Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

8 เหตุผลที่ การจัดเก็บเอกสาร การจัดการบันทึกข้อมูลแตกต่างจากเดิม

จัดเก็บเอกสาร

เป็นความผิดพลาดทั่วไปในอุตสาหกรรมการจัดการข้อมูล การจัดเก็บเอกสาร เพื่อใช้คำที่เกี่ยวข้องแทนกันได้ แต่มีความแตกต่างเล็กน้อยระหว่างคำเหล่านี้ที่มีความสำคัญมาก หลาย บริษัท คิดว่าการใช้การจัดการระเบียน (RM)ในองค์กรของพวกเขาพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพแก้ปัญหาการกำกับดูแลข้อมูลของพวกเขา (IG) หรือปัญหาการกำกับดูแลกิจการ

ฉันต้องการใช้โอกาสนี้เพื่อเน้นความคล้ายคลึงและความแตกต่างที่สำคัญระหว่างสองคำนี้:

1) ทั้งการกำกับดูแลข้อมูล (IG) และการจัดการระเบียน (RM) เป็นสาขาวิชาธุรกิจ

วัตถุประสงค์ของการจัดการข้อมูลคือเพื่อกำหนดทุกแง่มุมของวิธีการจัดการข้อมูล วัตถุประสงค์ของการจัดการบันทึกข้อมูลคือการจัดการด้านต่างๆของข้อมูลนั้น ไม่มีระเบียบวินัยใด ๆ ที่สามารถ“ จัดเรียง” ได้อย่างหมดจดโดยการโยนเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่เป็นปัญหา แต่ซอฟต์แวร์ช่วยมากในการรักษาความสอดคล้องและลดความพยายาม

2) การกำกับดูแลข้อมูลเป็นศูนย์กลางในการตัดสินใจ

ภายใต้ฮับนั้นเป็นกลไกการพูดจำนวนหนึ่งที่จัดการด้านต่าง ๆ : การจัดการระเบียนเป็นเพียงหนึ่งในนั้น การจำแนกประเภท, การถือครองตามกฎหมาย, ความเป็นส่วนตัว & ความปลอดภัย, การเก็บถาวร, eDiscovery, การรื้อถอนแอปพลิเคชัน, การจัดระดับชั้นการจัดเก็บข้อมูล, การจัดการสถานที่และอื่น ๆ

3) การกำกับดูแลข้อมูลมีความรับผิดชอบอย่างเต็มที่ต่อข้อมูลของ บริษัท

ตามที่คณะกรรมการบรรษัทภิบาลและกำกับดูแลข้อมูลที่อยู่ภายใต้การควบคุมของ Records Management นั้นน้อยกว่า 20% ของข้อมูลทั้งหมดที่จัดการโดยองค์กร การกำกับดูแลข้อมูลมีความรับผิดชอบต่อข้อมูลของ บริษัท 100% รวมถึง 20% ที่บริหารโดย Records Management และ การจัดเก็บเอกสาร

4) การจัดการบันทึก

มักจะเน้นไปที่การจัดการวงจรชีวิตและการปกป้องข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างซึ่งส่วนใหญ่เป็นเอกสาร การกำกับดูแลข้อมูลสร้างนโยบายทั่วไปที่สามารถนำไปใช้กับข้อมูลที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง

5) การจัดการบันทึกมักจะทำงานร่วมกับอนุกรมวิธานที่กำหนดและตกลงกันไว้และตกลง

การกำกับดูแลข้อมูลมีการเล่นปาหี่อย่างต่อเนื่องกับนโยบาย, กฎหมาย, คดี, ความปลอดภัย, การระงับทางกฎหมาย, ต้นทุนและความต้องการทางธุรกิจ

6) ขอบเขตการกำกับดูแลข้อมูลรวมถึงแหล่งข้อมูลทั้งหมด:

