การทำงานเอกสาร วิธีที่คุณจัดเก็บเอกสาร และ ข้อมูลการบัญชีของคุณมีอิทธิพลอย่างมากต่อศักยภาพ ในการวางแผนของคุณเมื่อคุณก้าวไปข้างหน้า เมื่อเอกสารทางบัญชีนั้นยากที่จะกู้คืนหรือหาย ไปมันจะก่อให้เกิดปัญหาร้ายแรงในกรณีที่มีการตรวจสอบในอนาคตมันจำกัดความสามารถ ของคุณในการสร้างงบประมาณแผนโดยละเอียดและการวิเคราะห์ต้นทุน การจัดการเอกสารทางบัญชีอย่างมีประสิทธิภาพจากนั้น จัดเก็บเอกสารเหล่านั้นเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย และ ทางกฎหมายจำเป็นต้องให้ความสำคัญ เป็นลำดับแรกสำหรับทุกแผนกการเงิน
การใช้ระบบการจัดการเอกสาร – DMS เพื่อจัดเก็บเอกสารทางบัญชี / ข้อมูลช่วยฝ่ายบัญชีในการฝึกฝนการควบคุมที่เพิ่มขึ้นในห้าวิธี / มารยาท;
การเตรียมสอบบัญชี:หากคุณมีระบบกระดาษ การตรวจสอบมักจะเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับแผนกบัญชีเช่นเดียวกับภาคการตรวจสอบ ตัวอย่างเช่นผู้สอบบัญชีอาจขอดูใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณตั้งแต่ปี 2011 ดังนั้นคุณจึงอนุญาตให้พวกเขาเข้าถึงผู้ตรวจสอบบัญชีและตู้เก็บเอกสารของคุณจะนั่งในห้องและดูเอกสารทั้งหมด
แผนกบัญชีของคุณได้รับการปรับปรุงให้คุณตอบสนองต่อการตั้งค่าของผู้ตรวจสอบบัญชีได้อย่างรวดเร็วและควบคุมข้อมูลธุรกิจ / เอกสารของคุณหากคุณมี DMS
การสร้าง Audit Trail s:เอกสารการบัญชีข้อมูลทางการเงินและข้อมูลเป็นความลับสูงและจำเป็นต้องดูว่าใครเข้าถึงเอกสารทางบัญชีและอะไรบ้าง
การเปิดใช้งานการหัก ณ ที่จ่ายเอกสารที่ถูกต้อง:ระบบที่ใช้กระดาษทำให้เกิดปัญหา การเก็บรักษาเอกสารมากเกินไป และ ใช้เวลานาน
คุณต้องตรวจสอบอายุของเอกสารแต่ละฉบับด้วยตนเองและจัดเรียงตามวันที่จากนั้นยกเลิกไฟล์ตามกำหนดเวลา ด้วยระบบการจัดการเอกสารอย่างไรก็ตามมันง่ายและสะดวกในการรวบรวมข้อมูลเอกสารเช่นวันที่ในใบแจ้งหนี้และวันที่จัดเก็บรวมข้อมูลเมตานั้นไว้ในที่เก็บฐานข้อมูลเอกสารของคุณ การทำงานเอกสาร
จากตรงนั้นคุณระบุระยะเวลาที่คุณจะเก็บเอกสารประเภทต่างๆเช่นงบการเงินใบแจ้งหนี้และระบบจะดูแลเมื่อไรที่จะปล่อยเอกสาร / ข้อมูลทางบัญชีที่ล้าสมัย
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เก่าเหล่านี้จะถูกส่งออกหรือลบไปยังที่เก็บถาวรนอกสถานที่ การทำงานเอกสาร
สนับสนุนการวิเคราะห์ต้นทุนโดยละเอียด:เมื่อองค์กรของคุณกำลังทำการวิเคราะห์ต้นทุนคุณต้องมีการเข้าถึงข้อมูล / เอกสารที่อยู่นอกแพลตฟอร์มการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ของคุณ
รายละเอียดการชำระเงินของคุณมีแนวโน้มที่จะปกปิดใบแจ้งหนี้จริงเชิงลึกและเอกสารประกอบอื่น ๆ ซึ่งทำให้การวิเคราะห์ต้นทุนโดยละเอียดและใช้เวลานานเป็นเรื่องยากเว้นแต่คุณจะมีระบบการจัดการเอกสาร – DMS ที่รวมกับระบบ ERP ของคุณ
การนำเสนอการวางแผนงบประมาณที่แม่นยำ:เมื่อ บริษัท / ธุรกิจของคุณรวมงบประมาณคุณต้องมีการเข้าถึงข้อมูลที่ลึกกว่างบการเงินเพื่อวางแผนงบประมาณและการเงินอย่างแม่นยำ
งบการเงินเปิดเผยสิ่งที่คุณลงทุนในแต่ละปี แต่ถ้าคุณต้องการรู้ว่าอะไรที่เกินจำนวนคุณจะต้องวิเคราะห์ / ประเมินใบแจ้งหนี้อย่างเป็นไปได้
ความโปร่งใสประเภทนี้ช่วยให้ผู้บริหารธุรกิจสามารถวิเคราะห์ได้ว่าการใช้จ่ายก่อนหน้านี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับปีที่จะมาถึงหรือไม่และในที่สุดก็จะตัดสินใจอย่างชาญฉลาดว่าจะคืนค่าหรือเปลี่ยนบริการทันทีหรือไม่
ในที่สุดกระบวนการที่คุณใช้เมื่อจัดเก็บเอกสารทางบัญชีของคุณมีผลกระทบอย่างมากต่อศักยภาพในการควบคุมข้อมูลทางธุรกิจ / เอกสาร / ข้อมูลที่สำคัญ
ด้วยการใช้ระบบการจัดการเอกสาร – DMS เอกสารเหล่านี้ทั้งหมดถูกตั้งค่าสำหรับการกู้คืนทันทีเพิ่มผลลัพธ์ของการตรวจสอบที่มีศักยภาพและเพิ่มความแม่นยำของการวางแผนงบประมาณและการวิเคราะห์ต้นทุน
หลาย บริษัท กำลังใช้ ระบบจัดเเก็บเอกสาร เพื่อลดต้นทุนและปรับปรุงประสิทธิภาพแม้ระบบจัดเก็บเอกสารกลางสามารถช่วย บริษัท ในระดับที่สำคัญเพื่อลดต้นทุนของการจัดเก็บการใช้การจัดเก็บและการกู้คืนเอกสารและไฟล์
Document Automation ทำงานอย่างไร
วิธีการทำเอกสารอัตโนมัติแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม – อุตสาหกรรม แต่สิ่งหนึ่งที่เป็นจริง – ผู้เชี่ยวชาญไม่ต้องสัมผัสโปรแกรมประมวลผลคำอีกเลย
การสร้างเอกสารเป็นเพียงจุดเริ่มต้น ระบบอัตโนมัติช่วยดูแลงานที่ยุ่งยากเช่นการกรอกข้อมูลการติดต่อคำแนะนำและวันที่
ซอฟต์แวร์เอกสารอัตโนมัติคำนวณตัวเลขค่าและชุดข้อมูลอย่างรวดเร็ว
คุณลักษณะนี้เหมาะสำหรับนักกฎหมายและที่ปรึกษาด้านการเงิน
ระบบอัตโนมัติใช้เวลาหมดเวลาในการทำงานกับบุคคล ตัวอย่างเช่นก่อนที่จะมีซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารอัตโนมัติคุณต้องขอลายเซ็นทางแฟกซ์หรือด้วยตนเอง
ตอนนี้เรามีสิทธิ์ของซอฟต์แวร์เอกสารบนคลาวด์ที่ทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติภายในเสี้ยววินาที
1. วิธีการทีละขั้นตอนง่าย ๆ การทำงานเอกสาร
กระบวนการซอฟต์แวร์แตกต่างกันไป แต่ผลิตภัณฑ์ส่วนใหญ่มาพร้อมกับแดชบอร์ดที่เก็บไฟล์เอกสารเครื่องมือการทำงานร่วมกันและวิธีการสร้างเอกสารแบบทีละขั้นตอน
ซอฟต์แวร์เอกสารอัตโนมัติในวันนี้ถูกสร้างขึ้นสำหรับมืออาชีพที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค
นี่คือเหตุผลหนึ่งว่าทำไม บริษัท ขนาดใหญ่ถึงต้องการระบบอัตโนมัติ
พนักงานมีความรู้ด้านเทคนิคที่หลากหลาย แต่ซอฟต์แวร์เอกสารทำให้ทุกคนอยู่ในสภาพเดียวกัน
นอกจากนี้ยังมีหลายครั้งที่มาในรูปแบบของแบบสอบถามง่ายๆและเรียกว่า Gamification ซึ่งจะพาลูกค้าผ่านวิธีการเพื่อให้พวกเขาสามารถกรอกแบบฟอร์มและส่งพวกเขาทันที
2. ความผิดพลาดของมนุษย์ในการสร้างเอกสารน้อยที่สุด
ระบบอัตโนมัติออกจากพื้นที่น้อยลงสำหรับข้อผิดพลาดของมนุษย์
ส่วนคำสั่งทางกฎหมายข้อมูลการติดต่อหรือหมายเลขที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้งานของคุณเต็มวัน
ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดในชั่วโมงเร่งด่วน
เมื่อใดก็ตามที่ผู้เชี่ยวชาญปฏิบัติงานประจำที่คล้ายกันเป็นเวลาหลายชั่วโมงข้อผิดพลาดมักจะเกิดขึ้น พนักงานรู้สึกเครียดและเบื่องานอื่น ๆ การทำงานอัตโนมัติอย่างง่ายสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและป้องกันข้อผิดพลาดที่เกิดจากความเครียด
ลองนึกภาพว่าคุณจะประหยัดเงินได้มากแค่ไหนในรูปแบบที่สะกดผิดกระดาษที่เสียเปล่า
3. ปรับปรุงการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน
ศักยภาพในการสร้างแก้ไขและบันทึกเอกสารในระบบคลาวด์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกัน ซอฟต์แวร์เอกสารบนคลาวด์ที่สำคัญมาพร้อมกับเครื่องมือ การทำงานร่วมกันในตัวสำหรับทีม / พนักงาน
คุณลักษณะเหล่านี้เหมาะสำหรับโครงการที่ใช้ Agile ซึ่งมีการรวมกันอย่างมาก
ความแข็งแกร่งในการสื่อสาร และ แก้ไขเอกสารในแบบเรียลไทม์ช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความคล่องตัวในการโต้ตอบระหว่างแผนกและทีม
4. ประหยัดเงินในการประมวลผลเอกสารและการสร้าง
คุณช่วยบอกชื่อเจ้าของธุรกิจที่ไม่ต้องการประหยัดเงินได้ไหม จะไม่มีใคร! การลดต้นทุนเป็นหนึ่งในเหตุผลแรกที่เจ้าของธุรกิจชอบระบบอัตโนมัติอย่างแน่นอน!
ซอฟต์แวร์เอกสารอัตโนมัติช่วยลดค่าใช้จ่าย คุณไม่ต้องจ้างพนักงานเพิ่มเติมเพื่อกรอกแบบฟอร์มจำนวนมาก ประหยัดเงิน บนกระดาษโดยเพิ่มเอกสารทั้งหมดของคุณในคลาวด์
โยนทริปพิเศษเหล่านั้นไปที่ร้านพิมพ์ คุณจะประหยัดเงินได้อย่างแน่นอน!
ด้วยการประหยัดเงินในเอกสารเกี่ยวกับการประมวลผลและการสร้างคุณสามารถใส่เงินของคุณในที่ที่มันนับ และ คุ้มค่ากับการลงทุนในระยะยาว!
5. สร้างผลกำไรมากขึ้น
เงินไม่ใช่สิ่งเดียวที่คุณจะประหยัดได้ด้วยระบบอัตโนมัติ พนักงานของคุณจะมีเวลามากขึ้น ในการดำเนินการด้านการตลาดการขาย และ การเข้าถึงลูกค้า
ผู้บริหารการขายระดับสูงของคุณจะมีเวลามากขึ้นในการลงทุนในบัญชีที่สำคัญแทนการลงทุนชั่วโมงร่างแบบฟอร์มสำหรับบัญชีล่าสุด นอกจากนี้ลูกค้าจะเพลิดเพลินไปกับความยืดหยุ่นและความง่ายของปรากฏการณ์ออนบอร์ดอัตโนมัติซึ่งทำให้งานของพนักงานของคุณสะดวกสบาย
6. ก้าวสู่ระดับโลกด้วยกระบวนการอัตโนมัติ
คุณมีความฝันที่จะก้าวไปสู่ระดับโลก อย่าแค่ฝันถึงการไต่ระดับ ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อไปที่นั่น! ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยคุณในการขยายการเข้าถึงลูกค้าทั่วโลกของคุณ ใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์อัตโนมัติเพื่อรับและส่งเอกสารจากลูกค้าทั่วโลก
รวมซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของคุณเข้ากับเครื่องมือ สื่อสารที่อนุญาตการประชุมทางวิดีโอที่ง่ายและรวดเร็วจากที่ใดก็ได้ในโลก
ข้อสรุป – ค้นพบประโยชน์ของระบบเอกสารอัตโนมัติ
อย่าได้รับอิทธิพลจากงานเอกสารที่ยุ่งยาก ระบุข้อดีของระบบเอกสารอัตโนมัติ สร้างแบ่งปันแก้ไขและรับเอกสารที่แม่นยำในทันที
ระบบอัตโนมัติมีความสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการไต่ระดับในปี 2020 ระบบอัตโนมัติจะช่วยให้คุณขยายได้เร็วขึ้นโดยใช้เวลาในการสร้างเอกสารการรวบรวมและการประมวลผล
คุณมีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณหรือไม่? หากยังไม่ทราบให้จำเคล็ดลับการทำงานอัตโนมัติเหล่านี้และจะช่วยคุณได้อย่างมั่นใจ
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา
