Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเรียกร้อง ค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ

ค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ การติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจอย่างเหมาะสมมีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรนั้น นอกจากนี้ เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การดำเนินการตามขั้นตอนการเรียกร้องค่าใช้จ่ายด้วยมือจะไม่เพียงแต่ใช้เวลานาน แต่ยังมีค่าใช้จ่ายสูงอีกด้วย

ประมาณ 70% ขององค์กรที่ดีที่สุดในระดับเดียวกันใช้หนึ่งในสี่วิธีอัตโนมัติสำหรับการจัดการค่าใช้จ่าย: โซลูชันแบบ end-to-end, ผู้ให้บริการ ERP, ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่าย หรือการเอาท์ซอร์ส ตามการ ศึกษา ของAberdeen Group

โดยธรรมชาติแล้ว ผลลัพธ์ของกระบวนการเรียกร้องค่าใช้จ่ายอัตโนมัติอาจมีนัยสำคัญ แม้ว่าองค์กรที่ใช้กระบวนการอัตโนมัติทั้งหมดจะเห็นค่าใช้จ่ายโดยเฉลี่ย $15 ต่อรายงาน แต่องค์กรที่ใช้ระบบด้วยตนเองใช้จ่ายโดยเฉลี่ยมากกว่าสองเท่า ($31 ต่อรายงานค่าใช้จ่าย)

เช่นเดียวกับหลายๆ คน ฉันต้องยื่นการเรียกร้องค่าใช้จ่ายเนื่องจากพวกเขาต้องการการอนุมัติและการชำระเงินคืนที่ฉันใช้ไปเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ การเรียกร้องเหล่านี้อยู่ในรูปแบบของใบเสร็จรับเงินซึ่งทำหน้าที่เป็นหลักฐานว่ามีการใช้จ่ายเงินไปเท่าไรและที่ไหน

ค่าใช้จ่ายของฉันอาจรวมถึงค่าที่พักสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ การสมัครสมาชิกแบบมืออาชีพ ผู้ให้บริการโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ต ความบันเทิงของลูกค้า และอุปกรณ์/ซอฟต์แวร์ และแน่นอนว่า ยิ่งบริษัทใหญ่ขึ้นเท่าใด ก็ยิ่งต้องดำเนินการเรียกร้องค่าใช้จ่ายมากขึ้นเท่านั้น และหากดำเนินการด้วยตนเองก็จะยิ่งต้องใช้เวลามากขึ้น

วิธีการทำงานของกระบวนการเรียกร้องค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง
ก่อนที่ระบบอัตโนมัติจะเข้ามามีบทบาท การจัดการค่าใช้จ่ายมักจะอยู่ในรูปแบบของกองเอกสารจริงและกองดิจิทัลของแผ่นงาน Excel การจัดการพวกเขาต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงของพนักงาน อย่างไรก็ตาม แม้จะมีแนวทางที่ใช้แรงงานเข้มข้นนี้ แต่ค่าใช้จ่ายก็ยังอาจไม่ถูกต้อง ล้าสมัย และมีค่าใช้จ่ายสูง

กระบวนการด้วยตนเองโดยทั่วไปสำหรับการเรียกร้องค่าใช้จ่ายอาจมีลักษณะดังนี้:

พนักงานกรอกรายงานค่าใช้จ่ายที่เป็นกระดาษ หรือกรอกสเปรดชีต Excel และส่งต่อพร้อมทั้งใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องไปยังผู้จัดการของตน
ผู้จัดการอนุมัติและส่งการเรียกร้องค่าใช้จ่ายไปยังแผนกบัญชี
การบัญชีจะประมวลผลรายการค่าใช้จ่ายแต่ละรายการเข้าสู่ระบบการเงินของบริษัทก่อนการยื่น
เมื่อต้องดำเนินการด้วยตนเองนี้สำหรับทุกๆ $5 footlong ที่ซื้อในบริษัทที่มีพนักงาน 20,000 คน คุณจะเห็นได้ว่ากระบวนการนี้จะกลายเป็นกระบวนการที่ถอนตัวออกมาอย่างรวดเร็วได้อย่างไร

ง่ายที่จะเห็นว่ากระบวนการเรียกร้องค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติสามารถให้ประโยชน์กับพนักงานได้อย่างไร การนำกระบวนการแบบแมนนวลออกช่วยลดความเครียด – ฉันไม่ต้องกรอกการเรียกร้องค่าใช้จ่ายเดิมเป็นครั้งที่ 20 และ ไม่ต้องดำเนินการทางการเงินเป็นครั้งที่ 20 เช่น กัน

