Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

การจัดการข้อมูลด้วย เทคโนโลยี Business Content Platform หรือ ECM ได้ยังไง?

เทคโนโลยี การจัดการข้อมูลในองค์กร Business Content Platform หรือ Enterprise Content Management (ECM) ซึ่งเป็น Service ใหม่ของ K&O มีการบริการคล้ายกับ ECM แต่ว่าจะเพิ่ม บริการเล็กน้อยเข้ามาที่ทำให้พวกเราเข้าถึงหน่วยงานหรือองค์กรเพิ่มมากขึ้น

ความหมายของการจัดการข้อมูลในองค์กร

Business Content Platform หรือ ECM นับเป็นเครื่องมือ หรือ ระบบที่ช่วยสำหรับการบริหารจัดแจง ทำ จัดเก็บ ควบคุม รวมทั้งบริหารการจัดรักษาระยะยาว และยังรวมไปถึงการทำลาย ในส่วนของ Content ที่เกิดขึ้นในหน่วยงาน อีกทั้ง Structure แล้วก็ Unstructured เข้าไว้ภายในที่เดียวกัน เพื่อสามารถบริหารจัดแจงการใช้งาน จัดการการเข้าถึง ของคนที่ปรารถนาใช้งาน ได้อย่างมีคุณภาพ แล้วก็ให้เป็นไปตามมาตราฐานหรือหลักเกณฑ์ (Compliance) ต่างๆที่ได้มีการประกาศใช้

การจัดการข้อมูลในหน่วยงาน (Enterprise Content Management: ECM) เป็นการจัดแจงข้อมูลแล้วก็การปฏิบัติงาน (Workflow) ข้างในหน่วยงาน โดยใช้อุปกรณ์ทาง ไอทีแล้วก็การติดต่อสื่อสาร เข้ามาช่วยจัดแจง จัดเก็บ แบ็กอัพข้อมูล จัดส่งข้อมูล รวมทั้งเอกสารที่เกิดขึ้นในหน่วยงาน เพื่อทุ่นค่าใช้จ่าย รวมทั้งก่อให้เกิดความสามารถหลักการทำงานของหน่วยงาน

องค์ประกอบของ Business Content Platform หรือ ECM

ปัจจุบันนี้การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่นิยมมากยิ่งขึ้น โดยในระบบจะมีองค์ประกอบต่างๆดังต่อไปนี้

1. การจัดการข้อมูลเอกสารในหน่วยงาน (Document Management) เป็นคลังจัดเก็บข้อมูลที่มีความเป็นระเบียบเรียบร้อย ตามโครงสร้างการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงาน มีการจัดแจงสิทธิ์ให้กับพนักงานในหน่วยงานที่แตกต่าง โดยพนักงานมีบทบาทอัพโหลดไฟล์ ดาวน์โหลดไฟล์ ค้นหาไฟล์ เป็นต้น

2. การจัดการเนื้อหาบนเว็บ (Web Content Management) ข้อมูลบางอย่างควรต้องเผยแพร่สู่ภายนอกหน่วยงาน ด้วยเหตุนี้ ในระบบ ECM ก็เลยได้รวมการจัดการเนื้อหาบนเว็บ เพื่อไม่ยุ่งยากต่อการเข้าถึงข้อมูลในส่วนที่เผยแพร่

3. การจัดการข้อมูลไฟล์ดิจิตอล (Digital Asset Management) ไฟล์ดิจิตอล ไม่ได้มีเพียงแค่ไฟล์ Word, Excel, PowerPoint แล้วก็ PDF แต่ว่ายังรองรับการอัพโหลดรวมทั้งจัดการไฟล์ได้ทุกชนิด 

4. การทำงานด้วยกันเป็นกลุ่ม (Collaboration) เป็นส่วนสำคัญ ที่ทำให้การจัดการหน่วยงานมีคุณภาพสูงมากขึ้น เพราะในระบบ ECM มีโมดูลสำหรับการส่งต่อเอกสาร แนวทางการทำวงจรการทำงานของหน่วยงาน (Workflow) และก็มีการปรับปรุงเอกสารด้วยกัน