ที่เก็บข้อมูลการจัดการระเบียนที่เก็บข้อมูล ECM อื่น ๆ ที่ไม่ใช่แพลตฟอร์มการจัดการบันทึกข้อมูล, อินสแตนซ์ SharePoint ทั้งหมด, เซิร์ฟเวอร์อีเมลสด, ไฟล์เก็บถาวรอีเมล, ไดรฟ์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน , ไฟล์ PST, ระบบจัดเก็บข้อมูล, โน้ตบุ๊ก C: ไดรฟ์, ไดรฟ์คลาวด์, ไดรฟ์จัดเก็บข้อมูลที่ถอดออกได้, เซิร์ฟเวอร์เหล่านั้นที่มาพร้อมกับการซื้อครั้งสุดท้ายและไม่มีใครรู้ว่ามีอะไรอยู่ในนั้น

7) ระบบการจัดการระเบียนมีแนวโน้มที่จะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาจัดการในสภาพแวดล้อมแบบรวมศูนย์ควบคุม

เครื่องมือการกำกับดูแลข้อมูลไม่ได้มีความหรูหรา – พวกเขาจำเป็นต้องอนุญาตให้มีข้อมูล (รวมถึงการเก็บถาวรทางกายภาพ) ในสภาพแวดล้อมดั้งเดิมของพวกเขา

8) ผู้มีส่วนได้เสียด้านการจัดการบันทึกส่วนใหญ่เป็นผู้จัดการประวัติและ / หรือผู้จัดการฝ่ายกำกับ

คำตอบด้านการกำกับดูแลข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ, การตรวจสอบ, ความปลอดภัย, กฎหมาย, ไอที, การเงินและการดำเนินธุรกิจ – ผู้ชมที่แตกต่างกันมากและมีผลประโยชน์ทับซ้อนกัน

การพยายามเปรียบเทียบการกำกับดูแลข้อมูลและการจัดการบันทึกข้อมูลนั้นเป็นเหมือนการพยายามเปรียบเทียบรัฐบาลกลาง (หรือรัฐบาลกลางสำหรับเพื่อนชาวอเมริกันของฉัน) กับองค์กรปกครองของโรงเรียนในท้องถิ่น ทั้งคู่มีบางสิ่งบางอย่างที่จะควบคุม แต่อย่างใดอย่างหนึ่งใช้ทิศทางจากที่อื่นและนี่คือที่ความคล้ายคลึงกันสิ้นสุดลง ไม่มีตัวเลือกตัวใดตัวหนึ่งแทนตัวอื่น โดยพื้นฐานแล้วการกำกับดูแลข้อมูลและการจัดการบันทึกนั้นมีความแตกต่างกันสองประการหากการวางซ้อนวินัยทางธุรกิจและทั้งสองต้องได้รับการแก้ไขโดยกรอบการกำกับดูแลข้อมูลที่สอดคล้องกัน

หากคุณมีความสนใจในการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำกับดูแลข้อมูลและผลกระทบที่จะมีในอุตสาหกรรมของเราเข้าร่วมการสัมมนาทางเว็บที่จะเกิดขึ้นของเราใน 15 พฤษภาคมที่ฉันจะพูดกับนักวิเคราะห์ที่มีชื่อเสียง, อลัน Pelz-ชาร์ปเพื่อหารือเกี่ยวกับตัวอย่างชีวิตจริงของการกำกับและวิธีที่คุณ สามารถเริ่มโครงการกำกับดูแลข้อมูลที่ บริษัท ของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสัมมนาทางเว็บข้อมูลภิบาลและสงวนจุดของคุณที่นี่

เราบริการให้คำปรึกษาแนะนำการใช้งาน ระบบจัดเก็บเอกสาร

K&O มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้าน Alfresco มาอย่างต่อเนื่องยาวนาน นี่คือโซลูชั่นเพื่อการจัดการเอกสารแบบลูกผสม ใช้งานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ และ ระบบคลาวด์ โดยทีมงานพัฒนาของเรามีโอกาสได้ร่วมงานกับองค์กรมากมายในหลากหลายแวดวง เช่น ด้านการผลิต การเงิน ไปจนถึงพลังงาน และภาครัฐ เพื่อจัดทำโซลูชั่นจัดการเอกสารที่ตรงตามความต้องการเฉพาะของแต่ละองค์กร

สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

 

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา

Related Articles