การ ศึกษา ที่ดำเนินการโดยกลุ่มอเบอร์ดีนเปิดเผยว่าการทำให้กระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ – การสร้าง การส่ง และการชำระเงินคืน – อยู่ในอันดับต้น ๆ ของการดำเนินการเพื่อปรับปรุงการจัดการค่าใช้จ่ายผลการศึกษากลุ่มอเบอร์ดีนเกี่ยวกับการจัดการการเรียกร้องค่าใช้จ่าย

ความท้าทายของการจัดการค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง
คนงานระยะไกล

สถิติการสื่อสารโทรคมนาคมล่าสุดแสดง ให้เห็นว่าผู้ที่ทำงานที่บ้านเป็นประจำในหมู่ผู้ที่ไม่ได้ประกอบอาชีพอิสระได้เพิ่มขึ้น 103% ตั้งแต่ปี 2548 นอกจากนี้ ณ ปี 2014 ประมาณ 3.7 ล้านคน (2.5% ของแรงงานสหรัฐ) ทำงานจากที่บ้านเป็นอย่างน้อย ครึ่งเวลา พนักงานมักจะเรียกร้องค่าใช้จ่ายหากบ้านของพวกเขาเป็นสถานที่ทำงานประจำ เพราะสามารถเรียกร้องค่าอาหารกลางวันและค่าเดินทางที่เกี่ยวข้องกับการทำงานได้ ในฐานะที่เป็นคนที่อยู่ในหมวดหมู่นี้ ฉันรู้ว่าใบเสร็จของฉันต้องเดินทางไกลเช่นกัน และจะใช้เวลานานกว่าจะถึงสำนักงานของบริษัทและอาจหลงทางได้

รอบการชำระคืนที่ยาวนาน

รอบการชำระเงินคืนด้วยตนเองนั้นยาวนานและถูกถอนออกไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทขนาดใหญ่ที่พนักงานต้องดำเนินการเรียกร้องค่าใช้จ่ายจำนวนมาก ความคับข้องใจที่อาจเป็นผลมาจากงานที่ยาวนานและซ้ำซากจำเจเช่นนี้ อาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดเมื่อพนักงานดำเนินการ “นักบินอัตโนมัติ” แม้ว่าคำจะถูกกำหนดขึ้นสำหรับเครื่องจักร แต่คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้โดยทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ

กระบวนการซ้ำซ้อน

พนักงานสามารถรวบรวมใบเสร็จและส่งพร้อมกันได้ แต่ไม่สามารถดำเนินการซ้ำกันได้ ถ้าต้องนั่งแท็กซี่ไปประชุมทุกวันจันทร์ต้องยื่นแบบเดิมทุกเดือน กระบวนการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยให้ฉันไม่ต้องยุ่งยากในการประมวลผล และสุดท้ายก็ช่วยประหยัดเวลาและเงินของธุรกิจด้วย!

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดโดยใช้ Nintex ในการเรียกร้องค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ
สมมุติว่าคุณมีไซต์ SharePoint หรือ SharePoint Online ที่คุณสามารถสร้างรายการและไลบรารีได้ จากที่นั่น คุณจะต้องสร้างรายการสำหรับการเรียกร้องค่าใช้จ่ายของบริษัท ซึ่งหมายความว่าทุกครั้งที่พนักงานยื่นแบบฟอร์ม แบบฟอร์มนั้นจะถูกลงทะเบียนและเป็นส่วนหนึ่งของรายการนี้ เมื่อพนักงานส่งแบบฟอร์มค่าใช้จ่ายใหม่ทางอิเล็กทรอนิกส์ เวิร์กโฟลว์จะเริ่มต้นขึ้น ค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ

1. ใช้การดำเนินการส่งอีเมล
เมื่อพนักงานกรอกการเรียกร้องค่าใช้จ่ายใหม่ อีเมลอัตโนมัติที่รับทราบการส่งแบบฟอร์มของผู้รับ น่าแปลกที่ผู้คนชอบที่จะรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับกระบวนการที่พวกเขาเข้าร่วม

ใน NINTEX: ใช้การดำเนินการส่งอีเมลในเวิร์กโฟลว์ Nintex เพื่อติดต่อพนักงานที่ยื่นคำร้องค่าใช้จ่าย คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อพนักงานเป็นส่วนหนึ่งของรายการ จากนั้นกำหนดค่าการดำเนินการเพื่อค้นหาข้อมูลนี้ในรายการปัจจุบัน

2. ใช้การดำเนินการอัปเดตรายการ
เวิร์กโฟลว์จะอัปเดตข้อมูลในรายการและแจ้งให้ผู้ดูแลระบบไซต์ทราบถึงการเปลี่ยนแปลง

