การจองห้องประชุม การระบาดใหญ่ยังคงเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ทั้งในระดับบุคคลและความท้าทายสำหรับธุรกิจและสังคมโดยรวมของคุณ สำหรับฐานลูกค้า การระบาดใหญ่ส่งผลกระทบต่อการใช้พื้นที่สำนักงานจริง
ในที่นี้ ฉันจะอธิบายประสบการณ์ของลูกค้าในการระบาดใหญ่นี้ และวิธีที่พวกเขาทำงานผ่านข้อจำกัดและการปฏิบัติตามที่จำเป็นในช่วงโควิดนี้ เมื่อคุณเตรียมการกลับมาที่สำนักงาน
การจัดการโต๊ะและห้องประชุม
สองด้านของการจัดการทรัพยากรมีความสำคัญสำหรับบริษัทส่วนใหญ่ในกลยุทธ์ back-to-office:
การจัดการโต๊ะ
การจัดการห้องประชุม
การจัดการโต๊ะเป็นหัวข้อสำคัญที่นอกเหนือไปจากการจัดการห้องประชุม เนื่องจากสิ่งนี้ทำให้การเปิดสำนักงานมีความยืดหยุ่นมากกว่าในที่ที่มีการจัดวางแบบตายตัว ใน “ไฮบริด” นี้ ความยืดหยุ่นประเภทนี้มีความจำเป็นอย่างมาก
ฉันใช้เคล็ดลับมากมายที่รวมอยู่ในการใช้การผสานรวมอย่างแน่นหนาระหว่าง Microsoft Exchange และ AskCody แม้ว่าคุณจะสามารถใช้เคล็ดลับเหล่านี้เป็นแรงบันดาลใจได้หากคุณมีโซลูชันการจัดการทรัพยากรแบบ SQL ที่อยู่ข้างเคียง แต่คุณไม่สามารถใช้คำแนะนำเหล่านี้ได้โดยตรง เนื่องจากข้อมูลทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมดไม่อยู่ในสภาพแวดล้อม Exchange ของคุณ ด้วย AskCody คุณสามารถใช้ปฏิทินทรัพยากรได้ ดังนั้นโปรดดูเคล็ดลับเหล่านี้เกี่ยวกับวิธีที่บริษัทต่างๆ ใช้ประโยชน์จาก Exchange ร่วมกับ AskCody ในช่วงเวลานี้และสำหรับความคิดของคุณด้วยเช่นกัน
การจัดการโต๊ะทำงานในช่วงการระบาดใหญ่
มาเริ่มกันที่ส่วนนี้กันก่อน เนื่องจากได้รับความสนใจอย่างมากในช่วงสองสามเดือนที่ผ่านมา การจัดการโต๊ะทำงานในช่วงโรคระบาด
มีความจำเป็นที่คุณจะต้องจำกัดจำนวนพนักงานและแขกที่ได้รับอนุญาตให้อยู่ที่สำนักงานพร้อมกันเนื่องจากข้อจำกัดและกฎระเบียบด้านความปลอดภัย
ควบคุมจำนวนคนในสำนักงาน
ด้วย AskCody และ Exchange บริษัทต่างๆ สามารถจำกัดจำนวนคนที่ได้รับอนุญาตในสำนักงานโดยเปลี่ยนโต๊ะทำงานจริงให้’ไม่ใช้งาน’ใน AskCody หรือจองทรัพยากร Exchange
จำกัดจำนวนโต๊ะว่างในสำนักงาน
