Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

ปรับใช้ Chatbots ประสบการณ์พนักงานใน Microsoft Teams

ปรับใช้ Chatbots ประสบการณ์พนักงานใน Microsoft Teams ในปีที่ผ่านมา ลูกค้าของ Microsoft ใช้เวลาส่วนใหญ่ในการทำงานร่วมกันและทำงานภายใน Teams ด้วยจำนวนผู้ใช้งาน 145 ล้านราย ต่อวัน Microsoft Teams จึงเป็นแพลตฟอร์มที่พนักงานสามารถจัดการประชุม พูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน และส่งและรับการอัปเดตโครงการ

ไม่จำเป็นต้องพูด องค์กรควรแสดงข้อมูลที่พนักงานต้องการภายใน Teams และช่วยให้พวกเขาทำงานประจำวันให้เสร็จลุล่วงได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนบริบท

เมื่อองค์กรเติบโตและเติบโตเต็มที่ พวกเขาก็รวบรวมแหล่งความรู้ที่มักจะติดอยู่กับเครื่องมือที่แยกส่วน ไซต์ SharePoint เอกสารคำถามที่พบบ่อย และแอปภายในอื่นๆ ซึ่งทำให้การค้นหาข้อมูลเป็นเรื่องยาก ทำให้พนักงานต้องสลับไปมาระหว่างแอปที่แตกต่างกันบ่อยๆ

นอกจากนี้ เนื่องจากพนักงานทำงานจากระยะไกล พวกเขามักประสบปัญหาด้านไอทีและทรัพยากรบุคคลซึ่งจำเป็นต้องได้รับการแก้ไขในทันที โดยปกติ การอุทธรณ์ดังกล่าวเป็นคำขอร้องซ้ำๆ ทางโลก ซึ่งทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนมุ่งความสนใจไปที่งานที่เพิ่มมูลค่าทางธุรกิจได้ยาก นอกจากนี้ พนักงานอาจต้องติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญเป็นประจำ (IT/HR) ซึ่งทำให้ทั้งสองฝ่ายไม่พอใจ

ตามที่เห็นข้างต้น พนักงานในปัจจุบันอาศัยอยู่ใน Teams ดังนั้น อะไรจะดีไปกว่าการปรับใช้แชทบ็อตสำหรับประสบการณ์พนักงานใน Microsoft Teams ที่สามารถช่วยพนักงานดึงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วและทำงานประจำให้เสร็จสิ้นได้อย่างราบรื่นภายในแพลตฟอร์มเดียวกัน

มาสำรวจกันต่อ

การปรับใช้ Chatbots ประสบการณ์พนักงาน (EX) ใน Microsoft Teams

Chatbot ที่ฝังอยู่ใน Microsoft Teams สามารถตอบคำถามง่ายๆ แนะนำผู้ใช้เกี่ยวกับบทความองค์ความรู้ที่เกี่ยวข้อง สร้างตั๋วการสนับสนุน ช่วยให้พนักงานทำงานอัตโนมัติจากงานที่ซับซ้อนไปจนถึงงานที่ซับซ้อน และส่งคำขอไปยังตัวแทนที่เป็นมนุษย์เมื่อจำเป็น ทั้งหมดนี้ในขณะที่อยู่ภายใน Microsoft Teams

การดำเนินการตามคำขอทั้งหมดในขณะที่นั่งอยู่ในฮับเดียวช่วยให้พนักงานมีสมาธิและรักษาเวิร์กโฟลว์โดยไม่ถูกรบกวนจากแท็บเบราว์เซอร์ต่างๆ หรือแอปและเครื่องมือหลายรายการ

Chatbot ประสบการณ์พนักงานของคุณสามารถทำอะไรได้บ้างใน Teams

1. ตอบคำถามพนักงานทันที ทุกที่ ทุกเวลา!

แชทบอท EX ที่ปรับใช้ภายใน Teams สามารถถูกเรียกเพื่อตอบคำถาม เช่น “ฉันมีวันหยุดกี่วัน” หรือ “ฉันจะตั้งค่า VPN ได้อย่างไร”

อันที่จริง ความสะดวกในการเข้าถึงแชทบ็อตภายใน Teams ซึ่งเป็นที่ที่พนักงานใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่ ช่วยลดความเมื่อยล้าของแอปและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

นอกจากนี้ แชทบอทยังมีให้บริการตลอด 24X7 และสามารถจัดการกับคำถามหลายข้อพร้อมกันในต้นทุนที่ต่ำลงสำหรับองค์กร พนักงานสามารถถามคำถามได้จากทุกที่จากแอป Teams สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่บ้าน ที่ทำงาน หรือที่อื่น ปรับใช้ Chatbots

อย่างไรก็ตาม หากบอทล้มเหลว ระบบสามารถนำมนุษย์เข้าไปอยู่ในวงได้อย่างรวดเร็วโดยโพสต์การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ไปยังผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ซึ่งสามารถให้ความช่วยเหลือได้ในขณะนั้น

เรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่

2. ลดความซับซ้อนของงานประจำวันด้วย Teams Chatbot

แชทบอทของประสบการณ์พนักงานที่ปรับใช้ภายใน Teams สามารถทำให้งานง่ายๆ ที่ซ้ำๆ กันโดยอัตโนมัติในนามของผู้ใช้ ผู้ใช้สามารถกำหนดขอบเขตบอทดังกล่าวเพื่อจัดการคำสั่งง่ายๆ หรือแม้แต่งานที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ซับซ้อนได้

ตัวอย่าง ได้แก่ การเปลี่ยนรหัสผ่าน การตั้งค่า VPN การเพิ่มตั๋วสำหรับการหยุดทำงาน การทำรายงานบันทึก การอัปเดตลูกค้าหรือฐานข้อมูลการขาย เป็นต้น

นอกจากนี้ พนักงานยังสามารถใช้ประโยชน์จากบอท Teams เพื่อทำให้งาน HR ทั่วไปง่ายขึ้น เช่น การขอลางาน การออกคำขอเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ จัดกำหนดการประชุม การส่งเอกสารการเตรียมความพร้อม เป็นต้น

3. แสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายใน Teams

การค้นพบความรู้ที่เกี่ยวข้องอย่างรวดเร็วและราบรื่นช่วยลดความเหนื่อยล้าและความเหนื่อยหน่ายของพนักงาน และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอย่างมาก

แชทบ็อตของประสบการณ์พนักงานสามารถดึงไฟล์ หน้าคำถามที่พบบ่อย เอกสาร และข้อมูลอื่นๆ จากเครือข่ายภายในขององค์กร (เช่น ตัวชี้วัดทางธุรกิจที่สำคัญจากแอป BI) และแสดงเนื้อหาภายใน Teams โดยไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแอปเพื่อทำงานให้เสร็จ

4. ส่งการแจ้งเตือนส่วนบุคคล

แชทบ็อตของประสบการณ์พนักงานสามารถพุชการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนภายใน Teams (เช่น การอัปเดตนโยบายล่าสุด เอกสารที่เพิ่มไปยังโฟลเดอร์โครงการที่มีอยู่ เวลาหยุดทำงานตามกำหนดการ เป็นต้น)

การแจ้งเตือนดังกล่าวมีความเป็นส่วนตัวตามบทบาท ภูมิศาสตร์ ความสนใจ หน้าที่ของพนักงานที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ

Microsoft VIVA และ Chatbots ประสบการณ์พนักงาน

VIVA ซึ่ง เปิดตัวในเดือนกุมภาพันธ์ พ.ศ. 2564 ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มประสบการณ์พนักงานของ Microsoft รวบรวมการสื่อสาร ความรู้ การเรียนรู้ ทรัพยากร และข้อมูลเชิงลึก และสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เอื้ออำนวยที่ช่วยให้ผู้คนและทีมทำงานอย่างเต็มที่จากทุกที่

Microsoft VIVA ประกอบด้วยสี่โมดูลที่จัดส่งผ่าน Teams – VIVA Connections, VIVA Insights, VIVA Topics และ VIVA Learning ร่วมกันช่วยให้องค์กรส่งมอบการมีส่วนร่วมแบบ end-to-end และให้แน่ใจว่าผู้คนมีความรู้และทรัพยากรที่พวกเขาต้องการ – ภายในเวิร์กโฟลว์ทุกวัน

คำถามก็เกิดขึ้น – “แชทบอทของ EX สามารถทำงานร่วมกับ VIVA เพื่อมอบประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นให้กับพนักงานได้อย่างไร”

ตามที่เห็นข้างต้น ด้วยการเพิ่มขึ้นของการแปลงเป็นดิจิทัล พนักงานต้องการคำตอบและต้องการข้อมูลทันทีเพียงปลายนิ้วสัมผัส ด้วยการทำงานร่วมกับ Microsoft VIVA แชทบอทของ EX ก็สามารถทำได้

ตัวอย่างเช่นหัวข้อ VIVA ช่วยให้องค์กรดูแลจัดการหน้าหัวข้อในหัวข้อต่างๆ ซึ่งรวมถึงศัพท์แสงของบริษัท ชื่อโครงการ ซอฟต์แวร์ ฯลฯ และแสดงสิ่งเดียวกันในอีเมลและแอปอื่นๆ ด้วยการใช้ AI ในการหาเหตุผลเหนือความรู้ หัวข้อ VIVA ช่วยจัดระเบียบข้อมูลในเนื้อหาและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

ตอนนี้ พนักงานอาจเริ่มการสนทนากับบอทโดยพูดว่า “คุณช่วยบอกฉันเกี่ยวกับหัวข้อ “X ได้อย่างไร”

บอทอาจแสดงหน้าหัวข้อที่พูดคุยในเชิงลึกเกี่ยวกับหัวข้อ “X” หรืออาจแนะนำพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญในหัวข้อเดียวกัน

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles