ที่ทำงานแบบไฮบริด พนักงานในองค์กรของคุณทำงาน จากที่บ้านบ่อยแค่ไหน? การแพร่ระบาดทำให้การทำงานจากที่บ้านกลายเป็นเรื่องธรรมดา และการทำงานจากระยะไกลก็ไม่ได้หายไปไหน
ในการสำรวจพนักงาน 97%กล่าวว่าพวกเขาต้อง การทำงานจากระยะไกลอย่างน้อยสัก ช่วงหนึ่งตลอดอาชีพการงาน พนักงานจำนวนมากเหล่านี้ จะได้รับสิ่งที่ปรารถนา เพราะ87% ของบริษัทขนาดใหญ่เปิดรับความยืดหยุ่นในที่ทำงาน ในความเป็นจริง พนักงานโดยเฉลี่ยของสหรัฐฯ จะใช้เวลาในสำนักงานน้อยลง 24%
การเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานแบบผสมผสานหมายความว่าผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวก จะต้องมีความยืดหยุ่นมากขึ้น เมื่อคุณทราบวิธีการใช้พื้นที่ของสิ่งอำนวยความสะดวก ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ให้พิจารณาวิธีจัดการคีย์จริง เมื่อพนักงานรวมถึง คุณเข้าและออกจากสำนักงาน คุณจะติดตามคีย์ได้อย่างไร
1. จัดระเบียบและรักษาความปลอดภัยของกุญแจ
เริ่มต้นด้วยการแทนที่วิธีการจัดการกุญแจที่ล้าสมัย เช่น ระบบหมุด กล่องกุญแจ และสมุดบันทึกแบบแมนนวล วิธีการเหล่านี้ไม่เพียงแต่ต้องใช้ความพยายาม อย่างมากเท่านั้น แต่ยังทำให้กุญแจไม่เป็นระเบียบได้ง่ายอีกด้วย พวกเขายังเสี่ยง ต่อการถูกขโมยและสูญหายอีกด้วย
ให้ใช้ระบบควบคุมกุญแจอิเล็กทรอนิกส์ แทน เพื่อจัดระเบียบ และรักษาความปลอดภัยของกุญแจ (ซึ่งรวมถึง fobs) หากมีสถานที่หลายแห่งทั่วทั้งอาคารสถานที่ ซึ่งผู้คนต้องการกุญแจเข้า-ออก ให้วางระบบไว้ในแต่ละตำแหน่งเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้คนต้องเดินไปมา
เพื่อทำให้กระบวนการจัดการคีย์ของคุณง่ายขึ้น ให้มองหาระบบที่มีความสามารถ ในการเข้าถึงระยะไกลและแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบกิจกรรม หลักสำหรับสถานที่ทั้งหมดได้ในที่เดียว
2. เสนอการเข้าถึงที่ปลอดภัยไปยังพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน
แม้ว่าพนักงานจะทำงานจากที่บ้านบ่อยขึ้น แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าพื้นที่ ที่จำเป็นสำหรับการทำงานจะลดลงเสมอไป หมายความว่าคุณจะต้องมีกลยุทธ์เกี่ยวกับวิธีใช้พื้นที่นั้น
คุณมีพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน เช่น สำนักงาน ห้องประชุม หรือพื้นที่อื่นๆ หรือไม่? หากเป็นเช่นนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีขั้นตอนการจองกุญแจ ที่มีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่ากระบวนการบริการ ตนเองที่ช่วยให้พนักงานตรวจสอบคีย์ได้อย่างรวดเร็ว โดยใช้ระบบการจัดการคีย์อิเล็กทรอนิกส์
พนักงานสามารถจองกุญแจล่วงหน้า ลดการจองซ้ำซ้อน ในขณะที่ทำการจอง พนักงานสามารถเข้าสู่ระบบ ตรวจสอบคีย์ที่ต้องการ และส่งคืนเมื่อทำเสร็จแล้ว
3. ติดตามการใช้คีย์ของพนักงาน
เนื่องจากพนักงานเข้าและออกจากสำนักงานตลอดเวลา การรู้ว่ากุญแจ อยู่ที่ไหนจึงมีความสำคัญมากกว่าที่เคย เพื่อป้องกันข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ ให้ใช้วิธีควบคุมคีย์ที่ไม่ต้องให้พนักงานอัปเดตบันทึกคีย์ด้วยตนเอง ที่ทำงานแบบไฮบริด
ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้ระบบควบคุมกุญแจอิเล็กทรอนิกส์ คุณจะมีบันทึก อัตโนมัติว่าใครนำกุญแจออก เมื่อใด และเพราะเหตุใด คุณยังสามารถตั้งค่าพนักงานด้วยข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบที่ไม่ซ้ำใคร และควบคุมคีย์ที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้โดยอัตโนมัติตามโปรไฟล์ผู้ใช้ หากคุณมีพนักงานชั่วคราว ให้ตั้งค่าโปรไฟล์ผู้ใช้ที่จะหมดอายุเมื่อสิ้นสุดกรอบเวลาที่กำหนด
เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ หลีกเลี่ยง การให้พนักงานรับกุญแจนอกสถานที่ ก่อนออกเดินทาง ให้พวกเขาคืนกุญแจไปยังตำแหน่งที่กำหนด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณ มีวิธีที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ในการระบุคีย์ที่ไม่ได้ส่งคืน
4. รักษาความปลอดภัยคีย์อัตโนมัติ
หากต้องการควบคุมคีย์ของคุณ ให้ดำเนินการกระบวนการจัดการคีย์ให้เป็นอัตโนมัติมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ วิธีสามอันดับแรกในการทำเช่นนั้นมีดังต่อไปนี้:
- ใช้ระบบควบคุมหลักที่สร้างเส้นทางการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ การย้ายออกจากบันทึกการใช้กุญแจด้วยตนเองไปสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้พนักงานมีความรับผิดชอบ ประหยัดเวลา และให้การควบคุมความปลอดภัยที่ดียิ่งขึ้น
- ตั้งค่ารายงานอัตโนมัติเพื่อให้คุณสามารถติดตามคีย์และกิจกรรมของผู้ใช้ รายงานที่มีประโยชน์ที่สุดจะแสดงข้อมูล เช่น ธุรกรรมล่าสุด คีย์ที่เช็คเอาท์ในปัจจุบันทั้งหมด และคีย์ที่เกินกำหนดชำระ
- รับข้อความหรืออีเมลแจ้งเตือนสำหรับเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย ทริกเกอร์การแจ้งเตือน อาจรวมถึงคีย์ ที่ไม่ ได้ส่งคืน ความพยายามในการเข้าถึงโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต ลิ้นชักระบบกุญแจแบบเปิด และอื่นๆ
การทำงานเหล่านี้โดยอัตโนมัติช่วยให้คุณใช้เวลาน้อยลงในการจัดการคีย์และโฟกัสไปที่งานอื่นๆ
การปรับการจัดการคีย์จริงของคุณให้เป็นรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดไม่ใช่เรื่องยาก ด้วยกระบวนการที่มีประสิทธิภาพในการรักษาความปลอดภัยของคีย์ การให้สิทธิ์การเข้าถึงที่ปลอดภัยแก่พนักงาน และการติดตามกิจกรรมของคีย์ คุณจะสามารถติดตามคีย์ได้เสมอ ไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ที่ใด
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