ขั้นตอนจัดการระบบ Business Content Platform หรือ ECM

1. การนำเอกสารเข้าระบบ (Capture) เป็นการนำเอกสารที่อยู่ ในรูปแบบของกระดาษหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เข้าไปในระบบ ถ้าเอกสารเป็นกระดาษ จำเป็นต้องทำ สแกนแล้วบันทึกเป็น PDF แล้วบันทึกเข้าระบบ ถ้าอยากได้ ให้การสแกน สมบูรณ์ขึ้นควรจะใช้เทคโนโลยี Optical Character Recognition: OCR)

2. การจัดการเอกสาร (Manage) เป็นแนวทางการทำงานกับเอกสารในระบบ ECM เช่น การกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสาร ไม่ว่าจะเป็น การแสดงความเป็นเจ้าของ เวอร์ชั่นเอกสาร อายุขัยของเอกสาร ฯลฯ

3. การจัดเก็บข้อมูลเอกสาร (Store) มีการบริการคลังเก็บข้อมูลเอกสาร เป็นการบริการค้นหา การแบ่งประเภทเอกสาร ระบบฐานข้อมูลเอกสาร เป็นการเก็บเอกสารดิจิทัลเชิงวัตถุ และ เทคโนโลยี สื่อจัดเก็บข้อมูล เป็นโครงสร้างพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสาร

4. การสำรองข้อมูลเอกสาร (Preserve) ระบบ ECM กำหนดให้มีการแบ็กอัพข้อมูลเอกสารในระยะยาวโดยใช้สื่อชนิดต่างๆ ส่วนมากจะจัดเก็บในฮาร์ดดิสก์

5. การจัดส่งเอกสาร (Deliver) เป็นการดัดแปลงเอกสาร ให้มีความปลอดภัย แล้วจึงส่งเอกสาร เป็นต้นว่า ดัดแปลงเอกสารให้อยู่ในแบบอย่างไฟล์ PDF แล้วกระทำเข้ารหัส (Public Key Infrastructure: PKI) แล้วส่งให้บุคคลภายนอกหน่วยงาน ฯลฯ

ซอฟต์แวร์ Open Source ที่ใช้เป็นระบบ ECM

Alfresco เป็นระบบจัดการเนื้อหารวมทั้งเอกสารสำหรับหน่วยงาน (ECM) ที่คุณสามารถใช้งานผ่านระบบคลาวด์หรือขณะเปิด Firewall ช่วยทำให้คุณจัดเก็บรวมทั้งแชร์เอกสารต่างๆที่จำเป็นต่อการประกอบธุรกิจทุกชนิด สามารถจัดตั้งบนแท็บเล็ตเพื่อสะดวกสบายต่อการพกพา และใช้งานบนระบบคลาวด์ได้อย่างเต็มคุณภาพ

Nuxeo เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ECM ที่ปรับปรุงด้วยภาษา Java EE เหมาะสมกับการใช้งานกับหน่วยงานขนาดใหญ่ มีส่วนประกอบปฏิบัติงานสำคัญๆยกตัวอย่างเช่น ฟังก์ชันจัดการเอกสาร การทำงานด้วยกัน การจัดการแนวทางการทำธุรกิจ การจัดการทรัพย์สินดิจิตอล รวมทั้งสามารถปรับแต่งและขยายความสามารถได้ตามความต้องการของหน่วยงาน

KnowledgeTree เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์จัดการเอกสารที่เป็นโอเพนซอร์สชั้นแนวหน้าในเชิงการค้าระบบการจัดการเอกสารที่ดีไซน์มาสำหรับ SMB และใช้งานแผนก ไม่ยุ่งยากต่อการใช้เว็บไซต์และก็ Microsoft Windows การเชื่อมต่อ

Related Articles