ใน NINTEX: ใช้การดำเนินการอัปเดตรายการในเวิร์กโฟลว์ Nintex เพื่ออัปเดตการเรียกร้องค่าใช้จ่ายใหม่ในรายการการเรียกร้องค่าใช้จ่าย การมีคอลัมน์สถานะทำงานได้ดีที่นี่ และ Nintex สามารถอัปเดตฟิลด์นี้ได้อย่างง่ายดายตลอดวงจรค่าใช้จ่าย

ใช้การดำเนินการ ส่งอีเมล เพื่อแจ้งให้ผู้จัดการตรวจสอบการเรียกร้องค่าใช้จ่ายใหม่ Nintex สามารถสอบปากคำ Active Directory (AD) เพื่อค้นหาอีเมลที่เกี่ยวข้องหากระบบของคุณได้รับการตั้งค่าในลักษณะนี้

3. ใช้การดำเนินการสาขาตามเงื่อนไข
เมื่อผู้จัดการทราบถึงการปรับปรุงใหม่ เขาหรือเธอตรวจทานการเรียกร้องค่าใช้จ่ายเพื่อขออนุมัติ หากได้รับอนุมัติ การเรียกร้องค่าใช้จ่ายจะถูกส่งต่อไปยังฝ่ายการเงิน ถ้าไม่เช่นนั้น พนักงานจะประเมินใหม่อีกครั้ง (เปลี่ยนกลับเป็นขั้นตอนที่ 1)

ใน NINTEX: ใช้การดำเนินการสาขาตามเงื่อนไขเพื่อตั้งค่าสาขา ‘ใช่’ และ ‘ไม่ใช่’ – เรื่อง: การเรียกร้องค่าใช้จ่ายได้รับการอนุมัติหรือไม่ ถ้า ‘ใช่’ ให้ใช้การดำเนินการอัปเดตรายการในรายการ และใช้มอบหมายการดำเนินการเพื่อส่งการเรียกร้องค่าใช้จ่ายไปยังแผนกการเงินเพื่อขออนุมัติ หาก ‘ไม่’ ให้ใช้การดำเนินการส่งอีเมลเพื่อแจ้งพนักงานว่าการเรียกร้องไม่สำเร็จและนำเสนอตัวเลือกต่างๆ

4. ใช้การดำเนินการมอบหมายงาน
เมื่อการเรียกร้องได้รับการตรวจสอบแล้ว การแจ้งจะถูกส่งไปยังแผนกการเงินเพื่อดำเนินการเรียกร้อง ที่นี่ค่าใช้จ่ายจะคืนเงินและเงินจะถูกโอนไปยังพนักงาน
ใน NINTEX: ใช้การดำเนินการมอบหมายงานเพื่อให้ฝ่ายการเงินดำเนินการการเรียกร้อง

5. ใช้การดำเนินการสร้างรายการในรายการ
เมื่อดำเนินการแล้ว การชำระเงินคืนจะถูกป้อนลงในบันทึกเพื่อติดตามการเรียกร้องค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (เช่น พนักงานที่เรียกร้องและผู้จัดการสายงาน/หัวหน้าทีม) จะได้รับแจ้งการเรียกร้องค่าใช้จ่าย

ใน NINTEX: คุณสามารถมีรายการแยกต่างหากสำหรับจัดการการชำระเงินได้อย่างง่ายดาย เมื่อใช้การกระทำ สร้างรายการ คุณสามารถสร้างการชำระเงินได้อย่างง่ายดาย และแม้กระทั่งเชื่อมโยงกลับไปยังการส่งค่าใช้จ่ายเดิมที่เกี่ยวข้อง

ตามแนวคิด เวิร์กโฟลว์ตัวอย่างนี้มี “โครงกระดูก” ให้คุณใช้เมื่อทำให้กระบวนการเรียกร้องค่าใช้จ่ายของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การชี้ให้เห็นว่า ทุกธุรกิจมีความแตกต่างกัน และขั้นตอนบางอย่างในเวิร์กโฟลว์นี้จะแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท

นอกจากนี้ ธุรกิจของคุณอาจมีระบบอื่นๆ ที่จำเป็นต้องโอนย้ายหรือกระทบยอดข้อมูลเมตาการเรียกร้องค่าใช้จ่าย ซึ่ง Nintex สามารถทำได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม ตรรกะพื้นฐานที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้สามารถใช้ได้กับสถานการณ์ส่วนใหญ่ และจะเป็นรากฐานที่มั่นคงสำหรับการทำให้ขั้นตอนการเรียกร้องค่าใช้จ่ายของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

 

โปรดคอยติดตามในขณะที่เราจะเผยแพร่เพิ่มเติมในชุดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Nintex Workflow รวมถึงเครื่องมือสร้างเทมเพลตสำหรับการปฐมนิเทศพนักงานและการประมวลผลการตอบสนองการบริการลูกค้า

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles