต่อประสิทธิภาพและ ROI ของสำนักงานของคุณได้ ระบบการจองเชิงโต้ตอบที่ดีจะจัดการกับโอกาสที่สูญเสียไปเหล่านี้โดยอัตโนมัติ ทำให้พื้นที่อันมีค่ากลับคืนสู่สภาพเดิม
7. การรวมปฏิทิน
ความสามารถในการให้ทุกคนเข้าร่วมด้วยเวลา วันที่ และสถานที่ประชุมจะง่ายขึ้นเมื่อระบบการจองสามารถพูดคุยโดยตรงกับปฏิทินห้องประชุม โดยสามารถส่งการเตือนความจำ บอกเส้นทาง และอัปเดตผู้เข้าร่วมทันทีเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงแผน
8. การรวมแอพล้อเลียน
เมื่อเครื่องมือสื่อสารในสำนักงานที่มีประสิทธิภาพสามารถทำหน้าที่เป็นระบบการจองได้สองเท่า การประชุมของคุณสามารถมารวมกันได้ง่ายขึ้น การผสานรวมกับแอปรับส่งข้อความ เช่น Slack หรือMicrosoft Teamsคือจุดเด่นของระบบการจองห้องประชุมอัตโนมัติขั้นสูง
9. การวิเคราะห์ข้อมูล
สิ่งที่คุณได้จากห้องประชุมเป็นมากกว่าพื้นที่ ด้วยการวิเคราะห์การใช้งาน คุณจะเข้าใจได้ดีขึ้นว่าสำนักงานของคุณจัดตารางเวลาสำหรับพื้นที่ต่างๆ อย่างไรและเมื่อใด ช่วยให้คุณตัดสินใจเกี่ยวกับพื้นที่ของคุณและปรับเปลี่ยนแผนพื้นที่และการใช้งานที่ยืดหยุ่น ได้ในอนาคต
10. ออกบัตรโดยสาร
สิ่งต่าง ๆ ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้เสมอไป ดังนั้น ความสามารถในการรายงานปัญหาเกี่ยวกับห้องประชุมด้วยการสัมผัสหน้าจอจึงเป็นคุณสมบัติที่สำคัญในระบบการจองของคุณ ด้วยคุณลักษณะนี้ ปัญหาสามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย และทุกคนสามารถกลับไปทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
