การทำงานเอกสาร

การทำงานเอกสาร วิธีที่คุณจัดเก็บเอกสาร และ ข้อมูลการบัญชีของคุณมีอิทธิพลอย่างมากต่อศักยภาพ ในการวางแผนของคุณเมื่อคุณก้าวไปข้างหน้า เมื่อเอกสารทางบัญชีนั้นยากที่จะกู้คืนหรือหาย ไปมันจะก่อให้เกิดปัญหาร้ายแรงในกรณีที่มีการตรวจสอบในอนาคตมันจำกัดความสามารถ ของคุณในการสร้างงบประมาณแผนโดยละเอียดและการวิเคราะห์ต้นทุน การจัดการเอกสารทางบัญชีอย่างมีประสิทธิภาพจากนั้น จัดเก็บเอกสารเหล่านั้นเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย และ ทางกฎหมายจำเป็นต้องให้ความสำคัญ เป็นลำดับแรกสำหรับทุกแผนกการเงิน การใช้ระบบการจัดการเอกสาร – DMS เพื่อจัดเก็บเอกสารทางบัญชี / ข้อมูลช่วยฝ่ายบัญชีในการฝึกฝนการควบคุมที่เพิ่มขึ้นในห้าวิธี / มารยาท; การเตรียมสอบบัญชี:หากคุณมีระบบกระดาษ การตรวจสอบมักจะเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับแผนกบัญชีเช่นเดียวกับภาคการตรวจสอบ ตัวอย่างเช่นผู้สอบบัญชีอาจขอดูใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณตั้งแต่ปี 2011 ดังนั้นคุณจึงอนุญาตให้พวกเขาเข้าถึงผู้ตรวจสอบบัญชีและตู้เก็บเอกสารของคุณจะนั่งในห้องและดูเอกสารทั้งหมด แผนกบัญชีของคุณได้รับการปรับปรุงให้คุณตอบสนองต่อการตั้งค่าของผู้ตรวจสอบบัญชีได้อย่างรวดเร็วและควบคุมข้อมูลธุรกิจ / เอกสารของคุณหากคุณมี DMS การสร้าง Audit Trail s:เอกสารการบัญชีข้อมูลทางการเงินและข้อมูลเป็นความลับสูงและจำเป็นต้องดูว่าใครเข้าถึงเอกสารทางบัญชีและอะไรบ้าง การเปิดใช้งานการหัก ณ ที่จ่ายเอกสารที่ถูกต้อง:ระบบที่ใช้กระดาษทำให้เกิดปัญหา การเก็บรักษาเอกสารมากเกินไป และ ใช้เวลานาน คุณต้องตรวจสอบอายุของเอกสารแต่ละฉบับด้วยตนเองและจัดเรียงตามวันที่จากนั้นยกเลิกไฟล์ตามกำหนดเวลา ด้วยระบบการจัดการเอกสารอย่างไรก็ตามมันง่ายและสะดวกในการรวบรวมข้อมูลเอกสารเช่นวันที่ในใบแจ้งหนี้และวันที่จัดเก็บรวมข้อมูลเมตานั้นไว้ในที่เก็บฐานข้อมูลเอกสารของคุณ การทำงานเอกสาร จากตรงนั้นคุณระบุระยะเวลาที่คุณจะเก็บเอกสารประเภทต่างๆเช่นงบการเงินใบแจ้งหนี้และระบบจะดูแลเมื่อไรที่จะปล่อยเอกสาร / ข้อมูลทางบัญชีที่ล้าสมัย เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เก่าเหล่านี้จะถูกส่งออกหรือลบไปยังที่เก็บถาวรนอกสถานที่ การทำงานเอกสาร สนับสนุนการวิเคราะห์ต้นทุนโดยละเอียด:เมื่อองค์กรของคุณกำลังทำการวิเคราะห์ต้นทุนคุณต้องมีการเข้าถึงข้อมูล / เอกสารที่อยู่นอกแพลตฟอร์มการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ของคุณ รายละเอียดการชำระเงินของคุณมีแนวโน้มที่จะปกปิดใบแจ้งหนี้จริงเชิงลึกและเอกสารประกอบอื่น ๆ ซึ่งทำให้การวิเคราะห์ต้นทุนโดยละเอียดและใช้เวลานานเป็นเรื่องยากเว้นแต่คุณจะมีระบบการจัดการเอกสาร – DMS ที่รวมกับระบบ […]