การสแกนเอกสาร ในปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่ใช้งานง่ายและสะดวกสบาย ทำให้ หลายสิ่งที่เป็นระบบอนาล็อกสามารถถูกจัดเก็บเป็นดิจิตอลได้อย่างง่ายดาย แล้วเรื่องของงานเอกสารต่างๆหรือไฟล์ต่างๆในคอมพิวเตอร์นั้น สามารถจัดการ ได้อย่างง่ายดายในปัจจุบัน ซึ่งในบทความนี้เขาจะกล่าวถึงการใช้ เครื่องสแกนเนอร์ ในการสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษรูปภาพ หรือภาพถ่ายต่างๆ ที่เป็นหลักฐานสำคัญ เพื่อจัดเก็บให้อยู่ในคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะทำให้การใช้งานสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น สามารถทำซ้ำ หรือแก้ไขปรับปรุง เอกสารต่างๆให้ดีขึ้นได้และป้องกันการสูญหาย จากฝ่ายต้นฉบับ เป็นต้น
การสแกนเอกสาร โดยเครื่องสแกนเนอร์นั้นเป็น สิ่งที่สำคัญอย่างหนึ่ง ในการนำเข้า เอกสารรูปภาพ ให้อยู่ในดิจิตอลในโลกของปัจจุบันนี้ ซึ่งไม่ว่าจะเป็น ในด้านของ ธุรกิจ หรือองค์กรต่างๆหน่วยงานรัฐและเอกชน มักนิยมใช้เครื่อง Scanner ในการสแกนเอกสารและจัดเก็บข้อมูล โดยการใช้เครื่องสแกนเนอร์นั้นก็มีความจำเป็น อย่างมาก สำหรับธุรกิจในสมัยใหม่นี้ และการใช้งานของมันค่อนข้างง่ายจึงเป็นที่นิยม อย่างแพร่หลาย ซึ่ง หากไม่มีเครื่องสแกนเนอร์เป็นของตัวเองก็สามารถที่จะใช้ตาม ห้องสมุดหรือหอสมุดต่างๆใกล้ๆบ้านท่านหรือตามร้านถ่ายเอกสารร้านส่งพัสดุ ก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยประเด็นที่สำคัญนั้นก็คือการแปลงข้อมูลภายในเอกสาร ที่เป็นกระดาษแผ่นแผ่น ให้ เป็นดิจิตอล โดยที่จะใช้เทคโนโลยีแบบเดียวกัน กับเครื่องถ่ายเอกสาร ที่ใช้ในการถ่ายภาพบนเอกสารเช่นกันแต่ในที่นี้ จะไม่สามารถปริ้นภาพถ่ายออกมาได้เหมือนกับเครื่องถ่ายเอกสารแต่ระบบของเครื่องสแกน
ก็จะเป็นการส่งภาพเข้าไปยังคอมพิวเตอร์ได้โดยตรงแทน จึงสะดวก สำหรับการนำภาพที่สแกนแล้วไปใช้งานต่างๆหรือปรับปรุงแก้ไขได้อย่างหลากหลายกว่า
1.จัดหาเครื่อง Scanner ให้เหมาะสมกับความต้องการ ของท่าน
โดยหากเรา ต้องการที่จะเริ่มต้น สแกนเอกสารด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะเป็น ส่วนบุคคลหรือ เป็นหน่วยงานองค์กรต่างๆ ทั้งภาครัฐและเอกชนก็ตาม สิ่งหนึ่งที่ควร
มี ควรจัดหา ก็คือเครื่อง Scanner โดยจำเป็นต้องจัดหา เครื่องสแกนเนอร์ สำหรับการสแกนเอกสาร โดยเลือกไปที่เครื่องสแกนเนอร์ ที่มีความเร็วในการสแกน สูง หรือหากชอบ การใช้ฟังก์ชั่นต่างๆหรือซอฟต์แวร์ต่างๆ
ก็สามารถเลือกให้ตรงรุ่นกับความต้องการได้โดยสามารถเปรียบเทียบราคาและเช็ค ราคาได้ตามเว็บไซต์ต่างๆหรือสามารถสั่งตรง มาที่เราได้ หลายๆท่านอาจจะ ซื้อมาเป็นเซ็ต ที่สามารถเป็นแบบ All in one คือมีฟังก์ชัน
ในการถ่ายเอกสาร การสแกนการส่งแฟกซ์ รวมถึงการปริ้นงานได้อีกด้วย โดยหลังจากเมื่อซื้อเครื่องสแกนเนอร์มาแล้ว เราจะต้อง ต่อเครื่องเข้ากับคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการ Monitor หรือบริหารจัดการด้านเอกสารโดยตรงและทำการติดตั้งโปรแกรมพร้อมทั้งศึกษาวิธีการใช้งานจากผู้ขายให้ถูกต้องและครบถ้วน ซึ่งโดยปกติแล้วเครื่องสแกนเนอร์จะสามารถเชื่อมต่อเข้ากับตัวคอมพิวเตอร์ของเราได้ ที่นิยม ใช้สายเป็นแบบ USB ซึ่ง ส่วนใหญ่
จะ มีให้อยู่แล้วในกล่อง ส่วน การติดตั้งโปรแกรม มักไม่มีอะไรซับซ้อนเพราะจะมีซีดีสาธิตวิธีการใช้งานและคู่มือการติดตั้งประกอบมาด้วยทุกครั้งอยู่แล้ว โดย ส่วนใหญ่ จะ ไม่มีอะไรซับซ้อน ก็ให้ลองทำตามคำแนะนำ
ในคู่มือของการใช้งานหรือ วีดีโอสาธิต ใน แผ่นซีดี ที่ใช้สำหรับการติดตั้งก็ได้
2 ต้องมีซอฟต์แวร์หรือโปรแกรม
สำหรับการเชื่อมโยง ไฟล์ให้สามารถเข้ากันกับเอกสารที่สแกนได้ ซึ่งถือเป็นสิ่งจำเป็น โดยโปรแกรม ส่วนใหญ่จะมีการ ติดมากับเครื่องอยู่แล้ว หรือหากไม่มีก็ให้เราทำการดาวน์โหลดลงบนคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ หากคุณตั้งใจว่าจะใช้เครื่องสแกนไว้ทำอะไรที่ซับซ้อนกว่า คุณก็จะต้องมีโปรแกรมที่รองรับสำหรับเครื่องสแกนของคุณด้วยโดยโปรแกรมต่างๆที่ เชื่อมโยงกับการ scan ก็คือตัวอย่างเช่น Adobe acrobat ซื้อ Adobe PDF เป็นต้น ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งเนื้อหาที่ได้สแกนออกมาเป็นเอกสารในแบบที่อ่านได้หลายๆหน้า หรือต้องการรวมหน้าใดหน้าหนึ่ง ขอเอกสารคัดลอกตัดออก ก็สามารถทำได้ โดยโปรแกรมอย่าง Adobe Photoshop หรือ Adobe Illustrator ซึ่ง จำเป็นต้องใช้งานอยู่แล้ว เพราะจะช่วยให้คุณสามารถปรับแต่3 ควรเตรียมเอกสารที่ต้องการจะสแกน และเอกสารนั้นต้องสามารถสแกนได้ โดยที่ไม่ใหญ่หรือเล็กเกินไป เพราะคุณจะต้องใส่เอกสารเหล่านั้นเข้าไปในเครื่องสแกนเนอร์ เหมือนกับการที่เราทำ การถ่ายเอกสาร นั่นแหละ และคุณต้องแน่ใจด้วยว่าเอกสารของคุณนั้น สามารถสแกนได้ เพราะถ้าหาก เอกสารต้นฉบับ เปราะบางขาดง่ายหรือไม่เรียบ พอ เราจะไม่สามารถสแกนเอกสารนั้นได้ ดังนั้น เราจะต้องระมัดระวังในการสแกน ด้วย นอกจากนี้ ควรป้องกันวัสดุที่มีแสงสะท้อนมากเป็นพิเศษ หรือ กระดาษที่มีแม็กเย็บ จะต้องดูให้ดีเพื่อป้องกัน วัตถุเหล่านั้น ติดมาบนเครื่องสแกนเนอร์ซึ่งจะทำให้การใช้งานของเครื่องสแกนเนอร์นั้นเสื่อมลงงภาพถ่ายที่ถูกสแกนออกมา หรือปรับแต่งเนื้อหาที่สแกนออกมาให้มีขนาดที่ใหญ่ขึ้นได้
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