เมื่อพนักงานมองหาโต๊ะทำงานใน Outlook เฉพาะโต๊ะทำงานที่พร้อมใช้งานเท่านั้นที่จะแสดงใน Add-in ของ AskCody เนื่องจากบริษัทได้กำหนดนโยบายว่าคุณต้องจองโต๊ะก่อนที่คุณจะมาถึงสำนักงาน เมื่อมีคนเก็บโต๊ะไว้ได้ เธอจะได้รับ “อีเมลที่ยอมรับ” จากแหล่งข้อมูลบนโต๊ะเพื่อแจ้งว่าคุณพร้อมที่จะมาถึงสำนักงานได้ อีเมลนั้นสามารถปรับแต่งได้อย่างง่ายดายในระดับหลักเพื่อรวมไว้ เช่น กฎการมาถึงและการเปลี่ยนแปลงนโยบายในการเข้าสำนักงาน
ติดตามการติดต่อ
เมื่อมีคนพบและจองโต๊ะ และพนักงานเข้ามาในสำนักงาน ข้อมูลเมื่อมาถึงของบุคคลนั้นจะถูกเก็บไว้ใน Microsoft Exchange ของคุณโดยตรง หากมีความจำเป็นต้องทำการติดตามผู้ติดต่อ บริษัทของคุณสามารถอ่านปฏิทินของคุณเพื่อตรวจสอบว่าใครอยู่ในสำนักงานในวันใดวันหนึ่ง
ตั้ง “ย่าน” ในสำนักงาน
พนักงานมีความต้องการนั่งใกล้ชิดกับพนักงานคนอื่นโดยธรรมชาติ บางทีตอนนี้อาจจะมากกว่าที่เคยเมื่อพวกเขาอยู่ที่สำนักงานจริงๆ แน่นอนว่าเราทุกคนต้องการนั่ง (อย่างปลอดภัย) ร่วมกับพนักงานคนอื่นๆ ที่ทำงานในลักษณะเดียวกัน ทั้งสองอย่างถ้าเราต้องทำงานร่วมกันหรือเพื่อรับข้อมูลโดยตรงในโครงการ
ในกรณีเหล่านี้ คุณสามารถ – ในซอฟต์แวร์การจองโต๊ะ – ตั้งค่า “ย่านใกล้เคียง” หรือพื้นที่ที่แผนกใดแผนกหนึ่งสามารถจองโต๊ะใกล้กันได้ คุณสามารถมอบ จุดประสงค์ให้โต๊ะทำงานในละแวกนั้นใน AskCody ได้ ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาพื้นที่ที่แผนกของตนจองได้อย่างรวดเร็ว
ควบคุมและอนุมัติการใช้โต๊ะทำงาน
หากคุณต้องการจำกัดว่าใครสามารถจองโต๊ะทำงานแบบใดแบบหนึ่งได้ คุณสามารถตั้งค่ากระบวนการอนุมัติบนโต๊ะได้โดยใช้ปฏิทินทรัพยากร กระบวนการนี้จะทำให้ผู้ดูแลระบบแต่ละคนเข้าถึงเพื่อยอมรับหรือปฏิเสธคำขอโต๊ะและจองโต๊ะในช่วงการระบาดใหญ่ได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ
นักออกแบบมือทำงานและสมาร์ทโฟนและแล็ปท็อปบนโต๊ะไม้ในสำนักงานพร้อมพื้นหลังเมืองลอนดอน การจองห้องประชุม
การจัดการห้องประชุมในช่วงการแพร่ระบาด
ห้องประชุมยังคงเป็นส่วนสำคัญของการจัดตั้งบริษัทและความสามารถในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ แม้แต่ข้อบ่งชี้บางประการว่าความจำเป็นในการทำให้ห้องประชุมมีความยืดหยุ่นมากขึ้นเพื่อรองรับงานมากกว่าการประชุมปกติก็เพิ่มขึ้น แล้วอะไรที่ทำให้การจองห้องประชุมในช่วงการระบาดใหญ่มีประสิทธิภาพมากขึ้น?
ควบคุมจำนวนคนที่ได้รับอนุญาตในห้องประชุม
เนื่องจากกฎและข้อบังคับมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยมาก เช่น จำนวนคนที่ได้รับอนุญาตให้พบกันในคราวเดียว จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องจัดการความจุของห้องประชุมเมื่อคุณกลับมาทำงาน คุณต้องการความยืดหยุ่นนั้นเพื่อลดหรือเพิ่มความจุของห้องสำหรับห้องพักที่จองได้อย่างรวดเร็ว ใน AskCody คุณสามารถจัดการสิ่งนั้นผ่านคุณสมบัติ’ ความจุที่อนุญาต’
เช่นเดียวกับโต๊ะทำงาน เมื่อคุณจองห้องพักแล้ว คุณจะได้รับ ‘อีเมลที่ยอมรับ’ จากแหล่งข้อมูลเอง และคุณยังสามารถปรับแต่งอีเมลนี้ได้อีกด้วย
แจ้งนโยบายห้องประชุมใหม่ให้พนักงานทราบ
ขณะนี้บริษัทต่างๆ ปรับแต่งอีเมลเหล่านี้เพื่อแจ้งให้พนักงานสั่งการทำความสะอาดเพิ่มเติมหรือนโยบายใหม่อื่นๆ ที่เปลี่ยนแปลงไปตั้งแต่เข้ารับตำแหน่ง ตัวอย่างหนึ่งของการทำความสะอาดเพิ่มเติมที่สำคัญคือขณะนี้บริษัทต่างๆ กำลังเพิ่มเวลาบัฟเฟอร์ในห้องเพื่อให้สามารถทำความสะอาดเพิ่มเติมได้หลังจากการประชุมเกิดขึ้น การเพิ่มเวลาบัฟเฟอร์ยังสามารถหยุดพนักงานไม่ให้มารวมกันที่โถงทางเดินนอกห้องประชุมในขณะที่รอการประชุมอื่นๆ สิ้นสุดลง
จัดการนโยบายการจัดเลี้ยงอย่างปลอดภัย and
สำหรับการจัดเลี้ยง บริษัทส่วนใหญ่ได้หยุดรูปแบบบุฟเฟ่ต์และเปลี่ยนไปใช้อาหารบรรจุกล่องสำหรับการประชุมแบบแยกชิ้น ใน AskCody คุณสามารถจัดการสิ่งนี้ได้โดยตรง เนื่องจากเมนูที่พนักงานของคุณสามารถเลือกสามารถเปลี่ยนแปลงได้เพื่อสะท้อนถึงข้อเสนอใหม่ที่เป็นไปได้
บริษัทต่างๆ ยังเปลี่ยนมาใช้การจองห้องประชุมสำหรับการประชุม ‘ตลอดทั้งวัน’ แทนการนัดหมายหลายห้องในห้องเดียว เพื่อลดปริมาณสุขาภิบาลที่ทีมของพวกเขาต้องดำเนินการเพื่อปรับสภาพแวดล้อมให้เหมาะสมสำหรับผู้คนในการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกด้วย พนักงานของคุณยังคงสามารถสั่งอาหารและ/หรือบริการตามเวลาที่กำหนดได้ (ผ่าน Add-in ของบริการ AskCody) ซึ่งหมายความว่าพวกเขาสามารถสั่งอาหารเช้าและอาหารกลางวันในการประชุมเดียวกันและให้ถึงเวลาที่ต้องการได้
คำแนะนำสำหรับสำนักงานของคุณในภาวะโรคระบาดและหลังการแพร่ระบาด
ฉันหวังว่าสิ่งนี้จะทำให้คุณมีแรงบันดาลใจใหม่ๆ ในการจัดการพื้นที่การประชุมในสถานการณ์ปัจจุบัน คุณสามารถค้นหาแนวคิดเกี่ยวกับการระบาดใหญ่เพิ่มเติมได้ที่นี่ในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของสำนักงานเกี่ยวกับการระบาดใหญ่ และที่นี่เกี่ยวกับวิธีปรับปรุงสภาพการประชุมในระหว่างและหลังการแพร่ระบาด หากคุณต้องการแนวทางที่เข้มงวดกว่านี้ คุณสามารถเริ่มต้นได้ที่นี่ด้วยอนาคตของพื้นที่ทำงาน และแหล่งข้อมูลทั้งหมดของเราเกี่ยวกับกลยุทธ์การกลับไปทำงานที่สำนักงาน
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
